厦门某集团地产项目招标采购管理实施办法(试行).doc

厦*厦门*集团招标采购管理实施办法地产行业（试行）一、目的规范*集团地产项目工程招标、采购作业管理程序，明确招标、采购作业中各部门、各管理层级的职责。规范供方的管理，客观评价供方的履约能力，确保招标过程严谨、科学、透明、有效。二、适用范围本办法适用于*集团地产项目的所有单笔金额大于30万元的工程施工、材料、设备、设计、监理的招标采购作业管理（对于涉及垄断行业提供工程服务的，可不适用本办法；对于确实无法实施招标采购程序的，经地产项目各级董事会或授权人依其权限范围审批后，可不适用本办法）。对于30万元以下的项目，须采用询比价方式确定工程服务提供方。三、定义（一）招标采购：指直接由*集团或*置业总部颁布的合格供方名录及经批准的可试用供方审批表内的供方发出招标文件，邀请不少于三家投标单位参加投标，并按照规定程序从中择优选择交易对象的一种市场交易行为。表单参见*ZC01合格供方名录、*ZC02可试用供方审批表。（二）总承包：是指建筑工程发包方将全部施工任务发包给具有相应资质条件的施工总承包单位。（三）指定分包：甲方指定并经总包单位认可的分包单位，并由其完成总承包工程范围内部分甲方指定工程的承包方式，合同签约形式为甲方、指定分包和总承包单位共同签订三方合同。（四）甲方独立分包：又称“甲方专业分包”，不在总承包工程范围内，甲方自行选定分包单位，并由其完成整个发展项目中与总承包工程有交叉的独立工程的承包方式，合同签约形式为甲方和分包单位签订独立两方合同。（五）甲供：甲方自行组织采购，确定材料设备的型号、规格、数量及价格，并直接与材料设备供方签订两方合同，将材料设备供应并移交给施工承包单位的采购方式。（六）甲控乙供：指甲方选定供方并确定所需材料设备的型号、规格、数量及价格；由甲方、指定供方和施工承包单位共同签订三方合同或者由指定供方直接与施工单位签订两方合同的采购方式。（七）甲指乙供：又称“甲定乙供”，指甲方在工程招标时为确保工程品质，将某些材料/设备限定在若干品牌或规格范围内，由施工承包单位在投标时，在甲方限定的范围内自行选择其一（包括品牌和规格），并给出综合单价，由施工单位直接与自行选择的供方签订两方合同。（八）供方：指提供产品、服务的组织或个人。（九）可试用供方：指经资格预审合格，具备向项目提供产品、服务资格，尚未合作过或首次合作不合格但不严重有意再次试用的供方。（十）合格供方：指与*集团合作过，由*置业总部审核后上报*集团，经*集团评价为合格的供方。（十一）不合格供方：由*置业总部审核后上报*集团，经*集团评价为不合格的供方。（十二）资格审查：指对于新的供方，通过调查核实其商誉、审核证照、实地考察代表业绩，得出该供方可以试用或不合格的结论，作为介入具体招标采购业务之必要条件。四、职责（一）成本部门1.各公司成本部门是各公司权限内招标采购的发起和组织部门。2.负责编制项目整体的招标采购计划，并于每年11月20日前提交下年度招标采购计划。负责在每月10日前编制完成下月的招标采购计划；表单参见*ZC05招标采购计划。3.负责组织从合格供方名录及经批准的可试用供方审批表内选择单位进行考察，并汇总考察人员意见，填写供方考察评分表，并确定拟入围投标单位，报送招投标委员会审批；表单参见*ZC01合格供方名录、*ZC02可试用供方审批表、*ZC08供方考察评分表。4.会同各部门编制招标文件/合同文件、评标办法以及招标采购过程中的相关文件、函件，负责相关事务性表单的流转工作。5.负责组织答疑，形成答疑纪要，并发放至各投标单位。6.组织整个招标过程，负责收标、组织开标，主持商务标的评标、澄清、商务谈判工作。开标过程须三人以上参加，分属两个或两个以上部门，参与人员由招投标委员会指派。7.负责商务标的评定和审定，组织相关部门评定样品标、技术标。8.负责招标要点变更的报批。9.负责招标结果的报批。10.定标后，负责发出中标通知书、感谢函。表单参见*ZC23中标通知书、*ZC024感谢函。11.按定标条款进行合同的拟定、报批及签订。12.负责工程招标采购过程资料的收集、整理、归档、保存；发出的招标文件及合同应进行防止更改的标记，并归档；根据权责规定进行备案。