13材料(设备)采供制度20100328(终).doc

材料（设备）采供管理制度济南市旧城改造投资运营有限公司材料（设备）采供管理制度第一章 总 则第一条为保证济南市旧城改造投资运营有限公司负责的安置房建设等工程（以下简称安置房建设工程）材料（设备）采购工作的顺利进行，强化对工程建设全过程的监督和管理，保证供货质量、供货时间，合理控制投资，特制定本制度。第二条凡参加安置房建设工程的各方：项目管理、招标代理、勘察、设计、施工、监理、造价咨询，以及材料、设备供应商等单位和个人均应遵守本制度。第三条 安置房建设工程材料（设备）采购供应的职责分工如下：（一）济南市旧城改造投资运营有限公司安置房建设领导小组（以下简称领导小组）全面负责材料（设备）采购供应的组织、监督和决策工作。济南市旧城改造投资运营有限公司建设工程部（以下简称工程部）具体负责材料（设备）供应单位的招标方案确定、供货合同签订、货款支付审核等工作。（二）各项目管理单位协助工程部全面组织所管理工程材料（设备）采购供应的具体招标实施工作。（三）招标代理单位负责组织实施材料（设备）招标工作，参与供货合同的洽谈和签订工作。（四）各监理单位负责所监理工程的材料计划审核及材料（设备）的现场管理，做好质量验收和数量核实，参与所监理工程的材料（设备）询价工作。第二章 材料（设备）计划第四条根据施工进度计划要求和实际需要，各项目管理公司及监理单位督促各自标段的各施工总包单位提供材料（设备）需求总计划和分阶段材料（设备）需求计划。材料（设备）需求总计划在施工总包单位进场后提供，应包括全部材料（设备）清单，并说明规格、型号、数量以及计划使用和要求进场时间；分阶段计划每个月提供一次，根据材料（设备）需求总计划，结合实际进度情况，提前两个月提出详细的材料（设备）阶段需求计划【如3月1日提交5月份的材料（设备）需求计划】，详尽说明符合现场实际的材料（设备）规格、型号、数量、有关技术参数以及较准确的具体进场时间。第五条材料（设备）需求总计划和分阶段材料（设备）需求计划，经监理单位审核、项目管理单位核实汇总后，报工程部确认。监理单位和项目管理单位要严格审核分阶段材料（设备）需求计划，确保不漏项、不多项、不重复上报，如发现原则性问题或敷衍了事、上报不及时等问题，工程部将根据情况处以200-500元人民币的处罚，并将在当月综合考评中扣两分。第六条根据确认的材料（设备）需求总计划和分阶段材料（设备）需求计划，项目管理单位提出采购方式的建议，报工程部审批确定。第三章 材料（设备）分类及采购方式第七条安置房建设工程材料（设备），按采购供应方式分为三类，即甲供材料（设备）、甲定乙供材料（设备）及乙供材料（设备）。（一）甲供材料（设备）：业主确定供货单位并与之签订供货合同，且由业主组织供货的材料（设备）进场。（二）甲定乙供材料（设备）：业主确定供货单位及价格后，施工单位与供货单位签订供货合同，并由施工单位自行组织供货的材料（设备）进场。（三）乙供材料（设备）：供货单位及价格由施工单位自行确定，且由施工单位自行组织供货的材料（设备）进场。第八条甲供及甲定乙供材料（设备）供货单位的确定，采用招标或非招标方式进行。（一）招标方式对安置房建设工程甲供及甲定乙供材料（设备），原则上均应采用招标方式确定供货单位。招标方式包括公开招标和竞争性谈判。采用招标方式采购材料（设备）时，应当执行济南市旧城改造安置房工程招标定标管理制度。（二）非招标方式对属于标准规格且价格弹性不大或要求比较特殊的材料（设备），以及合同额较小的材料（设备），可以采用非招标方式进行采购。非招标方式包括：1.询价或邀请报价采购：询价或邀请报价采购由工程部组织，工程部以及项目管理单位、跟踪审计单位、监理单位等相关单位共同组成询价或邀请报价小组。其采购程序如下：（1）工程部编写确定询价通知或邀请报价函（工程部可根据需询价材料的数量及种类，分别安排项目管理公司编写询价通知或邀请报价函）。根据拟询价材料（设备）的实际情况编写询价通知或邀请报价函，包括材料（设备）名称、技术要求、报价方式、联系方式、询价或报价时间、地点等内容。（2）采用询价方式进行定价的程序：发询价通知。各项目管理单位根据询价通知要求组织本片区（标段）各参建单位进行询价，各相关参建单位把其询价资料整理成书面（须签字盖章）及电子文档报本片区项目管理单位，所询每种材料的供应商不得少于三家。项目管理单位把本片区各参建单位的询价资料汇总整理后编写询价报告，详实反映询价情况，询价报告应由参加询价会的全体成员共同签字，并上报建设工程部审核。