会议要素（PPT57页).ppt

会议效率不高的原因及预防性管理 会议效率不高的原因及预防性管理 会议的通病 效率不高 很多公司往往由于以下原因 开会效率低下 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机 许多重要的会都安排在周五下午开 或非要安排在事务繁忙的周一开 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见 这使得员工疲于奔命 甚至得延后或放弃参加其他会议 有些 必须到会 的员工 因为已经与重要客户或政府官员有约在先 根本不能出席 这使得会议讨论很难进行 而到场的人往往并非与议题关系最密切的人 所以准备不充分或者根本来不及准备 会议效率不高的原因会议效率不高通常由7种原因造成 在这7种原因中 有3种原因是会议的 致命伤 需要格外警惕 这3种原因是 主持人的技能 会议的地点以及会议的准备工作 高效会议的八大特征 高效会议的八大特征 第二章会议要素 判断 不开会 Page 10 已经按惯例每周强调 如果 没什么特别的事情要讨论 会议成本太大 你是唯一做决策并且知道应该怎么做的人 开会只会让人参者把问题弄乱 还有比开会更好方法 判断 开会 要让别人参与决策以集思广益 如果 给小组委派任务 有些特定的事情需要当众表扬或批评 必须把信息同时传达给很多人 听取部门汇报工作 会议要素 会议要素 会议议题 与会者 会议时间 会议地点 会议工作机构 会议经费 一 会议议题 一 概念1 会议议题是会议所要讨论 报告的主要内容 2 议题来源上级机关和领导人 下级部门 本层次 会议工作人员可以按照以下步骤对议题进行综合处理 筛选议题对议题进行加工和调整深化议题处理议题确定议题例如 中消协3 15活动议题是 诚信 维权 如何在整个社会建立一种诚信观念和制 二 议题明确1 议题的作用让与会者获得知情权 便于做好准备工作 防止出现操纵会议的现象 有助于会议目标的实现 提高会议效率 2 明确议题的方法会前 文字记录 公布 会中 按照议题控制会议进程 三 议题的审核以下人员有机会提议召开一个会议 具体负责某项工作的主管人员 上级领导或主管部门以及这些部门的领导 一定数量的委员会成员或者相关组织的代表 足够数量的基层员工 合作单位的有关人员 其他人员 开会原因 1 资讯传达与监督员工 2 达成决议与解决问题 3 开发创意 4 激励士气 5 巩固主管地位 1 审核的原则 1 一支笔 原则 一支笔 在一个单位 批准开会的权力在一位主管领导手中 2 惟一性原则只有通过会议形式才能解决问题 有关规章要求 3 计划原则会议要提前申报计划 4 可行原则会议要素清楚 预案可行 经费有保证 2 审核的内容 1 权责关系审清议题涉及的隶属关系和职权范围 2 政策的连续性和一致性审核清楚和以往的相关规定是否有冲突 3 召开会议的条件经费 设备和技术支持 重要的人员与会 4 开会时机 地点从政治 经济 环境 场地条件等多个方面加以权衡 5 与会人员与会人数 与会人员范围 6 会议议程顺序安排是否合理 时间是否紧凑 环节衔接是否流畅 是否需要安排茶叙 休闲娱乐活动安排是否得体 审批会议三问 一问 为何要开此会 能否不开 二问 为何在此时开会 三问 为何要在此地开会 二 与会者 一 会议召集人成立会或临时会 发起人 筹备人常务会或临时会 负责人换届委员会的首次会议 由得票最多者 或上一届的负责人 二 会议主持人1 主持人的产生常务会 临时会 主要负责人 人民代表大会 主席团成员轮流主持 2 主持人的职责 1 宣布开会和闭会 2 介绍或报告会议情况 3 控制和调节会议的进程 4 允诺发言 阻止超时 违规的发言 5 维护会场秩序 