采购成本控制.doc

浅谈采购成本控制一、 为做么要控制采购成本？目前的市场经济条件下，很多企业面临着来自国内外的激烈竞争，一个公司能把产品销售出去，能获得的利润往往很薄，如果不重视采购成本的控制，微薄的利润就很容易被蚕食掉，导致企业的亏损，甚至威胁到企业的生存，特别是在材料占成本比重很大的商贸企业、工业企业尤其突出。同时加强采购成本的控制对预防职务犯罪，提升企业管理水平，也是很有用的。二、 采购过程中的成本控制措施1、 事前的准备（1） 建立供应商档案采购部门、审价部门根据所在的行业，对公司可能会采购的材料做到心中有数，对大宗材料据材料品种对应的一种材料至少储备三个以上的供应商档案，供应商档案的内容包括供应商的名称、通讯地址、联系电话、联系人、资本额、营业执照号、营业资料、产品类型、产品价格、质量、供货条件、垫资能力、信誉、售后服务与公司亲密程度、合作记录、履约情况，尽可能了解供应商的成本构成、利润水平，知已知彼才能百战不殆，作为合同谈判的基础。对小宗材料也要尽可能地建立供应商档案，至少要知道哪儿有集中的大型市场。建供应商的档案应可能选择直销商（生产厂家），不能图方便，只选择中间商。中间商不仅要有零售商，还要有批发商。审价部门在大公司专设一部门，在中小型公司设在预算部，无预算部的设在财务部。由这两部门再指定人员担任审价人员。审价人员必须有良好的职业德和责任心，敢于坚持原则，秉公办事。（2） 了解公司采购计划及物资库存情况这样做避免重复采购、人情采购，造成物资的积压，增加公司的财务负担。编制采购计划，应根据公司的经营目标，使用部门的生产计划，材料定额消耗量、确定材料的使用量、及使用成本。采购计划应报使用部门、审价部门、财务部门、技术部门审核、总经理审批后执行。特殊产品因价格季节波动，而公司又是经常要用的，逢价格低的时候需增加储备量，必须取得使用部门、审价部门、财务部门、技术部门、总经理的同意，以会议纪要的形式形成共同意见。总经理和采购部门不能专权擅作主张。2、 确定物资的采购方式和供应商这是采购过程中的核心，也是最重要的环节，首先是使用部门提供的用料计划，用料计划应当明确采购类别、质量等级、数量、规格、相关要求和标准、交货时间等，值得一提的是用料部门要加强计划管理，给采购部门留出一定的采购时间，不能抵到要用料时，才给采购部门提计划，从而导致生产的停工待料。使用部门提出用料计划检查是否符合采购计划，如不符使用部门需书面说明原因，超出采购计划的项目，应先履行采购计划调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行采购。据用料计划和公司的管理制度，采购部门确定采购方式。规模不同的公司对采购方式有不同的规定。一般而言，采购额在10万以上的要使用招标采购、10万至1万使用询价或定向采购，1万以下直接采购。对招标采购公司在相应管理制度中应明确招标采购的实施程序、详细的评标规则。采购部门根据招标采购程序组织招标采购。招标采购由于涉及大宗材料和重要物品，参与投标单位不能少于三家，另外由使用部门、审价部门、技术部门、财务部门组成的评标小组参与评标，评标过程形成会议纪要，并由参评人员在会议经要上签字，评标要防止参与投标单位围标的情况并制定相应的防范措施。评标时，要综合考虑投标单位的价格、质量、服务等情况，选出最佳的单位。对于采购额10万至1万的单位，由采购部门提供至少三家供货单位信息给审价部门，供应商信息应包括建供应商档案时所需信息，审价部门通过已有档案或电话调查、实地调查的方式至少再补充一家单位，比质、比价、比服务，形成书面意见，将最终选出的供应商连同参选供应商的资料交总经理最后决定，总经理不得违背程序越权指定供货商。技术性强的采购，审价部门与采购部门在评定时需邀请技术部门人员参与提供意见。对于1万以下的至1000元的采购额要求采购部门提供不少于三家供货商的信息，报审价部门，审价部门勘情增加新供应商信息，并最后按比质比价原则，形成书面意见，最终确定供应商，书面意见应与采购部门共同签名，不必报总经理审批。如与采购部门不能达成一致意见，则由总经理最后定夺。1000元以下的则由采购部门直接采购。但公司应建立抽样暗访制度，应由审价部门或另雇调查人员不定期进行抽查。除了上述方式确定供应商外，还可想法了解竞争对手的采购成本，如其采购成本更低，则设法找到竞争对手的供应商。3、 合同谈判、合同会签形成正式合同标的额在1万以上必须签合同，合同谈判甚少有两名人员参加，一般为采购部一名、审价部门1名，根据采购物品的技术要求，邀请技术部门、材料使用部门人员参加。由于选出来供应商报价都留有一定的余地，因此都还存在砍价的空间，因此谈判人员除要熟悉市场行情外，还得有一定的谈判技巧，让对方把价格再降一部分下来。合同条款拟定好后，由采购、审价、技术、材料使用部门人员签字外，还应由财务部门参与，财务部门主要审查付款方式、付款条件，防范付款方式不当带来的法律风险。各部门会签后，交法律顾问会签（此条仅适用于设了法律顾问的公司），再报总经理会签，某些公司一定额度以上最后还需由董事长会签，会签完毕，掌握印章的部门，凭会签原件，加盖合同专用章。从而形成正式合同。4、 采购部门填写请购单，向供货商发出订单请购单必须经会同会签中的相关部门人员审批，除此外还需增加仓管人员的签名，仓管人员应对是否存在过量、重复采购签署意见。请购单作为发出订单的支持附件。订单需编号，共三份，一份给客户、一份给保管，另一份采购部门自留。5、 采购物资验收入库由采购部门、材料使用部门、保管，对照采购合同、订单对购进物资的数量、质量、规格、品种进行验收，涉及大宗和新、特物资采购的还应进行专业测试。并填制一式四份的入库验收单，相关参加人员在验收单上签名认可。在验收过程中发