三公司产品采购管理流程.doc

中交四航局第三工程有限公司产品采购管理流程(试行)编号： WP6-21.目的本程序旨在通过明确公司本部各相关部门及项目部在产品采购过程中的职责和工作内容，规定产品采购过程的组织和实施要求，以确保产品采购工作有序地进行，达到保证质量、降低成本、提高效益的目的。2.适用范围本程序适用于公司本部各相关部门及项目部完成的国内各类产品采购的过程管理。3.术语和定义3.1本程序所指产品：主要包括材料、固定资产及其它产品三大类，其中材料又包括结构材料、施工材料、其它材料等。结构材料按照施工设计构成工程实体的材料。施工材料工程施工过程所需的，但不构成工程实体的材料。其它材料船舶、机械、车辆设备所需的配件、消耗类材料。固定资产为施工生产、经营管理而持有的、使用期限在一年以上的有形资产。其它产品除材料和固定资产外所有产品的总称。主要产品公司长期需求、反复采购、单位价值较高的各类产品。需用部门在公司各项业务开展过程中，产品采购需求的公司所属单位（包括本部部门）的总称。3.2资产管理部门权限工程业务部主管材料、船舶、机械、车辆设备、周转材料、小型机具、测量器具。工艺技术部主管试验器具、网络系统及设施。办公室主管办公用品以及电脑、通讯、影像等办公设备。4.产品类别及采购权限划分类别每批次或同一类别总额（万元）采购部门材料结构材料100预算采购部100需用部门施工材料50预算采购部50需用部门其他材料20预算采购部20需用部门固定资产船机设备20；非船机10预算采购部船机设备20；非船机10需用部门其他产品10（限于基层单位，本部部门则以5万元为界限）预算采购部10项目部/机械处/分公司5资产管理部门4.1上表对采购权限的划分属原则性限定，公司指定或授权委托的产品采购不在此限。4.2本着经济高效的原则，各采购部门经分管领导批准时可委托其他部门代办采购，但不可因为委托关系而放弃本次采购中的指导和监督责任，被委托部门也应按照采购管理程序实施采购，并根据原采购部门要求提供采购过程文件。4.3 公司劳动保护用品涉及到由公司股东统一组织制作的部分不论金额大小由公司预算采购部统一采购。4.4 基建项目产品、业主提供、监控的材料由公司预算采购部负责采购。4.5 属公司预算采购部权限范围内的采购产品，均可委托授权需用部门采购。5.产品采购管理流程图（详见附录一）5.1产品采购管理主流程图5.2产品采购合格供方信息库建立流程图5.3产品采购计划编制及审批流程图6.管理职责6.1预算采购部6.1.1负责建立和维护公司采购中心交易平台，负责组织本部门采购权限内的产品采购、招标工作；6.1.2负责拟订由本部门组织采购的合同文本，并组织相关部门进行合同评审；由本部门组织实施的产品采购合同，合同签订后，扫描送需用部门及法律、审计、财务等部门备案；6.1.3协助建立并逐步完善各类采购合同范本；6.1.4负责组织需用部门上报的产品采购合同文本进行合同评审或核备，负责各类产品采购合同的归档管理；6.1.5负责组织对本部门组织采购的产品供方进行调查、评价；6.1.6负责核备由需用部门自行采购的产品供方评价资料；6.1.7负责组织建立公司产品采购信息库，定期更新发布。6.2 工程业务部6.2.1负责审核需用部门报送的材料、船舶、机械、车辆设备、周转材料、小型机具、测量器具等产品的需用计划；负责对固定资产（不动产除外）进行建档和管理；参与预算采购部组织的产品采购招标工作。