14-差旅费管理制度.doc

文件编号密级编号：文件类型：页码生效日期版次文件名称：共 页编制：审核：批准：抄送：差旅费管理制度非销售体系公司员工为保证除销售体系正常业务以外的其他公司员工出差人员工作和生活的需要，提高办事效率，同时加强企业财务管理规范差旅费的支出合理性，特制订本制度。（销售体系员工执行其业务补助标准）第一条 差旅费的报销范围及标准1.1 报销范围 本制度所称出差，是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习的活动差旅费包括城际交通费、住宿费、出差地市内交通费，出差补贴费等项目；不包括外出接待客户、洽谈业务、联络关系所需的招待费及购买材料、配件的费用。差旅期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品等，不予报销；1.2 费用标准1.2.1城际交通费：职级火车特快4小时（含4小时）以内到达为标准火车特快4小时-10小时到达火车特快10小时以上的到达（含10小时）备注总裁按需要选择，实报实销副总裁/部长/部长动车、高铁软卧/飞机软卧/飞机飞机票价格接近火车票，不超过15%经理级（含）以上动车或长途汽车火车动车/硬卧硬卧特殊情况经部长以上领导批准可乘飞机其他员工火车硬座或长途汽车软座、火车硬卧、动车或长途汽车软座、火车硬卧、动车或长途汽车特殊情况经部长以上领导批准可乘飞机1.2.2出差补贴出差补贴：住宿、餐费、通讯补贴。补贴标准 单位： 元职级住宿费标准餐费标准通讯标准备注（是否有补助）特定城市其它城市特定城市其它城市总裁实报实销副总/部长/部长240200705010经理级（含）以上180140504010其他员工140100403051、关于住宿标准的说明：（1）特定城市：北京、上海、广州、深圳、珠海、汕头、厦门、海口、大连、天津、青岛及其它省会城市（2）出差人数同性别为双数时，两人按合计标准减50元；（3）出差期间定票费最高上限为20元/次。2、关于餐费补助标准的说明：（1）补助天数按自然天计算；（2）出差期间发生的招待费，应单独填写，由员工写明事情经过，填写招待说明表后，经领导批准，可予以报销，列为部门招待费用，不再另行发放招待期间的餐费补助，餐费补助按当天餐费补助标准，早餐占五分之一，午餐和晚餐各占五分之二。1.2.3 市内交通费市内交通费指出差期间的市内交通费，包括公共汽车、地铁、中巴、出租车等，以及因此产生的相应的过桥、停车等费用。 费用标准 ： 单位：元/天职级费用标准备注总裁实报实销副总裁/部长/部长50经理级（含）以上30打车、做公交车、当地的公司公车其他员工20出差期间发生的市内交通费，需列出市内交通路线及事由，且应和出差目的地相符，经分管领导签批后方可报销。1.2.4关于自带车辆出差（一）公车出差：正常过路过桥加油费用实报实销。（二）私车公用长途补助费为：1、排量2.0以下车型，长途补助费为1.0元/公里，公里数由综合管理部核定，申请补助人员需提供合理票据入账（如汽油费发票），过桥费实报实销；2、排量2.0以上（含2.0）车型，长途补助费为1.2元/公里，公里数经行政综合部核定，申请补助人员需提供合理票据入账（如汽油费发票），过桥费实报实销。1.2.5关于国外（含港、澳、台）出差的相关规定一律由公司总裁签批。1.2.6关于公司所在地的市内办事用车的规定 1、统筹办事路线，因公在市内发生的公共车辆交通费实报实销，如确实需打车者，需写明路线及事由，由分管领导签批后方可报销。2、夜间加班晚20：00以后经分管领导同意可乘出租车（鼓励搭伴同行）。3、自有车辆加强管理，合理调度，杜绝命令外用车。4、外出需用车时，需经部门经理同意，费用计入本部门。第二条 差旅费的报销的相关规定1. 员工出差前必须填写出差申请单，写清楚出差地点、预计时间、出差目的，出差计划经部门经理审核，分管领导审批，由总裁批准，未经批准其出差费用不予报销；如紧急情况可经分管领导、总裁口头批准后出差，并在出差当日补填出差申请单；2. 需要事先借款的，必须在出差申请单上填写具体的出差借款金额，凭审批后的出差申请单，到财务或分店财务处办理借款预借差旅费；对于没有还清前次差旅借款，或者是虽然没有超过上限，但计算不合理的，财务有权不予借款；3. 出差期间需要发生业务招待费的，要在出差申请表的业务费项目逐项认真填写，须就业务招待预期目标及额度做出预计；出差期间的业务招待费要与出差费用一同提交报销，不得单独报销；4. 出差人员在上报的出差计划内无法完成任务需延长，必须以书面报上级审批，并交人力资源部、财务部备案；第三条 差旅费报销单的填写及票据的粘贴1. 报销单上必须完整地填写姓名、部门及职务；2. “报销时间”为填写报销单的时间；3. “附件张数”为所附原始发票及有关说明的张数。