用友基础档案及库存运行流程.doc

目 录一、库存管理相关岗位设置3二、药品出入库等日常业务操作流程3（一）、药品入库31、入库单录入方法32、采购入库单生成顺序63、单据用途及传递6（二）、药品出库61、出库单录入方法62、销售出库单生成顺序83、单据用途及传递8（三）、药品盘点、毁损、报废：91、盘点单录入方法92、盘点单生成顺序及单据用途和传递10（四）、药品调价10三、各项材料、血出入库日常业务等操作流程11（一）、材料入库121、入库单录入方法122、采购入库单生成顺序143、单据用途及传递15（二）、材料出库161、出库单录入方法162、其他出库单生成顺序183、单据用途及传递18（三）、材料盘点、毁损、报废：191、盘点单录入方法192、盘点单生成顺序及单据用途和传递20四、基础档案201、仓库档案202、供应商分类203、存货分类明细表214、计量单位表225、收发类别23用友库存运行流程及基础档案一、库存管理相关岗位设置设置岗位：采购主管、仓库主管、仓库保管员、药品材料会计二、药品出入库等日常业务操作流程 药品采用售价法核算。 为了提高药品核算的正确性，原库存核算软件（以下简称现系统）需要与用友财务管理软件（以下简称用友系统）并行，所以需对每一笔业务同时在两套软件生成相应的出入库单等单据，各相关岗位操作人员应特别注意核对两套软件生成单据中出入库批次、金额、到期日期等内容，保证两套软件生成出入库单据内容的一致性。（一）、药品入库：1、入库单录入方法：（参见后附图表）打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项下“采购入库单”项，单击进入采购入库单窗口。1）、点击工具栏中“增加”按钮，即可新增入库单。2）、在采购入库单录入窗口右上角下拉栏中点击下拉箭头选中下拉菜单中“药品采购入库单”后，开始录入入库单内容。3）录入完毕后点击“保存”即可。4）、打印药品采购入库单时，应在保存后的采购入库单录入窗口右上角下拉栏中，点击下拉箭头选中下拉菜单中“药品采购入库单打印模版”后。5）、点击工具栏中“打印”按钮即可。6）、采购药品入库后退货，应在采购入库单录入窗口右上角选择“红字”选项，以生成红字入库单，其他按前述程序操作即可。7）、 采购入库单内容录入应注意： 进价：必录项。录入购入药品进货价。 批号：必录项。按照药品入库时间的年份后两位+月份+日期录入，共6位。如2004年1月8日入库药品，则批号为040108；2004年10月15日入库药品，则批号为041015。 到期日期：必录项。录入药品的实际到期失效日期。 8）、采购入库单差错更正：采购入库单生成后发现录入内容有误，、如采购入库单尚未在存货核算模块中进行记账处理，则在采购入库单录入窗口中查找到需要更正的单据后，点击工具栏中“修改”按钮，即可修改入库单，修改完成后保存即可。、如采购入库单已经在存货核算模块中进行记账处理，则应在采购入库单录入窗口中查找到需要更正的单据后，点击工具栏中“增加”按钮中的下拉箭头，在其下拉菜单中选中“回冲单据”项生成红字入库单冲销差错单据，然后增加新的入库单按正确内容录入，保存为新的入库单。因用友系统对出入库单据编号实行预编原则，如删除已生成单据，将出现单据编号断号，所以不得删除已生成单据。如需对单据修改，应按上述办法处理。生成的红字入库单应单独分类报送财务科。其他需修改的出库单等单据应参照上述方法处理。1) 8） 3) 2) 5） 8) 7） 4） 6） 2、采购入库单生成顺序：首先由各药库保管员在用友系统中，依据采购计划、订单、采购发票、验收单等录入采购入库单，打印一式四份，由采购员、保管员签字后，连同上述相关单据交各仓库药品会计。药品会计据上述相关单据及用友系统生成的入库单在现系统录入入库单，并打印一式四份，在对上述相关单据及两套软件分别生成的入库单核对无误后。8)、在用友系统中对相应入库单执行“审核”程序。入库药品必须在药品会计审核并在入库单上签字后方可办理后续出库领用手续。3、单据用途及传递：用友系统及现系统生成的入库单各打印一式四份，并按用友系统入库单、现系统入库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：、由各仓库药品会计、保管员各留一份。、交财务科做药品采购入库原始凭证用一份。此份单据应在办理药品采购入库业务后的次日上午9点前由各仓库药品会计送交财务科。、附购货发票一份，作对供货方付款凭证用。经签字并由财务科付款后，留存财务科出纳处，供做付款凭证用。