6.2.2负责提出本部门职责范围内的产品采购计划，参与或组织采购；6.2.3负责对公司主要产品/结构材料供方的技术能力进行评价，并作为检验部门负责对主要产品/结构材料供方的复评；6.2.4负责评价由预算采购部组织采购的主要产品/结构材料供方的供应能力；6.3 资产管理部门6.3.1负责提出由公司预算采购部采购的产品采购计划；6.3.2负责审核需用部门提出的资产需用计划，或参与采购；6.3.3负责采购权限内的产品采购及公司指定的产品采购；6.3.4负责拟订由本部门组织采购的合同文本，报预算采购部组织评审或核备；6.3.5对本部门组织的产品采购进行合同签订、合同交底、合同行履、合同付款、合同结算、证件办理等工作；6.3.6负责确认预算采购部拟定的采购合同中的有关技术质量要求和商务条款，参与预算采购部采购；6.3.7负责本部门自行采购的产品的供方调查评价；6.3.8协助建立产品供方信息库。6.4需用部门6.4.1负责提出需由公司预算采购部组织采购的产品采购计划，报公司工程业务部确认，分管领导审批后，交预算采购部办理采购；6.4.2负责提出属权限内的自行组织采购资产需求计划，报资产管理部门审批，经确认无法调配后组织采购；6.4.3负责采购权限内以及公司确定由需用部门采购更为合适的产品招标、采购工作；6.4.4负责拟订由本部门组织采购的合同文本，报预算采购部组织评审或核备；6.4.5对本部门组织的产品采购进行合同签订、合同交底、合同行履、合同付款、合同结算、证件办理等工作；6.4.6负责确认预算采购部拟定的采购合同中的有关技术质量要求和商务条款，参与预算采购部采购，并负责合同付款、结算、证件办理等工作；6.4.7负责本部门自行采购的产品的供方调查评价；6.4.8协助建立产品供方信息库。6.5其他部门6.5.1市场部负责对业主提供的材料、设备、特殊产品等要求进行订单交底；6.5.2质保办负责评价公司主要产品/结构材料供方的质量管理体系和环保体系；6.5.3工艺技术部负责评价产品的技术标准和供方施工技术能力；6.5.4法律事务部负责制订各类采购合同范本，提供合同范本给需用部门修订合同文本，参与合同评审；6.5.5财务会计部参与采购合同评审，保存服务采购正本合同，负责资金支付的监控；6.5.6审计监察部参与合同评审, 选择性审计合同结算，并对采购过程进行监督,对产品采购过程中出现的异常事件随时向公司领导做出书面报告。7.程序实施要求及标准7.1采购信息库的建立各需用部门分别根据项目策划书/施工生产或工作计划有意识地调查收集市场信息，并每月将收集到的信息及经评审合格的供方资料汇总报预算采购部，预算采购部结合自身掌握的信息资源，对所有信息进行整理分类，形成公司的产品采购信息库，每月更新公布，与需用部门共享。产品采购信息库内容主要包括：合格供方信息库、价格指导信息库、潜在供方信息库。其中合格供方信息库主要包括有良好合作基础或具有良好合作条件的产品采购供方综合信息；价格指导信息库主要包括产品采购供方的市场价格指导等；潜在供方信息库主要包括具有一定实力和合作潜力的产品采购供方综合信息。所有报备的资料均以扫描件方式发给主管部门。7.1.1产品采购供方情况的调查供方调查可通过电话、寄信、传真、现场实地调查等方式，调查应收集供方相关资料，资料包括但不限于：营业执照，联系方式和联系人，供方简介，质量体系认证证书，产品技术资料，业绩资料、信誉等。7.1.2产品采购供方的评价 属需求频次高的主要产品采购供方，必须以产品采购供方调查评价表形式完成调查评价，调查者与评价者不能为同一人。对需要特殊加工的产品，应要求供方提供其保证产品质量的控制文件，并会同有关部门对其质量控制的有效性进行评价。对砂、石料的供方评价，必须到现场考察，了解其供货能力，并经现场抽样试验合格后，才能对其进行评价。由需用部门自行采购或筹备采购的主要产品采购供方的调查评价由需用部门完成，并报公司预算采购部核备。7.1.3 合格供方信息库的建立具备下列条件之一且无不良记录的主要产品采购供方可进入公司合格供方信息库：有健全的质量管理体系；经评价能保证产品供应质量； 合适地履行完一个以上的合同； 有一年以上的合作时间。 