总账2(讲稿).doc

第四章 总账1.5 总账管理系统初始化(3)期初余额录入为什么？接续手工业务处理进程。很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。对应于企业应用平台的“基础设置-基础档案-财务-会计科目”设置。准备期初数据内容：各账户年初余额、累计发生额、期末余额，三个数据输入之后，自动计算期末余额；准备总账各科目的期初数据；准备辅助账各科目的期初数据会计平衡关系：余额在借方：年初余额+本年累计借方-本年累计贷方=期末余额余额在贷方：年初余额+本年累计贷方-本年累计借方=期末余额 与总账启用的会计期间相关：年初建账-上年年末余额、年中建账-上一期期末余额，和本年初开始至启用期的累计发生额。如何准备辅助项目的期初余额？应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理录入期初数据：按科目性质不同，分为几种情形：末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。期初试算平衡期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。而且凭证一经记账，期初数据便不能修改。1.6 企业信息化企业信息化，特别是制造业企业信息化，无论怎样分类、组合、剖析、预测，或是以人们想要的任何方式来评估、定义它，最终，都尘埃落定为4个主要的业务领域，即由4种主要的IT信息系统所代表，分别为企业资源规划（ERP）系统，供应链管理（SCM）系统，客户关系管理（CRM）系统，产品生命周期管理（PLM）系统。这4种信息系统的有机结合应用，构成了企业信息化的重要组成部分。企业可以根据自身的情况，面向某类特定的业务问题，选用一种或几种系统来构建自己的企业信息化框架体系。1.7 计算机会计系统与手工会计系统的区别-数据采集、传输自动化上一章中我们讲到计算机会计系统与手工会计系统在数据处理流程上有所区别。而对凭证管理方式的变化则体现了数据采集、传输自动化方面的区别。手工方式下，最初的原始数据是原始凭证；但这些数据必须经过计量、确认、记录后才用以登记有关账簿。而电算化后，不同的数据要作不同的输入。自制凭证，来源于单位本身，规范性好，标准化程度高，例如收料单、限额领料单、百货大楼的销售小票等，通过单据本身即可确定业务内容，因此可以直接输入；工资、材料、固定资产、成本、销售等各子系统的数据即以本单位的自制原始凭证输入。外来原始凭证，来源复杂，各单位的发货票、出差报销的车船飞机票、借条等都是原始凭证，这些原始凭证尺寸不一致，反映经济业务的方式也不一致。而用于登账的记账凭证，却要求分类清晰，科目正确，包括业务的日期、凭证字号、业务摘要、发生额、附件等信息，原始凭证或者没有上述信息，或者信息不全，因此，用外来原始凭证作为输入数据必然有很多困难。此外，外来原始凭证很多，不加整理就输入势必加大操作人员的输入工作量。因此，国内外的商品化账务处理系统基本上都用记账凭证输入数据。由此可知