存货管理办法修订版草稿.doc

存货管理办法目录第一章总则 2第二章存货定义及分类 2第三章存货管理方式及职责分工 2第四章存货的采购 4第五章 存货的计量 5第六章存货的入库管理 5第七章存货的日常管理 6第八章 存货的出库管理 6第九章二级库的管理 5第十章 存货跌价准备的认定及处理原则 6第十一章存货的处置 7第十二章 存货的账务处理 8第十三章附则 8 1存货管理办法第一章 总 则第一条 为了规范存货管理工作，保证存货的有效使用及安全完整，提高存货使用效率，减少资金占用，更好的服务于使用部门，根据企业会计准则、大连集装箱码头有限公司财务制度及相关法律、法规制定本管理办法。第二条 本办法适用于公司所有存货的管理。第二章 存货定义及分类第三条 存货是指企业在日常活动中持有的以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。第四条 存货包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料。根据公司的实际情况，存货可分为备品备件、行政用品、低值易耗品。1. 备品备件：现场作业用的消耗性物资（包括岸桥、场桥、集拖、叉车等的备品备件）。2. 行政用品：用于办公及劳保、福利而准备的物资。3. 低值易耗品：不符合固定资产确认条件，且单价在规定限额以下的、使用年限较短的易损易耗的工属具、办公家具、办公用品等。第三章 存货管理方式与责任分工第五条 公司设立采购委员会负责物资采购及库存管理工作的决策及执行监督，采购委员会下设物资标准管理组、供应商管理组、采购组和仓库组。在管理过程中，采用人工管理与供应链管理系统相结合的方式。1. 采购委员会由总经理、副总经理（主管财务部和综合管理部）、副总经理（主管操作和安全部）、财务部经理、总办技术质量考核经理、综合管理部经理组成，总经理担任主席。作为公司物资采购的决策机构，它主要讨论、决策以下采购工作：装卸设备消耗性备件、材料等码头生产用消耗性物资采购项目；行政办公用资讯设备、家具、车辆等日常消耗备件、物资的采购项目；行政办公消耗用品的采购项目；福利及劳保用品的采购项目；外委维修项目；废旧物品出售项目；其他由总办授权采购委员会审批的项目。2. 物资标准管理组由总办技术质量考核经理、采购主管、各专业技术员、成本核算会计组成，总办技术质量考核经理担任组长。主要负责对不同类别的物资建立有针对性的物资管理标准表，进行采购物资的分类管理，编制常用物资安全库存定额表、消耗性材料定额表，并上报采购委员会批准。同时将通过批准的分类物资标准录入供应链管理系统，作为采购及物资管理的基础信息。3. 供应商管理组由综合管理部经理、采购主管、各专业技术员、成本核算会计组成。由综合管理部经理担任组长。供应商管理组主要负责收集供应商资料，对其从质量、价格、服务、资质、经营状况等方面进行考核评价，根据评价结果对供应商进行打分, 对分值不高的供应商进行末位淘汰，将合格供应商评审情况汇总供应商评估表，报采购委员会批准后，将获批的供应商资料录入供应链管理系统，作为公司采购的合作伙伴。4. 采购组由综合管理部采购主管及采购员组成，主要负责公司的采购管理工作。5. 仓库组由综合管理部仓库主管及各仓库管理员组成，主要负责存货仓储管理工作。第六条 存货管理的责任分工：1. 总办：批准财务部上报的存货管理办法；作为采购委员会成员，审批存货的采购、处置；审批存货盘点报告。2. 财务部经理：制定上报存货管理办法；审核上报存货采购资金计划；作为采购委员会成员，审批存货的采购、处置；监督仓库；审核存货盘点报告。3. 综合管理部经理：作为采购委员会成员，审批存货的采购、处置；负责主持供应商管理组工作。4. 采购申请人：详尽的提出本部门的采购需求，包括原因、产品数量、性能、品牌、市场参考价格等；及时领取已到货的采购物资；使用、管理领取的物资。5. 职能部门经理：审核本部门提出的采购需求是否真实、合理；审核本部门存货购置支出是否在预算范围内；审批、监督本部门行政等用品的使用情况。6. 采购主管：对各部门的采购需求、可处理废旧物资进行市场询价、比价并上报采购委员会；严格按照采购委员会审批结果进行采购；作为采购委员会下属供应商管理组成员，对供应商进行评估；参与存货入库验收及废旧物资处置。