集中采购物资管理办法.doc

集中采购物资管理办法根据我公司的发展战略方向，结合公司的具体实际情况，为了降低物资采购成本，保证施工质量，实现企业效益最大化的目标，公司特制订集中采购物资管理办法。一、物资集中采购领导小组设置。1. 物资集中采购领导小组设置在公司经营部。2. 物资集中采购领导小组人员：组长赵刚、副组长胡培娜、成员金颜海、高传福、王秋婷。二、物资集中采购领导小组工作职责。1. 审核项目经理部申报大宗物资、分包工程招标询价计划，确定招标询价项目及立项。2. 按招标询价计划起草招标文件或询价文件，并与项目部完善最终招标文件或询价文件后对外发放。3. 组织招标、开标、询价工作。4. 负责将开标、询价结果移交项目经理部。5. 负责审核项目经理部最终定价，参予项目部对厂家的考察工作。6. 按公司合同申报流程审核项目经理部报送的物资采购、分包工程合同，并签订合同。7、监督项目经理部物资采购、分包工程合同的履约工作。三、物资、分包工程工作流程。1. 项目经理部依据工程进度向公司物资集中采购小组申报物资、分包工程招标询价计划。2. 物资集中采购小组依据所报计划，对项目进行分类，并进行招标、询价立项。针对实施项目起草招标文件及询价文件后交付项目经理部完善。3. 项目经理部接到招标文件及询价文件初稿后，对文件中物资及分包的技术标准要求、项目部管理要求等事宜完善补充，返回物资集中采购小组。4. 物资集中采购小组整理最终版招标文价或询价文件后，对外发放。5. 发放招标或询价问价后，联合项目经理部对投标或报价单位进行资质考察及实地考察。(此步工作也可在开标后进行)6. 物资集中采购小组及项目经理部组织开标、评标，将结果上报公司主管领导审批后反馈给项目经理部。7. 项目经理部接到评标结果后，负责与潜在中标人进行二次谈判，并将最终报价及厂家报物资集中采购小组审批。8. 项目经理部负责与中标人谈判、起草合同，按公司合同审批流程报送公司审核。9. 物资集中采购小组负责监督项目部合同履约。四、物资集中采购原则、方法。1. 物资、分包工程采购原则。必须遵循公开、公平、公正的原则，在保证质量的前提下，充分发挥集中采购的优势，降低采购成本。2 物资、分包工程采购方法。根据所采购物资的种类、性质、数量、金额，按其适用条件，采用不同的采购方法。2.1询价采购适用范围、条件。有三家以上供应商，且提供某种物资的数量、质量和服务相等，只需要比价即可符合采购需求，或采用招标采购的方式不能满足时间要求的情况下，以询价的方式要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，从报价最低的供应商处采购的一种采购方式。2.2竞争性谈判。适用范围、条件。有三家以上供应商，在询价采购的基础上，进行竞争性谈判的一种采购方式。2.3招标采购。适用范围、条件有三家以上供应商，且采购时间充足，采购资金有一定保障，采购额度适合招标，根据实际需要，通过招标对供应商的质量和服务等因素进行综合评价，从最佳性价比的供应商处采购的一种采购方式。五、物资管理。物资管理执行公司物资管理办法。六、本办法适用公司项目经理承包工程，自2010年 9 月 10 日起实施。附件1：询价采购管理办法。附件2：竞争性谈判采购管理办法。附件3：招标采购管理办法。附件1： 询价采购物资管理办法1. 询价采购范围有三家以上供应商，且提供某种物资的数量、质量和服务相等，只需要比价即可符合采购需求，或采用招标采购的方式不能满足时间要求的情况下，以询价的方式要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，从报价最低的供应商处采购的一种采购方式。2. 询价采购程序2.1项目经理部申请需要询价的材料，报经营管理部集中采购领导小组。2.2经营部接到项目经理部的申请后，按程序进行审批。2.3审批合格后，集中采购领导小组采取在公司合格供应商目录、信息库、项目部报送供应商等不同的渠道，搜集整理材料的供应商资料。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，通知各个供应商分别报价，原则上以最低报价的供应商为中选供应商。2.4询价内容应当对采购物资的价格构成、交货期、交货地点、付款方式和技术要素等事项进行详细询问。2.5对未被邀请的主动参与的潜在报价人，应提供营业执照、税务登记证、产品合格证书等证明其相关资质的复印件并加盖公章。