会计信息系统框架结构.ppt

会计信息系统框架结构 1 基本结构 财务处理系统 报表处理系统 2 扩展结构 基本结构 工资核算 材料核算 3 进销存结构 扩展结构 采购管理 销售管理 4 企业信息化环境下的会计信息系统 固定资产核算 成本核算等 存货管理 5 会计信息系统的实施 维护与管理 二 基本结构框架 记账凭证 录入 凭证暂存表 审核 记账 科目汇总表 流水账数据表 日记账数据表 报表系统 会计报表 账后凭证 总分类账 明细分类账 日记账 1特征 2数据表 4讨论 3辅助核算 返回 返回 辅助核算 辅助核算是在凭证录入过程中 加载辅助信息 记账后 通过辅助信息生成辅助账簿 辅助核算一般包括四种 1 个人往来辅助核算 2 单位往来辅助核算 3 部门辅助核算 4 项目核算 辅助核算的实现原理 1 在会计科目设置时 对需要进行辅助核算的科目加载辅助核算标志 2 在凭证录入时 辅助核算科目要求录入辅助信息 返回 基本结构特征 1 记账凭证是系统唯一数据入口 是系统加工处理的对象 2 凭证暂存表存储的记账凭证 账前凭证 可编辑 修改甚至删除 因而是非正式的会计档案 3 只有审核后的凭证才能进行记账处理 4 记账是更新科目汇总表以及转储凭证暂存表记录的数据处理过程 5 科目汇总表 流水账数据表 账后凭证 日记账表等记录只能查询 不能执行修改和删除操作 因而是正式的会计档案 6 按固定格式从账后数据表中直接获取数据 生成总分类账 明细分类账 日记账等 7 会计报表格式具有不确定性 因而需通过报表处理系统定义格式 再生成管理需要的报表 基本系统涉及的主要数据表 1 会计科目表 图表 2 凭证暂存表 图表 3 科目汇总表 科目发生额及余额表 图表 4 流水账数据表 账后凭证表 5 会计期间表 图表 返回 会计科目表 返回 凭证暂存表 返回 科目汇总表 科目发生额及余额表 返回 会计期间表 返回 讨论 1 1 电算化财务处理系统与手工会计系统的区别 下一页 要点 1 账前凭证处理 2 记账过程 3 账簿形成 2 各种会计核算软件的设计特点 要点 1 账后凭证的逆处理过程 2 账前凭证模拟账后处理过程 3 专门记账与审核即记账功能 4 总账 明细表 凭证联查 3 辅助核算 要点 1 辅助核算原理 2 个人往来辅助核算 3 单位往来辅助核算 应收应收管理 4 项目核算 讨论 2 返回 4 专用会计核算软件与通用会计核算软件 要点 1 初始化差异 2 管理目标差异 5 单机版与网络版会计核算系统 要点 1 数据处理一致性问题 2 数据调用与修改控制 6 基本结构的局限性 要点 1 结构简单 仅仅解决账务处理的计算机管理 2 不能参与企业管理过程 下一页 三 扩展结构 3 1扩展结构的构成扩展结构是在基本结构基础上 将会计部门涉及的其他工作纳入计算机管理 包括 1 工资核算 建立工资管理系统 计算每一职工工资 并标识职工类别 所在部门 计提福利费 划分成本工资 并按一定分配方式计入产品成本 2 固定资产核算 建立固定资产管理系统 按卡片管理每一固定资产 划分固定资产类别 定期计提折旧 3 材料核算 建立材料核算系统 对材料采购业务 生产过程材料耗用 库存材料收发存进行核算 4 成本核算系统 建立成本核算系统 按成本项目归集和分配生产过程中发生的原材料 直接燃料和动力 直接工资及福利费 辅助生产费 废品损失以及制造费用 计算产品总成本和单位成本 5 应收应付管理系统 下一页 3 1 1工资核算系统 录入 固定工资文件 人事及工资变动 职工基础数据 考勤记录 更新 录入 变动工资文件 合并 工资文件 福利费文件 分配 工资费用分配表 福利费用计提分配表 转账凭证 输出 工资结算单 结算汇总表 计提 返回 1实现原理 2数据表 3讨论 工资核算实现原理 1 以职工代码为关健字 将固定工资文件与变动工资文件连接起来 计算应付工资和实发工资 并存储于工资文件 2 对工资文件按部门 职工类别 费用类别 规定工资组成分类汇总 并按计提比例 计提职工福利费 存储于福利文件 3 由固定工资文件和变动工资文件输出工资结算单 工资结算汇总表 4 由工资文件 福利费文件输出工资费用分配表 福利费用计提分配表 5 由分配表编制转账凭证 传递到财务处理系统 返回 工资核算涉及的主要数据表 1 固定工资文件 2 变动工资文件 3 工资文件 4 工资费分配文件 5 福利费计提文件 结构及作用同工资费用费用分配文件 返回 固定工资文件 字段 职工代码姓名姓别工作时间基本工资职务工资浮动工资 费用类别固定工资 费用类别是费用类别编码 表明工资的生产成本 管理费用 福利费用 销售费用 在建工程 其他支出等属性 是方便工资分配和汇总设计 返回 表属性 正式档案 变动工资文件 职工代码加班天数加班工资奖金其他补贴事假天数事假扣款 费用类别变动工资 字段 返回 表属性 正式档案 用途 存储职工变动工资记录 工资文件 1 职工代码2 应发工资3 实发工资4 费用类别 字段 表属性 工作文件 返回 用途 中间计算表 工资费用分配表 部门类别生产成本制造费用管理费用应付福利费销售费用在建工程其他支出 字段 用途 1 计算成本 2 登记总账 表属性 工作文件 每一部门占一条记录 反映该部门工资总额在不同科目的分配情况 返回 工资核算讨论 1 职工代码在工资核算系统中的作用 例如 9位第1 2位表明职工类别 