13.负责工程招标采购总结与后评估工作，按相关操作指引要求进行数据更新。负责对供方进行采购过程评估和履约评估。（二）设计部门1.负责在每月5日前提交下月的招标采购需求表；表单参见*ZC04招标采购需求表。2.编制招标文件的技术部分，提供招标图纸、工程或材料设备的技术规范和要求、工艺标准、产品定样等。3.参与现场踏勘、答疑文件编制。4.负责样品标的评定，参与技术标的评审。5.负责产品外观、品质标准的确定。6.负责招标要点中外观品质标准及设计方案变更的提出。（三）工程部门1.负责在每月5日前提交下月的招标采购需求表；表单参见*ZC04招标采购需求表。2.参与标段划分、合同范围与边界约定，配合设计部门、成本部门完成招标文件中技术部分的编制工作。3.参与现场踏勘、答疑文件编制。4.参与技术标的评审。（四）财务部门负责审核招标采购过程中所有经济事项。（五）风控部门负责招标文件及合同条件法律风险的审核。（六）招投标委员会1.制订招投标各项规章制度，经各公司董事会或授权人批准后发布执行。2.确定招标单位式、邀标单位、技术标准、价格策略、谈判策略、评标原则和标准。3.确定招标采购项目内控成本，编制标前估算。4.负责确定评标办法。5.负责技术标、商务标的评审、确定技术标、商务标以及综合排名。6.负责定标结果的审批。7.负责招标要点变更的审批。（七）集团审计督查委员会集团审督委有权监督招投标委员会及下设各评审组工作，并有权随时根据需要对招标全过程进行审计监督指导。（八）集团公司1.负责500万以上招标采购的定标审核及合同审批。2.初步估算金额500万以上的招标采购，集团公司可指派人员进入招投标委员会，参与入围投标单位选定、开标、商务磋商、定标等招投标节点。集团层面的招标采购归口管理部门为集团公司办公室企管口。3.初步估算金额500万以下的招标采购，集团公司可视情况决定是否指派人员参与招标采购过程。五、招投标委员会的组成及决策机制（一）招投标委员会组成：招投标委员会成员由各公司董事会或授权人提出人选，并报上级董事会确定。招投标委员会由5人以上的单数组成，成员必须包括公司负责人、成本部门负责人、财务部门负责人、风控部门负责人及集团公司指派人员。（二）决策机制：1.招投标委员会决策机制2.招投标委员会可根据单项招标项目的特点，设立专项评标小组，专项评标小组应根据招投标委员会确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。招投标委员会确定的评标标准和方法，原则上应采用经评审的最低投标价法；如采用其他评标方法，应经过招投标委员会批准。3.专项评标小组的组成： (1)技术标评审组：固定成员包括设计部门专业设计师、工程部门专业工程师。负责确定招标技术标准、评审技术标、参与合同技术条款的谈判。不同专业的技术标准确定和技术标评审，由技术标评审组对应的专业设计师、专业工程师具体负责，并可由技术标评审组根据需要指定非评审组成员的相关专业设计师、专业工程师参与（包括聘请外部专业人士）。(2)商务标评审组：固定成员包括公司负责人、成本部门负责人、财务部门负责人、风控部门负责人，非固定成员（根据需要指定）包括相关造价工程师和采购工程师。商务标评审组负责确定标底、评审商务标、参与合同的商务谈判。集团审督委相关人员可根据需要及工作安排对商务标评审组进行监督指导。六、程序（一）招标准备阶段1.设计部门按照招标采购计划提供招标、采购用图纸或设计方案。表单参见*ZC05招标采购计划。2.单项招标工作具体实施前，成本部门组织招投标委员会成员以及其他部门相关人员进行沟通，根据具体招标内容进行合理招标筹划，包括确定入围单位选择标准、技术、商务的准备情况、各阶段详细安排以及成果标准、评标原则等；组织相关部门完成对招标要点确认表的会签确认，作为招标工作的基础依据。应确保招标要点确认表列示的内容与对应的成果深度能够满足开展招标工作的要求。如单项招标工作中涉及甲供、甲指的项目，设计部门、工程部门、成本部门均可提出相应意见，在会签前达成统一意见后，进行会签。招标要点确认表完成后，由成本部门组织招投标委员会成员及相关监审人员、集团参与人员召开标前会议，通报招标的相关情况并由招投标委员会安排具体工作实施计划和责任人。