2.记录控制程序.doc

记录控制程序 SXZJ-QMS.B.002-20111、目的对有关记录实施有效控制以实现管理可追溯，为证实产品质量符合规定要求、适用法律法规要求及质量管理体系有效运行提供客观证据。2、适用范围适用于与产品有关的记录、质量管理体系运行记录和来自供方记录的管理。3、职责3.1质保部是记录控制的主管部门，负责记录管理制度的制定、负责记录管理的检查和指导。3.2各专业职能部门负责本部门记录的归口管理，负责本部门表式记录的编制/评审及使用方法的指导。3.3采购部负责来自供方记录的收集、传递。3.4各相关部门使用记录的设置和管理。4、记录管理要求及工作流程4.1记录的分类4.1.1与产品有关的记录，如：自检记录、专检记录、试验记录、试验报告、产品合格证等；4.1.2与质量管理体系运行有关的记录 ，如：培训记录、改进记录、管理评审记录、审核记录等；4.1.3来自供方的记录，如：外购产品质量证明书、外购产品合格证等。4.2记录一般采用纸张形式，电子媒体或照片等形式。4.3记录尽可能采用固定的表式。对于无固定表式的记录，各归口相关部门必须要纳入管理，应选用适合的幅面，并给出记录的名称、编号。4.4表式记录的管理4.4.1表式记录必须有名称和编号。4.4.2表式记录的编号方法4.4.2.1体系运行记录，如质量管理体系文件引出的一些通用记录等，其编号由质量管理体系代号、公司代号和顺序号三部分组成，顺序号一般为三位数字。4.4.2.2部门记录编号,可采用“部门代号顺序号”形式，顺序号一般为三位数字，应确保记录编号的唯一性。4.4.3表式记录的设计原则及要求文件（管理文件及技术文件）中引出的表式记录设计一般应与文件的编制同步进行，以使记录与文件协调一致、接口清楚。4.4.4记录的目录管理质保部将所有记录进行汇总，形成公司“记录汇总表”，并其保存。4.5记录的填写要求4.5.1按规定的表式填写或输入记录内容，做到内容准确，填写（输入）及时，字迹清楚整齐。4.5.2记录一律不允许用铅笔填写；记录保存期为一年以上，必须用碳素墨水或蓝黑墨水笔填写。4.5.3记录不能事后追记、补记。一经填写，不得随意更改或删除。对确系笔误需更改的内容，必须保持原始证据，杠改后填写人还需盖本人印章确认。4.6记录的收集各相关部门可按日、月等不同的周期对形成的记录进行定期收集、整理。4.7记录的保存要求4.7.1记录有保存期要求的，应选用适宜的场所进行保存。4.7.2保存的记录应做到1)保存的记录应填写完整；2)填写符合规定要求，签字手续完备；3)各种记录应进行分类、整理，并按某一特征进行编目，以方便查阅；4)分类整理后的记录，要表明记录的形成时间；5)存放应便于存取和检索。4.8记录的保存期限要求及日常管理4.8.1合同/技术文件对质量安全记录的保存期有明确规定时，按照合同/技术文件规定执行。4.8.2各部门应保持适宜的记录保存环境，确保防火、防潮、防虫蛀鼠害，并防止记录的损坏或丢失。4.8.3公司内的人员查阅、借阅有关记录，需经记录保存部门主管领导同意方可进行。采取必要措施确保查阅或借阅时不得涂改、加批、撕页。4.8.4合同要求时，记录可提供给顾客或其代表查阅；无合同规定时，顾客或供方查阅、借阅或索取记录时，必须经管理者代表批准。4.9电子媒体记录的管理要求4.9.1电子媒体记录应指定专人负责管理,保证数据录入/更新及时、准确。电子媒体形式质量安全记录应形成备份进行有效管理。4.9.2使用过程中要