采购供应商管理控制程序.doc

.深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购供应商管理控制程序版本版次页 次程序文件A1 1 OF 8修订记录：序号修订时间版本版次修 订 内 容修订者8910部 门总经理管理代表行政人事部市场部客服部研发部采购部生管部品质部发 行徐华雷洪赵素蓉刘双丁勤朱彦平陈星黄文政包君德会 签制订部门核 准审 核制 订发行章：采购部陈星深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A12 OF 41. 目的对物料采购供应商和所有外发加工供应商进行有效控制，保证所采购的物品符合规定的要求，并且包括让供应商或者合作单位与采购单位达到最佳的合作方式。2. 范围：2.1适用原材料、辅料采购、设备等有形产品之采购。2.2公司所有供应商及客户指定供应商以及PCB板外包商3. 权责：3.1 采购部采购：3.1.1. 原材料之国内外采购；3.1.2. 供应商之开发及供应商材料进料时间追踪；3.1.3. 收集供应商所提供的资料，确认后转交文控人员管理。3.1.4. 采购资料与文件档案管理。 3.2 品质部：原材料品质检验、实地评估。3.3 研发、客服部：原材料样品确认、部品承认书之制作回签。3.4 计划部：根据生产计划、BOM及长周期物料备料情况，核查库存材料，填写请购单提出申请。4. 定义：4.1 无。5. 采购作业内容：5.1 采购控制流程见第9节。5.2 采购作业程序：5.2.1 原材料采购：6.2.1-1. 计划部根据生产计划、BOM及长周期物料备料情况，核查库存材料，填写物料请购单提出申请。5.2.2 设备、仪器、模具、样机材料的申购：6.2.2-1. 相关部门提出采购申请，填写物料请购单经部门经理签名确认后，交副总经理批准申请方可有效。5.2.3 采购员根据核准的物料请购单将各项资料如产品规格、型号、名称、交货日期、采购数量、单位、单价、金额、付款方式、厂家等要求填写采购合同。5.2.4 所有采购合同都必须由副总经理批准后才得以执行。5.2.5 采购合同如需修改时须重新填写采购合同。5.2.6 采购人员将核准采购合同传真至供应商，并跟踪供应商确认后签回。5.2.7 已分发的采购合同如需修改时，必须重新填写采购合同，按5.2.4的规定核深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A13 OF 4准，并及时取消并回收已分发的采购合同。5.2.8 某些物料由本公司提供原材料外发加工的，由采购开采购合同，并按一般采购程序对外协加工产品进行跟催。5.3 样品采购管理：5.3.1 采购人员收到研发部的样品需求时，由采购员负责填写样品确认单。5.3.2 采购人员将样品需求转发给相应供应商，跟进样品完成情况。5.3.3 采购人员将供应商送回的样品转交给研发部负责人，跟进样品确认情况，有问题时，协助开发人员对样品进行修正。5.3.4 采购人员对确认合格的样品，由研发人员填写样品确认单后存档管理。5.4 交货交期管制：5.4.1. 采购人员在采购合同发出前，要与供应商协调交期，采购合同传供应商确认并要求供应商回传，急单采购要将约定的交期回复相关部门。5.4.2. 采购人员在采购合同发出后，在约定交期前三天以电话、传真形式联络供应商，跟催交期。 5.4.3. 采购每季度将供应商交期状况统计在供应商交期统计一览表。5.4.4. 若供应商延误交货期而达不成生产计划时，应急时向总经理汇报。5.5 交货品质管制：5.5.1. 按产品检验控制程序中的要求执行。5.6 采购设备售后服务，根据客服部提供的客户服务处理单，联系供应商进行设备售后服务。6. 供应商管理内容：6.1 供应商管理流程见第9节。6.2 管理程序：6.2.1. 供应商信息收集：6.2.1-1. 采购应通过各种渠道收集公司所需供应商的信息，由采购主管进行初次筛选，将有用或有可能用的信息集中归档。6.2.2. 合格供应商申请：6.2.2-1. 合格供应商申请时机。6.2.2-1.1. 应用新器件时（包括新供应商的新器件、老供应商的新器件）；6.2.2-1.2. 有降价需求时；6.2.2-1.3. 其它需求（如付款周期、交货服务等）。6.2.2-2. 合格供应商申请：6.2.2-2.1. 选择供应商应尽可能的考虑地理、价格、质量、交期、长久合作等问题，还应尽可能考虑采用生产厂商。