7. 总办技术组：对存货的增减变化（购置、销售、损毁等）做技术鉴定，提供专业意见；作为采购委员会下属供应商管理组成员，对供应商进行评估；负责物资标准管理组工作。8. 仓库主管：负责存货入库验收；通知采购申请人领取已到的存货；负责存货在库期间的日常管理；参与存货盘点；参与存货处置。9. 成本核算会计：担任采购委员会秘书，根据实际情况需要，组织召开采购会；参与供应商管理组的供应商评估工作；负责存货的账务处理；监督废旧物资的出售并开具商业货物销售剪贴发票；定期、不定期进行存货盘点并出具存货盘点报告；维护供应链管理系统中的会计科目和财务系统供应商的关联。 第七条 除获授权批准的物资采购项目外，公司所有的存货采购及库存管理必须通过“供应链管理系统”完成。“供应链管理系统”由总办技术质量考核经理负责管理并持有系统管理员权限，操作部资讯主管负责技术支持，相关岗位提出的“供应链管理系统”的功能设置及调整优化需求，经采购委会员批准后由总办技术质量考核经理负责组织实施。第四章 存货的采购第八条 公司所有存货的采购，均须经采购委员会批准。根据需求发起类型的不同，采购可分为计划采购、库存补充采购、紧急采购。1. 计划采购是指由采购申请人根据需求提出申请而发起的采购。2. 库存补充采购是指对设有安全库存的物资，经使用部门领用后，当物资库存量低于最低库存，供应链管理系统发出警告时，由仓库保管员发起的采购。3. 紧急采购是指由于特殊情况需要急需获得某种物资，按照正常采购流程不能及时满足需求的情况下，经总经理、副总经理（主管财务部和综合管理部）以电话、邮件等方式授权批准后，发起的采购。第九条 公司存货采购的工作流程包括七个环节:采购申请-采购审批-比价招标-招标结果审批-发出采购订单-验货入库-付款，各环节具体规定如下：1. 采购申请人在管理系统中录入采购申请，申请应提供完整的物资采购需求信息，包括申请原因、数量、性能、品牌、市场参考价格等。2. 经技术人员审核后，综合管理部经理（库存补充采购）或使用部门经理（计划采购）审批采购申请。综合管理部采购组根据性价比最优的原则确定供应商以及采购价格后，在系统中生成采购订单，各级管理人员根据系统授权逐级批准，单价及总价满足其中一条即需要如下审批顺序：采购金额（人民币万元）审批顺序单价总价0-0.5) (0-2) 技术主管总办技术质量考核经理综合管理部经理副总经理（主管操作部）财务部经理0.5-2 2-10技术主管总办技术质量考核经理综合管理部经理副总经理（主管操作部）财务部经理副总经理（主管综合和财务）（2-）（10-）技术主管总办技术质量考核经理综合管理部经理副总经理（主管操作部）财务部经理副总经理（主管综合和财务）总经理3. 综合管理部采购组根据部门经理批准的采购申请，在公司供应商清单中选择相应的3家供应商发出询价单。4. 综合管理部采购组将供应商回复的询价结果录入供应链管理系统，采购委员会逐级审批。5. 综合管理部采购组根据供应链管理系统的批复，向供应商发出采购订单。6. 供应商送货到仓库前通知综合管理部采购组，采购组组织采购申请人、技术组工程师和仓库保管员进行现场验收入库。7. 采购的物资验收合格后，在付款期内，采购人员根据公司付款管理办法规定填写付款申请单，递交财务部申请付款。财务部成本核算会计审核付款申请单及供应链管理系统、财务金蝶系统的信息后方可付款。 第五章 存货的计量第十条 按照企业会计准则的规定，公司存货的计量分为初始计量、发出存货计量及期末计量。第十一条 公司取得存货按照实际成本进行计量，存货成本包括采购成本、加工成本及其他成本三个组成部分。公司存货的取得主要是通过外购和委托加工两个途径。外购存货的成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用；委托加工取得存货的成本包括采购成本及加工成本。第十二条 发出存货的计量：备品备件、行政用品采用移动加权平均法计量；低值易耗品采用五五摊销法计量。第十三条 存货的期末计量：存货的期末成本按照实际成本与可变现净值孰低原则进行计量。在资产负债表日，当存货的实际成本低于可变现净值时，存货按实际成本计量；当高于可变现净值时，存货按可变现净值计量。