工程部审核通过后，组织各相关片区的参建单位开会研究讨论，并形成会议纪要，与会单位签字认可，然后报运营领导小组审批，通过后建设工程部下发文件通知（红头），各相关单位按此通知执行。（3）采用邀请报价方式进行定价的程序：向拟参加询价的供应商发出询价函。各项目管理单位组织本片区监理、施工等参建单位推荐供应商、并采用广泛查询或发布公告方式落实报名单位，参加询价供应商数量不能少于13的比例，并且尽可能增加数量。由各项目管理单位负责向拟参加报价的供应商发出询价函。召开报价会。按照询价函确定的统一时间和地点，询价小组召开报价会，要求被询价的供应商当场作出报价和承诺。会后由询价小组根据各供应商的质量、报价、承诺和服务等作出评议。编写邀请报价报告。报价会结束后，项目管理单位根据邀请报价过程编写报价报告，详实反映报价情况，报价报告应由参加询价会的全体成员共同签字。（4）编写书面请示报领导小组审批。以邀请报价报告为依据，询价小组经质量、技术性能、价格、供货周期、信誉等因素综合比较后，由工程部向领导小组提交书面请示，请示应包括推荐成交单位、成交价格、合同签订方式（甲供、甲定乙供或仅确定结算价）等内容，报领导小组审批确认。（5）组织供货。领公司导审批确认本次材料（设备）询价或邀请请报价的成交供应商后，若为甲供，则由各项目管理单位协助工程部组织成交单位商签供货合同；若为甲定乙供或乙供，项目管理单位将询价结果书面通知监理单位、施工单位组织供货。（7）项目管理单位在整个询价或邀请请报价过程中，要组织严密，对各单位上报的资料要认真复核，如实编写询价或邀请请报价报告，数据准确无误，询价或邀请请报价资料齐全。如发现原则性问题或敷衍了事、资料不完善等问题，工程部将根据情况处以200-500元人民币的处罚，并将在当月综合考评中扣两分。2.单一来源采购：在工程部认定有下列情况之一的材料（设备）采购，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，经领导小组批准，可采用单一来源方式采购：（1）只能从惟一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购的（增购金额不超过原合同采购金额的10%）。第四章 组织招标或询价第九条根据领导小组审批确定的采购方式，由工程部负责组织招标代理单位、项目管理单位制定材料（设备）招标计划及询价计划，报领导小组审批。第十条依据审批的材料（设备）招标计划，工程部按照时间优先、量大优先的原则确定招标代理单位，由招标代理单位完成各项计划的招标工作；对于审批的询价计划，由相关项目管理单位根据工程实际进展情况，依照询价采购的工作程序，组织实施完成。第十一条对于材料（设备）招标，任一招标项目开始之初，应由领导小组根据实际情况，从公开招标或竞争性谈判中选择其中之一确定招标方式。第十二条依据领导小组批复的材料（设备）招标采购方式，招标代理单位编写招标公告，经项目管理单位及工程部审核通过后予以发布。第十三条项目管理单位负责招标的资料准备工作，招标文件的技术、商务等审核工作；招标代理单位应根据项目的特点和需要及时编制招标文件或竞争性谈判文件，由工程部组织有关部门、人员和各监督部门共同研究确定并会审通过后，方可对外发放。项目管理单位要严格审核招标文件的技术、商务等条款，结合负责片区的情况审核招标清单项，确保不漏项，如发现原则性问题或敷衍了事等问题，工程部将根据情况处以200-500元人民币的处罚，并将在当月综合考评中扣两分。第五章 开标、评标与定标第十四条 公开招标方式的开标、评标均应在济南市旧城改造投资运营有限公司指定的地点进行，竞争性谈判方式和询价方式的开标、评标在询价函中确定的时间和地点进行。第十五条 开标、评标过程由招标代理单位组织，由评标委员会依据招标文件对各材料（设备）投标单位的投标文件进行评审，并对中标候选人进行排序。第十六条 必要时，工程部组织相关部门和单位对投标单位（或中标候选人）进行考察，由招标代理公司编制考察报告作为定标的参考，向领导小组汇报开标情况，由领导小组研究确定材料（设备）中标人。第十七条 招标工作结束后，招标代理单位应及时收集、整理和汇总招投标资料，在确定中标单位之后的3日内，将招标资料汇编、中标单位投标文件、中标单位材料（设备）样品移交工程部；工程部负责招标资料的存档、发放工作以及材料（设备）样品封存工作，货物进场验收前，项目管理单位组织监理单位申领样品；对于通过询价方式进行的采购活动，由项目管理单位负责整理、汇总询价资料，并将询价请示的批复文件及时转发各相关部门及单位。