第3 4位表明职工所在部门 第5 6位表明职工所在班组 第7 9位表明顺序编码 2 工资管理系统中的文件属性 1 正式档案属性 2 工作文件属性 返回 3 1 2固定资产核算 初始化 固定资产卡片文件 增减 固定资产月变动文件 月折旧 追加修改 变动历史文件 折旧文件 折旧账表处理 折旧明细表 原值及净值表 明细账 卡片 折旧汇总表 部门 折旧汇总表 分类 增减明细表 变动数据 增减汇总表 分类 增减汇总表 部门 转账凭证 返回 1实现原理 2数据表 3讨论 固定资产核算实现原理 1 初始化固定资产卡片 存入固定资产卡片文件 2 增加和减少固定资产存入固定资产月变动文件 3 折旧处理过程 1 对固定资产变动 追加和修改固定资产卡片 2 追加和减少固定资产存入固定资产历史变动文件 3 按 本月增加不提折旧 本月减少仍然计提折旧 原则 计提折旧 存入折旧文件 并修改固定资产卡片累计折旧数据项 4 清除本月变动文件记录 4 由折旧文件 卡片文件输出折旧表细明 固定资产原值及净值 固定资产明细账 固定资产卡片 由变动历史文件输出固定资产增减明细表 增减汇总表 5 由折旧汇总表生成转账凭证 返回 固定资产核算系统涉及的主要数据表 1 固定资产卡片文件 2 固定资产当月变动文件 工作文件 结构同1 3 固定资产历史变动文件 档案文件 结构同1 4 固定资产折旧文件 5 固定资产折旧计算公式文件 6 固定资产工作量文件 7 固定资产类别定义库 8 折旧分配借贷方科目对照表 返回 固定资产卡片文件 档案文件 1 资产编号2 资产名称3 规格型号4 计量单位5 建造单位6 使用年限7 使用日期8 总工作量9 清理费用10 预计残值11 停用日期 12 凭证日期13 凭证编号14 摘要15 原值16 折旧方式17 累计折旧18 已用年限19 当前状态20 方向21 变动状态 返回 1 每一种固定资产占用一条记录 资产编号是系统识别唯一标志 2 当前状态 在用 停用 已折旧完 4 变动状态 减少时 调出 报废 盘亏 增加时 购建 调入 盘盈 3 方向 增加 减少 固定资产折旧文件 档案文件 1 资产编号2 年初累计折旧3 年折旧额4 01贷方5 02贷方 15 12贷方 返回 1 文件按年设计 2 记录长度等于卡片文件 3 存放每一种固定资产每一个月的折旧数据 固定资产折旧计算公式文件 1 折旧方式号2 折旧名称3 折旧算式4 折旧率 1 折旧名称 平均年限法 产量法或工作量法 余额递减法 双倍余额递减法 年数总和法等 2 折旧算式 如平均年限法 余额 预计残值 清理费用 使用年限其他方法略 3 折旧率 如工作量法 余额 预计残值 清理费用 总工作量 返回 固定资产工作量文件 使用工作量法或产量法折旧使用 1 资产编号2 01工作量3 02工作量 13 12工作量 返回 固定资产类别定义库 1 类别2 类别名称3 折旧类型4 项目编码 1 提供分类别的折旧信息 定义类别个数即为记录长度 2 折旧类型 单项折旧 分类折旧 综合折旧 3 项目编码 折旧分配对应项目 返回 折旧分配借贷方科目对照表 1 项目编码2 项目名称3 借方科目4 贷方科目 例如 返回 进销存管理结构 将会计核算过程与进销存业务联系起来 满足进销销存业务管理需要 同一业务处理 满足会计核算需要 1 销售过程与应收管理联系 2 采购过程与应付管理联系 3 存货管理 返回 3 1销售与应收管理 销售定单销售发票收款单据退货单客户资料其他初始资料 输入 临时销售文件 产品销售主文件 应收账款主文件 客户资料文件 输入 确认 更新 分析预测 查询更新 更新 记账凭证文件 输出 销售日报表销售费用表账龄分析表客户信息表销售人员业绩表 账务子系统 存货管理系统 销售计划文件 销售分析统计表 2数据文件 返回 1实现原理 3讨论 销售与应收管理主要涉及四类文件 1 主数据文件包括 销售主文件 应收账款文件 是销售与应收管理最基本的两个文件 2 辅助数据文件包括 客户资料文件 销售计划文件等 用于存放销售管理和分析统计所需要的辅助信息 3 记账凭证文件用来存放系统生成的记账凭证 4 其他数据文件用来存放销售与应收管理所需要的其他数据 返回 销售主文件的结构 用于存储每一笔详细销售业务数据 有关销售的统计分析数据均来自于该文件 所以 满足销售管理需要 表结构 销售单价销售数量总金额销售费用税率应税金额代垫费用付款条件实收金额 产品代码销售日期合同号发票号客户单位销售部门销售人员销售方式结算方式 返回 数据来源 确认后的临时销售文件 记录属性 正式档案 应收账款文件 用于存放货款结算详细数据 表结构 客户代码合同号产品代码合同收款日期应收金额实收金额收款日期 数据来源 确认后的临时销售文件 文件属性 正式档案 返回 客户资料文件 用于存放客户基本信息 表结构 客户代码客户名称客户地址开户银行联系电话邮政编码联系人员信用等级 文件属性 辅助数据文件 文件设计 当针对不同类型客户有不一同的销售价格管理时 这一文件需分析为若干文件 返回 销售计划文件 用于存储销售计划数据 表结构 计划起始日期计划终止日期商品代码计划销售数量计划销售费用客户代码计划销售数量计划销售费用 文件属性 辅助销售管理文件 表结构设计 按销售管理需要灵活设计 返回 记账凭证文件 记账凭证文件用于存储销售业务相关的记账凭证 表结构 