如何评估问题的状况.doc

学习导航通过学习本课程，你将能够： 找出企业的具体问题； 掌握排出事情轻重缓急的标准； 学会计划与准备行动。如何评估问题的状况状况评估有四个环节：第一，找出具体问题，包括列出问题的事项和问题的情况分析两个环节；第二，排出轻重缓急，包括轻重缓急的标准、问题级别的评估、问题变化与解决三方面；第三，计划行动步骤；第四，准备采取行动。如图1所示：图1 状况评估的四个环节一、提出具体问题【案例】钜青公司的问题钜青公司是知名电子公司，自2012年起销售额与订单不断下滑，客户投诉率上升（交期、价格、品质），客户要求品质更严格，而生产成本却在不断增加，状况堪忧。对此，公司总经理要求各部门经理召集会议，找到问题，采取行动，并予以解决。然而，在各部门主管召开的会议时，不但没有找出关键问题，反而使“工作交流会”变成了“埋怨指责会”。总经理非常头疼。经研究，原来在企业会议过程中，所有部门各据山头，企业从上向下分层、从左到右分部门，形成了上中下各部门的断层，各部门分工但是不合作。如图2所示。图2 传统职能型企业示意图一般而言，传统性的功能组织都是从总经理到副总经理，或者是总裁到副总裁。如图3所示。图3 传统的功能性组织示意图在组织中的工作流中，各个副总裁管理供应商的职能部门，从供应商到客户是不规则状，所以变成是供应商从A部门到B部门到C部门到D部门。如图4所示。图4 组织中的工作流程图由于各个人不同，所形成的沟通在组织工作流中产生问题，从整个供应商到客户，这中间所有支持性的流程，包括人力资源、信息、控制、法律，跟各部门产生了问题。如图5所示。图5 组织中的流程图可见，怎样找出问题是关键环节。钜青公司要解决企业的问题，需要把状况分析清楚。经过讨论之后，钜青公司找出几个关键问题：第一，营业额严重下滑；第二，产品交期无法准时交货；第三，产能利用率低；第四，生产成本增加；第五，客户质量要求严格；第六，有订单，但是没法接进来。可见，企业面临着非常严峻的考验。对于钜青公司的问题状况，可以概括为三个方面：第一，产能利用率低，这是泛泛的问题；第二，订单急速下滑，这是具体的情况；第三，订单外包，同时前后段的制程不一，产生短板，进而出现恶性循环，这属于提供证据，是最关键的。表1 矩青公司问题的情况问题事项具体情况销售额下降有订单，但无法接进来货品无法准时交货生产制程异常问题质量无法过关管理者无法掌握产能利用率低订单外包前后段制程不一，产生短板总而言之，只有先列出问题的具体状况，才能真正解决、改善整个问题。二、排出轻重缓急排出轻重缓急的标准有三个：第一，是不是严重性的问题；第二，有没有紧急性的问题；第三，发展性的问题如何。当能够排出轻重缓急标准之后，就要对问题级别的评估结果做出等级评分，等级一般分为高、中、低三档。然后再跟进评估的结果，做出是需要做决策分析还是问题分析的决定，如图6所示：图6 排出轻重缓急表2 问题的级别评估例表问题事项具体情況严重性紧急性发展性问题分析决策分析销售额下降 有订单，但无法接进来高高高货品无法准时交货生产制程异常问题高高高质量无法过关高低中管理者無法掌握高中高产能利用率低订单外包低中低前后段制程不一中中高【案例】帮助小孩克服坏习惯某小孩存在以下坏习惯：经常看电视，早晨不愿意起床，不愿意自己吃饭，甚至不愿意上学。对此，找准问题是决策的关键。如表3所示。表3 小孩坏习惯分析表列出问题事项具体情況早晨不愿意起床并且次数在不断的增加不愿意自己吃饭一是沒胃口二是要人家喂经常看电视喜欢动画片不愿意上学一是不喜欢学习二是同学欺负他三是老师欺负他把问题和具体情况列出来后，接下来就要制定问题级别评估表。表4 解决孩子坏习惯的问题级别评估表列出问题事项具体情況严重性紧急性发展性问题分析决策分析早晨不愿意起床并且次数在不断的增加中低中不愿意自己吃饭一是沒胃口中中高二是要人家餵低低中经常看电视喜欢动画片中中高不愿意上学不喜欢学习中中高同学欺负他高高高老师欺负他根据问题级别评估表，就可以进行相应的决策分析或问题分析，进而解决问题。三、计划与准备行动1.计划行动的内容完成问题的评估分析之后，就要把决策变成具体的行动内容。概括来说，计划行动的内容包括三个：第一，需要做什么；第二，什么时候做；第三，谁来参与做。2.准备采取行动执行行动的程序图7 准备采取行动执行行动的程序如图7所示，执行行动的程序主要有六个：第一，收集信息；第二，分析信息；第三，面对问题；第四，进行承诺；第五，批准计划；第六，执行计划；需注意的是，在整个执行行动的过程中，需要得到领导的大力支持，并且要事先先设定合理的奖惩机制激励，否则，如果在事后设定，就会使奖惩激励机制失去权威。状况分析评估的用途主要有五个：第一，能够为每日或每周制定计划；第二，能够确定跨部门的工作目标；第三，能够分析复杂和重要的事件；第四，能帮助确立项目的发展方向；第五，能帮助澄清各种复杂的状况。图8 状况评估的过程图如图8所示，状况评估的过程包括三个部分：第一，状况评估。状况评估的内容包括：查明、找出具体的问题；确定轻重缓急程度；计划下个行动步骤；计划采取具体行动。第二，为成功的决策做计划。为成功的决策做计划包括三个方面：找到问题的偏差原因，进行问题分析；选择行动方案，进行决策分析；保护行动计划不受干扰，进行潜在的问题分析。第三，成功条件。状况评估的成功条件包括：在高素质分析中找到更佳方案；需要有执行者和批准者的承诺；安排出实际计划所需要的时间。此外，管理者需要