（二）、药品出库1、出库单录入方法：（参见后附图表）打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“出库”项下“销售出库单”项，单击进入销售出库单窗口。1）、点击工具栏中“增加”按钮，即可新增出库单录入出库单内容。2）、录入完毕后点击“保存”即可。3）、打印药品出库单时，点击工具栏中“打印”按钮即可。4）、领用药品出库后退库，应在销售出库单录入窗口右上角选择“红字”选项，以生成红字入库，其他按上述程序操作即可。 5）、用友系统中对药品出库实行近效期先出管理，即药品出库先按效期远近再按批次先后选择出库批次顺序。当同种药品在库存中有两个购入批次时，填制出库单时使用快捷键（CTRL+B），系统即根据分配规则自动指定出库批号。3） 1） 2） 6） 5）（CTRL+B） 4）2、销售出库单生成顺序： 首先由各药库保管员在用友系统中，依据领用计划等相关单据录入销售出库单，录入后打印一式四份，由领用人、保管员签字后，连同上述相关单据交各仓库药品会计。药品会计据上述相关单据及用友系统生成的出库单在现系统录入出库单，并打印一式四份，在对上述相关单据及两套软件分别生成的出库单核对无误后。6）、在用友系统中对相应出库单执行“审核”程序。出库药品必须在药品会计审核并在出库单上签字后方可发出。 注意：、在现系统录入出库单，应注意按照用友系统生成出库单的出库批次选择对应批次出库。 、各仓库保管员必须根据用友系统生成出库单中的出库批次及药品到期日期进行药品的发出，以保证账实对应，避免药品发生过期失效。 、中药制剂领用药品原材料出库及制成品入库，按照正常药品出入库手续办理，出入库单中部门选择中药制剂室，药品会计应单独整理其出入库单并传递至财务科3、单据用途及传递： 用友系统及现系统生成的出库单各打印一式四份，并按用友系统出库单、现系统出库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：、由各仓库药品会计、保管员各留存一份，并应注意核对出库单内容是否一致。、领用科室作领用凭据一份。、交经济核算科一份，做经济核算工作用。（三）、药品盘点、毁损、报废：1、盘点单录入方法：（参见后附图表）药品盘盈、盘亏及毁损和报废，打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“盘点”项下“盘点单”项，单击进入盘点单窗口。点击工具栏中“增加”按钮，即可新增盘点单，录入完毕后点击“保存”即可。药品盘盈、盘亏及毁损和报废，在现系统中按照原有处理方法和程序进行。应在盘点单中原因栏注明原因，如盘盈、盘亏、毁损、失效等。2、盘点单生成顺序及单据用途和传递： 盘点单由药品会计录入生成，并由相关人员及科室负责人签字。用友系统及现系统生成的盘点单打印一式四份，并按用友系统出库单、现系统出库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：、由各仓库药品会计、保管员各留存一份，并应注意核对盘点单内容是否一致。、交财务科作账务处理凭据一份。、交相关人员或作备查一份。（四）、药品调价（参见后附图表）药品调价单由药品会计录入生成。在现系统中按照原有处理方法和程序进行。打开用友系统进入“存货核算”模块后。1）、单击“日常业务”中的“差价调整单”，进入价格调整表单据卡片。2）、选择“增加”按钮，增加一张新调整单，输入调整单的表头信息，包括调价日期、记账人、制单人。3）、点击“增行”按钮，输入需要调价的存货，显示此存货调整前计划价、结存数量、调整前金额等，用户输入该存货调整后计划价后，系统自动计算调整后金额。若输入有误，可直接修改当前的价格调整记录。4）、也可点击“删行”按钮，删除当前行。5）、确认无误后，选择“记账”按钮，保存并记账。记账后的价格调整单不允许修改、删除。 1） 3） 4）2） 5）注意：、药品调价单应尽量安排在月末结账后和下月出入库单未录入前。当调整药品价格时，如果此存货所在的以售价方式核算的仓库/部门，有一个已期末处理，则不允许对此存货价格进行调整，应等到月末结账后，再进行调整。、已记账价格调整表不能修改、删除。、售价可随时调整，并于调整后自动计算调整差价，同时记账。用友系统及现系统生成的药品调价单打印一式三份，并按用友系统药品调价单、现系统药品调价单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：、由各仓库药品会计、科室相关管理人员各留存一份，并应注意核对药品调价单内容是否一致。、交财务科作账务处理凭据一份。三、各项材料、血出入库日常业务等操作流程 低耗卫材库、血库采用先近先出法核算。总务仓库、微机配件库采用移动平均法核算。 