凭证编号凭证日期附件张数摘要借方科目贷方科目金额制单人员复核人员记账人员发票号 表属性 暂存记录 但不能对金额 会计科目等数据项进行修改 与账务处理系统直接关联 能够通过该文件将凭证记录传递到账务处理系统 返回 其他数据文件 存储销售与应收管理所需的其他数据 或者参照其他管理系统数据文件 参照数据项 1 结算方式主要有现金 支票 汇兑 银行汇票 银行本票 托收承付 委托收款等 不同的结算方式管理要求不同 每种结算方式要求设置对应会计科目 以方便计算机自动生成凭证 2 付款条件即折扣条件 包括折中有效期限 对应折扣率 应收账款到期天数等 需设置专门的数据文件存储 有些企业为了更好促销 将客户分类管理 或根据销售额确定折扣条件 或根据信用情况给予折扣条件等 需增强销售管理功能 下一页 3 交易方式确定销售模式 由此定义记账凭证模板 即凭证类型 借贷方科目 摘要等 销售业务一般划分三种模式 1 销售业务 2 退货业务 3 非存货销售业务 如销售过程中发生的运杂费 包装费等 4 税率确认销项税率 由销税率自动计算销项税额 设置销售产品的适应销项税率 由于与每一种货存 一一对应 一般存储于货存管理系统的存货文件中 5 销售部门和销售人员设置专门的数据表存储销售部门 销售人员代码及名称 目的 1 统计业绩 2 明确凭证生成人员 下一页 6 价格政策针对不同客户群体 每一客户 不同购买数量设置的销售价格 目的 执行公司销售政策 提高销售管理的效率 管理方式 一般有二种其一 划分价格类型管理 如零销价 批发价 特价等 特点 针对所有客户群体 其二 划分客户管理 一般公司经营 生产 多种商品 有若干客户 因此 针对客户的销售管理模型为 多对多 关系 包括销售价格 结算方式 结算时间 适用客户等 由此 可提供丰富的销售业务数据 返回 销售与应收管理的实现原理 围绕四类单据的处理过程 1 销售订单 客户订单 2 销售发票 3 收款单 4 退货单 几类单据的数据传递与利用关系 客户订单 退货单 销售发票 收款单 下一页 每一环节同时进行两个方面的管理 一是销售业务管理 二是会计数据处理 从而实现会计与业务过程的统一 销售订单 客户订单 管理 一般销售业务都是从签订销售合同 输入销售订单开始 钱货两清业务也要求录入销售订单 以规范销售管理过程 1 销售订单录入的数据项满足销售管理和会计处理要求 所以 销售订单要求录入销售业务包括的所有数据项 主要包括 原始单据号 订货日期 收款条件 销售部门 销售人员 客户单位 货品名称 数量 单价 税率等 1 有些数据项需手工录入 如销售数量 2 大多数据项选择录入 如客户代码 价格 货品名称等 3 有些数据项只能由系统从相关数据文件中提取 如税率等 2 销售订单的确认只有确认后的订单才能进行后续业务处理 但实行实时处理 有效好的控制措施 不需要进行订单确认管理 3 销售订单直接为销售发票提供数据来源 下一页 销售发票管理 销售发票是销售单位从会计角度确认销售实现的管理 类似税务机关提供的销售发票 1 按订单号获取销售发票数据 1 自动获取数据过程 2 一张销售发票可能包括多张销售订单 2 销售发票需确认的数据项交易方式 结算方式 应收款日期和应收货款或者实际收款日期和实收货款 折扣金额 抵扣预收款等 3 销售发票确认后 即生成相应凭证 并传递到账务处理系统 凭证模板 产品成本价格来源于库存管理系统 1 借 销售成本 2 借 应收账款贷 库存产品 XX产品贷 产品销售收入贷 应交税金 应交增值税 销项税 下一页 4 销售发票原则上由销售订单生成对于现货销售和小额销售 也可采用直接输入销售发票方式管理 5 销售发票与开给客户的发票 是两种不同的凭证原则上 销售发票就是开给客户的发票 但后者需要使用税务机关统一发票 目前 税务机关推行适用于用户的计算管理开票系统 增税率开票系统 但不能与销售管理系统进行数据交换 仍然是两个过程 下一页 收款单管理 收款单是确认收到货款的凭证 1 收款单划分三种情况 其一 钱货两清业务直接按销售发票号提取数据生成 其二 延期一次性支付同钱货两清业务 其三 分期支付不能根据销售发票生成 按实际收到货款处理 2 收款单需处理的数据项 1 收款说明 2 销售发票号 提取 3 实收金额 4 账扣金额 5 收款日期 6 客户名称 7 收款方式 8 结算号等 下一页 3 凭证生成按收款情况生成记账凭证 凭证模板 借 现金或银行存款贷 应收账款 XX客户对于存在账扣费用情况 处理过程复杂 一般在账务处理系统中处理 下一页 退货单管理 退货管理与企业经营模式直接相关 不同企业采取不同的退货处理方式 相应有不同的会计处理过程 1 发货后即产生退货情况 未确认销售记录 一般通过直接修改销售记录解决 2 已确认销售记录情况首先录入原销售发票号 由系统自动给出销售记录 再录入退货记录 收款处理时 合并为一种情况处理 有的系统也采用凡是客户退货 直接进入退货处理流程方式处理 在结算时 扣除货退货款 返回 销售与应收管理讨论 1 如何构建一个适合你企业销售与会计管理的系统 2 在销售与应收管理中为什么没有专门的应收账款核销处理 返回 采购与应付管理系统 请购单 生产控制系统 存货系统 录入 请购单文件 库存文件 审核请购单 选择供应商 供应商档案文件 存货价格文件 采购订单文件 编制采购订单 供应商部门 EDI网上采购 返回 