公司档案管理办法.doc

公司档案管理办法公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为了规范和进一步加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用公司档案，更好地为公司发展服务，根据集团公司的有关规定，结合公司档案管理工作的实际情况，制定本办法。第二条 本办法所称的公司档案，是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于（文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函）等不同形式的历史记录。第三条 公司及其职能部门、分支机构、关联公司中的一切工作人员都有保护公司档案的义务。第四条 公司股东会、董事会应当加强对档案工作的领导，把档案事业的发展建设列入公司年度计划和远景规划。第五条 公司档案管理工作实行垂直领导、集中管理的原则，维护档案的完整与安全，满足公司及各方面的利用。第二章 档案管理部门及其职责第六条 公司根据档案管理工作的实际需要，设立专门的职能部门（以下简称档案管理部门）负责收集、整理、保管和提供利用公司档案，并对分支机构、关联公司的日常档案工作进行监督和指导。档案管理部门直接向公司（总）经理负责并汇报工作，其具体职责如下：（一）与公司法律事务部拟定档案管理的具体实施办法及公司档案事业的发展规划，报公司董事会研究决定后，组织实施；（二）对本办法的执行情况进行监督检查，查处档案违规行为，对违反本办法的相关工作人员提请公司董事会追究其法律责任；（三）监督、指导公司及其分支机构、关联公司档案材料的形成、积累和归档工作；（四）做好档案存放地点的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作；（五）对归档的材料应当进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具、销毁等工作；（六）公司董事会依据本办法确定的其他职责。第七条 档案管理部门应当配备必要的档案管理人员，并由公司（总）经理指定其主要负责人，负责档案管理部门的全面工作。档案管理人员应当忠于职守，遵守工作纪律及公司的各项规章制度，并具备一定的专业知识。对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的个人，由公司给予精神和物质上的奖励。第三章 档案的管理第八条 下列文件资料、数据电文等属于公司档案的归档范围： （一）技术信息，是指与公司产品的研究开发、生产制造等有关的技术决窍、生产方案、工艺流程、设计图纸、化学配方、技术情报等方面的信息资料，包括但不限于：1、研究开发部门在产品的研制过程中形成的产品配方、菌种培养等；2、生产部门在产品制作过程中形成的工艺流程、设备采购安装资料等；3、在厂房、设备等建筑安装使用过程中产生的各种设计图纸、技术参数等；4、其他具有保存和利用价值的技术信息。（二）经营信息，是指在公司的生产经营活动中产生的，除技术信息之外的其他反映和控制生产经营管理活动的信息资料，包括但不限于：1、公司申请设立、变更、终止、注销、解散、歇业、清算等过程中产生的；2、公司股东会、董事会、监事会在公司存续期间形成的； 3、公司各职能部门，如财务、人事、法律、保卫等在经营管理中制作形成的；4、公司的营销部门在产品销售过程中积累的客户资料、销售渠道等；5、其他具有保存和利用价值的经营信息。（三）反映和记载公司技术信息和经营信息的其他信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。第九条 公司应当对所保管的档案材料采取下列管理措施：（一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化，便于对档案的利用；（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，确保档案的安全；（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备，实现档案管理的现代化。第十条 对公司规定的应当立卷归档的材料，各相关部门及其工作人员应当自档案形成之日起三十个工作日内将整理好的档案材料，经该部门负责人审查确认后，向档案管理部门移交，由档案管理部门进行整理、立卷、归档，集中管理。任何个人都不得将应当立卷归档的材料据为己有或者拒绝归档。经档案管理部门核实，专业性较强或者需要特别保密的档案，可以延长移交期限，但最长不得超过六十日；由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前移交。公司规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条归档的材料，应当做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。档案管理部门在对归档的各种材料进行验收时，凡不符合要求的，有权要求有关部门及其工作人员限期更正，否则不予归档。第十二条禁止档案管理人员擅自变更、修改公司档案，确需变更、修改的，应当报公司（总）经理批准同意。档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。第十三条 保密档案的管理和利用，密级的变更、解密和调整，必须按照公司有关保密的规定办理。第十四条 档案的保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。档案具体保管期限由公司董事会研究确定。第十五条 保管期满的档案材料可以按照以下程序销毁：（一）由档案管理部门提出销毁意见,编制档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；（二）公司（总）经理在档案销毁清册上签署同意意见；（三）档案管理人员在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案材料。销毁后,应当在档案销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告公司（总）经理。未经公司（总）经理批准同意，任何人不得以任何借口擅自销毁档案材料。第十六条 保管期满但未结清的债权债务档案材料和涉及其他未了事项的档案材料,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案,应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。第十七条 禁止出卖公司档案。档案复制件的交换、交接、转让，按照公司规定办理。第四章 档案的利用第十八条 本办法所称档案的利用，是指对档案的查阅、复制和摘录。利用档案应当在档案室进行，但借阅档案材料的除外。利用档案材料，严禁在档案上涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或者损毁。第十九条 公司工作人员持工作证、身份证等合法证明，可以利用档案；分支机构、关联公司需要利用公司档案的，其工作人员应当出具由该单位主要负责人签字并加盖单位公章的介绍信，持工作证、身份证等合法证明。上述工作人员利用公司档案，应当填写有关单据，依照利用权限经相关领导签批，或者经公司（总）经理批准同意。若须借阅档案材料应当报经公司（总）经理批准同意，并办理登记手续。借阅期限一般不得超过三十个工作日，期满应当及时归还；若届时未利用完，应当办理续借手续。第二十条档案管理部门应当充分利用现有的档案材料，及时、准确地为公司的各项工作提供服务。第五章 法律责任第二十一条 公司工作人员，当然包括档案管理人员，有下列行为之一的，由公司依据与其签订的劳动合同及保密协议的有关约定追究其违约责任，并可以要求其支付一定数额的违约金及损害赔偿金；涉嫌犯罪的，通报国家公安、司法机关，依法追究其刑事责任：（一）损毁、丢失档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、转让、赠送档案的；（五）拒绝移交档案或者将档案据为己有的；（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）擅自扩大或者缩小档案收集范围的；（七）知道或者应当知道所保存的档案面监危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）玩忽职守，造成档案损失的；（九）对档案造成损害的其他情形。第六章 附 则第二十二条 公司财务部门的会计档案管理办法根据国家有关规定，参照本办法执行。第二十三条 本办法自发布之日实施。此前公司发布的有关档案管理方面的规章制度与本办法不一致的，以本办法为准。附件：档案管理人员工作细则一、在公司（总）经理的直接领导下，负责公司档案，尤其是技术秘密资料的保管、分类、借阅、督促返还等工作。二、审查档案借阅单上的签字是否齐全，签字人是否超越权限，对不符合借阅条件的不准借阅，否则出现的一切后果由出借人负责。三、负责将档案进行分类、编号登记工作。四、对借出的档案，要监督借阅人在规定的时间、地点和特定的环境下使用，否则，有权中止借阅人的借阅期限。五、在借阅人归还技术秘密资料时，仔细检查封条是否开封，并询问借阅人是否利用复印、扫描、打印等手段私自留存备份，在登记簿上登记扩散项目。六、档案室采用二人二锁同开机制，随时关门，禁止外人私自进入，防止泄密。七、每月月