附件应按类别分类，并按时间顺序，整齐地粘贴在粘贴纸上；4. “出差事由”应简明、扼要，必须填写；5. 出发、到达的“时间”、“地点”，基本以票面为准；时间填写到X月X日即可；6. 出差补贴根据出差的实际天数及相应的补贴标准填写；7. “住宿费”，填写根据规定可报销的住宿费；如果是去办事处所在地出差，而没有住在宿舍的，必须在相应的“费用说明”栏中说明原因；8. 差旅期间如有宴请费用，应在“其他”中列明，并注明我公司陪同人员，说明应扣除的出差补助；9. 订票费、人身保险费等其他费用在“其他”栏，填写；10. “预借现金”指报销人从公司预借的差旅用现金；11. 员工在差旅期间的所有费用支出，都应取得正式发票，并据此报销，对于不能取得正式发票的，可写说明申请，经批准后，方可报销；需凭票报销的项目，若报销单据丢失，除火车票，飞机票外，一律不报销；飞机票，火车票报销按实际金额的50%给予报销。第四条 差旅费的报销审批程序出差人员报销，费用额度在总裁/上级领导审批的出差申请单费用范围内的，应先交其部门领导，再由人力资源部审核（假期/出勤情况），财务经理审核（报销标准），分管领导审核，财务部长审核后可予以报销，超过额度的，须经副总裁，总裁审批后报销。第五条 差旅费额度 差旅费在各部门预算额度内实报实销，如超出本年度预算标准，超出部分不予报销，特殊情况可在从严掌握的原则上申请追加预算，经总裁批准后生效。第六条 特别说明事项1. 长期驻外工作人员可享受驻外津贴，津贴由人力资源部负责考核计算，原则上与工资一起发放，津贴标准由人力资源部申请，经总裁签字生效；其中长期驻外工作指连续出差时间在1个月以上(含1个月)的工作，长期驻外人员出差前必须持经总裁审批的出差申请到人力资源部备案，如在出差期间临时延长出差时间以致实际出差一个月以上的，需补填出差申请并向人力资源部备案，报销时须经人力资源部审核；2. 长期驻外工作人员在当地发生的相关费用不适用差旅费制度管理，除城际交通费外，不再计报市内交通费、出差补贴费用及住宿费；驻外人员的住宿原则上由当地负责人提前以签呈形式向总部申请宿舍安排住宿，特殊情况需要发生住宿费的需提前申请；3. 驾驶员出车去外地，除住宿费、伙食补贴费外、不再报支其它费用。自备车出差，不发生市内、外交通费。其过桥、过路、修车、燃油费等另行规定，均不适用本差旅费管理范围；4. 因效率或工作关系，不同级别的员工必须一同出差时，交通工具可按其中最高级别的员工标准选择，但舱位标准应按最低标准执行；需在同一酒店住宿的且报销标准不足的，应选择酒店最低标准房间，超过高级别人员报销标准时不予报销。5. 餐费补助及通讯费补助按规定标准报销；除此以外的其它费用，在规定的控制标准内，凭有效发票据实报销，超过控制标准部分，均由个人负担。6. 出差员工回单位后，应当在7天内到财务部门报销，借款者应将余款交回，不准拖欠款。7. 因公出差的，不得借故绕道观光旅游、探亲访友，否则一切费用由其个人负担。8. 应优先选择出差地子公司或办事处宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负，其他补助按照标准执行。如出差期间未发生住宿费的（不含在火车、轮船上过夜），若属关系单位招待食宿者，经主管领导批准后仅报销通讯补助。若属其他情况（如住亲属处）或票据丢失，住宿费减半补助，其它按正常标准执行。9. 凡外出学习或参加会议，食宿费包含在会议发票内的，凭会议发票及会议通知报销，其食宿补助不再另行支付，其他应补助的费用标准不变；如不能提供会议发票及会议通知的，按公司差旅费报销规定执行，如外出学习或参加会议的标准超出公司规定的，需总裁签批后方可报销。此规定适用于所有级别的人员。10. 出差当日往返的，餐费及通讯费补助合计30元。其它费用按正常标准执行。11. 外出培训及考察后，需在OA网上发布培训或考察报告，方可报销。12. 相关人员界定：依人力资源部确定的职级。第七条 出差人员申报差旅费用应以诚信为原则，如从中弄虚作假，一经查出就按虚报金额的25倍处罚；对于出具伪证的公司员工及审核人包庇作假的行为,按违纪人处罚金额的50%处以罚款；第八条 对未按真实情况核定车辆行驶里程的，对相关综合管理部人员予以100-500元罚款（公车使用）。第九条 如未按规定时间报销差旅费的，按报销额度的20%罚款。第十条 本制度解释权归公司财务部。第十一条 本制度经总裁签字后，颁布之日七生效，与本制度相抵触的相关条款自动作废。销售系统出差管理办法及报销流程总则：为了保证公司销售系统人员出差工作和生活需要，进一步加强对差旅费的管理及费用报销程序，提升报销流转速度和精确度，提高管理效益，本着科学、合理、节约的原则，结合公司的实际，特制定本办法和流程。