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项目成本管理策略和方法 王景江 中国注册会计师北京同道兴会计师事务所合伙人原国际永道会计公司高级顾问国资委职业经理中心高级培训师国家会计学院客座教授世界税收联合会财税研究员北京大学民营经济研究院研究员清华大学 北京大学客座教授 王景江教授 著名财税和管理咨询专家 职业培训师 中国注册会计师 企业财务执行力网首席培训师 北京同道兴会计师事务所合伙人 北京信永中和会计师事务所高级顾问 我国最早加盟国际会计公司从事财务咨询的专家之一 是集职业经理 咨询顾问和高校教授于一身的财税专家 具有20多年的企业实践 教学经验 理论研究和财务咨询背景 现任世界税收联合会财税研究员 首都经济研究会理事 中国企业联合会 中国房地产协会 中国工商管理培训中心 国资委职业经理研究中心 中国财税培训网 国家会计学院 清华大学 北京大学 中国税务通网络 中国地产商学院 新华信 华夏基石 和君创业 正业宏通 广东智宝 温州亚美信 南昌一佳等机构高级培训师和高级顾问 十几家企事业单位常年高级财税顾问 曾任国际永道会计公司高级咨询顾问 国家经贸委培训中心客座教授 普华永道 安达信 德勤国际会计公司客座教授 北京注册会计师协会客座教授和考试委员会委员 北京信永中和会计师事务所高级管理咨询经理 为中国几十家大中型企事业单位提供财税和管理咨询 为上百家企事业单位提供内部培训服务 在全国上百场高级财税研讨会上演讲 全国大型企业总会计师培训班主讲嘉宾 全国CPA考试和会计职称考试辅导主讲教授 多家机构卫星转播课程主讲 第一 项目成本管理概述 1 项目及其基本特征 项目是在一定的约束条件下 时间和资源 具有明确目标的一次性任务 项目类型 如研发项目 工程项目 审计咨询项目 培训项目 会展项目 影视拍摄等等 基本特征 1 约束条件 质量 时间和成本 也称为三大目标 2 一次性 每个项目具有不同任务和特点 3 生命周期 开始 过程和结束 2 项目管理及成功因素 项目管理是指在一定的约束条件下 为达到项目目标的要求而对项目所实施的计划 组织 指挥 协调和控制的过程 项目成功的关键因素 1 项目范围 2 项目成本 3 项目进度 4 委托人评价 3 项目成本及构成内容 项目成本是指项目从设计到完成期间所需要的全部费用 如人工 材料 设备及软硬件投入成本等 项目成本内容 1 决策成本 2 招标费用 3 设计成本 4 实施成本 4 项目成本的影响因素 质量对成本的影响进度对成本的影响价格对成本的影响管理水平的影响 5 项目成本管理框架 项目成本管理 资源计划编制 成本估算 成本预算 成本控制 专家评定决策支持 估算方法IT工具 预算工具 控制方法 资源要求 成本估算表 成本基准预算 修订计划改进管理 6 项目成本管理存在的问题 项目决策失误 论证和策划草率 缺乏项目管理经验项目采购环节 吃回扣 项目成本失控项目拖延进度项目质量不达标项目过程缺乏沟通项目风险损失 第二 项目论证与资源计划 1 项目生命周期与成本控制 项目是分阶段完成的一项独特性的任务 一个组织在完成一个项目时会将项目划分成一系列的项目阶段 以便更好地管理和控制项目 更好地将组织的日常运作与项目管理结合在一起 项目的各个阶段放一起就构成了一个项目的生命周期 项目生命周期可以分成识别需求 提出解决方案 执行项目和结束项目四个阶段 第一 识别需求 当需求被客户确定时 项目就产生了 这个阶段的主要任务是确认需求 分析投资收益比 研究项目的可行性 分析项目实施所应具备的条件 这个阶段尽可能由双方共同完成 一方面可了解客户真正需要什么 另一方面早期的交流可建立良好客户关系 为后续的投标和合同奠定基础 第二 提出解决方案 主要由各厂商向客户提交标书 