下一页 流程图 1 采购与应付管理系统 流程图 2 供应商 EDI系统 总账系统 验收 验收报告 编制入库单 发票 录入 采购结算 采购结算表 采购发票文件 采购订单文件 入库单文件 付款 凭证文件 返回 1实现原理 2数据表 3讨论 采购与应付管理实现原理 划分以下几个处理环节 1 请购单处理2 编制采购订单3 入库处理4 发票处理5 采购结算6 付款处理7 账表输出 返回 请购单处理 各业务部门提出采购订单 存储于请购订单文件 审核后 存储于采购订单文件中 有多种方式编制请购单 1 录入方式通过请购录入功能将请购单录入系统 2 存货子系统自动转入根据存货再订点 最低点 自动产生请购单录入系统 3 生产控制系统对于制造控制系统 生产计划系统 存货控制系统计算化企业 自动生成一份采购请求单 返回 编制采购订单 通过审核请购单 生成采购订单 1 调出请购单 2 将请购单与存货文件中定义的最高库存与最低库存比较 以及根据生产或经营需要 审核请购单 3 选择供应商 从供应商档案 存货价格文件中选择价格合理 信用较好的供应商 生成采购订单 返回 入库处理 处理供应商入库商品 一般由存货管理系统处理 返回 1 验收供应收提供的商品 2 根据采购订单编制入库单 3 编制的入库单存储于存货管理系统的入库单文件中 发票处理及结算处理 返回 当收到供应商发票时 进行应付结算处理 1 将供应商提供的发票信息录入系统 录入过程中按采购订单号参照采购文件中采购记录 以及入库单记录 编制采购发票记录 存储于采购发票文件 2 从采购发票文件中提取待结算记录 进行结算处理 编制采购结算表 3 采购结算表编制完成后 更新采购发票文件记录及入库单记录 付款处理 支付供应商货款过程管理 1 从采购发票文件中提取对满足支付条件的记录进行货款支付处理 2 输出付款通知书 出纳进行货款支付处理 3 支付后 更新采购发票文件中已付货款数据项 返回 账表输出 通过采购及应付管理系统可以输出大量管理账表 采购执行表 采购明细表 入库明细表 采购结算明细表 在途明细表 采购综合统计表 存货价格分析 供应商价格分析 采购类别结构分析 采购资金比重分析 采购账龄综合分析 应付账款明细表 应付总账 供应商余额表 应付款账龄统计分析 付款综合分析 返回 采购与应付管理涉及的主要数据表 划分二类 一是本系统涉及的数据表 二是其他系统设计的数据表 1 供应商档案文件 2 采购订单文件 3 返回 供应商档案文件 用于存储供应商基本信息 每一条记录存储一个供应商 供应商档案文件同时为采购与应付管理系统 存货核算系统等提供参照数据来源 表结构 供应商编码 供应商名称 供应商地址 邮政编码 供应商电话 开户银行 银行账号 法人 E MAIL地址 信用等级 信用额度 信用期限 付款条件 文件属性 辅助类文件 字典型文件 按企业管理需要有较大差异 返回 采购订单文件 用于存储各种采购订单 表结构 订单日期订单编号供应商代码付款条件订货部门运费业务员计划周期运货方式送货地点 存货编码订货数量订货单价税率已收数量制单人审核人 返回 存货核算与管理 1 存货核算的特点2 存货核算的目标3 存货核算的业务处理流程图4 存货核算的数据处理流程图5 存货核算子系统的功能结构图6 存货子系统的数据编码和数据表7 存货子系统的初始化 返回 1 数据存储量大 2 数据变化频繁 3 核算内容广泛 核算方法复杂 4 管理要求高 5 与其他子系统发生频繁的数据传递 返回 一 存货核算的特点 二 存货核算与管理的目标 1 及时 准确地进行收发存业务的处理 2 能够支持计划成本核算法和实际成本核算法 3 提供完整的存货账表输出功能 4 反映和监督各生产单位材料的耗用 5 应与其相子系统建立标准接口 返回 三 存货管理与核算子系统的业务处理流程 采购入库单产品入库单其他入库单销售出库单材料出库单其他出库单 入库及成本确认 出库及成本确认 入库单出库单 记账凭证 账务处理子系统 成本核算子系统 各种统计分析表 库存台账 盘亏盘盈单 盘点单确认 对账 盘点单 返回 下一页 业务处理流程概括为以下几点 1 出入库单处理 是存货子系统的数据处理起点 入库单包括采购入库 产品入库单和其他入库单 出库单包括销售出库单 材料出库单和其他出库单 材料出库单一般是针对工业企业 其他出入库单主要是盘亏盘盈单 调拨单等 大多数的单据由存货子系统首先处理 但也有一些单据可参照其他子系统传递的记录输入 如采购入库单可参照采购子系统传递的采购订单 2 出入库成本确定 在实际成本法下 入库成本以发票上的金额为准 对于货到票未到的存货 可先暂估入库 以后再进行调整 出库成本可选择某一具体核算方法进行计算 对于先出库后入库的业务 需进行特殊处理 在计划成本法下 入库成本按计划价计算 期末按采购发票结转成本差异 同样 出库成本也按计划价计算 期末结账时 一次结转差异 返回流程图 下一页 3 输出各种账簿及报表 根据输入的各种出入库单登记存货账 并进行各种统计分析 提供管理需要的账表 如出入库流水账 库存如账 收发存汇总表 库存资金占用情况表等 4 向其他子系统传递数据 在出入库成本确认的基础上 根据不同的出入库业务 生成相当的凭证传递到账务处理子系统 对于材料出库 可传递到成本核算子系统 以进行产品成本核算 5 期末盘点处理 在存货盘点的基础上 编制盘点单 并审核确认后 