第一条：豫王防水公司销售系统补助标准1、 出差补助的目的：对出差人员的住宿给予适当的补贴2、 业务员出差天数为1天以上的（包括1天），出差所在区域为山东、陕西、江苏的，每天补助80元（不包括车票），出差为其他区域的每天补助70元（不包括车票）；3、 业务经理出差数为1天以上的（包括1天），出差所在区域为山东、陕西、江苏的，每天补助90元（不包括车票），出差为其他区域的每天补助80元（不包括车票）；4、 时间计数规定：（1）出差补助按出差的自然天数计算，即以出发日期和返回日期的自然天数直接计算，计算方法：（回程车票日期+回程车旅途时间-出发车票日期）/24得到的实际天数。（2）单次出差天数未到1天的，但出差时间内须住宿的，按1天计算；单次出差超过1天，但出差时间内不须住宿的无补助，出差天数按1天计算。5、 每月出差最高补助天数为10天，特殊情况应提前向销售部长提出申请，报总裁后审批后执行。6、 出差中除市内车票外实报实销；标准：（1） 员工出差应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐的交通工具的规定按车程时间限定标准： 乘坐火车，从晚8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车12小时的，可购硬席卧铺票；购飞机票的按卧铺票给予报销，差价由业务员承担。 其它情况自驾车出差的，只报销高速公路过路费； 业务员出差乘坐高铁、动车的须事前经办事处经理批准。（2） 业务经理及业务员请客户吃饭的招待费用，一律不报；销售部长需请客户的招待费，填写招待费审批表后报总裁批准，销售内勤备案的方可报销；（3） 若在出差过程中产生其它费用，须提前向销售部长提出申请，报总裁后审批后执行，否则一律不予报销；（4） 业务经理须协助业务员进行销售，业务经理私人车辆在公司人资部办理了私车档案的，市内交通补助800元/月；长途出差协助业务员进行销售的，按豫王公司销售系统出差补助标准执行。第二条：差旅费的管理：销售内勤根据业务员平时上传的工作日程，对费用报销单的内容进行审查，销售部长审批，公司财务部门审核，总裁负责审批。第三条：报销凭证事项1、 报销人员必须取得完整、真实、合法的原始凭证，按照公司统一的旅差费报销单对业务发生时间序时、分类填写，并注明所附单据张数；旅差费报销单为自制的原始凭证，汇总后填写费用报销单，公司以费用报销单为报销凭证。2、 乘汽车（市内公共汽车除外）的票据必须每张注明乘车日期、时间及起止站点，票据的粘贴应于日期顺序一致，便于票据审核。3、 业务人员在费用报销单和差旅费报销单上签字（提交OA），表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责；业务经理、销售部长、财务经理及总裁在费用报销单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到认真审核、审批之责。4、 出差票据丢失或没有出差票据的一律不予报销。第四条：报销日期及传递方式 从上月26日至本月25日为一个报销期间，每月5日之前将有业务经理审核后的单据传递到公司或快递到公司财务部主管处（外地的以收到邮件时间为准），于每月10日（工资发放日）汇到业务员工资卡内。第五条：报销流程财务经理审核OA明细销售部长审核OA明细总部财务主管依据纸质凭证审核OA业务经理依据纸质凭证审核OA审报销人员填写旅差费报销单费用报销单并录入OA总部出纳付款（或挂账）总裁审核OA明细6、以上负责人审核内容：（1） 原始单据是否符合报销标准，单据凭证上的记录是否符合业务员上报到公司的工作行程，报销金额计算是否准确（营销部门经理、财务部主管）（2） 是否符合报销标准；报销金额计算是否准确；（总裁、财务经理、营销部长）（3） 报销金额计算是否准确；（出纳员）（4） 审核结果视情况做下列处置： 合格的，在规定日期内付款 不合格的，退回报销单（注明退回原因） 须改正的，剔除部分不合格、不合理、说明不全之凭证； 须补充的，要求报销人员补充说明或补充必要单证；本条例根据公司发展需要，未尽事项及时补充，另行通知。吉林省豫王防水公司财务部2013年3月1日出差申请单日期： 年 月 日 NO.：申 请 人员 工 编 号部 门目的： 公务 培训 休假 其它 时间： 自 年 月 日 时 至 年 月 日 时 共计 日 时地点：申请人填 写机/车票其它交通费住宿费餐费其它合计票 务确 认会 计填 写费用归属预支旅费公司个人账号RMB 部门主管 会计 财务主管 总裁预支款签收：今收到上项预支款无误，本人承诺将于出差返回七个工作日内结清此预支款。 申请人： 日期： 出差旅费申报表日 期申请