表单参见*ZC12招标要点确认表。（二）供方预审、考察及确定入围单位1.供方资格审查供方的联系途径有以下几种：(1)自行到公司推销的供方。(2)已经向*集团、*置业总部提供产品或服务的供方。(3)公司主动联系该行业知名企业。2.商誉核实(1)对于自行到公司推销的供方，成本部门负责接待。通过洽谈判断是否与公司业务有关，如与公司业务无关，明确告知对方后结束。与公司业务有关的，接受其资料并填写供方信息登记表。表单参见*ZC06供方信息登记表。(2)接受资料并登记后，核实其两年内商誉，认为不适宜的，不列为本次入围投标单位。(3)对于项目公司主动联系的行业知名企业，可直接接收资料并进行登记填写供方信息登记表，注明联系途径。表单参见*ZC06供方信息登记表。3.资料审查(1)成本部门向通过商誉核实后的供方发放供方资格预审文件，要求其按照标准格式进行填写并提供文件中要求的附件资料。表单参见*ZC07供方资格预审文件。(2)成本部门对供方提交的供方资格预审文件及其附件进行审核，若资质、产品及服务不符合要求的，不列为本次入围投标单位。4.实地考察(1)通过资料审查后的供方，符合要求的，可由成本部门组织进行实地考察，实地考察原则上由两个部门三人以上（含三人）参加，否则，考察结论无效。(2)实地考察参与部门侧重为：A: 成本部门、工程部门：侧重考察业绩及其他方面的综合能力、产品及服务的保障能力及技术与项目要求的符合性。B: 设计部门（涉及到评估建筑效果及产品外观效果时参与）：侧重考察产品颜色、样式、外观、质感等。(3)考察工作内容包括但不限于：被考察单位的技术实力、管理水平、资信状况、历史工程、准备承接我方拟招标工程的队伍实际情况（如是否挂靠，队伍来源，施工经验，项目经理及主要管理人员的个人背景、资质和经验等）、市场价格、供求现状等；对于材料设备供方，应重点了解其生产工艺、原料来源、供货渠道、售后服务体系等情况。(4)考察结束后，全部考察人员均应各自独立完成供方考察评分表。成本部门负责将考察人员的意见进行汇总整理并完成供方考察报告，该考察报告经由全体考察人员签字确认后生效。 表单参见*ZC09供方考察报告、*ZC08供方考察评分表。(5)成本部门对供方考察报告评定为不合格的供方，不列为本次入围投标单位。5.确定入围投标单位：(1)成本部门从合格供方名录及经批准的可试用供方审批表中选取入围单位，并将相应的供方考察报告、供方履约评估表、供方考察评分表、供方信息登记表及入围单位基本信息复印件等资料提交招投标委员会审批，审批结果形成投标单位资格审批表。合格供方名录及可试用供方审批表中没有或数量不足时，才可通过其它途径选择投标单位。预选单位一般不少于三家，特殊情况下经董事会或授权人批准可以是两家。对于垄断部门及独家经营或专利限制的可以采用直接委托，但须通过招投标委员会批准。多标段同时发标时，每个标段不得少于3家投标单位，且入围单位总数不得少于2N+1（N为标段数量，下同）；同一投标单位不得中标2个以上（不含2个）的标段；招标项目总体中标率不得高于50%。表单参见*ZC10供方履约评估表、*ZC11投标单位资格审批表。(2)对于部分需要投标单位提供实样或提供部分主要材料样板的招标工作，实样和样板的清对、调整工作均应在入围单位报审之前完成，实样和样板的确认由设计部门负责。凡实样和样板不符合招标要求，且多次调整、修改后仍不能满足招标要求的投标单位，应直接予以淘汰。造成有效投标单位数量不足的，成本部门应及时完成供方替补工作。（三）编制招标文件及评标办法：在招标准备清单的基础上，成本部门负责按*集团或*置业总部已发布的范本起草招标文件及评标办法，经相关部门负责人审核后，提交招投标委员会批准，审批记录形成招标文件审批表。表单参见*ZC13招标文件审批表。（四）发标、现场踏勘及答疑1.成本部门根据招标文件规定的时间向入围投标单位发放招标文件。2.原则上由投标单位自行现场踏勘，如确有必要组织投标单位现场踏勘的，由成本部门统一安排。3.投标单位对招标文件的质疑与澄清要求须采用书面或传真的方式递交给成本部门，由成本部门组织设计部门、工程部门等相关人员召开答疑会，形成答疑纪要后并经与会各方签字确认后，统一将书面答疑纪要发送给各投标单位，并由各投标单位签收。