培训班讲义公文格式.doc

公文格式一、公文排版与装订要求（一）公文排版1设定页边距 公文用纸采用A4型纸，版心尺寸为156mm255mm。打开“页面设置”，选定“页边距”标签，设定为上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。2设定网格和字体 公文排版规格为正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。分两步进行设定。第一步，打开“页面设置”，选定“文档网格”标签，选择左下角的“字体设置”， “中文字体”选“仿宋GB3212”， “字号”选“3号”，确定；第二步，回到“文档网格”标签，选择“指定行和字符网格”，设置为每行“28”，每页“22”，确定。3设定页脚 公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。 打开“页面设置”，选定“版式”标签，“距边距页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。如果点击对话框左下角“默认”按纽，可以将上述设置保存为默认值。（二）印刷及装订要求双面印刷。左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。二、公文中各要素标识规则（一）公文标题 这里所说的公文标题，是指主标题，采用2号小标宋体字，普通行文也可以采用文本宋体加黑。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。如需副标题，可以3号楷体加黑。如何安装小标宋体字？首先，打开 C：WINDOWSFonts 文件夹；然后打开“文件”菜单，选择“安装新字体”； 选择“驱动器”，就是选择字体文件所在文件夹，出现如下图的“字体列表”的时候，点击“全选”，然后点击确定，即可。（二）主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（三）公文正文1. 正文采用3号仿宋体字标识。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。标点为全角，包括小圆实心点都是全角。数字为半角，如30，不是。2.正文中的第一层小标题为3号黑体，第二层小标题为3号楷体加黑，第三层为3号仿宋加黑。第一层一、二、三、用顿号第二层 （一）（二）（三）用括号第三层用小圆实心点第四层 （）（）（） 用括号3. 结构层次序号的使用要规范。 在使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。4. 公文正文的段首题，即用公文自然段落的第一个句子所作的标题（没有序号），其末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。5. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（四）公文附件公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（后面不要加冒号）；附件的序号和名称前后标识应一致。（五）成文时间1.将汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。在Word文档中可以打开“插入”菜单中的“日期和时间”，在“中文（中国）”状态下进行选择，如“二一一年四月十三日”。2.由于印章一般要盖在成文时间上，成文时间要依印章的位置而定：对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内，也就是不到1行的空白。 （六）公文页码用4号半角白体（宋体、仿宋体、楷体等）阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。如何插入页码？第一步，在前面进行公文排版，已实现了单、双页分置左右。现在需要插入页码，位置为“页面底端（页脚 ）”，对齐方式选“外侧”，不选择首页显示页码，页码格式选择默认。第二步，先设置偶数页的页码。在页码上双击，出现小文本框，将页码设置为“仿宋体4号字”，用“shift+减号”加入“”，调整为“2”。再选中“2”，使用“段落”菜单中的“缩进和间距”功能，左缩进1字符，实现双页码居左空1字。第三步，同样的方法，设置奇数页的页码，然后右缩进1字符，实现单页码居右空1字。 （六）公文中的表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 横排表格，设置单独文档。在“页眉和页脚”之间转换，在指定位置，输入需要的页码。 三、文件头的使用 条例、规定、办法、总结、计划等这些非法定公文必须要上报、下发或平行行文时，就要从法定文种中寻找合适的文种作为载体来运载着非法定公文行文，我们通常称这种载体叫“文件头”。 文件头大都由通知、命令（下行时），请示（上行时）及函（平行时）来承担。【参考文献】中华人民共和国国家标准标点符号用法（中华人民共和国国家标准 GB/T 15834-1995）出版物上数字用法的规定（中华人民共和国国家标准GB/T 15835-1995）国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）国家行政机关公文处理办法（国发200023号)中华人民共和国国家通用语言文字法 （中华人民共和国主席令 第37号)规范使用数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。需使用阿拉伯数字的情况如下。1.“物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。”如：高度为30 m（30米）体重70 kg（70千克）。2. 按照规定的要求，计数与计量以及统计表中的数值，正负数以及小数、百分数、分数、比例也必须采用阿拉伯数字。如：89 -245.8 78% 4/5 1:200等等。3. 采用公元纪年表示的世纪、年月日和时刻的表述方式为：公元18世纪80年代 公元前476年 2008年12月5日 4. 表示日常生活中使用的量（非物理量），使用的是一般量词，可以用阿拉伯数字表述为： 3500片 30天 80只5部队番号、文件编号、证件号码和其他序号属于代号、代码、序号范畴，要求使用阿拉