第六章 存货的入库管理第十四条 存货入库管理：1. 仓库保管员收到到货通知后，应核对系统订单信息，准备库位。2. 货物送达仓库后，验收人员应根据采购订单信息对货物的种类、数量、品牌、规格型号、品质等进行核对，无误后该存货方可入库，同时仓库主管在供应链管理系统中作入库验收操作；如有不符合要求的物资不予收货，由采购组重新进行采购。其中备品备件由仓库管理员、采购员、技术人员、技术公司工程师验收；行政用品由仓库管理员、采购员验收；低值易耗品由采购员、技术人员、采购申请人、固定资产管理会计在低值易耗品验收单签字验收。3. 存货入库后，仓库保管员应及时通知采购申请部门和使用者，以便使用部门及时领用该存货。 4. 对于购买固定资产随即赠送的配件，应在固定资产及设备到港后即时入库管理，无需等到验收资产后再入库。第七章 存货的日常管理第十五条 仓库保管员应将存货的按照种类、规格、型号，进行分类储存。仓库保管员按照具体的仓库管理制度对存货进行安全、完整的保存。第十六条 存货应做到日清日结，标签填写完整，确保“账、卡、物”一致。第十七条 存货的盘点采取月度抽盘、年度全盘的盘点方式。由财务部牵头，综合管理部参与，共同完成存货的盘点工作。1. 月度盘点：财务部每月应在月底前完成月度存货盘点工作。财务部成本核算会计根据抽盘的原则，选择部分仓库存货及部分低值易耗品，列出盘点清单。2. 月度抽盘前，财务部成本核算会计提前一天通知仓库组及其他相关部门。在抽盘当日，暂停所有的存货出入库， 根据成本核算会计制作的盘点清单，由财务部、综合管理部仓库组及其他相关部门，逐一进行盘点，并做好记录。如有违规情况，成本核算会计应及时予以纠正；如有账实不符的情况，应及时查明原因并上报。3. 年度盘点：财务部成本核算会计根据工作需求拟定存货盘点计划，报财务部经理批准后通知相关职能部门。4. 存货盘点前，仓库管理员应提前两天通知各职能部门。在盘点当日，暂停所有存货的出入库，由财务部成本核算会计在供应链管理系统内导出存货明细表。5. 财务部、综合管理部仓库管理组共同到仓库实地进行盘点。盘点人员对照存货明细表逐一盘点。盘点结束后，形成存货盘点结论，参与盘点的工作人员均须在盘点明细表上及盘点结论表上签字确认。6. 盘点完毕后，财务部成本核算会计出具存货盘点报告，经财务部经理审核后上报总办。在盘点中发现存货出现盘盈、盘亏、毁损 、变质、报废等情况的，要及时查明原因，经技术组等相关部门鉴定确认后，提交处置和核销方案，经总办审核后，上报执行委员会，执行委员会批准后，方可进行处置。财务部门负责建立备查账簿，监控其处理结果。第十八条 每年年末，财务部根据存货的期末净值进行续保。 第八章 存货的出库管理第十九条 存货出库管理：1. 部门领用存货时，领用人应在供应链管理系统中提交出库申请，经各级管理人员逐级批准后方可领用，其中行政用品领用需经本部门经理批准，备品备件领用的审批人及审批顺序如下：领用金额（人民币万元）审批人及审批顺序0-2) 技术公司负责部门经理技术公司副总DCT总办技术组工程师DCT总办技术质量考核经理2-）技术公司负责部门经理技术公司副总技术公司总经理DCT总办技术组工程师DCT总办技术质量考核经理2. 存货出库实行“按订单出库”和“先进先出”的原则。3. 仓库管理员在出库过程中，要认真核对出库存货的名称、规格、型号和数量，确保与申领人申请的相一致。对消耗性材料，若用量超过消耗性材料定额规定，则需要管理层授权批准。4. 存货出库后，仓库保管员应及时完成供应商管理系统的出库记录更新，对低于安全库存量的存货，应及时通知采购组采购补充。5. 对零部件更换、工属具以及有不可分割包装的消耗性物资，领用人应以旧换新。6. 低值易耗品的领用，在填写低值易耗品的验收单的同时，即可交由使用人领用。第九章 二级库的管理第二十条 二级库分为工属具二级库和行政用品二级库两类。工属具二级库是由于为装卸大件而领用的、不符合低值易耗品定义的、一般使用年限在1年以上的工属具而形成的二级库；行政用品二级库是由于各部门秘书批量领用的本部门的行政用品而形成的二级库。第二十一条 工属具的使用部门（资源配置）负责工属具规格的提出和使用过程中的日常维护及报废申报工作。