表单参见*ZC15答疑纪要。4.在招标期间，若须对招标文件进行解释、修改、增加或删减，应以招标文件补遗的形式，在回标前的合理时间内（不少于3日）通知各投标单位。当颁发招标文件补遗时，为了查阅方便每项补遗应编有序号，并附有回执条，回执条应由投标单位签章，并立即发还给招标单位。补遗构成招标文件的一部分。（五）编制工程标底或参考控制价1.成本部门依据招标图纸委托造价咨询公司按相关标准计算工程标底或参考控制价。2.经设计部门认可的招标图纸不完善的部分，由设计部门进行暂定。3.原则上工程招标应编制标底或参考控制价，采购招标根据实际情况确定。工程标底应在开标前密封送达招投标委员会，并应在开标时一并开启。（六）开标、评标、商务磋商、定标1.开标(1)开标会议由招投标委员会主持，对投标文件进行检查，确定文件是否完整、文件签署是否正确。(2)开标后由所有参与开标人员对开标一览表进行签字确认。表单参见*ZC16开标一览表。2.评标(1)技术标评审组和商务标评审组分别负责技术标和商务标评审，专项评标小组按照事先确定的评标原则和办法，对各投标单位进行初步评标后，对于各单位的投标文件存在瑕疵或矛盾的地方，由投标单位进行释疑。(2)评标原则：公开、公平、公正及诚实守信；科学合理；反不正当竞争;贯彻招标单位对本项招标的各项要求和制度。(3)投标文件符合性及完整性评审：专项评标小组须根据招标文件的规定，对投标文件的实质性内容做出符合性及完整性评审，以判定其是否符合招标文件要求，及保证评标的准确性和公正性；按照招标文件规定的格式、内容打印或填写、装订，字迹清晰；投标文件上法定代表人或授权代表的签署及投标单位的公司印鉴齐全；按照招标文件要求填妥各清单项目的单价及总价；符合招标文件中的各项实质性要求，没有任何合同条件方面的重大偏离；若投标单位交回的投标文件不能满足招标文件的实质性要求，则有关投标文件将会按无效投标处理。(4)技术标审定，通过技术标评审的主要条件如下：1）工期或供货期、安装期合理及能满足招标文件要求；工期或供货期、安装期合理及能满足招标文件要求；进度计划或供货计划安排合理，进度或供货控制措施科学可靠；机械设备配置齐备、合理且先进；施工方案重点突出，拟用技术先进及科学可行；工程质量、安全及环境保护保证措施可靠。(5)商务标审定，商务标审定方法如下：投标单位投标函内有加减乘除的算术错误，投标总价维持不变；若专项评标小组评审时发现严重错误，认为可使投标单位蒙受严重损失，须将该错误通知投标单位，并要求其确定是否维持原投标总价。若投标单位要求更正，其投标可能丧失获考虑的机会。(6)通过商务标评审的主要条件如下：标价合理，即投标总价及单价总体合理，没有非合理性偏高或偏低的报价；未提出偏离招标文件要求的特别声明；符合招标文件规定的其他条件。(7)澄清：若对投标文件内的有关内容存有疑问，专项评标小组以书面询标记录的形式向该投标单位提出质询，并要求其作出书面澄清函，但书面澄清不能实质性修改其已交回的投标文件。表单参见*ZC17询标记录、*ZC18澄清函。 (8)若投标文件经初评后为不合格，则无论其技术标和商务标的投标情况如何，该投标文件均按无效投标处理。(9)对于通过初评的投标文件，技术标评审组成员对其进行技术评审，原则上技术标只评定合格或不合格。若有关投标文件经技术评审后被确定为不合格，则无论其商务标的投标情况如何，该等投标文件均按无效投标处理。(10)对于通过技术标评审的投标文件，商务标评审组对其投标总价是否已明显低于其它大多数投标单位的投标总价或实质上已低于成本价作出分析；若经分析后50%以上商务标评审组成员认为确已实质上低于成本价，则有关投标亦按无效投标处理。商务标、技术标对比分析后须形成投标情况对比分析表、投标报价分析表。表单参见*ZC19投标情况对比分析表、*ZC20投标报价分析表。(11)招投标委员会根据报价情况制定谈判策略，由成本部门与投标单位进行谈判磋商。3.商务磋商：对于招标项目的商务谈判，由招投标委员会指定相关人员进行，谈判人员人数至少由一名高管、一名成本部门人员、一名财务人员（不低于3人）组成。最后由参与谈判人员及投标单位授权人共同签署谈判纪要。