2.6经营部详细登记询价问价的情况，并最好保密工作。2.7经营部将询价全过程的有关文件、记录归档管理。3. 合格报价人选择现有的合格供方。询价采购物资国内知名的企业。具有完成询价任务所要求的潜在报价人。为增加询价的竞争性，每次询价适当引进新的供应商参与。4. 确定供应商4.1询价人在询价问价规定的时间内不得拒绝任何符合要求的报价人4.2集中采购领导小组详细分析各个供应商的具体情况，结合本公司及本工程的具体情况，确定中选供应商4.3询价完成后，询价小组把中选供应商及询价表反馈项目经理部。5.授予合同5.1项目经理部根据询价表，再次与供应商进行谈判，谈判条件不得高于询价小组的条件。谈判结束后，项目经理部拟签合同。5.2项目经理部把拟签好的合同及时送达经营部。同时在公司的OA网上填报审批程序（尽可能附上合同的电子版本）。5.3合同按程序审批合格后，采购领导小组及时把合同移交项目经理部，同时做好留底归档工作。5.4询价人在授予合同之前保留任何时候接受或拒绝任何报价，以及宣布询价程序无效或拒绝所有报价。对受影响的报价人不承担任何责任。6.监督管理集中采购领导小组定期对合同进行监督检查。并把检查结果反馈有关领导及部门材 料 询 价 表供应商名称通讯地址联系人联系电话传 真邮 编物资名称规格型号材 质原料产地注册资金资质情况生产能力（经营能力）单价质量管理体系价格构成运输方式运费计算售后服务其 他 年 月 日6询价报价汇总表工程名称： 工程地点： 时 间 单位：元物资名称规格型号计量单位数量（报价人）（报价人）（报价人）报价金额报价金额报价金额中选单位：评审人员签字：附件2：竞争性谈判采购管理办法1、竞争性谈判采购范围：有三家以上的供应商，在询价的基础上遵循实用，低成本的原则，保证企业获取更大利益，进行竞争性谈判的一种采购方式。2、成立竞争性谈判小组由集中采购领导小组及相关人员。3.谈判的主要内容：3.1技术要求、制造标准、技术特性、主要技术参数、使用条件；3.2质量、售后服务、处理质量问题反应时间3.3供货能力；3.4价格及构成：主要原材料的供应商；3.5交货时间、地点、期限；3.6付款方式；3.7售后服务、质量保证金及期限；3.8运输方式等；4.竞争性谈判程序4.1项目经理部申请需要竞争性谈判的材料，报经营管理部集中采购领导小组。4.2经营部接到项目经理部的申请后，按程序进行审批。4.3审批合格后，集中采购领导小组从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，通知各个供应商按时进行谈判。4.4对未被邀请的主动参与的潜在报价人，应提供营业执照、税务登记证、产品合格证书等证明其相关资质的复印件并加盖公章。4.5经营部详细登记谈判问价的情况，并最好保密工作。4.6经营部将询价全过程的有关文件、记录归档管理。4确定中选供应商4.1采购领导小组可根据谈判情况，可要求供应商多轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会；4.2谈判小组根据供应商承诺的内容，确定中选供应商。4.3谈判完成后，询价小组把中选供应商及询价表反馈项目经理部。5授予合同5.1项目经理部根据中选供应商的记录表，再次与供应商进行谈判，谈判条件不得高于采购领导小组的条件。谈判结束后，项目经理部拟签合同。5.2项目经理部把拟签好的合同及时送达经营部。同时在公司的OA网上填报审批程序（尽可能附上合同的电子版本）。5.3合同按程序审批合格后，采购领导小组及时把合同移交项目经理部，同时做好留底归档工作。5.4询价人在授予合同之前保留任何时候接受或拒绝任何报价，以及宣布询价程序无效或拒绝所有报价。对受影响的报价人不承担任何责任。6.监督管理集中采购领导小组定期对合同进行监督检查。并把检查结果反馈有关领导及部门谈 判 记 录工程名称 物资采购物资名称规格型号数量单价金额其他供应商名称供应商地址注册资金经济性质委托代理人资质情况联系电话传真谈判内容技术要求、制造标准、技术特性、主要技术参数、使用条件：售后服务、处理质量问题时间。供货能力。价格及构成。交货时间、地点、运输方式、期限。付款方式。运输方式。谈判结论谈判组长：评为签字附件3：招标采购物资管理办法1 招标采购的原则物资招标采购必须遵循公开、公平、公正的原则，在保证质量的前提下，充分发挥集中采购的优势，降低采购成本。