介绍解决方案 这个阶段是赢得项目的关键 公司既要展示实力又要合理报价 如果竞标成功则签定合同 厂商开始承担项目成败的责任 这个阶段容易出的问题是 因看不见最终产品 销售人员可以 随便说 甚至过度承诺 由此会造成公司的损失 解决方法 一方面在合同中明确定义项目的目标和工作范围 另一方面在公司一层建立合同审核机制 第三 执行项目 从公司角度来看这才是项目的开始 这个阶段项目经理和项目组将代表公司完全承担合同规定的任务 一般需要细化目标 制定工作计划 协调人力和其他资源 定期监控进展 分析项目偏差 采取必要措施以实现目标 因为项目的不确定性 项目监控显得非常重要 特别是有众多项目同时运行的公司 必须建立公司一级的监控体系跟踪项目的运行状态 第四 结束项目 主要包括移交工作成果 帮助客户实现商务目标 系统交接给维护人员 结清各种款项 完成这些工作后一般进行项目评估 评估可以请客户参加 让其表达意见 并争取下一个商业机会 或请求将项目作为标杆向其他客户展示 2 项目可行性分析与评估 建立项目决策环节的控制制度 对项目建议书和可行性研究报告的编制 项目决策程序等作出明确规定 确保项目决策科学 合理 组织工程 技术 财会 法律等部门的相关专业人员对项目建议书和可行性研究报告的完整性 客观性进行技术经济分析和评审 出具评审意见 根据职责分工和审批权限对工程项目进行决策 决策过程应有完整的书面记录 重大的工程项目 应当报经董事会或者类似决策机构集体审议批准 项目的必要性项目环境的可行性项目市场的可行性项目条件的可行性项目技术的可行性项目经济的可行性项目实施的风险 项目可行性分析的基本内容 由第三方对项目的必要性 条件 市场 技术 环境 效益等进行全面评价 判断其是否可行 审查可行性研究报告的可靠性 真实性和客观性 为审批项目提供决策依据 评估依据有项目建议书 批准文件 可行性研究报告 申请报告 初审意见 有关协议文件等内容 评估程序主要有成立评估小组 资料审查分析 调查分析 论证 编写评估报告 讨论修订 专家论证会 出具评估报告等步骤 项目评估内容主要有项目概况评估 必要性评估 条件评估 方案评估 标准评估 进度评估 效益评估 费用评估 风险评估等内容 评估报告内容大纲主要有项目概况 详细评估意见 总结建议等内容 项目可行性分析评估要求 3 项目资源计划的编制 项目资源计划 项目资源 完成项目所必须的各种实际投入 包括人力 设备 物资 资金 技术和信息等 有形与无形 内部与外部 自然与人造 项目资源计划 通过分析和识别项目的资源需求 确定出项目需要投入的资源种类 包括人力 设备 材料 资金等等 项目资源投入的数量和项目资源投入的时间 从而制定出项目资源供应计划的项目成本管理活动 获得哪些资源 从哪里获得 何时得到 如何使用 资源计划目的 项目管理 质量 时间 成本 编制依据 编制方法 资源平衡工具 甘特图又叫横道图 条状图 它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间 它是在第一次世界大战时期发明的 以亨利 L 甘特先生的名字命名 他制定了一个完整地用条形图表进度的标志系统 由于甘特图形象简单 在简单 短期的项目中 甘特图都得到了最广泛的运用 负荷图是一种修改了的甘特图 它不是在纵轴上列出活动 而是列出整个部门或某些特定的资源 通过检查负荷图中的负荷情况 可以使管理者明了哪些资源是满负荷的 哪些资源未得到充分使用 还可以加载工作量 负荷图可以使管理者计划和控制生产能力的利用情况 时间 成本平衡法是一种用最低的相关成本的增加来缩短项目工期的方法 该方法基于以下假设 1 每项活动有两组工期和成本估计 正常时间 应急时间 正常成本 应急成本 2 一项活动的工期可以被大大地缩短 