合同管理制度.doc

厦门市东林电子有限公司文件标题合同管理制度建立日期20110801版次文件编号修订日期密级担当部门文件封面部 门 会 签会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期总经办质量管理部技术中心整灯厂采购部物流部行政部人力资源部财务部国内市场部国际市场部品牌部计划物控部制 修 订 记 录文件版本制修日期建立及修订摘要批准人/日期审核人/日期制作人/日期1 目的：为规范公司合同管理工作，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进公司依法经营，特制定本制度。 2 适用范围：本制度适用于公司各部门 3 定义：无 4 权责：各部门在职权范围内参与合同的签订、履行等各个环节； 5 作业内容： 5.1合同的签订 5.1.1订立合同前，我方应针对对方资信等级进行评估，建立完整的客户档案；5.1.2订立合同双方必须使用合格印章，即公章或合同专用章，不得使用或同意对方使用财务专用章、业务专用章等不合格印章；5.1.3 合同签订后，合同原件及相关审核资料需交由法务部归档、保存； 5.2合同的履行5.2.1 合同签订后，我方应认真履行合同相关义务，并督促对方严格履行与其相关的合同义务，维护合同的法律严肃性；5.2.2 合同经办部门应密切关注合同履行的全部过程及细节，完整保存双方的一切往来信函，建立专项合同履行档案；5.2.3 合同履行过程中，若发现对方无法履行合同，合同经办部门应立即查明原因，及时与对方进行磋商，并向对方发出书面通知，要求对方严格按照约定履行合同义务，同时将该情况报送合同审核部门；5.2.4法务部应对合同履行中出现的问题参与处理及对重大合同的履行情况进行跟踪管理；5.3 合同的变更或解除 5.3.1 在合同履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定情形下，在合理期限内与对方进行协商，并提交书面报告； 5.3.2 若对方提出变更或解除合同的，应在收到对方文件、信函、传真后及时请示领导，在合理期限内予以答复。逾期答复或不作答复，经办部门应承担相应责任。 5.3.3 变更或解除合同必须采用书面形式，其授权委托范围权限与原签订合同授权委托范围权限相同； 5.3.4 变更、解除合同的协议在尚未达成之前，原合同继续有效，仍应履行；5.4 合同纠纷处理 5.4.1 合同发生纠纷应尽量通过协商途径解决，减少诉讼成本； 5.4.2 合同当事人之间发生纠纷后，经办部门应及时通知法务部，在法务部或法律顾问的协助下负责协调解决合同纠纷； 5.4.3 确实无法协商解决的合同纠纷，应由法务部或法律顾问提出初步解决方案，报总经理批准； 5.5 合同的审核 5.5.1 公司财务部和法务部负责合同的审核工作，合同审核人员对合同中所涉及的资料应注意保密； 5.5.2 合同经办部门应视合同性质预留合同审核时间，提前将合同送审，避免出现盲目压缩审核工作时间的现象，以保证审核的质量； 5.5.3 合同送审时，应提交以下资料：1.填写完整的合同审批表2待审核的合同文本及附件3.对方当事人的相关资料4.其他必要的背景材料（如：图纸等） 5.5.4 合同审核部门审核重点如下：1. 经济性：合同内容符合公司的经济利益；2. 可行性：签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；3. 严密性：合同条款齐备，文字表述准确，合同约定的权利、义务明确，合同相关附件齐备，手续齐全；4. 合法性：合同主体、内容和形式合法； 5.5.5 合同审核的程序1. 合同经办部门准备好资料后，由部门一阶主管在合同审批表上签署意见；2. 合同经办部门将合同送交财务部审查，然后递交法务部审核，最后须经总经理批准3. 法务部对待审合同及材料进行审慎审阅后，提出法律意见后签署；（法务部在审核过程中，可要求查阅有关文件和资料，询问有关人员，进行必要的调查，合同经办部门应与配合）4. 总经理结合财务部及法务部提出意见，视具体情况签署意见； 6 合同档案管理6.1对于旅行完毕的合同或不再旅行的合同，各经办部门应整理清楚，定期交法务部存档；6.2 法务部对经办部门送交的合同资料，应在7个工作内核对完毕，确认无误后整理并分别归档；6.3送交人在移交合同文本及相关文件资料的同事，应附所交资料清单一式两份，送交人和接收人在清单上签名确认，送交部门和法务部各留存一份；6.4 法务部核对时发现合同及文件资料有查缺，应立即通知送交人核对，补足，再行归档；6.5各部门若需借用或复印合同资料，必须持部门