系统自动与库存台账进行核对 形成盘亏和盘盈单 返回流程图 四 存货核算与管理的数据处理流程 采购入库产品入库其他入库销售出库材料出库其他出库 输入 暂存表 审核 入库单表 出库单表 成本核算子系统 生成凭证 更新 账务处理子系统 初始存货数据 存货档案表 各种收发存账表 输入 登记 输出 盘点单 输入 盘点表 核对 盘亏 盘盈单 返回 下一页 数据处理流程可以概括为以下几点 2 各种出入库单输入系统 存放在一个暂存表中 用户可以编辑修改 甚至删除 1 初始数据输入系统 主要包括 存货档案及余额 3 审核确认各种出入单 并记账处理 记账将暂存表中的出入库单转入出库单表和入库单表中存储 并更新存货档案 出库单表和入库单表以及存货档案表中存储的存货数量是正式的会计档案 不能修改 删除 只查询和输出 4 输入盘点单 盘点单输入系统后 存入盘点单表中 返回流程图 下一页 5 系统根据出库单表 入库单表中的成本数据以及记录对应会计科目的表 能够编制记账凭证 传递到账务处理系统 根据材料出库单 在出库单中标识 传递到成本核算系统 6 系统根据出库单表 入库单表 存货档案表可输出各种收发存账表 盘点表与存货档案表自动核对后 可输出盘亏 盘盈单 返回流程图 5 存货核算子系统的功能结构图 存货子系统 系统初始化 数据输入与处理 报表输出 转账处理 系统管理 存货档案 仓库档案 初始数据 产品入库业务 其他入库业务 其他出库业务 采购入库业务 材料出库业务 出入库流水账 入库成本分析表 其他统计报表 转账凭证设置 编制转账凭证 传递转账凭证 数据备份 数据恢复 系统维护 修改口令 盘点业务 系统建账 收发类别 调拨业务 销售出库业务 出入库汇总表 存货资金占用分析表 库存台账 超储低储表 产品结构 返回 存货子系统的数据编码和数据表 一 存货子系统的数据编码 存货子系统涉及的数据编码较多 如存货类别编码 存货编码 仓库代码等 存货编码是存货子系统使用的基本代码 对存货进行科学合理的编码 有利于加强存货的管理 1 存货类别码为了满足存货类别管理的需要 可以对存货进行分类 按类别加强存货的管理 按类管理存货 可以只设置大类 也可以在大类下设置中类 还可以设置小类 即按一 二 三级进行管理 如将类别编码结构设计为1 2 3 第1位表示大类代码 第2至第3位表示中类代码 第4至第6位表示小类代码 这样 计算机按各级 各类等多种方式对所有存货进行统计和汇总 就能满足不同核算和管理的要求 返回 下一页 2 存货编码存货编码必须唯一 为了对各种不同类别的存货 各种不同品种的存货 各种不同规格型号的存货进行管理 存货编码一般由 存货类别码 顺序码 组成 如将存货编码结构设计为6 3 9位 前6位表示存货的类别编码 后3位表示存货的顺序号 则类别码102001 材料 合金钢 低合金钢 下存货编码为 类别编码存货顺序号存货编码存货名称1020010A31020010A3A3钢10200102010200102020号钢10200102510200102525号钢10200103510200103525号钢 返回 下一页 二 存货子系统的主要数据表 存货子系统涉及的数据表较多 如存货档案表 仓库档案表 部门档案表 职员档案表 供应商档案表 客户档案表 入库单表 出库单表 费用统计分配表 存货结存表等 不同的存货系统 由于设计方案不同 设计用于存储数据的表以及结构都有所不同 1 存货档案表存货档案表用于存储存货基本信息 成本信息 存货控制信息 存货其他信息等 一般设计的数据项包括 存货类别 存货编码 存货名称 计量单位 规格型号 存货属性 计价方式 参考成本 最新成本 最低售价 提供期 经济批量 ABC分类 安全库存 最高库存 最低库存 呆滞积压标准等 返回 下一页 2 存货结存表存货结存表用于存储所有存货收发存结存数据 为存货总账 明细账以及各种存货分析提供信息 由于存货品种较多 每一品种又要按不同的会计期存储结存数据 如果将所有存货和不同会计期的结存数据集中在一个表中设计 将使表过于庞大 一般将存货结存表划分十二个表 每个表的结构相同 分别存储十二个月的收发存结存数据 存货结存表设计的数据项一般包括 存货编码 本月期初数量 本月期初单价 本月期初金额 本月收数量 本月收金额 本月发数量 本月发金额 本月结存数量 本月结存单价 本月结存金额等 存货结存表要求既能按计划成本核算法 又能按实际成本核算法对存货成本数据的存储 如果用户选择计划成本核算法 则存货结存表中可以不设计本月期初单价 本月结存单价数据项 因为收发存的单价是计划价 可以从存货档案中获取 也可以根据表中数量和金额两项数据计算获得 如果用户选择实际成本核算法 则根据用户选择的不同计价方法 分别采用不同的存储策略 返回 下一页 本月期初金额 本月收金额 本月结存单价 本月期初数量 本月收数量 1 加权平均计价 加要平均计价是在期末将本月收入数和期初结存数加权平均的计算方法 采用这种方法 只有期末才需要计算出结存单价 算式为 按此计算式对出库存货进行计价 由于每月末才进行一次计算 因此 在存货余额表中可不设计本月结存数量 本月结算金额 本月结算单价 这三项数据可由表中相关数据项计算获得 可节省存贮空间 返回 下一页 2 移动加权平均计价 移动加权平均计价要求每购进一批存货 就要重新计算一次结存单价 并更新本月结存单价 