2招标采购小组有集中采购小组及相关人员组成3招标采购的投标方法1、公开投标：确定统一的招标时间、地点，邀请投标单位到场公开竞标。2、电子投标：确定统一时间，以电子邮件或传真的形式进行竞标。4招标采购范围大宗材料及分包工程5招标采购的价格调查5.1采购领导小组应建立供应商的有效沟通方式，通过电话、传真、邮件等方式建立物资采购价格的信息。充分发挥网络的作用，使其成为资源共享、理念沟通、文化融合、管理提升的有效途径。5.2价格调查可通过对供应商走访、市场调研、网络查询、供应商报价、同行业咨询，产品展销会等方式进行。6招标采购价格确定6.1确定采购价格的原则：质量第一，服务第二，价格合理。6.2招标采购物资价格应以到项目现场的完税价为基础。6.3招标采购一般采取无标底的邀请招标方式。7招标采购程序7.1招标采购物资的申请7.1.1由项目经理部收集采购物资的资料，填写招标物资申请表，报送到集中采购领导小组。7.1.2采购小组接到申请后，按照程序进行审批，审批合格后，进行招标。7.2编制招标文件7.2.1招标文件构成：招标邀请函内容工程名称；工程规模；结构形式；资金来源；招标内容、交货地点、交货期；对投标人的资格要求；答疑方式；投标截止及开标时间；开标地点；招标人地址、邮编、联系人、联系电话等投标人须知明确项目的基本情况与要求，合格的投标人、合格的货物与服务、投标费用等。物资质量要求及技术服务、其他服务等要求。物资的质量、尺寸要求、包装要求、现场特殊条件的具体服务要求等。买卖合同文本。必须使用规定的有效的合同文本。特殊情况须经过董事会办公室同意。附件。7.3招标文件的澄清的方法及要求。招标文件澄清均以书面形式通知投标人，或发出电子邮件（电子邮箱ZGXF1975163.COM）投标人需在规定时间前向招标人提交拟澄清的问题。招标人在开标72小时前答复投标人需要澄清的问题，并将书面答复发送所有的投标人（答复中不包括问题的来源）。7.4招标文件的修改的方法及要求。7.4.1招标人在投标截止日期前的任何时候，无论出于何种原因，招标人可主动的或在解答投标人提出澄清问题时对招标文件进行修改。修该内容将构成招标文件的一部分。7.4.2招标文件的修改将以书面形式通知所有投标人，并对其具有约束力，投标人在接到上述文件后，应立刻向招标人回函确认。7.4.3为使投保人对修改文件有充分的准备时间，招标人可自行决定是否延长投标截止日期和推迟开标时间。7.5投标人的选择7.5.1可在下列供应商范围内选择投标人现有的合格供应商。项目经理部或承包人推荐。具有完成招标任务所要求资质的潜在投标人。为增加投标的竞争性，每次招标应适当增加新的投标人。7.5.2发放投标邀请书7.6投标文件7.6.1投标文件的构成一般包括：投标函、投标价格表、要求出具的资格证明文件等7.6.2投标文件应对应招标文件逐点相应，偏离时需要注明。7.6.3投标报价要求，一般为“货到项目现场完税价”，只允许有一个报价。投标报价在合同执行过程中不允许改变，必要时，项目经理部须提交价格变动申请。7.7评标标准。7.5.1商务评审：主要是对投标人提供的商务证明进行审查，从而确认投标人的财务能力、企业信誉、生产资格、销售业绩及服务等。（20分）7.5.2技术评审主要是对投标人提供的物资交货期限是否符合招标文件的要求，在生产资质，产品的合格性、质量、性能、规格、和技术参数等方面是否满足招标人要求，并确认投标人的生产、供应能力；投标货物的质量保证及服务等综合因素。（30分）7.5.3投标价格评分评分原则：投标价格评分的原则以最低投标报价为满分。（50分）经营部根据市场行情与招标物资的特点，划分材料价格等级、等级分差见具体招标文件。7.8开标、评标7.8.1集中采购领导小组在规定时间主持开标会议，收集投标文件。7.8.2集中采购领导小组召开评标会议。评标人数必须为5人及以上，评标人数必须为单数。7.8.3评标结果汇总将每位评委的评分进行统计汇总，计分保留小数点后两位，评委汇总后的算术平均值，确定为投标人的最终得分。排序由得分高向低的顺序。7.9确定中标人。7.9.1确定中标人坚持最高分中标的原则。但还要对投标人的生产、供应能力；质量保证能力；与工程地点的距离；服务水平等诸多因素综合考虑。7.9.2必要时，经营部在采购价格调查后，确定此次招标物资可以接受的最高价格。当所有的投标单位都高于我公司的最高价格，此次投标按废标处理。