深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A15 OF 46.2.2-3. 采购主管根据以下四个方面进行评估决定是否推荐该供应商：6.2.2-3.1. 是否有良好的技术和生产设备，在同行业中的地位；6.2.2-3.2. 是否有完善的质量管理体系，是否通过相关认证；6.2.2-3.3. 地理位置，价格和付款方式；6.2.2-3.4. 有无良好的信誉、品质承诺、产品规格是否符合要求6.2.2-4. 供应商的调查：6.2.2-4.1. 供应商调查由采购负责人组织进行供应商调查，要求供应商填写供应商调查表。采购负责人应根据供应商填写的调查表进行分析。并有能力持续提供满足要求的物料。6.2.2-5. 供应商的评估：6.2.2-5.1. 通过调查后，由开发部、品管部、生产部、技术部等相关单位评估供应商是否合格，形成供应商评估表。6.2.2-6. 合格供应商的确认：6.2.2-6.1. 对评估合格的供应商，由采购负责人列入合格供应商名册中。6.2.2-7. 当合同有规定时，客户要对供应商的产品质量进行验证时，由采购负责通知供应商，由品管部陪同客户到供应商处的验证，但品管部还应按检验规范要求进行进厂检验。6.2.3. 供应商定期考核：6.2.3-1. 定期考核由采购担当，品管部协助。6.2.3-2. 定期考核项目构成：品质管理、交期管理、价格、服务态度6.2.3-3. 定期考核时间：以每季度为单位。6.2.3-4. 定期考核项目及比重。项目比重分数考核部门品质管理40品质部交期管理30采购价格15采购服务态度15采购、品管部6.2.3-5. 考核成绩=a、b、c、d, 并记录在季度供应商考核记录表上。6.2.3-5.1. 品质管理得分批合格率=【进料合格批数/进料总批数】100% 品质管理得分的判定依据：批合格率值100%91-99%80-90%70-80%70%以下品质管理得分4030201056.2.3-5.2. 交期管理得分：（由采购部依订单规定的交货日期进行评分方式如下：）准时交货批率=【准时交货批数/进料总批数】100%深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A16 OF 4交期管理得分的判定依据：准时交货批率值100%85-89%85%以下交期管理得分3020106.2.3-5.3. 价格得分判定依据：基准比较结果价格得分市场价格比市场价格偏高10分以下基于市场价格12比市场价格偏低156.2.3-5.1. 服务质量判定标准:不良问题处理时间、纠正措施及时、服务态度，没出现问题时得15分，出现一次问题得5分，出现严重问题时不得分。6.2.3-6. 考核等级奖惩等级得分（S）奖 惩A85-100分优秀供应商，可加大采购量。B70-84分合格供应商，可正常采购。C60-69分合格供应商但需辅导，减少或暂停采购量。D59分以下不合格供应商，考虑予以淘汰。注意：质量得分5分者，仍视为D级不合格供应商。6.2.3-7. 考核记录于季度供应商考核表。7. 相关支持性文件：7.1. 产品检验控制程序（JT-2-QP-20）8. 使用表单：8.1. 物料请购单（JT-4-FM-050）8.2. 采购合同（JT-4-FM-059）8.3. 样品确认单（JT-4- FM-060）8.4. 供应商交期统计一览表（JT-4- FM-061）8.5. 客户服务处理单（JT-4- FM-025）8.6. 供应商调查表（JT-4-FM-062）8.7. 供应商评估表（JT-4-FM-063）8.8. 合格供应商名册（JT-4- FM-064）8.9. 季度供应商考核表（JT-4- FM-065）深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A17 OF 4采购部门9. 流程图9.1. 采购流程图入库单不合格品控制程序计划部-仓管采购部门品质部门计划部-仓管进货验收单产品检验记录表产品检验规范采购合同采购部相关部门副总经理副总经理总经理物料申请单请(采)购单询比议价核 准订购单核 准跟 催交 货进料检验入 库不合格品处理NG采购部采购部门 采购流程 权责部门 相关文件表单深圳市华杰电气技术有限公司文件编号HJ-2-QP-14文件类别采购控制程序版本版次页 次程序文件A18 OF