以此单价来计算发出存货的实际成本 算式为 采用移加权平均计价法 在存货结存余额表中必须设计本月结存数量 本月结算金额 本月结算单价才能满足管理的要求 本次入库前结存金额 本次收金额 结存单价 本次入库前结存数量 本次收数量 返回 下一页 3 先进先出计价 先进先出计价是使用先购进的存货价格对发出存货进行计价 由于每购进一批存货的价格都可能与前一批存货的价格不相同 因而采用这种方法计价时 每一批采购的存货在存货结存余额表中都要求作为不同的记录来存储 发出存货时 按入库时间顺序依次扣减最先入库的存货数量 并按存货金额计算发出存货成本 直至扣减为零 有些发出存货业务的数量涉及多批存货记录 则需要用二个或二个以上的单价计价 以此来核算发出存货的成本 存货结存表设计时 还需增设入库日期数据项 以适应这种核算方法的要求 返回 下一页 4 后进先出计价 后进先出计价正好与先进先出计价相反 但对入库记录的存储与先进先出相同 只是发出存货时 按后进存货价格来计算发出存货的成本 这种核算法同样需要设计存货入库日期数据项 5 个别计价 个别计价是以某批存货入库时的实际单位成本作为该批存货发出时的实际成本 所以 每批采购入库的存货都需要以不同的记录来存储 以满足这种核算方式的要求 返回 下一页 3 入库单表入库单表划分暂存入库单表与档案性质的入库单表 两表的结构大致相同 但作用不同 暂存入库单表用来存储采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单 存储于该表的入库单能够编辑修改 甚至删除 当审核确认后 该表中存储的记录转储于档案性质的入库单表中 档案性质的入库单表为存货总账 明细账 存货分析表等提供入库数据来源 入库单表的数据项一般包括 日期 入库单号 采购订单号 存货编码 数量 单价 金额 仓库代码 入库类型 收货标志 处理标志 制单员 审核员 业务员等 为了方便存货的核算和管理 对于业务量较大的企业 在存货子系统设计时 往往根据入库单的类型划分为不同的入库单表存储入库数据 如采购入库单表 产品入库单表 其他入库单表 不同的类型的入库单表数据项的设计有所不同 返回 下一页 4 出库单表出库单表的设计原理与入库单表的设计原理相似 也划分暂存出库单表与档案性质的出库单表 同样 档案性质的出库单表是存货总账 明细账 存货分析表等的数据来源 出库单表的数据项一般划包括 日期 出库单号 批号 存货编码 信用部门编码 数量 单价 金额 仓库代码 出库类型 处理标志 制单员 审核员 业务员等 返回 存货子系统初始化 存货子系统初始化的主要内容包括 1 存货档案设置2 仓库档案设置3 收发类别设置4 产品结构设置5 科目设置 返回 1 存货档案设置存货档案设置是将企业管理的存货信息输入系统 存货档案是存货子系统管理的最基础的档案 它为编制采购订单 销售订单 各种出入库单 收发存的登记和输出各种报表提供存货信息 由于存货档案需要管理的数据项较多 在建立存货档案时 一般划分基本 成本 控制 其他等多个页面输入 1 存货基本信息数据项主要包括 存货编码 存货所属分类 存货名称 规格型号 计量单位 辅助计量单位 换算率 税率 存货属性等 存货属性是满足存货特殊管理要求设置的标识 其属性一般包括销售 外购 生产耗用 自制 在制 劳务费用 是否折扣 是否成套件 是否委托代销等 如设置为销售属性的存货可用于销售 发货单 发票 销售出库等与销售有关的单据参照存货时 参照的都是具有销售属性的存货 返回 下一页 2 存货成本信息数据项主要包括 计划价 售价 参考成本 最新成本 参考售价 最低售价 最高进价 主要供货商等 采用计划价格核算的工业企业或售价核算的商业企业 需要在此输入存货的计划价或售价 参考成本是非计划价或售价核算的存货填制出入库成本时的参考成本 如采购商品或材料暂估时 参考成本可作为暂估成本 最新成本是存货的最新入库成本 一般由系统自动维护 最低售价 最高进价是对销售系子统存货销售时和采购子系统存货采购时进行的价格控制 返回 下一页 3 存货控制信息数据项主要包括 采购提前期 经济批量 ABC分类 安全库存 最高库存 最低库存 替换件 货位 呆滞积压标准等 经济批量是在保证生产经营需要的前提下使全部材料相关总成本最低的采购批量 它采购计划系统生成采购计划时需要考虑的因素之一 存货ABC分类是按成本比重高低将各成本项目分为A B C三类 对不同类别的成本采用不同控制方法 呆滞积压标准一般为存货周转率 4 存货其他信息数据项主要包括 单位体重 单位体积 启用日期 停用日期等 返回 2 仓库档案设置存货一般由仓库来保管 而企业的仓库往往不只一个 因此 存货子系统需要对仓库进行初始设置 以便建立存货与仓库的对应关系 仓库档案设置的数据项一般包括 仓库编码 仓库名称 所属部门 仓库地址 仓库电话 仓库负责人 计价方式 是否货位管理 资金定额等 在仓库档案建立时 仓库编码必须输入 且必须唯一 所属部门是当存货选择按部门核算需要输入的数据项 计价方式是企业对存货核算选取的计价方式 可以选择计划价 售价法 加权平均法 移动加权平均法 先进先出法 后进先出法 个别计价法中的一种来计价 返回 3 收发类别设置存货收发业务的类型较多 为了对不同类型的收发业务进行管理 就必需设置存货收发类别 存货入库类别一般包括原材料采购入库 