Access课件第十三课 报表.doc

报表的操作一、报表排序和分组1、记录排序 操作步骤 “视图”菜单 “排序与分组” “设计”视图 工具栏“排序与分组按钮”注：“报表向导”中设置字段排序，限制最多一次设置4个字段，并且限制排序只能是字段，不能是表达式。“设计”视图排序,一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序: 如果对多个字段排序，则选取字段的顺序就是排序次序。首先对第一个字段排序，当第一个字段的值相同时，再对第二个字段排序。 例：排序可以是表达式：=left(姓名,1)2、记录分组（只能在“设计”视图下进行） 分组指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。 一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。 操作步骤：“设计”视图 排序与分组 选分组字段组页眉选“是”组页脚选“是”，设计视图中显示组页眉和组页脚。 注：“分组形式”属性的说明（163）二、使用计算控件 计算控件指通过设置绑定控件的控件来源为计算表达式形式来实现数据的计算功能的控件。1、报表添加计算控件计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框是最常用的计算控件操作步骤： 选则控件 属性 控件来源 “ =（函数表达式） ”报表中常用的函数：（Avg、Count、First、Last、Max、Min、Sum、Date、Now、Time、Year）2、报表统计计算Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果主要有两种形式（1）主体节内添加计算控件 对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。例：在报表中添加“应发工资”字段 页面页眉中添加标签，主体节中添加计算文本框。表达式：=工资+ 奖金 （2）组页眉/组页脚内或报表页眉/报表页脚内添加计算字段例如：在组页脚添加计算字段。表达式：=avg(成绩) 注意： 计算控件的控件来源必须是等号“=”开头的计算表达式 计算控件不能添加到页面页眉节！ 分组统计时，计算控件应设置在“组页眉/组页脚”三、 创建子报表 子报表是插在其他报表中的报表。 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表，一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表1、在已有报表中创建子报表在创建子报表之前，首先要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的联系操作步骤：打开报表的“设计”视图 在预留的子报表区域利用“子窗体/子报表”控件进行添加 通过向导完成创建。2、将已有报表添加到其他已有报表来创建子报表操作步骤：打开作为主报表的报表“设计”视图 按F11键切换到数据库窗口 将作为子报表的报表拖动到主报表中需要插入子报表的节区注意：子报表在链接到主报表之前，应当确保已经正确地建立了表间关系。3、链接主报表和子报表（P171） 通过“报表向导”或“子报表向导”创建子报表，在某种条件下Access数据库会自动将主报表与子报表进行链接。但如果主报表和子报表不满足指定的条件，则可以通过下列方法来进行链接： 打开报表的“设计视图” 选择子报表控件并打开“子报表属性” 在“链接子字段”属性框中，输入子报表中“链接字段”的名称，并在“链接主字段”属性框中，输入主报表中“链接字段”的名称。 四、创建多列报表（“文件“ 菜单下 ”页面设置“）操作：五、属性 工具栏“属性”按钮 打开方式： “视图”菜单 属性 右击 属性 1报表属性 报表属性中的几个常用属性： 记录来源：将报表与某一数据表或查询绑定起来(为报表设置表或查询数据源)。 打开：可以在其中添加宏的名称。 关闭：可以在其中添加宏的名称。 页面页眉：控制页标题是否出现在所有的页上。 页面页脚：控制页脚注是否出现在所有的页上。 记录锁定：可以设定在生成报表所有页之前，禁止其他用户修改报表所需要的数据。 宽度：设置报表的宽度。 2节属性 强制分页：把这个属性值设置成“是”，可以强制换页。 保持同页：设成“是”，一节区域内的所有行保存在同一页中；“否”，跨页边界编排。 可以扩大：设置为“是”，表示可以让节区域扩展，以容纳长的文本。 可以缩小：设置为“是”，表示可以让节区域缩小，以容纳较少的文本。 3给报表加页分割 操作时，首先打开一个报