7.9.3招标人保留在授标之前的任何时候接受或拒绝任何投标，以及宣布招标程序无效或拒绝所有投标无效的权利，对受影响的投标人不承担任何责任。7.9.4集中采购小组把中标结果反馈项目经理部。把中标结果通知中标人和未中标人。7.9.5项目经理部接到中标结果后，及时与中标人拟签合同。报送集中采购领导小组 。8授予合同8.1合同授予的原则8.1.1买卖合同订立必须遵守国家法律、法规和规章制度，按照双赢、平等、协商的原则，合同条款明确、完备、合同形式符合法定要求。8.2合同授予的标准8.2.1招标人将把合同授予实质上响应招标文件的要求并有履行合同的能力的最高得分者。8.2.2招标人可以对招标物资的数量和服务予以增加或减少，但不得对单价、质量要求等其他条款作出改变。8.2.3招标人在必要时保留对中标人进一步审核和最初相应决定的权利，集中采购领导小组和项目经理部可组织有关人员对中标人的资质、生产能力、服务质量等实际情况进行考察。如审查未通过，可更改中标人，8.2.4中标人在接到中标通知书后，必须在规定的时间内，准时派授权代表到指定地点按投标文件规定的合同条款和格式与招标人签订合同。必要时，可将投标人在招标文件范围之外的承诺内容作为合同的附件。8.2.5项目经理部经理与中标人拟签买卖合同。8.2.6项目经理部把拟签好的合同及时送达经营部。同时在公司的OA网上填报审批程序（尽可能附上合同的电子版本）。8.2.7合同按程序审批合格后，采购领导小组及时把合同移交项目经理部，同时做好留底归档工作。8.3合同的主要条款8.3.1合同当事人的名称，姓名、住所。8.3.2标的，数量，质量，价款或者报酬，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法。8.4签订合同应由被授权人签字，按公司规定的程序审批。8.5合同在双方法定代表人或授权人签字盖章后生效。8.6凡超越授权范围签订的合同，法律后果由责任人负责。9.监督管理集中采购领导小组定期对合同进行监督检查。并把检查结果反馈有关领导及部门投 标 邀 请 函北京矿建建筑安装有限责任公司对 工程的 * 物资进行招标，现邀请贵公司参加该项目的投标。1、招标编号：KJGS-ZBCG-2010-*2、招标物资：3、资金来源:4、招标内容：包括下述设备、运输及相关服务，具体规格见附表交货地点：交货期：5、投标人的资格要求6、答疑方式：以书面盖章后传真方式答疑，或电子邮箱ZGXF1975163.com7、投标截止日期及开标时间：8、开标地点：北京矿建建筑安装有限责任公司四层会议室招标人：北京矿建建筑安装有限责任公司地址：北京市门头沟区黑山大街32号邮编：102300联系人：金颜海联系电话：69842265-2106传真：69844497招标货物一览表序号物资名称规格型号单位数量质量标准投 标 函致：北京矿建建筑安装有限责任公司根据贵方编号 KJGS-ZBCG-* 招标采购文件，我方授权（*人名）递交下述文件一份。1、投标价格表。2、资格证明文件。3、投标人将按招标文件的规定履行合同的责任和义务。4、本投标有效期为 个日历天。5、投标人已经详细审查了全部招标文件，完全理解了招标文件。同意提供按照贵方要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低价的投标人为中标人。6、投标人已经理解本次招标活动结束后，如我方未中标 ，招标人无须向我方解释任何未中标的原因。7、与本投标有关的一切正式往来通讯请寄：地址：传真：电话：电子邮箱：投标人代表签字：投标人名称（加盖公章）：日期：25投 标 价 格 表物资名称：招标编号：KJGS-ZBCG-2010-*投标人名称： （并加盖公章） 价格单位：人民币序号物资名称规格型号单 价（货到项目单价现场完税价）数 量总 价12345金额合计人民币大写招标文件收发登记表工程名称： 立项编号：KJGS-ZBCG-2010-地 点： 时 间：序号收件单位收件人电话发放时间发件人发放方式返回时间接收人交件人招标报价汇总表工程名称： 立项编号: KJGS-ZBCG-2010-开标地点： 开标时间 单位：元物资名称规格型号计量单位数量（报价人）（报价人）（报价人）（报价人）单价总价单价总价单价总价单价总价合 计监督人员签字：评审人员签字：招标采购签到表工程名称： 立项编号：KJGS-ZBCG-2010-地 点： 时 间：序 号姓 名部 门职 务备注招标