辽宁省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估办.xls

第 1 页 附件一 辽辽宁宁省省企企业业科科技技事事业业单单位位档档案案工工作作规规范范化化管管理理等等级级评评估估标标准准 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容 标标准准分分 满满分分100100分分 计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 1管管理理体体制制12 1 1组织机构与管理7 1 1 1 档案管理 部门的设置 建立与工作需要相适应的 综合档案管理部门 1 有指定部门负责档案工作 设置综合档 案室的得1分 机构级别不限 没有档案室的不予评估 1 1 2集中统一管理 各种门类 载体的档案实 行集中统一管理 2 归档范围涵盖本单位工作的各个方面得2 分 实地查看库房 可以分室保管 但要统 一领导 统一制度 统一标准 统一管理 没有实行集中统一管理的单位不予评估 1 1 3纳入计划 档案工作纳入本单位各项 工作计划 2 档案工作列入本单位发展规划和年度计 划得0 5分 查看近三年的规划 计划 会议 记录 档案工作制定出长期规划和年度计划得0 5分 档案工作所需经费有保证得1分 第 2 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 1 1 4 建立档案 工作网络 档案工作有网络图 明确 各个层次 环节的职责 实行 岗位责任制 2 档案管理机构较好地发挥监督 指导作 用 领导分工明确 并能解决实际问题得1分 无明确的分管档案工作的领导扣0 5分 建立档案管理网络 有档案工作网络名 单得0 5分 建立档案人员岗位责任制 有岗位责任 制文件得0 5分 有网络但没有开展工作的扣0 5分 1 2档案人员5 1 2 1数 量 档案管理人员的数量与本 单位档案工作相适应 1 有指定人员负责档案工作 人员配备与 工作需要相适应的得1分 人员不适应工作的 不得分 档案管理人员数量和专 兼职不限 1 2 2素 质 档案工作人员的综合素质 2 大学本科占70 以上 得1分 不足扣0 5分 高中学历以下不得分 查看学历证明 毕 业证书 中级以上技术职务占60 以上的得 1分 不足扣0 5分 AAA级档案部门负责人必须具有高级技 术职务 第 3 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 1 2 3技能要求 具有相应的档案专业知识 和工作能力 2 经过岗位培训 有证书的得0 5分 查看 职称证书 岗位培训结业证书 对单位各部门能进行指导的得1分 能熟练操作计算机得0 5分 2制制度度建建设设14 2 1 宣传贯彻国家的 有关法律 法规 贯彻落实 中华人民共和 国档案法 和 辽宁省档案条 例 3 积极宣传贯彻 档案法 和 辽宁省档案 条例 采取多种形式开展宣传工作 如 档案知识竞赛 展览 板报 利用各种媒体 介绍和宣传档案工作的得2分 查看各种载体记录 有记录的得1分 报 纸 音像 照片 文件等载体记录不全的扣 0 5分 2 2 贯彻档案工作 业务标准规范 档案行政部门颁发的有关规定 落实情况 2 贯彻执行 企业档案管理规定 国 有企业文件材料归档办法 辽宁省企业 职工档案管理暂行规定 科学技术档案 案卷构成的一般要求 国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规范 会计 档案管理办法 照片档案管理规范 电子文件归档与管理规范 磁性载体 档案管理与保护规范 档案馆建筑设计 规范 等各项标准 规范 得到落实的得2分 贯彻执行有差距的扣0 5分 第 4 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 2 3 本单位的 制度建设 按照档案行政管理部门 印发的档案工作业务标准 规 范 制定出本单位的档案工作 各项规章制度 3 建立文件材料归档制度 明确文件材料的 归档范围 时间 要求 保证归档文件材料 齐全 完整 准确 系统的得1分 制定分类方案 整理 保管 利用 鉴定 借阅 统计 保密 销毁 移交等有关规 章制度的得2分 缺一项扣0 5分 最多扣2分 2 4 保证归档文件材 料完整 准确 系统的控制手段 或措施 6 2 4 1 三纳入 制度 