经评价批准为主要产品/结构材料合格供方的，由公司预算采购部纳入合格供方信息库。 合格供方信息库以外的供方仅为一次性采购少量工程结构材料或非主要产品所选，其产品经检验或试验合格后，方可采购。每个工程项目所在区域至少要保存2家砂石料的合格供方，若工程所在区域的供方经评价后只有一家合格，必须以书面形式报公司工程部认可。7.1.4产品采购合格供方的复评公司预算采购部组织对合格供方信息库上的供方定期进行复评以保持其适宜性和有效性，复评周期不能超过一年。根据合格供方在复评期内的供货情况，填写产品采购合格供方复评表，各资产管理部门/项目部协助复评。如发现合格供方提供不合格的主要产品/结构材料时，应立即通知供方，并采取以下措施预防不合格材料被使用：加强抽查；立即对其复评。经连续两次抽样，其主要产品/结构材料质量仍不合格，取消合格供方资格。对一年以上无供货关系的合格供方，在重新采购该供方的主要产品/结构材料时，以质检书和抽查样品的检验结果作为依据进行复评。经复评不合格的供方，由公司预算采购部删去其合格供方资格。7.1.5价格指导信息库的建立公司预算采购部通过收集、整理和分析与市场价格相关的信息，建立价格指导信息库。价格指导信息库包括：收集和整理对公司主要产品价格有较大影响的国家/行业政策以及市场宏观情况。周期性公布对公司采购成本有较大影响的主要产品的市场价格。需用部门每月10日前对上一阶段自行采购产品的价格进行统计，并将此类信息汇总至公司预算采购部，经预算采购部整理后达到信息共享。7.2 产品采购计划的编制审核采购计划是实施采购的依据，编制采购计划时，必须明确拟采购产品的具体型号、规格、数量、需用时间和质量技术要求等内容。申报采购计划的需用部门不得拆分每批次或同一类别产品的采购总额，以达到改变采购权限的目的。在采购计划编制中, 如属公司预算采购部组织采购范畴，需用部门可根据自身掌握信息，推荐合适的供方，并填报产品采购供方推荐表,与采购计划一并报送。属预算采购部采购的产品采购计划必须报工程业务部审核，其它的产品采购计划报工程业务部核备。工程业务部在审核采购计划时，首先考虑公司内部调配，无法调配时才批准采购。7.2.1材料采购计划a、公司预算采购部组织采购需用部门根据公司批准的工程项目策划书，结合工程施工进度安排，编制材料滚动产品采购需用计划表，该表所列材料应包含工程项目所用的各类材料，每月26日前报工程业务部/预算采购部备案。 急需材料前5个工作日（特型材料和急需到货的材料除外），需用部门编制产品采购计划表报公司工程业务部审核，公司分管领导批准后送预算采购部组织实施采购，需用部门参与采购。需用部门根据船机设备年度维修计划，编制季度滚动产品采购需用计划表，每月26日前报公司工程业务部/预算采购部备案。 实际需用配件/消耗材料前5日（特型材料和急需到货材料除外），需用部门编制材料采购计划报公司工程业务部，经分管领导批准后送预算采购部组织实施采购，需用部门参与采购。b、需用部门自行采购属需用部门自行采购的材料的采购计划在实际需用10日前报送公司工程业务部审核。工程业务部确认无法在公司内部调配的，项目部按计划自行采购；若公司内部可调配的，则接受调配。工程业务部的审核确认应在收到计划后的3日内完成。船舶部根据需要，编制月度采购计划表，经船舶部经理批准后，按规定方式自行组织实施采购。7.2.2固定资产采购计划a、 公司预算采购部组织采购需用部门根据年度综合计划/施工生产计划，每季最后月的26日前编制年度固定资产滚动产品采购需用计划表，报工程业务部审核，公司领导审批后，由工程业务部送公司预算采购部核备，并在设备实际需用前10日报采购计划给公司预算采购部，同时参与采购部实施采购。