合同管理制度(司发044).doc

公司文件文件编号OUR REF司发（044）2008文件版本VERSION NO. 版本1.0文件类别CATEGORY管理规定发文日期DATE2008-11-21修订日期MODIFY /页数NO.OF PAGES10页拟文人FROM 审核 VERIFIED批准APPROVED收文人TO公司全体员工收文部门 TO(DEPT.)公司各部门抄送CC田 昱密级CONFIDENTIA 传阅 阅后存档 保密 保密期限CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM附件ATTACHMENT附件1：合同审核会审表附件2：合同档案目录 附件3：订单档案目录附件4：合同专用章使用登记表 合同管理制度第一章总则第一条 为加强合同管理，提高企业经济效益，根据公司实际情况，特制定本制度。第二条 合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。第三条 本制度所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。第四条 凡以公司名义对外签订的合同，均适用本制度。第二章 法人授权委托 第五条签订合同可以实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或主要负责人书面授权的企业有关人员代理签订。 第六条代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的法定代表人授权委托书，并在授权范围内签订合同。法定代表人授权委托书采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。第七条 凡以公司名义对外签订合同一律须持授予的授权委托书。授权委托书不得以任何形式转给他人。 第三章 合同的签订、审查和履行第八条 合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况： (一)对方当事人主体资格审查。包括：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等依法应当办理的行政许可证。同时，合同承办部门应将对方当事人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等行政许可证的复印件附在正式合同文本后面。 (二)对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。 (三)对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。第九条订立合同，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用由双方签字盖章的正式合同书形式。 第十条合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。对涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 第十一条解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或诉讼，选择仲裁的应在合同中明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构第十二条 合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 第十三条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由经办部门依法及时办理。 第十四条正式合同文本应一式多份。合同正式文本除合同经办人自行复印保管外，一份正本应交商务部保存，一份正本应交财务部存档。 第十五条合同应按下列程序签订： （一）草拟会签：合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写，送相关部门会签，各相关部门应在1日内完成会签，并将会签意见及合同文本交商务部。（二）审查修改：商务部于1日内就合同文本的合法性、有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由商务部进行协调定稿。 （三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人或其授权代表签批、加盖合同专用章。合作双方签字、盖章的合同文本的管理参照本办法第十四条执行。 第十六条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。 第十七条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。 第十八条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行：（一）经营状况严重恶化； （二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务； （三）丧失商业信誉； （四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形； 第十九条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务。 第二十条在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务关系，同时合同承办部门应要求对方当事人出具相关证明文件，及时通知商务部、财务部，并将相关证明文件交商务部、财务部保存。第四章合同的变更、解除第二十一条 由于我方原因需要变更或解除合同，应及时通知对方，双方达成书面协议。合同的变更、解除，按签订合同的流程（本管理办法第十五条）办理。 第二十二条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。 第二十三条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同： （一）因不可抗力致使不能实现合同目的； （二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务； （三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行； （四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； （五）法律规定的其他情形。 第二十四条 变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）。 第二十五条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。第五章 合同的管理、归档和考核 第二十六条公司商务部全面负责公司的合同管理；各部门指定人员负责所在部门的合同管理。 第二十七条公司的合同专用章、空白合同、授权委托书专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司负责人或其授权人批准。 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。 第二十八条已签订的合同及送货回单，增值税发票、收据以及业务往来的传真、信函、对帐单等资料，各部门人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司商务部随合同保管。第二十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。第三十条 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚，交商务部档案管理人员存档。以上资料不得随意放置、销毁、遗失。第三十一条 合同档案材料，应包括合同正式文本、附件，双方当事人在合同履行中来往书信、电报、电话记录以及其它有关材料。 第三十二条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经有关部门确认后方可办理离职手续。 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司商务部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第三十三条 公司对合同管理进行定期考核检查，对利用合同进行违法犯罪行为的应给予处罚，构成犯罪的，追究刑事责任。 第六章 附则第三十四条 本制度下列用语的具体含义：（一）本制度中的合同，指本公司与其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而达成的协议，包括OEM加工协议、国内外销售合同、采购合同、模具开发合同、固定资产的购买与租赁合同、以及与政府部门之间的协定，等等。（二）有权签订合同的签字人为公司的法定代表人或其授权人，其他人无权对外签订合同。（三）合同审核流程，详见合同审核会审表中的备注。第三十五条 其它（一）合同专用章的管理部门：合同专用章由商务部专人保管，由商务部负责对合同专用章的使用情况监督管理。（二）合同专用章的盖章流程 1）经办人到商务部填写“合同专用章使用登记表”； 2）由经办人所在部门经理以上领导在“合同专用章使用登记表”的核准栏签批； 3）由公司法定代表人或其授权人批准； 4）到商务部盖章。（三）销售订单的管理也适用本制度，但不需填写合同审查会审表。有权签订人为部门经理以上职位的人员。各部门自行复印留底后，需将正本一份（无正本时可以用复印件替代）交商务部存档。（四）采购合同、采购订单的管理：由供应链管理中心指定专人自行收集管理，具体管理办法详见供应链管理中心的相应管理细则，商务部有权对其进行定期抽查和监督。（五）本制度自发布之日起生效实施，解释权归公司商务部。附件：1、 合同审核会审表；2、 合同档案目录；3、 订单档案目录；4、 合同专用章使用登记表 合同审核会审表提交人:所在部门:提交时间:合同名称:内容简述: 部门经理副总/总监产品部商务部总经理备注:销售合同（包括OEM加工协议）签字流程：部门经理部门副总商务部总经理； 采购合同签字流程：部门经理部门总监产品总监商务部总经理11保管单位商务部建档时间档案明细序号合同编号客户名称合同名称页码签署日期到期日合同文本性质备注1原件 复印件234567891011121314注：1、内外销合同分不同的卷宗管理；2、要求将同一产品类别的客户合同归在一起，同一客户的合同归在一起。合同档案目录订单档案目录保管单位商务部建档时间档案明细序号合同编号客户名称合同名称页码签署日