三纳入 是指将企业 文件材料的形成 运转 积累 整理和归档工作 纳入生产 技术 经营活动和各项管理工 作的程序 纳入科研 基建和 经营等各项活动的工作计划 纳入企业有关部门的职责范围 和有关人员岗位责任制 2 看各方面的工作记录 有制度并且落到实 处的得2分 制度执行不好的扣1 分 没有制度不得分 2 4 2 四参加 制度 四参加 档案人员参 加重要计划工作会议 参加科 研课题 设计项目以及产品评 审 鉴定会 参加工程竣工验 收 参加设备开箱 2 检查会议记录 工程竣工验收记录 设 备开箱登记 有制度并且严格执行的得2分 制度执行 不好的扣1 分 没有制度不得分 第 5 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 2 4 3 四同时 制度 实行 四同时 项目下 达计划任务的同时提出文件材 料的归档要求 检查计划进度 同时检查文件材料形成情况 评审鉴定成果同时验收鉴定档 案材料的完整 准确 系统情 况 上报登记和评审奖励科技 成果和科技人员提职 档案部 门同时出具归档情况证明材料 2 在实施过程中实行监管 指导 有制度有 工作记录并且记录完整的得2分 措施不利 效果不好的扣1分 没有制度不得分 3设设备备与与设设施施17 3 1 档案工作用房 档案办公用房 库房 阅 览室实行三分开 AAA级要求 有展室 3 实行三分开的得3分 3000卷以下可以两 分开 AAA级的展室 要全面反映本单位的发 展历程 仅有荣誉一部分的扣0 5分 3 2库 房 三年内新建库房符合 档案馆建筑设计规范 的要求 在旧库房基础上经过改造的 库房中采取防范措施 以此 来保证档案的安全 库房要有 足够的发展空间 3 设有档案专用库房并符合要求的得2分 根据前3年的档案入库情况计算 库房空 间可满足未来5年档案不断增长需要的得1分 发展空间不足扣0 5分 第 6 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 3 3档案装具 装具牢固 美观 质量符 合国家标准的有关要求 3 2000年以后使用符合国家标准的卷盒 皮 得1分 无酸制品 有满足工作需要的铁皮卷柜或密集架 底 图柜 防磁柜等装具得1分 装具数量充足得 1分 3 4保护和防范设备 有空调器 去湿机 加湿 器 复印机 摄像机 录像机 照相机 晒图机等设备 有 温湿度表 灭火器 消毒柜 防磁柜 4 采取了防火 防水 防盗 防潮湿 防 虫 防光 防尘 防有害气体 防霉等措施 得2分 缺一项扣0 5分 最多扣2分 根据工作需要配备相应的设备 对电子 文件应能保证远离磁场 热源 与有害气体 隔离得1分 查温湿度记录 库房温湿度正常的得1分 温湿度记录不全扣0 5分 如没有去湿机能保证库房温湿度正常的则 不扣分 3 5信息化基础设施 计算机 计算机网络系统 缩微胶片阅读机 绘图仪 光盘刻录机 打印机 扫描仪 磁带机 光盘驱动器 视频 采集系统等配置的情况 4 有计算机档案管理网络系统的得1分 有 微机未联网得0 5分 有高速扫描仪或工程图纸扫描仪得1分 普通扫描仪或数码相机得0 5分 有视频采集系统 光盘刻录机 缩微阅读 机的得0 5分 有绘图仪 打印机得0 5分 有海量存储设备得1分 光盘塔 磁盘阵 列 磁带机 没有 输入设备 但委托外单位进行缩微 或扫描 能实行信息存储 保证利用的不扣 分 第 7 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 4业业务务建建设设43 4 1指导工作 对本单位所属各个部门进 行指导 2 指导工作有力度 取得实效 看指导工 作记录 有控制手段 有结果得2分 记录不 全的扣0 5分 4 2收集工作18 4 2 1 归档时间和归档 文件的齐全 完成各种门类 载体文件材料 实物 立卷和归档工作 4 按时归档得1分 具有永久 长期保存价 值的电子文件物理归档与纸质文件归档同时 进行 归档不及时扣0 5分 门类齐全得1分 门类不全扣0 5分 各种载体齐全得1分 载体不全扣0 5分 2000年以来的归档率达98 以上得1分 归档率在95 98 之间扣0 5分 95 以下不 得分 评估AAA级的单位其档案数量须在5000 卷 盒 或200延长米以上 4 2 2无形资产档案 知识产权及涉及商业秘密等无 形资产档案 1 合同 专利 商标等知识产权及涉及商 业秘密等无形资产档案归档率达100 得1分 缺项的扣0 5分 