第十八条 对于有多家中标单位的甲供材料（设备），济南市旧城改造投资运营有限公司负责确定中标供货单位的供货范围，工程部落实；项目管理单位组织签订供货合同。第六章 签订供货合同第十九条 甲供材料（设备）中标供货单位与济南市旧城改造投资运营有限公司签订供货合同，甲定乙供材料（设备）中标供货单位与各相关施工单位签订供货合同。第二十条 甲供材料（设备）合同签订时应以中标通知书或领导小组批准的请示作为签订依据。甲供材料（设备）合同洽谈及评审、签订程序详见济南市旧城改造安置房工程合同洽谈与签订工作流程。第二十一条 甲供材料（设备）采购供应过程中，若因设计变更或现场原因造成实际供应材料（设备）的规格、型号、技术参数必须修改，或实际需求数量与合同数量出入较大时（超过原合同价款20%），经领导小组批准后，签订补充协议。第七章 材料（设备）进场第二十二条甲定乙供材料（设备）以及乙供材料（设备），由施工单位根据工程实际进展情况自行组织进场，项目管理单位和监理单位负责进场验收及质量把关。第二十三条对于甲供材料（设备），以工程部审批的材料（设备）需求计划为基础，施工单位根据实际进度情况，提前30天分批提出材料（设备）进场申请，并填写甲供材料（设备）进场计划审批表，经监理单位、项目管理单位审核后，报建设工程部审批。第二十四条项目管理单位依据审批的甲供材料（设备）进场计划审批表通知供货单位送货，供货单位自行与施工单位联系进场具体时间及堆放场地，并按照下列程序办理甲供材料（设备）进场手续：（一）货到现场后，需经项目管理单位、监理单位、施工单位共同验收。（二）经验收合格，由供货单位开具甲供材料（设备）进场验收单，甲供材料（设备）进场验收单应经验收各方共同签字确认并加盖公章。（三）对于分批进场的材料（设备），可暂由施工单位开具收条交供货商，验收单位共同签字，待累计到一定数量后一并汇总办理正式甲供材料（设备）进场验收单。（四）根据供货情况，供货单位开具甲供材料汇总表对甲供材料（设备）进场验收单进行汇总，经验收各方共同签字确认并加盖公章作为付款凭证。甲供材料（设备）进场验收单和甲供材料汇总表均应一式七份，建设单位二份，项目管理单位一份，监理单位一份，供货单位二份，施工单位一份。上述验收单位均需授权或负责人签字，并加盖公章，如出现签字盖章不合要求的，工程部将根据情况处项目管理单位200-500元人民币的处罚，并将在当月综合考评中扣两分。（五）建设工程部依据供货单位提供的经各方会签的甲供材料（设备）进场验收单和甲供材料汇总表，办理甲供材料（设备）出入库手续。第二十五条对于供货过程中出现工程项目的设计变更、施工进度计划的调整，工程部按规定的程序调整材料的用量计划。对于施工过程中变更、签证的材料增减，由施工单位提出变更材料清单，监理单位、项目管理单位审核签字后及时汇总上报。第八章 验收与保管第二十六条 项目管理单位、监理单位、施工单位均应设专人负责材料（设备）进场验收。 第二十七条 材料（设备）验收时，项目管理单位会同监理单位、施工单位，依据采购合同、设计文件、有关质量标准、建设工程部封存的样品等进行验收。甲供材料（设备），须现场开箱、清点、交接，核对是否与甲供材料（设备）进场计划审批表相符，对材料（设备）进行全面验收。第二十八条 已进场的甲供材料（设备），由各总包施工单位或安装单位保管，除工程部同意外，不得运出施工场地。各保管单位对甲供材料（设备）要按产品大类、规格分别保管，对贵重的精密仪器、仪表要指定专人进行保管。第二十九条 为了及时掌握材料（设备）的变化情况，做到心中有数，工程部、项目管理单位要根据材料（设备）的不同情况，进行定期或不定期清查盘点。对工程用不上或多余的材料（设备）要及时处理，防止占压资金。第九章 货款支付第三十条 甲定乙供材料（设备）及乙供材料（设备）货款由施工单位支付，在工程施工过程中，若由于施工单位恶意拖延货款而出现供货单位上访事件时，工程部有权从施工单位工程款中直接扣除该部分款项直接支付给供货单位。第三十一条 对于甲供材料（设备），依据手续齐全的甲供材料（设备）进场验收单和甲供材料汇总表，工程部管理人员办理出入库手续，以此办理甲供材料（设备）付款和结算手续。第三十二条 甲供材料（设备）款的支付时间与数额，依合同约定办理。对于验收不合格部分的材料（设备），不予支付或暂缓支付该部分材料（设备）款。第三十三条 甲供材料（设备）款的支付按流程办理。