开始文档管理系统方案.doc

KASS文档管理系统文件服务器版解决方案上海开始软件目 录1.文档管理现状与客户需求31.1文档管理现状32.KASS文件服务器解决方案32.1技术平台32.2系统功能说明42.2.1系统用户信息42.2.2文件集中存放并统一备份52.2.3文档通过统一的平台访问52.2.4文档访问受权限控制52.2.5文档操作系统自动记录62.2.6文档支持属性搜索及全文检索62.2.7文档支持多版本管理72.2.8文档操作简单方便，支持多种在线操作72.3系统运行环境82.4方案成本91.文档管理现状与客户需求1.1文档管理现状公司的日常业务与办公基本上都需要用到各类电子文档。随着公司信息化的发展，公司内部积累的文档越来越多，单纯依靠windows文件服务器方式来管理公司文档已难以解决文档管理的问题。以下列举了几个企业中普通文件服务器现状分析l 管理功能有限，且必须在指定环境下才能使用。l 重要文件被访问时，可能被员工将整篇内容复制、考走。l 员工离职时容易下载大量公司文档带走。l 文档被修改或覆盖时，没有版本控制，无法知道是谁在什么时候修改了哪些内容。l 文档如果被不小心直接删除，无法还原。l 文档数据太大时，组织可能需要好几台文件服务器开启不同的文件夹，从而无法实现统一的访问。l 服务器维护麻烦这些问题的存在，轻则导致企业员工的工作效率降低，重则导致企业由于文档失误而出现重大合损失。因此，企业非常需要一套系统来解决以上此类问题， 开始文档管理系统KSS目标是建立整个公司统一规划、统一标准、统一维护的文档信息服务平台，为公司提供“知识积累、信息共享、协同办公”的办公工具。具体需要实现如下目标：l 文档资料集中存储l 文档通过统一的平台在各种环境下访问l 文档访问需要有权限控制l 文档操作要有记录，保持可追溯性l 文档可以通过属性及内容进行查阅与检索l 文档要求有版本控制l 操作要求方便，能批量对文档进行操作2.KASS文件服务器解决方案2.1技术平台KASS系统是基于JAVA开发的B/S结构的企业级软件系统。客户端方面，KASS系统采用浏览器/服务器(B/S)结构，客户端无需安装任何软件和插件，部署方便快捷。KASS系统支持IE/Firefox浏览器，可以在windows或linux客户端环境下访问KASS系统。操作系统方面，KASS系统基于JAVA开发，具有极强的跨平台性和可移植性，可以适应复杂的服务器操作系统环境。数据库方面，KASS系统采用JDBC来连接各类数据，支持SQL Server、Oracle、MySQL等多种数据库，可以方便地在数据库之间进行移植。系统默认配备的数据库为MySQL。文件存储方面，系统支持集中存储文件，系统也支持分布式存储。可以将大量的文件分散存储到业务服务器以外的其他专用文件服务器上，以保证有足够的空间来存储数据。服务器性能方面，KASS系统支持集群方式来扩展并发性，KASS系统支持HA双机方案来避免单点故障。2.2系统功能说明2.2.1系统用户信息KASS系统支持自建单独的用户体系。同时KASS也支持与AD或其他信息系统共同使用统一的用户体系。通过与AD域集成，实现文档管理系统中用户/组与AD域中用户/组结构保持一致。下图为实例效果图。2.2.2文件集中存放并统一备份KASS系统所有文件都是存储在服务器中，并且可以设置存储的目录。支持分区存储，可以将文件分成各个区域存放。（存储空间分区设置）存储在服务器中的文件目录结构与用户在系统中所看到的目录一致，且以明文的形式存在。方便用户大批量导入导出文件以及对文件进行备份。2.2.3文档通过统一的平台访问KASS系统只需要客户端在与服务器端可以通讯的情况下，使用浏览器访问即可操作文档。因此用户可以在大部分时间随时访问所需要的文档。2.2.4文档访问受权限控制KASS系统可以针对节点（文件/文件夹）进行权限控制。权限分配以节点为中心，指定节点的权限构成，即指定哪些用户或哪些组对该节点拥有什么样的权限。通过权限可以控制哪些文件/文件夹哪些用户才可以访问。2.2.5文档收集KASS系统支持多种方式收集文档A、用户手动上传：选择本地的文件上传到服务器对应目录中。B、通过模板在线创建：C、通过批量传输工具，WEB文件夹及FTP客户端方式上传：D、通过自动上传工具自动采集：2.2.6文档在线浏览KASS系统可以通过配置支持方式来在线浏览各种格式的文档：A、 支持转换的方式在线浏览，office等常见格式都可以自动转换成可以在IE中打开的格式来在线浏览。B、 支持打印成图片在线浏览，能打印的文件格式都可以通过配置，实现IE中在线浏览。C、 控件浏览：系统支持多种控件来浏览超过400种格式的文件2.2.7文档操作系统自动记录KASS系统中所有用户进行的所有操作系统都有完整的记录。管理员可以在控制面版中对操作日志进行查询。2.2.8文档支持属性搜索及全文检索系统可以通过多种方式来快速的查找与定位文件。可以搜索文档的属性搜索，如作者、创建时间、名称、属性、分类等。可以对文本类文档进行全文检索，如word、pdf文档中的某个字。另外系统支持多个条件同时搜索及在搜索结果中进行再次搜索，并且搜索结果在显示时，受权限管控。2.2.9文档支持多版本管理在系统中文件支持多版本管理，一个文件可以拥有多个历史版本，用户平常浏览文件的最新版本，有需要时可以查看文件的历史版本。同时可以在文件版本列表与文件版本历史中查看文件版本的更新者、更新时间等属性。（文件版本列表）2.2.10文档多种访问方式支持浏览器登录系统后在线访问系统文档。支持FTP方式访问文档。支持WEB文件夹模式访问文档。支持KASS专用客户端方式快速访问与操作、管理文档。通过KASS专用客户端即可以快速的访问服务器端文档，同时通过本地工作目录的设置，可以对本地文档自动进行版本提示。同时客户端可以直接调用本地软件编辑与打开文档。2.3系统运行环境服务器运行环境推荐如下：机器型号普通服务器CPUIntel Xeon 2.4G以上内存2G以上磁盘普通磁盘或磁盘阵列操作系统Windows Server 2003数据库Mysql 5.1(KASS自带)WEB容器Tomcat6.0(KASS自带)JAVA环境JDK1.5 (KASS自带)客户端环境方面：推荐使用的浏览器为Windows Internet Explorer 6.0及以上版本，支持firefox浏览器。网络环境方面：推荐客户端同服务器之间为局域网，支持广域网或专网