未建立无形资产档案的不得分 4 2 3职工档案 按照规定建立本单位职工档案 1 建立职工档案得0 5分 利用职工档案 职工权益得到保障得0 5分 第 8 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 4 2 4 归档文件 完整 准确 档案完整率 准确率 6 查看各个门类的档案 符合 科学技术档 案案卷构成的一般要求 和 归档文件整理 规则 等规范 反映生产 科研 基建 设 备及其管理活动的真实情况 2000年以来完整 率达98 准确率100 得6分 各种门类载体的档案不完整 散失在部 门和在个人手中保存的扣2分 归档的文件材料应为原件 案卷中有复 印件的扣0 5分 完整率95 以下 准确率98 以下不得分 4 2 5书写材料要求 归档文件的书写材料 2 书写材料应能够耐久保存 不能有圆珠 笔 铅笔 红色墨水 纯蓝墨水书写的字迹 符合要求得2分 存在问题扣0 5分 4 2 6载体要求 载体的质量 3 纸质 照片 底片 磁带 光盘 实物等 各种载体符合标准要求的得3分 部分案卷内有热敏纸 复写纸的扣0 5分 照片 底片 磁带 磁盘 光盘等载体质 量有缺欠的扣0 5分 第 9 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 4 2 7交 接移交时应履行规定的程序 1 各部门向档案部门交接时要进行登记 有完整的交接目录清册 双方签字手续完备 得1分 签字手续不全扣0 5分 4 3案卷质量6 4 3 1分类方案分类方案正确合理2 分类方案准确 合理得2分 存在交叉或 无类可归的扣1分 没有分类方案说明的不得分 4 3 2 组卷的方法 及卷内文件排列 按照标准进行整理 组卷 案 卷质量符合规定 4 各类档案要符合有关规定和规范的要求 归档的文件材料遵循文件材料形成规律 保持其有机联系的得1分 卷内文件排列有序 正确编号得0 5分 卷内文件目录 备考表填写规范 清晰 得0 5分 案卷装订整齐 结实 不压字 不漏页 无金属物得0 5分 案卷封面填写规范 案卷标题简明 准 确得1分 案卷排列科学有序得0 5分 第 10 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 4 4管 理7 4 4 1保管与安全 安全措施 保密防范 5 在库房中保存的档案没有褪色 霉变 污损 虫蛀 鼠咬等现象的得2分 对知识产权档案和涉及商业机密档案的 管理应有一定防范措施 没有发生失密 泄 密的得2分 对电子档案保管措施得力没有出现信息 丢失或泄密现象的得1分 三年内发生火灾 水淹等不安全事故 使档案遭到损失的不予评估 4 4 2保管期限 保管期限划分合理 准确 1 期限的划分与保管期限表相一致得1分 期限划分不准扣0 5分 4 4 3鉴定 销毁工作 对到期的档案进行鉴定 1 有鉴定小组并按规定进行销毁的得1分 查看鉴定小组名单 看销毁档案的清册 看 领导批准签字手续 手续不全扣0 5分 4 5统计工作 统计内容全面 统计数 据真实 准确 1 建立档案管理基本情况统计台帐得0 5分 包含档案数量 机构情况 人员 库房 设备 馆藏结构等 每年按时填报档案管理基本情况统计报表 得0 5分 第 11 页 编编号号评评估估项项目目评评 估估 内内 容容标标准准分分计计 分分 标标 准准自自评评分分评评估估分分备备 考考 4 6信息化管理9 4 6 1档案信息化建设 档案信息化建设纳入本单 位发展规划 1 档案信息化建设纳入本单位信息化建设 规划和方案 并能够与企业信息化建设同步 发展的得1分 看有关文件或相关材料 4 6 2网络建设 网络建设情况 1 建立局域网并应用档案管理系统网络版 得1分 单机版得0 5分 视工作需要 4 6 3软 件 管理软件功能 1 计算机软件管理系统的功能符合 档案 管理软件功能要求暂行规定 并在实际应用 中取得成效的得1分 4 6 4电子文件 电子文件接收与管理 1 电子文件严格按照国家档案局 电子文 件归档与管理规范 GB T 18894 2002 执行的得1分 4 6 5数 据 库 数据库目录建设 4 党群 行政 经营 和生产技术管理工 作的档案要求文件级机检 其他类档案要求 案卷级机检 实现机检的条目占全部的85 以 上得4分 50 得2分 低于30 不得分 评估AAA级的单位 微机录入应达到85 以上 否则不予评估 4 6 6数字化存储 档案信息数字化 1 200