公司各资产管理部门按公司年度综合计划和工作计划，每季最后月的26日前编制年度固定资产滚动产品采购需用计划表，经部门经理审核，公司领导审批后，并在实际需用时间前10日将采购计划送公司预算采购部，并参与预算采购部实施采购。b、公司各资产管理部门组织采购需用部门需用的非大中型船机设备类资产时，应提前10日将资产需用计划送资产管理部门审核，审核确认在公司内部可调配的，则接受调配；不能调配的，由各资产管理部门编制采购计划并报公司领导批准，经批准后实施采购，必要时，各资产管理部门可委托需用部门采购。审核应在收到计划后3日内完成。7.2.3其它产品采购计划需用部门需用的批量的其它产品，应提前10日将资产需用计划报工程业务部审核，审核确认在公司内部可调配的，则接受调配；不能调配的，按采购管理权限实施采购。审核应在收到计划后3日内完成。需用部门需用的非预期的、零星的其它资产,可先采购于月底前再补办手续。7.2.4特殊类产品计划 进口产品一般应提前三个月编制需用计划、需要定购/定造的产品、市场上稀缺的产品及其他特殊材料产品的采购计划，也应根据实际需要提前编制计划，并完成相应的审批工作。7.3产品采购策划书的编制7.3.1公司预算采购部组织实施的采购预算采购部根据产品采购计划中的具体要求，结合产品信息库中供方的有关信息，编制产品采购策划书，报公司分管领导审批，按策划书组织采购。策划书的内容应包括：采购方式（是否招投标及理由）；是否委托；拟选择的供方；何人何时完成采购等。7.3.2自行实施的采购自行组织实施的采购应尽量编写产品采购策划书，由需用部门分管领导批准后按策划书实施。7.4产品采购的实施7.4.1采购主要产品时，必须在合格供方信息库中选择，如不能在合格供方信息库选择时，应说明理由，且须对供方进行评价。需用部门及各资产管理部门评价资料须报公司预算采购部审核确认后，方可实施采购。7.4.2 在产品采购过程，坚持“货比三家”的原则。采购方式尽量以合同采购为主，以招投标选择合格供方。7.4.3对于市场货源充足、供货期短、工程急需的少批量产品，说明理由且价格必须在公司提供的价格指引限价内，可实行现货采购。7.5 采购验收、付款与报销各类产品采购的验收、付款与报销均由提出采购计划的需用部门负责，必要时，相关业务部门可参与验收。财务会计部/公司委派财务主管凭经批准的材料采购计划及验收单、发票报销。7.6 产品采购合同的编写7.6.1 采购合同条款形式应参照公司法律事务部提供的合同范本，合同履行部门应根据以往履约情况不定期对合同范本的完善提供修订意见。7.6.2产品采购合同中有关费用的责任界限要划分清楚，技术标准要以最新的国标或部标版号，合理损耗按国家有关规定，违约责任及解决合同纠纷方式必须明确。7.6.3如需要在供方处对产品质量进行检验或验证时，应在产品采购合同中将检验或验证的方法、内容及要求作明确规定。7.6.4需用部门的采购部门或人员根据合同洽谈内容拟定产品采购合同文本。7.6.5在进行产品采购合同洽谈时，应有两人或两人以上在场，有采购人员参加，并认真作好洽谈记录，并形成书面报告，书面报告需经公司参与采购的所有洽谈人员签名确认。7.6.6与产品供方的洽谈书面报告和比价资料应在合同审批之前或同时按合同审批权限进行审批。该类资料由负责采购的部门或人员保存，公司可根据需要随时要求提供该类资料，以评估比价的适宜性。7.6.7合同文本通过电子文件报公司预算采购部；属公司预算采购部权限内的采购合同，由预算采购部通过OA工作发给相关部门评审，5个工作日反馈意见，其它合同文本可核备。7.7产品合同的签订7.7.1需用部门负责签订主管范围内的产品采购合同，合同应在采购前提交给供方法人代表及我方法人代表或授权人签名，并标明签订日期，加盖有效公章。