表单参见*ZC21谈判纪要。4.定标(1)招投标委员会根据谈判结果在其权限范围内确定中标单位。(2)成本部门根据定标结果，提报定标审批表。参见表单*ZC22定标审批表。拟中标单位经审批通过后，由项目公司向中标单位发出中标通知书。中标通知书将成为合同的组成部分。表单参见*ZC23中标通知书。(3)项目公司应及时将未中标结果以感谢函的形式通知其他投标单位，并办理相关手续。表单参见*ZC24感谢函。(4)项目公司依据定标审批表及成本部门的定标交底与中标单位洽谈合同，并按照合同管理控制程序及合同审批权限，落实合同提报、审核、审批和签署等工作。(5)合同的签署：中标单位按中标通知书中规定的日期、时间和地点，由法定代表人或委托代理人前往与招标单位代表签订合同。如中标单位不能满足上述要求，则取消其中标资格。（七）招标条件的变更1.招标条件的变更包括招标要点的变更、投标单位的变更。2.招标条件发生变更时应由变更提出部门填写招标条件变更审批表，并提交招投标委员会审批后方可实施。表单参见*ZC27招标条件变更审批表。（八）无效招标及无效招标的处理1.出现（不仅限于）以下情形，成本部门可组织填写无效招标审批表，经过招投标委员会审批后宣布原招标为无效招标，向所有投标单位发出无效招标通知书；表单参见*ZC25无效招标审批表、*ZC26无效招标通知书。有下列行为之一的，为投标单位相互串通投标报价的行为：（1）投标人之间相互约定一致抬高或者压低投标报价；（2）投标人之间事先约定中标者，然后以此为报价策略参加投标；（3）投标人之间其它串通投标报价的行为。3.投标单位与招标单位串通投标的行为有下列行为之一的，为投标单位与招标单位串通投标的行为：（1）招标人在开标前向投标人泄露标底；（2）招标人在开标前。私自开启他人投标文件，并将他人投标情况告知投标人，或者协助投标人撤换投标文件或更改内容；（3）招标人与投标人串通压低或者抬高投标报价；（4）招标人向评标委员会成员暗示或明示提高某投标人综合评分，使其中标；（5）招标人和投标人之间其他串通投标的行为。（九）异议处理投标单位对评标委员会的评价结果有异议的，可向集团审计督查委员会申请核查, 审计督查委员会在收到申请之日起10日内进行核查。经核查，评标委员会违反招标文件的标准和方法进行评标的，招标人应重新组成评标委员会进行评标。七、材料归档及备案招标组织部门应做好项目招标资料（招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作。各次招标合格承包商数据库、中标单位的履约情况以及500万以上招标采购的定标材料及合同须定期上报集团备案八、罚则（一）招标单位按照本办法规定必须招标而未实施招标的，或以肢解项目、化整为零等方式规避招标的行为，对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法予以降级、撤职、开除的行政处分。（二）招标应当报集团公司审核审批而未经审核审批程序，由集团审计督查委员会责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法予以行政处分。（二）所有参加招标活动的工作人员本人的亲属、关系密切的朋友直接或间接参与本项目的投标，或者进行与本投标有关的代理等活动时，招标活动工作人员必须严格执行回避制度。（三）凡参与招标活动的人员，包括履行推荐、评标、定标、监督四职人员不得有下列行为：1.与投标单位、招标代理机构相互串通，或在确定中标单位前,与投标单位就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。3.泄露标底、暗箱操作，向投标单位透露投标文件的评审、中标候选人的推荐与定标有关的其他情况。4.与任何投标单位或者与招标结果有利害关系的人进行私下接触。5.接受投标单位、中介人、其他利害关系人的财物或者其他好处。前款所列行为影响中标结果的，中标无效。对违反前款所列行为的责任人员，视情节轻重由公司给予以下处理：1.限期改正、诫勉谈话、通报批评;并扣除工资一千元至五千元。2.具有评标资格的，取消其评标资格。3.依法追讨不当所得以