第三十四条 遇特殊情况造成材料（设备）款无法按时到位，以致影响后续材料（设备）的正常供货，从而可能阻碍工程进展时，供货单位应及时向工程部汇报。第三十五条 材料（设备）结算时，按实际供应的有效数量进行核对确定。施工单位办理竣工结算时，项目管理单位、跟踪审计单位依据甲供材料（设备）验收单办理材料（设备）转帐。第十章责任和监督管理第三十六条 参与材料（设备）采购供应管理的部门和人员必须加强法律意识，严格遵守国家招标投标和政府采购等相关法律、法规，认真组织实施材料（设备）采购工作。如有违法违规行为，须承担相应责任。第三十七条 材料（设备）采供工作实行监督制度。监察审计部门参与材料（设备）招投标及采供活动，并对全过程实行监督。第三十八条 在实施材料（设备）采购工作中，有下列情况之一的，应承担相应责任。（一）必须进行招标而不招标的，或将招标化整为零的以及以其他任何方式规避招标的；（二）必须招标或询价的材料（设备），未经旧城改造投资运营有限领导小组同意，擅自指定供货商的；（三）以不合理条件限制、排斥潜在供货商，对潜在供货商存在歧视行为或限制供货商之间竞争的。第三十九条 施工单位未按时申报材料（设备）计划及进场申请，或名称、规格、型号、数量及有关资料提供有误，造成材料（设备）采购供应时间拖延的，应承担相应责任；项目管理单位及监理单位未按要求时间审核、认定并实施监督管理的，应承担相应责任。第四十条对甲供材料（设备）的名称、规格、型号、数量及有关技术参数审核不严、出现差错，造成损失的，相关审核单位应承担相应责任。第四十一条因供货单位的原因造成供货进度、供货质量不能满足要求时，供货单位按照供货合同的约定承担相应责任。第四十二条 工程部、项目管理单位对甲供材料（设备）的采购供应实施全过程的监督和管理。若在供货过程中发现以次充好、弄虚作假的现象，将对相关单位进行严肃处理。第四十三条 为加强对供货单位的监督和管理，工程部定期组织项目管理单位材料人员及所有供货单位召开月度例会；对于分批供货且对进度影响较大的供货单位，运营公司视实际需要确定是否召开周例会。通过例会，及时掌握各供货单位的供货质量、供货进度、验收、付款等各方面的动态情况，解决供货过程中的各种问题。第十一章 附则第四十四条 本制度未尽事宜或与上级有关规定相违背，按上级规定执行。第四十五条 若本制度与运营公司制定的其它办法或制度不相符时，以其中较严规定执行。第四十六条 本管理制度的解释权归济南市旧城改造投资运营有限公司所有。第四十七条 本制度自发布之日起执行。材料设备采购工作流程否是甲供/甲定乙供招标方式非招标方式确定中标单位甲供：中标单位与业主签订合同甲定乙供：中标单位与施工单位签订合同公开招标招标代理单位竞争性谈判招标代理单位询价（限价/限厂限价）工程部/项目管理单位单一来源采购工程部/项目管理单位提出材料需求总计划及分阶段需求计划施工单位审核监理单位是否同意核实汇总，并提出采购方式建议项目管理单位确定采购方式（招标、非招标）建设工程部是否非招标方式提出材料需求总计划及分阶段需求计划施工单位审核监理单位核实汇总，并提出采购方式建议。项目管理单位确定采购方式（招标方式/非招标方式）建设工程部编制采购计划招标代理单位单位按计划采购询价/邀请报价/批价业主/项目管理单位单位是否同意审核监理单位审核项目管理单位审批建设工程部招标方式材料设备采购计划招标方式：编制采购计划招标代理编制与审批流程采购计划审批表单位名称： 工程名称招标内容（招标代理单位）签字： 年 月 日各相关单位初审意见单位名称评审意见项目管理单位签字： 年 月 日建设单位审批建设工程部签字： 年 月 日签字： 年 月 日建设工程部负责人签字： 年 月 日注：各单位审核后请填写意见确定询价方式（限价/限厂限价）建设工程部编制询价通知或邀请报价函项目管理单位审批盖章建设工程部发询价通知或邀请报价函项目管理单位组织询价会（建设工程部、跟踪审计、监理单位参加）项目管理单位编写询价报告及请示，参加单位会签项目管理单位审批建设工程部进入询价后续工作流程询价或邀请报价工作流程询价后续工作流程施工单位自定厂家签订合同限厂限价施工单位与确定厂家签订合同限价进入合同文本编制与审批工作流程批准项目管理询价请示建设工程部甲供材料（设备）甲定乙供材料（设备）建设工程部划分任务项目管理单位将询价结果通知监理、施工单位批价工作流程提出批价申请施工单位否否按审批的价格订货是否同意审批建设工程部是是否同意审核，提出意见跟踪审计单位是否是否同意审核，提出建议项目管理单位是是否同意审核，提出建议监理单位