特殊情况下有权批准签署合同的人，可授权委托其他人员签署该合同。7.7.2 合同如有变更，应补充合同或协议，签订人应由原合同签订人签名。7.7.3需用部门对所签订的合同，应及时对有关采购资料进行整理，装订成册，妥善保存，并分类建立服务采购合同台帐。7.8产品采购合同的履行7.8.1公司预算采购部组织签订的合同 合同签订后5日内，预算采购部将采购合同正本送公司财务会计部/委派财务主管各一份，并及时将有关资料移交给需用部门，并做好交底工作。需用部门直接与供方联系具体事宜，并办理验收及付款结算手续。7.8.2自行采购签订的合同由公司各资产管理部门/需用部门组织签订的产品采购合同，公司各资产管理部门/需用部门负责组织履行。合同签订后10日内，应将采购合同正本送公司预算采购部。7.9特殊情况处理7.9.1若拟采购的固定资产机型未确定，由公司预算采购部对供方的供应能力及产品性能和价格进行调查，组织公司本部有关部门进行综合评价，确定选购的机型。7.9.2在采购过程中，对确难购到的产品，采购部门应提供代用产品的资料，在征得使用部门签认同意后方可采购。7.9.3临时紧急非预期的需用，可先行采购后补办手续报账。7.10采购档案资料管理 采购实施完成后，各采购部门应建立产品采购合同分类台帐，反映整个采购工作的动态，并及时地对有关采购资料进行整理，装订成册，妥善保存。7.11采购成本分析公司预算采购部每年1月10日及7月10日前分别组织对上年7月1日至12月31日及本年1月1日至6月30日组织签订的产品采购合同进行分析，找出采购价格低于或高于预算价格的原因及在采购过程中存在的问题，提出改进措施。7.12 产品采购体系评价 公司工程业务部每年组织一次对产品采购的整体评价，通过对采购过程中主要事项的分析，评价产品采购体系的适宜性、充分性和有效性，总结经验，吸取教训，逐步提高产品采购工作质量，并将评价情况反馈需用部门。8. 支持性文件8.1 四航局物资管理控制程序8.2 四航局、公司合同管理制度9.产品采购流程图（见附录一）9.1产品采购管理主流程图9.2产品采购合格供方信息库建立流程图9.3产品采购计划编制及审批流程图10.业务表格（见附录二）以下表格均由需用部门填写，以电子文件报工程业务部，工程业务部通过OA工作台组织审批签名后，反馈给相关部门。10.1产品采购供方调查评价表10.2产品采购供方复评表10.3产品采购需用计划表10.4产品采购计划表10.5产品采购供方推荐表10.6产品采购策划书10.7产品采购比价单二九年三月十八日附录一 附录二产品采购供方调查评价表填报单位： 编号：编号日期调查人厂家名称供应产品联系人地址法人代表营业执照电话传真质量管理是否推行全面质量管理（TQM）？质量管理体系通过GB/T19001：ISO9001体系认证？认证机构认证时间产品采用技术标准典型业绩调查结论： 调查负责人：供应能力评价满足采购要求 不满足采购要求 签字/日期：质量管理体系和环保体系评价满足采购要求 不满足采购要求 签字/日期：技术能力评价满足采购要求 不满足采购要求 签字/日期： 审批意见满足采购要求 不满足采购要求 签字/日期：注：本表为参考表格，各需用部门可根据实际情况确定内容。产品采购供方复评表填报单位： 编号：供方名称供应时间： 长（ ）、短（ ）供应材料：上次评价时间本次评价时间供应情况评价： 部门主管/日期：检验部门评价： 部门主管/日期：审批意见： 审批人/日期：注：本表为参考表格，各需用部门可根据实际情况确定内容。产 品 采 购 需 用 计 划 表填报单位： 编号： 序号产品名称型号规格计量单位策划/计划总用量至（ ）已采购数量至完工需用数量需用计划量用途技术质量要