执行会议纪律 6 选定会议记录人员 验证会议记录的准确性 7 督促会议决议的执行 3 主持人的权力具有发言权和表决权 召集人 主持人职能区别召集人 对会议的过程负责 对会议能否顺利召开负责 主持人 对会议的全部内容负责 尤其对会议结果负责 三 会议出席人被正式邀请或被正式要求参加会议 并在会议上发言 讨论 表决的人员 并在会议上发言 讨论 表决的人员 1 确定依法产生 根据组织程序确定 2 权利 1 发言 动议 提案 讨论 2 表决权 3 选举权 3 义务 1 按照会议通知的要求做好参会准备 2 遵守会议规则 服从会议决议 3 共同维护会场秩序 4 人数核定实际出席人数必须达到应到人员的半数以上 扣除因公 因病不能到会者 不足额数 可以进入等会期 等会期满仍不足额数 改为谈话会 四 会议列席人会议领导机关出于某种需要 批准少量无关部门的负责人列席会议 1 权利 1 参与有关问题的讨论发言 参与有关问题的讨论发言 2 会议临时赋予的其他权力 2 义务 1 遵守会议规则 2 礼貌发言 解答询问 3 保守会议机密 五 会议记录人1 产生 1 会议主席指定 2 会议选举产生 3 秘书人员 2 职责 1 提前介入会议 了解议题和出席人员 2 如实记录会议内容 3 主动向大会主席 主持人 提交会议记录 六 会议工作人员1 来源 1 机构的内部 2 专业会展机构的技术人员和管理人员 3 会场有关服务人员 2 职责 1 会议筹备工作 2 会议材料准备工作 3 会间事务性工作 三 开会时间 一 确定开会时间的依据1 议题的时效有些会议的内容具有明确的时效要求 2 会议规模与会议的准备时间成正比 与会期的长度直接相关 与会议可能出现变数的概率密切相关 3 会议的复杂程度制约因素 议题的复杂程度 议题的多少 二 会议时间的控制1 影响会期的因素 影响会期的因素 一次或者一届会议总的时间长度 1 会议准备不充分 会议时段空置 2 议程安排拖沓 没有计算和控制发言时间 3 不适当的会外活动 4 意义不大的讨论 5 会议地点选择不当 2 控制措施 1 尽量避免安排重复的环节和重复的内容 2 严格规定发言时间 3 合理衔接各个环节 三 核算会议的时间量 会议筹备时间开会时间会后工作时间 四 开会地点 会址的地理位置与会议的内容 规模 级别相称 自然条件适宜 交通方便 相对中心 选址要素远近气候相关设施距离场所功能和历史交通安全 配套服务设施住宿标识周围环境费用与其它活动冲突 会议场所的选择 会议地点必须考虑距离上的远近 以及交通上的方便 便于与会者能按时到会 会场内外必须保持安静 有良好的通风和照明设施 以及恒温装置 会场空间必须适宜 平均每个与会者拥有两平方米为宜 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便 考虑费用开支 考虑衣食起居舒适等等 组织机构内的会议室和办公室是最常用 最自然的会议场所 会议场所的选择 会场环境空间形态 大小 相关会所形态设施 影视音响 同传 屏幕 网线 空调布置 标识 会标 广告 灯光 桌椅会场 位置 主席台 接待席 贵宾席摆设 鲜花 果品 背景音乐用具 纸 笔 资料 文件夹配套 餐饮 茶水 吸烟 交通 衣帽间 卫生间周围影响 监控 安全通道 考察 选定会议地点 考察和选择会场的作用关键作用 好的会场能营造出恰当的氛围 有利于推进会议进程 帮助实现会议效果 考察会场 考察的项目主要是以下几项 1 考察会场大小是否适中会议的人数会议室的间数2 考察会场规格是否合适选择会场主要由会议的规格 会议的规模 会议的经费这些主要的因素来决定 考察会场规格主要看会场的装潢水平 设施设备档次以及提供的服务等要素 具体考察以下各要素 考察装潢设计水平考察设