现系统不需要与用友财务管理软件并行，在库存管理中只使用用友财务管理软件。（一）、材料入库：1、入库单录入方法：（参见后附图表） （1）、低耗卫材库、血库入库单录入方法：打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项下“采购入库单”项，单击进入采购入库单窗口。1)、点击工具栏中“增加”按钮，即可新增入库单。2）、在采购入库单录入窗口右上角下拉栏中点击下拉箭头选中下拉菜单中“医用品采购入库单”后，开始录入入库单内容。3）、录入完毕后点击“保存”即可。4）、打印医用品采购入库单时，应在保存后的采购入库单录入窗口右上角下拉栏中，点击下拉箭头选中下拉菜单中“医用品采购入库单打印模版”后。5）、点击工具栏中“打印”按钮即可。6）、采购低耗卫材、血入库后退货，应在采购入库单录入窗口右上角选择“红字”选项，以生成红字入库，其他按上述程序操作即可。7）、医用品采购入库单内容录入应注意： 进价：必录项。录入购入低耗卫材、血的进货价。 批号：必录项。按照入库时间的年份后两位+月份+日期录入，共6位。如2004年1月8日入库，则批号为040108；2004年10月15日入库，则批号为041015。 到期日期：必录项。录入材料的实际到期失效日期。8）、采购入库单差错更正：采购入库单生成后发现录入内容有误，、如采购入库单尚未在存货核算模块中进行记账处理，则在采购入库单录入窗口中查找到需要更正的单据后，点击工具栏中“修改”按钮，即可修改入库单，修改完成后保存即可。、如采购入库单已经在存货核算模块中进行记账处理，则应在采购入库单录入窗口中查找到需要更正的单据后，点击工具栏中“增加”按钮中的下拉箭头，在其下拉菜单中选中“回冲单据”项生成红字入库单冲销差错单据，然后增加新的入库单按正确内容录入，保存为新的入库单。因用友系统对出入库单据编号实行预编原则，如删除已生成单据，将出现单据编号断号，所以不得删除已生成单据。如需对单据修改，应按上述办法处理。生成的红字入库单应单独分类报送财务科。其他需修改的出库单等单据应参照上述方法处理。5） 1) 8） 3) 9） 7) 2)4) 6)（2）、总务库、微机配件库入库单录入方法：打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项下“采购入库单”项，单击进入采购入库单窗口。点击工具栏中“增加”按钮，即可新增入库单，录入完毕后点击“保存”即可。打印采购入库单时，点击工具栏中“打印”按钮即可。采购办公用品、五金材料、微机配件入库后退货，应在采购入库单录入窗口右上角选择“红字”选项，以生成红字入库，其他按上述程序操作即可。2、采购入库单生成顺序： 由各仓库材料会计在用友系统中，依据采购计划、订单、采购发票、验收单等相关单据所录入采购入库单，录入后打印一式四份，由采购员、保管员、材料会计签字后。9）、在用友系统中采购入库单窗口对相应入库单执行“审核”程序。10)、材料会计应在生成入库单后，在用友系统“存货核算”模块中，选择“业务核算”项下“正常单据记帐”选项，进入后选择相关单据对其进行记账。入库材料必须在材料会计审核、记账并在入库单上签字后方可输后续出库领用手续。 3、单据用途及传递： 用友系统生成的入库单各打印一式四份，并按用友系统入库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：由各仓库材料会计、保管员各留一份。交账务科做材料采购入库原始凭证用一份。此份单据应在办理材料采购入库业务后的次日上午9点前由各仓库材料会计送交财务科。附购货发票一份，作对供货方付款凭证用。经签字并由财务科付款后，留存财务科出纳处，供做付款凭证用。 10）（二）、材料出库1、出库单录入方法：（参见后附图表）（1）、低耗卫材库、血库出库单录入方法：打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“出库”项下“其他出库单”项，单击进入其他出库单窗口。1）、点击工具栏中“增加”按钮，即可新增出库单。2）、在其他出库单录入窗口右上角下拉栏中点击下拉箭头选中下拉菜单中“医用品出库单”后，开始录入入库单内容。3）、录入完毕后点击“保存”即可。4）、打印医用品出库单时，应在保存后的其他出库单录入窗口右上角下拉栏中，点击下拉箭头选中下拉菜单中“医用品出库单打印模版”后。5）、点击工具栏中“打印”按钮即可。6）、采购低耗卫材、血出库后退库，应在采购入库单录入窗口右上角选择“红字”选项，以生成红字出库单，其他按上述程序操作即可。