从正常时间减至应急时间 这要靠投入更多的资源来实现 3 无论对一项活动投入多少额外的资源 也不可能在比应急时间短的时间内完成这项活动 4 当需要将活动的预计工期从正常时间缩短至应急时间时 必须有足够的资源作保证 5 在活动的正常点和应急点之间 时间和成本的关系是线性的 N 正常估计C 应急估计 第三 项目成本估算与预算 1 项目成本估算与学习曲线 项目成本估算是指根据项目的资源需求和计划 以及各种项目资源的价格信息 估算和确定项目各种活动的成本和整个项目总成本的一项项目成本管理工作 主要估算方法 1 经验估算法 2 因素估算法 3 WBS法 项目成本估算应考虑的相关因素 资源消耗率 如小时工资率 小时材料消耗等 进度计划历史信息 项目文件 估算数据库 项目组知识和经验等 学习曲线经济环境 物价 利息 汇率等 账目表 如材料编码结构等 学习曲线是表示单位产品生产时间与所生产的产品总数量之间的关系的一条曲线 美国康乃尔大学的商特博士总结飞机制造经验而得出了学习曲线规律 认为每当飞机的产量积累增加1倍时 平均单位工时就下降约20 即下降到产量加倍前的80 商特则将累积平均工时与产量的函数称为 学习曲线 学习曲线的特点 学习效果的影响因素 1 操作者的动作熟练程度2 管理技术的改善3 产品设计的改善4 生产设备与工具的质量5 各种材料的连续供应和质量6 信息反馈的及时性7 专业化分工程度等 2 项目成本估算方法应用 经验估算法 根据有关专家的经验进行成本估算 因此 要求进行估计的人应有专门知识和丰富的经验 据此提出一个近似的数字 这种方法还称不上严格意义上的估算 只是一种近似的猜测 它对要求很快拿出一个大概数字的项目是可以的 但对要求详细的估算显然是不能满足要求的 适用于机会研究和提出项目任务投资的参考 经验估算 因素估算法 它是以过去为根据来预测未来 并利用规模 成本图估算 图上的线表示规模和成本的关系 图上的点是根据过去类似项目的资料而描绘 根据这些点描绘出的线体现了规模和成本之间的基本关系 这里画的是直线 但也有可能是曲线 规模 成本 因素估算 WBS基础上的全面详细估算 即利用WBS WBS是WorkBreakdownStructure的英文缩写 即工作分解结构 方法 先把项目任务进行合理的细分 分到可以确认的程度 如某种材料 某种设备 某一活动单元等 然后估算每个WBS要素的费用 采用这一方法的前提条件或步骤 对项目需求作出一个完整的限定 制定完成任务所必需的逻辑步骤 编制WBS表 WBS估算 项目需求的完整限定应包括工作报告书 规格书以及总进度表 工作报告书是指实施项目所需的各项工作的叙述性说明 它应确认必须达到的目标 如果有资金等限制 该信息也应包括在内 规格书是对工时 设备以及材料标价的根据 它应该能使项目人员和用户了解工时 设备以及材料估价的依据 总进度表应明确项目实施的主要阶段和分界点 其中应包括长期定货 原型试验 设计评审会议以及其他任何关键的决策点 如果可能 用来指导成本估算的总进度表应含有项目开始和结束的日历时间 3 项目成本预算的编制 项目成本预算是一项制订项目成本控制标准的项目管理工作 它涉及根据项目的成本估算为项目各项具体工作分配和确定预算 成本定额 以及确定整个项目总预算的管理工作 项目成本估算与预算的联系与区别 成本估算是对项目成本及其误差范围的预测 预算是将项目成本分配到各项工作中去 成本估算是预算的基础 成本预算的主动任务 1 按工作包分摊成本费用 2 按工期分摊成本费用 项目成本预算的依据1 项目成本估算文件 2 项目的工作结构分解 3 项目的工期进度计划 4 项目风险管理计划 项目成本预算具体工作1 确定项目总的预算 估算加储备 2 确定项目各项活动的预算 3 确定项目各项活动预算的投入时间 