行政部工作构想.doc

行政部工作构想行政部主要负责公司的行政办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会务活动管理、接待事务管理等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使各部门之间或者关系公司之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司发展目标任务。可以说行政部的工作涉及到一个企业的方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想工作有序开展，高效运行，我认为必须采取以下“四化”的管理方法。一、制度化办公室的各项工作都要严格遵循规章制度，并不断总结经验，使其更加完善和规范。（1） 、考勤、绩效管理：1、 监督全体员工严格按时打卡上下班，外出办事须上部门领导汇报；2、 每月核查打卡记录和请假单，制作考勤表；3、 对办公室的工作秩序进行监督管理。4、 负责办公室的卫生值日工作。（2）、办公用品管理制度采购：低值易耗品（纸、笔、笔记本、胶水等）由行政部调查估算出全公司每季度大致用量，列出详细清单，提出书面申请，报总经理审批后，统一采购，一般每季度采购一次，特殊或急需物品（电脑、打印机、传真机等大件固定资产类）采购由使用人报行政部以书面形式交使用人和其部门领导及主管副总签字同意后购买。入库：所有采购物品采购到位后必须先交由行政内勤登记入库后才能被领用，行政内勤必须做好办公用品台帐，必须每月盘点一次办公用品，随时关注库存量，不足时须及时申请采购补充。领用：所有领用都必须填写办公用品领用表，大件物品（单独书面申请采购的）领用时须经部门领导及主管副总签字。行政内勤要实时做好办公用品进销台帐。低值易耗品的领用应遵循节约资源、以旧换新、从严细控的原则。交接：员工离职时，应认真清点办公用品，并与登记帐核对无误后，到行政部填写交接清单并签字，若出现丢失和损坏的应折价赔偿。特别说明：由于之前没有做办公用品台帐，所以行政部须立即将办公室现有的办公用品盘点一次，补登台帐。具体负责人：（3）资料收集归档1、 对政府下发的公文、公司会议纪要、重要谈话内容、领导要求由行政部收档的文件按类型、日期、编号、秘密等级等方式归类整理后存档；2、 对不涉秘类文件，可以直接借阅；对涉秘类文件必须经董事长同意后才能借阅。3、 严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、销毁、遗失档案文件。4、 凡被要求销毁的文档，必须立即当场销毁。（4）、信（邮）件、传真收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时签字领取，行政内勤人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记簿等。原则上不允许将个人的私人物品邮寄至公司。3、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。4、行政部须建立收发传真台帐，公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。5、收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。（5）、名片管理1、公司名片格式应统一化，由公司行政部依据企业形象规划联系印刷业务。2、印制名片申请者须填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。3、行政内勤应要求名片申请者在样稿上签字确认职务、职称、部门、姓名、联系方式等信息无误后再下单印刷，否则出现错误导致损失的须赔偿，若申请者签字确认时出现错误的则由申请者自行承担再印费用。4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。（6）、 会务管理1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。（7）、维修管理1报修人员先将报修信息（须修理机器名称、型号、损坏后状态等）报告给行政部；2经行政部检查后，由行政负责申请维修，报总经理批准后将设备开具交接手续后收回，并及时联系维修。3维修期间，由行政部通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；4机器设备维修完毕，行政部登记备案后，发还给报修者使用；（8）、来访、来电来访接待：1、 礼貌待客，起身微笑服务。“您好，这里是晟鼎投资，请问您找哪位？您有预约吗？”2、 如有预约（或没有预约但电话确认对方同意接待时）应及时电话确认并做好来访人员的登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。如果要找的人正在忙，可请其稍等，请其入座倒茶，如果等了很长时间，应向其说明情况，不能扔在哪里不管。3、 如没有预约或者不同意接待时，就委婉送客：“对不起！您所找的人现在不在办公室，等他回来后我会及时地通知他的。”接听来电：1、 电话振铃三声之内必须及时接听，电话机旁须备好纸、笔，随时准备记录客人提出的的要求和帮助解决的事项。尤其是客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项，并及时转达有关部门和责任人。2、 接电话时必须口齿清晰，声音甜美温和：“您好，晟鼎投资，请问你是哪里？您找哪位？”并及时记录对方信息及来电时间。3、 如所找人员确认不在办公室，应及时回应：“您好，*现在不在办公室，请问可否联系其他工作人员。”4、 如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”不得随意透露公司人员的联系方式。其他：1、 应主动跟进出公司的领导问好；2、 主动沟通和协调，及时汇报；3、 管理好前台的设备，保证完好正常使用；4、 注意形象，搞好前台卫生。（9）订餐：行政前台负责在每天的9点50分之前将需要在会所订餐的人员统计出来，并作好登记，在10点钟之前报给会所。中午饭后各用餐人员必须将自己的饭碗清洗干净，最后一名喝汤者应将汤盆清洗干净。二、责任化在明确行政部总任务的前提下，把责任分解到每个成员，克服工作的随意性和盲目性，提高工作的针对性和效率。行政部经理职责：1、遵纪守法，严格执行公司各项规章制度，服从公司领导管理，协助总经理及公司领导开展各项工作，及时汇报工作进展情况；2、建立公司内部沟通机制，及时了解员工思想动态；3、负责公司物料采购、领用等工作的开展及监督；4、负责公司行政后勤管理；5、协调好公司各部门的关系，配合各部门有效开展工作；6、负责公司的内外部关系的对接和协调维护工作。行政部内勤职责：1、 协助上级制定行政工作发展规划和计划； 2、协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理； 3、协助部门经理进行办公用品等物料管理；4、协助部门经理对公司印签进行管理；5、协助部门经理对公司会务工作进行管理；5、对公司需要收集建档的文件资料进行分类归档；6、对接各部门对公司需要维修保养的设备设施进行维护保养工作；7、为其他部门提供及时有效的行政服务； 8、负责做好公司领导交待的其它各项工作。行政部前台职责：1、协助部门经理作好公司员工的考勤工作；2、做好公司的信（邮）件和传真收发工作；3、负责作好公司员工的名片制作工作；4、负责做好公司的来电来访等接待工作；5、负责做好公司员工的订餐及与会所的对接工作；6、为其他部门提供及时有效的行政服务； 7、负责做好公司领导交待的其它各项工作。三、常态化要明确规定周、月、季、年的常规工作内容，如每周的会议安排、工作计划等，每月的工作总结，每年的工作目标以及固定假日的常规安