继续教育时间管理的方法.docx

时间管理的方法一、备忘录方法1备忘录方法的特点备忘录方法是时间管理中最简单的方法，但其对时间的有效管理仍然尤其独特的作用，它有如下的3个特点：使用方便管理简单随意性强2备忘录的应用备忘录方法虽然简单，但在应用备忘录方法进行时间管理时，应注意以下4个要点。（1）记录的内容备忘录一般记录四类事项：第一类是紧急的事项，具有明显的时间特征，需要在一定的时间内完成；第二类是重要的事项，有的事项虽然离要完成的时间还比较远，但因为其重要性，应在较早的时间前记录，以便提示在时间上安排不重复；第三类是日常事项，有计划或规律性特征明显的事项。例如，定期的学习、会议等；第四类是特别事项，诸如纪念日、生日等。（2）记录的方法由于事项要求不同，因此在记录时，应采用差别的方法进行记录或标识。例如，用醒目的标识对各事项进行区别地记录，常用的方法有：颜色标识、粗体字标识或用醒目的标记标识。特别提醒：记录的内容要完整或能清晰辨认，有些重要的事项应在备注中准备相应的联系电话与联系人姓名。（3）记录的载体备忘录记录的载体非常多，从最普通的纸条到计算机备忘录软件。最常用的是公开发行或单位委托加工的各种“效率手册”。此外计算机备忘录软件和手机自带的记事本功能，也越来越受到人们的欢迎。在选择备忘录记录的载体，是根据各人的需求而定的，但要注意以下的几个问题。第一，方便性要求。无论使用哪一种载体，以方便使用为目的，包括记录方便、查阅方便和管理方便。特别是应根据各人的效果，以经常使用的记录方式为选择记录载体的依据。第二，功能性要求。传统的备忘录缺乏提醒功能，只有计算机或手机的备忘录或记事本具有较强的提示功能，它会根据记录的时间提醒用户注意，所以，当对提示要求比较高的用户，应采取计算机备忘录软件或带提示功能的电子记事本。第三，统一性要求。有的用户会同时采用多种方式记录，要注意各记录载体内容之间的统一。经常会有这样的情况产生，某件待办的事项，记录在某一个备忘录中，但经常记录的备忘录有多种，因为没有在所有的备忘录中记录同样的事项，容易产生遗忘和发生冲突的情况，因此，要注意类似的情况出现。二、优先计划法查尔斯史瓦在担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问艾伦莱金提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”艾伦莱金花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，过了2周后，他给查尔斯史瓦提出了三条建议：第一，花10分钟，把每天认为重要6件事情列一份清单；第二，确定优先顺序，从最重要的事情做起；第三，请坚持每天都这么做。这些建议后来被时间管理专家反复使用了，变成了一个法则：每天只做6件事。1优先计划法的应用我们引进事务分类表概念，它是根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型。紧急不紧急重要I危机急迫的问题有期限压力的计划II防患于未然改进产能发掘新机会规划、休闲不重要III不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动IV繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间的事有趣的活动紧急性和重要性2个维度，决定了我们选择的取向，以重要度为选择取向还是紧迫度为选择取向。这产生了不同的结果。第一种，始终在处理紧急与重要的事项的状态中；I结果：压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局IIIIIIV第二种，始终在处理紧急但不重要的事项的状态中；IIIIII结果：整天忙碌状态IV第三种，处于第三类与第四类之中的IIIIII IV结果：全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生第四种，重视不紧急但是重要的事项III结果：有远见，有理想平衡纪律自制稍有危机IIIIV传统上，我们要求是按照“轻重缓急”的取向来安排时间，但事实上我们习惯于“缓急轻重”安排时间。重要紧迫的事情，是有它的发展过程，事前总有预兆，中国成语中有“防微杜渐”，说明了事务发展的基本规律。两个维度四个区域对不同的人取向不一样的，史蒂芬柯维在其高效能人士的七个习惯一书中总结道这样的情况。普通人：紧急不紧急重要I25-30%II15%不重要III50-60%IV2-3%高效人士：紧急不紧急重要I20-25%II60-85%不重要III15%IV1%将大量的工作时间用于重要而不急迫的事物上，基本上可以做到从容不迫，至少可以有忙中偷闲了。2优先计划的制定与计划方法相比较，优先计划法增加了优先做的事项内容，并以重要性为导向，确定计划时，首先判断重要的事项，然后在此基础上排计划。按照艾伦莱金的说法，每天计划的重要事项不超过6个，因此，在确定重要事项时，也应遵守这个原则。一个公司经理时间总感觉不够用，去咨询管理咨询师，管理咨询师听他讲每天的时间安排，末了告诉他，你每天只要做2种事项，管理咨询师拿出红、黄、绿三种颜色的纸，告诉他：红色代表你必须做而且要赶快做的事情，并且必须亲自做的事情；黄色的纸是其次要做的事项，而绿色纸是你可做可不做的事项。策略是尽可能做前面两种，绿色纸事项尽可能安排其它人做，除此之外的事情尽可能不要做，由此你会发现你的时间多了出来。也是一种方法。三、自我组织管理方法1什么是自我组织管理所谓自我组织管理主要是通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。有人简单地总结和概括自我组织管理，就是做好时间上的四则运算，即加、减、乘、除。所谓加法就是要找出我们在时间管理中隐藏的时间；所谓减法就是要减少那种无谓的时间浪费；乘法可以成倍地提高工作效率，而不是延长工作的时间；除法是要根除浪费时间的习惯。2自我组织管理在时间管理中的应用（1）加法时间上的加法就是找出隐藏的时间，可以通过下面几种方式。善于利用等候和空档时间。在你的工作和生活中，有哪些时间是等候和空档时间？你是如何利用的？如：在等电梯、等公交车、上下班的路上。首先，就要把这些等候的时间充分利用起来。比较保守的估计，如果一天花30分钟的时间在上下班的路上，一个月就是600多分钟，就是10个小时的时间，怎么把这些时间高效地利用起来呢？（2）减法减法就是要减少时间的浪费。那么这些时间都是在什么过程中浪费的呢？在你犹犹豫豫、反复思考，或者是下决心的过程中。需要改变的是什么？是我们的思考方法。有个心理学家提出“五分钟思考法”的原则，就是说遇到一些小事情不要犹犹豫豫，不要反复去思考，只要五分钟就可以解决问题。1分钟：决定目标及课题；2分钟：思考的扩张及探求；2分钟：整理思路，定出结论。（3）乘法时间管理中的乘法，就是怎么样来提高工作的成效。大家知道效率和时间是成反比的，有时候给自己定计划，认为这件事情比较难，为了做得更加好一些，就多一点时间。其实往往相