项目成本预算编制依据和具体工作 项目成本预算管理存在的问题 缺乏项目成本预算经验项目预算只体现上级意图误以为项目预算是完美的财务以外的部门参与程度低项目进度与成本脱节忽略项目风险因素 项目成本预算编制流程和方法 确定工作要素估价单 估价单分析 每个工作要素的价格 成本 利润 确定费用要素 其他因素 确定成本预算的层次 成本结构 工作结构 账目结构 项目预算分配 成本项目分配 进度成本分配 偶然性计划和风险成本编制项目成本预算表 第四 项目成本控制方法应用 1 项目成本控制及原则 项目成本控制是在项目实施过程中尽量使项目实际发生的成本控制在项目预算范围之内的一项项目管理工作 项目成本控制涉及对于各种能够引起项目成本变化因素的控制 事前控制 项目实施过程的成本控制 事中控制 和项目实际成本变动的控制 事后控制 三个方面 项目成本控制原则 1 项目成本最低 2 全面控制 全过程 全方位 全员 3 动态控制 4 责权利结合 项目成本控制的不确定性1 项目具体活动本身的不确定性 可能发生或不发生 2 活动规模及其所耗资源数量的不确定性 3 项目活动所耗资源价格的不确定性 价格可高可低 目标成本 目标成本法是一种以市场导向 对有独立的制造过程的产品进行利润计划和成本管理的方法 目标成本法的目的是在产品生命周期的研发及设计 RD E 阶段设计好产品的成本 而不是试图在制造过程降低成本 目标成本法是由三大环节构成的一个紧密联系的闭环成本管理体系 即确定目标 层层分解 实施目标 监控考绩 评定目标 奖惩兑现 目标成本 市场价格 目标利润 2 项目目标成本与价值分析 价值工程 在价值工程中 价值的定义为 V 价值F 功能评价值C 总成本 V F C 功能 功能是产品或服务的作用 效能 用途 目的等 成本 是指实现功能所支付的全部费用 价值 反映了功能和成本的关系 价值 功能 成本 降低成本型 功能提高型 混合型 相对型 功能不变 成本降低 功能提高 成本不变 功能提高 成本降低 功能提高 成本上升 价值系数 功能系数 成本系数成本系数为实际成本构成比重 质量成本 是为了保证满意的质量而发生的费用以及没有达到满意的质量所造成的损失 质量成本包括 a 预防成本 避免缺陷和偏差出现支付的费用 如宣传 培训 质量改进措施等费用 b 鉴定成本 评定是否满足规定质量要求支付的费用 如质量检验过程中的各项费用 c 内部损失成本 交付前因不满足规定质量要求造成的损失费用 如返修 返工 报废等费用 d 外部损失成本 交付后因不满足规定质量要求造成的损失费用 如索赔 退换 修理 信誉损失等 3 项目质量成本控制法 质量总成本 x0 x1 x2 质量不足 质量过剩 质量改进区域 质量合适区域 质量完美区域 收集质量成本数据 归入质量成本科目 分析质量成本原因 质量成本源归集 拟定纠正和预防措施 操作 质量和财务部门依据 质量成本记录 操作 质量和财务部门依据 质量成本科目 操作 质量部门依据 质量成本记录和管理体系文件 操作 质量和有关部门依据 责任归集明细表 操作 质量和责任部门依据 质量成本分析报告 4 项目挣值分析控制法 挣值法又称为赢得值法或偏差法 挣得值分析法是对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 挣值法的价值在于将项目的进度和费用综合度量 从而能准确描述项目的进展状态 挣值法的另一个重要优点是可以预测项目可能发生的工期滞后量和费用超支量 从而及时采取纠正措施 为项目管理和控制提供了有效手段 挣得值法的基本参数 1 计划工作量的预算费用 BCWS BCWS是指项目实施过程中某阶段计划要求完成的工作量所需的预算费用 计算公式为 BCWS 计划工作量 预算定额 BCWS主要是反映进度计划应当完成的