外购商品入库 半成品入库 产成品入库 调拨单入库 盘点单入库 低值易耗品入库 包装特采购入库等 存货出库类别一般包括材料领用出库 半成品出库 产品销售出库 产品自用出库 外购商品销售出库 材料销售出库 盘亏出库 低值易耗品出库 包装物领用出库等 收发类别设置需定义收发类别号及收发类别名称 以便在出入库业务发时 能够选择已定义的存货收发类别 对于在采购和销售子系统已定义和使用的采购类型和销售类型 存货子系统要能够引用 返回 4 产品结构设置如果制造企业使用物料清单管理存货的消耗情况 就需要对产品结构进行设置 物料清单 BillofMaterial BOM 表示产品的组成结构和组成单位产品的原材料和零部件的数量 产品结构设置需先定义父项 再定义相应的子项 子项是构成父项的直接材料或半成品 如果是半成品 还应在子项下再设置子项 产品结构定义后 可以清楚产品的组成 也为配比出库 组装拆卸 消耗定额 产品材料成本 物料需求计划 成本核算等功能调用 返回 5 科目设置为了加快凭证生成与传递 存货子系统一般都提供了自动制单的功能 即根据存货出库的业务类型 自动生成记账凭证 并传递到账务处理子系统 科目设置包括存货科目 如各种存货科目 差异科目 分期收款发出商品科目 委托代销科目 运费科目 结算科目以及对方科目 对方科目根据收发类型设置 设置的科目受账务处理子系统中科目表的控制 即设置的科目必须是科目表中已存在的科目上 且为末级科目 系统根据收发存货业务制作凭证时 就能根据业务类型自动生成凭证 并能够传递到账务处理子系统中 返回 1 企业资源计划 ERP 企业信息化环境下的会计信息系统 2 客户关系管理 CRM 3 供应链管理 返回 企业资源计划 ERP 一 ERP产生的背景 二 ERP介绍 三 ERP系统与现代会计管理的关系 返回 ERP产生的背景 六 七十年代 美国企业普遍运用价值工程 工作研究等方法 取得了明显的经济效益 七 八十年代以来随着管理思想的发展和计算机引入企业管理 工业企业采用了许多先进的制造技术和管理方法 例如 1 在成组技术 GT GroupTechnology 基础上引入计算机控制 管理和调度形成的柔性制造系统 FMS FlexibleManufacturingSystem 使多品种 小批量生产取得了类似大量流水生产的效果 返回 下一页 2 准时生产方式 JIT Just in time 一种能够灵活适应市场变化的生产系统 这种生产系统可以从经济性和适应性两个方面来保持公司整体利润的不断提高 3 精益制造 LP LeanProduction 一种以用户为上帝 以人为中心 以精简生产过程为手段 以最快的速度和适宜的价格提供零缺陷的产品为最终目标 以高质量的适销新产品去强占市场的管理方法 返回 下一页 4 物料需求计划 MRP MaterialRequirementPlanning 是一种面向制造业 用来改善和克服制造企业普遍存在的库存量过大 资金周转期长 原材料供应不及时 零部件装配中停工待料等问题的一种生产管理技术 其核心思想是以系统的观点 以减少库存为目标 统筹地为制造业的管理者提供满足生产计划的物资供应手段 它是一种以时间为优先考虑的计划系统 20世纪60年代人们在计算机上实现了MRP 它主要用于定货管理和库存控制 MRP可在数周内拟订零件需求的详细报告 来补充订货及调整原有的订货 以满足生产变化的需求 到了70年代 几乎所有的企业所追求的基本运营目标都是以最少的资金投入而获得最大的利润 为了及时调整需求和计划 对财务状况及时进行分析 随着MRP的广泛应用 人们进一步把财务子系统和生产子系统结合为一体 并将MRP的基本原理应用于生产能力负荷分析 生产车间的工况控制等领域 企业的生产计划管理者也可以利用MRP所记录的信息更有效地执行生产计划 由此产生了以 计划 实施 反馈 为基本管理模式的闭环MRP 返回 下一页 5 制造资源计划 MRPII 在闭环MRP的基础上 考虑到企业的资金 人力 设备均可被视为企业的资源 80年代末 人们又将生产活动中的主要环节 销售 财务 成本 工程技术等与闭环MRP集成一个系统 成为管理整个企业的一种综合性的制定计划的工具 美国的OliverWight把这种综合的管理技术称为制造资源计划 MRPII 制造资源计划其本质是在当今信息科学发展的基础上 根据控制论的原理 以计算机科学为手段 通过对供给链 即整个产品的生产过程 中大量数据和信息的集成处理 制定优化的生产管理决策 来消除供给链中冗余的物流 浪费的时间 多余的流程来达到降低成本 获取更高的利润的目的 20世纪80年代以来 MRPII的原理和体系结构被企业界和计算机软 硬件制造商所广泛接受 开发出很多基于MRPII的计算机企业管理系统并被各国制造业广泛使用 返回 下一页 实施以客户为中心的经营战略是20世纪90年代企业在经营战略方面的重大转变 它要求企业在组织形式 管理方式 生产驱动 业务流程 生产目标等方面进行重大的转变 如表所示 ERP的产生 返回 下一页 返回 下一页 在以客户为中心的经营战略下 产品不在是定型的 而是根据客户需求选配的 业务流程和生产流程不再是一成不变的 而是针对客户需求 以减少非增值作业为原则而重新组合 特别是企业的组织也必须是灵活 动态可变的 显然 这种需求必须转向以客户为中心 面向整个供需链的ERP系统 