第二十二条 技术组负责工属具的技术指导、安全部负责使用工属具的安全监督、资源配置负责工属具的日常检查。第二十三条 资源配置根据实际需求按照采购流程在供应链管理系统提出采购申请，注明工属具的规格、用途、数量的信息。第二十四条 在新购置的工属具、自制或者修复的工属具在使用前，应由大件工艺主任对其进行例行检查，以确保能投入正常使用。第二十五条 日常使用人员负责对工属具进行经常性检查（含使用前、使用间歇时间）目视检查，如有安全性能缺陷是，应停止使用。第二十六条 大件工艺主任须在每周一对常用工属具进行检查并做检查记录；每次交接班时，高级业务员负责对常用工属具进行目视检查，发现异常须马上汇报大件工艺主任。第二十七条 资源配置应当对吊具与索具的使用频度、工况条件恶劣程度以及工属具经验使用寿命时间等等来确定合理的检查周期。有技术组指定专业人员，按工属具安全技术要求，用检测仪器进行全面检查， 做出安全评价。定期检查周期一般不低于半年，最长时间不超过一年，同事做出详细的检验记录。第二十八条 对于检测不合格的工属具，由资源配置向技术组定期（至少一个季度一次）做出汇总整理，经技术组确认后，转综合部采购组进行处置，执行“废旧物资处置流程”。第二十九条 各部门秘书应对领用的本部门的行政用品的做好明细收发记录，以确保本行政用品的合理使用。第十章 存货跌价准备的认定第三十条 公司应定期检查存货的价值减损情况。如存在以下情况，表明存货的可变现净值低于成本：1. 公司因设备等更新换代，原有存货已经不适应新设备的需要，而该存货的市场价格又低于其账面成本。2. 已过期且无转让价值的存货。3. 生产作业已经不再需要，并且已无使用价值和转让价值的存货。4. 其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货。第三十一条 财务部应在每年12月底前，根据技术组鉴定结果，比较存货的成本与可变现净值。采用逐项比较法来进行，按照单个存货项目计提存货跌价准备。公司计提存货跌价准备，须上报公司执行委员会审批，执行委员会审批后，公司方可进行计提减值准备的会计处理。1. 当成本低于可变现净值时，不必进行会计处理；2. 当可变现净值低于成本时，应计提存货跌价准备；3. 如果以前减计存货价值的影响因素已经消失，则减计的金额应该予以回复，并在原来已计提的 存货跌价准备的金额内转回。第十一章 存货的处置第三十二条 公司处置的存货分为“废旧物资”和“闲置存货”两种，处置前均须经采购委员会批准。第三十三条 公司的废旧物资主要是“以旧换新”产生的废旧物资。“以旧换新”是指领用新的存货时，原则上必须将旧的物资交还至仓库的存货管理模式。废旧物资处置的工作流程如下：1. 每月10日前，废旧物资库管理员将上月待处理的废旧物资进行实地盘点，出具待处理废旧物资明细表，在5个工作日内上报技术组工程师。2. 技术组工程师到现场确认无误后，上报财务部成本核算会计审核。审核通过后，技术组通知采购组进行市场询价、比价。根据废旧物资的实际情况，采购组至少每季度进行一次市场的询价、比价。采购组将反馈结果上报采购委员会秘书，由采购委员会秘书上报采购委员会审核批准。3. 采购委员会批准后，由财务部成本核算会计、采购组主管、仓库组主管共同到废旧物资库现场监督出售废旧物资。4. 废旧物资购买者将款项直接交给财务部出纳处，成本核算会计据实开具商品销售发票并进行账务处理。第三十四条 公司的闲置存货是指经过技术组鉴定，在公司生产作业过程中将长期不会使用的存货。闲置存货经技术组工程师确认后，由采购组寻找适当买家，当有购买意向后，经采购委员会秘书上报采购委员会批准后进行出售。出售价格不得低于存货原价115%（加收15%为存货管理费）；零单价的闲置存货由采购组进行市场询价，经采购委员会秘书上报采购委员会批准后进行出售，出售价格不得低于市场公允价格。第十二章 存货的账务处理第三十五条 存货采购入库的账务处理为借记“原材料”科目，贷记“应付账款”/“银行存款”/“现金”科目。1. 先入库后付款的存货，借记“原材料”/“低值易耗品-在库”科目，贷记“应付账款”科目。支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”/“现金”科目。2. 直接购买的存货，借记“原材料”