7）、用友系统中对低耗卫材库、血库采用先近先出法核算，实行近效期先出管理，即药品出库先按效期远近再按批次先后选择出库批次顺序。当同种药品在库存中有两个购入批次时，填制出库单时使用快捷键（CTRL+B），系统即根据分配规则自动指定出库批号。5） 1） 3） 7） 7）（CTRL+B） 2)4) 6）（2）、总务库、微机配件库出库单录入方法：打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“出库”项下“其他出库单”项，单击进入其他出库单窗口。点击工具栏中“增加”按钮，即可新增出库单开始录入出库单内容，录入完毕后点击“保存”即可。 2、其他出库单生成顺序： 由各仓库材料会计在用友系统中，依据领用计划等相关单据所录入其他出库单，录入后打印一式四份，由领用人、保管员、材料会计签字后。8）、在用友系统中对相应出库单执行“审核”程序。9）、材料会计应在生成出库单后，在用友系统“存货核算”模块中，选择“业务核算”项下“正常单据记帐”选项，进入后选择相关单据对其进行记账。出库材料必须在材料会计审核并在出库单上签字后方可发出。 9） 3、单据用途及传递： 用友系统生成的出库单打印一式四份，并按用友系统出库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：由各仓库材料会计、保管员各留存一份，并应注意核对出库单内容是否一致。领用科室作领用凭据一份。交经济核算科一份，做经济核算工作用。（三）、材料盘点、毁损、报废：1、盘点单录入方法：（参见后附图表）材料盘盈、盘亏及毁损和报废，打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“盘点”项下“盘点单”项，单击进入盘点单窗口。点击工具栏中“增加”按钮，即可新增盘点单，录入完毕后点击“保存”即可。应在盘点单中原因栏注明原因，如盘盈、盘亏、毁损、失效等。2、盘点单生成顺序及单据用途和传递： 盘点单由材料会计录入生成，并由相关人员及科室负责人签字。用友系统生成的盘点单打印一式四份，并按用友系统出库单、相关原始单据的顺序粘贴传递。其中：由各仓库材料会计、保管员各留存一份，并应注意核对盘点单内容是否一致。交财务科作账务处理凭据一份。交相关人员或作备查一份。四、基础档案1、仓库档案序号仓库编码仓库名称部门名称计价方式101西药库西药库售价法202中药库中药科售价法303低耗卫材库西药科先进先出法404血库输血科先进先出法505办公用品库总务仓库移动平均法606五金材料库总务仓库移动平均法707微机配件耗材库经济核算科移动平均法808设备配件耗材库设备科移动平均法909医用气体库总务仓库移动平均法2、供应商分类 序号分类编码分类名称101药剂201001西药301002中药402低值卫材503设备604基建705总务806微机室907其他1008图书3、存货分类明细表 序号分类编码分类名称序号分类编码分类名称11低值易耗品3830201五金2101医用低耗品3930202电料310101基础手术器械4030203金属工具410102消毒器具类4130204房屋修缮510103诊察器械及配件4230205水暖610104玻璃仪器类4330206家具710105其他类别4430207燃料8102办公低耗品45305器械维修材料9103被服低耗品46306其他建筑材料10104其他低耗品47307微机维修配件112卫生材料4830701微机配件12201医用材料4930702微机耗材1320101基础医用耗材5030703网络设备、配件1420102穿剌针及缝线类514西药1520103医用纸类52401片剂1620104注射器类53402针剂1720105手术耗材54403预制品1820106麻醉耗材55404麻醉1920107齿科材料56405精神2020108骨科器材57406其他2120109医用导管类585中药2220110血透耗材59501中成药2320111影像用品6050101片剂2420112化学试剂类6150102胶囊剂2520113其他类别6250103丸剂26202放射材料6350104颗粒剂27203化验材料6450105口服液28204血6550106其他29205医用气体66502中草药303其他材料6750201根茎类31301办公用品6850202种子类3230101办公用品6950203全草类3330102清洁消毒7050204花皮木叶3430103医疗表格7150205动物类3530104被服装具7250206菌类3630105一次性用品7350207其他37302五金、家具、维修材料4、计量单位表序号单位编码单位