这就是ERP产生的客观需求背景 90年代以后信息技术的高速发展 面向对象的技术 计算机辅助软件工程以及开放的客户机 服务器网络环境又为实现MRPII的进一步演变提供了技术基础 逐渐产生和完善的价值链 全面质量管理 适时制生产 敏捷制造 供需链管理 顾客关系管理等先进的管理思想为ERP的产生提供了理论基础 于是 ERP应运而生 返回 ERP介绍 企业资源计划 ERP EnterpriseResourcesPlanning 这一概念最初是由美国的加特纳集团公司 GartnerGroupInc 在20世纪90年代初期总结了当时企业应用的系统现状和经验提出的 并在其信息技术术语词典中就其功能标准给出了界定 作为企业管理思想 它是一种新型的管理模式 作为一种管理工具 它同时又是一套先进的计算机管理系统 返回 下一页 SAP根据其20多年的企业管理软件开发与服务的实践 对ERP提出 管理 IT 的定义 1 ERP不只是一个软件系统 而是一个集组织模型 企业规范和信息技术 实施方法为一体的综合管理应用体系 2 ERP使得企业的管理核心从 在正确的时间制造和销售正确的产品 转移到了 在最佳的时间和地点 获得企业的最大利润 这种管理方法和手段的应用范围也从制造业企业扩展到了其他不同的行业 3 ERP从满足动态监控 发展到引入商务智能 使得以往简单的事物处理系统 变成了真正具有智能化的管理控制系统 返回 下一页 4 就软件结构而言 现在的ERP必须能够适应互联网 可以支持跨平台 多组织的应用 并和电子商务的应用具有广泛的数据 业务逻辑接口 ERP系统通过信息技术实现先进的管理思想 反映时代对企业合理配置资源 最大化地创造社会财富的要求 它已成为企业在信息时代生存 发展的基本条件和应运模式 返回 下一页 从管理思想 软件产品 管理系统三个角度来理解ERP 1 ERP是一种管理思想 ERP是在MRPII基础上进一步发展而成的面向供需链的管理思想 2 ERP是一种软件产品 ERP是综合应用了现代信息技术最新成果 以ERP管理思想为灵魂的软件产品 3 ERP是一种管理系统 ERP是整和了企业管理理念 业务流程 基础数据 人力物力 计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统 综上所述 ERP管理思想最核心本质的定义 ERP是利用现代信息技术 将以系统化计划管理为核心的一系列先进管理思想运用于企业管理之中 面向整个供需链 以合理配置企业所有内外资源为目标的一种综合管理应用体系 返回 ERP系统与现代会计管理的关系 ERP系统的研究和应用在很大程度上保证了现代会计管理方法的应用 而现代会计管理方法的应用又反过来丰富了ERP系统 因而 ERP系统的发展和现代会计管理的发展是相辅相成的 表现为 返回 下一页 1 ERP系统保证了现代会计管理的发展和实施 ERP系统从某种意义上说是一个现代化的信息系统 从管理理念到具体方法和手段都来源于高科技社会的实践 它涉及到企业各个部门信息 所提供的信息类型多样 完整准确 在很大程度上满足了知识经济下现代会计管理的要求 同时 ERP系统把会计管理循环过程纳入到整个管理信息系统中 使会计管理的整个循环过程良好地进行 同时又使得整个循环过程中的各个子环节单独和外界发生联系 进行信息的交换 因而 各种会计管理方法可以渗透到各个业务管理部门中 对企业进行良好地控制 返回 下一页 2 ERP系统为现代会计管理提供了比较广泛的发展空间 主要表现在 1 ERP系统为现代会计管理全方位地反映 监督提供了保证 ERP系统不仅通过国际互联网同外部环境进行信息交流 同时又在企业建立了内部局域网 ERP的网络功能使企业的会计管理人员能够及时 准确 全面地获取企业内外部信息 如金融信息 市场信息 国家乃至世界经济动态等 会计管理人员也可以自动收集企业内部生产 销售 采购等子系统传来的信息 使企业内外信息传递由原来的垂直方式转变为网状方式 从而使现代会计管理可以更好地利用这些信息对企业进行全方位的反映和监督 返回 下一页 2 ERP系统为运用现代会计管理方法提供了支持 ERP系统是一个集成的信息系统 它能为现代会计管理方法的研究和运用提供有力支持 比如 ERP系统的实施使各种定量分析方法和分析模型的运用变为了现实 包括利用回归分析法 因果分析法建立销售预测模型 利用非线性规划 概率统计等分析方法 建立投资决策模型 利用量本利等分析方法建立利润分析模型等 这就为企业的筹资 投资 预测和决策等管理工作提供了技术支持 返回 下一页 3 ERP系统使会计报告模式发生了变化 具有较大弹性 ERP系统中储存了企业的整个供应链的信息 具有获取远程信息的能力 这从根本上改变了传统的会计报告模式 一是会计报告的编制方法发生了改变 在ERP系统中 反映经济活动的数据是以规则的结构和方式存放在数据库中 使用者只要确定好报表格式 取数方法 计算公式 ERP系统便能自动从库中采集报告所需数据 二是会计报告披露的时间 内容 方式发生了重大变化 可以根据需要实时产生各种会计报告 披露的内容可以是使用者所关心的任何内容 而且披露方式灵活多样 不受固定模式的约束 返回 客户关系管理 CRM 返回 1 客户关系管理的概念 2 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