公司费用报销与财务管理办法.doc

公司费用报销与财务管理办法一、总 则第一条 为了规范公司各项费用的开支标准和报销程序，促进项目成本预算和管理，明确成本控制责任，同时保证各项工作的顺利开展，提高公司经营管理水平和效益的提高，制定本办法。第二条 公司费用开支必须坚持“节俭、务实、公平、高效”的方针，反对任何形式的铺张浪费和弄虚作假，节约一切不必要的开支，以求达到促进工作、方便生活、降低消耗、增加效益的目的。第三条 公司各项目监理部按区域分布和驻地方式不同划分为如下类别：1类地区2类地区3类地区1.1类项目1.2类项目2. 1类项目2.2类项目3.1类项目3.2类项目湖北省外且距武汉1500公里及以上项目湖北省外且距武汉1500公里以内地区项目湖北省内武汉城市圈外的项目湖北省内武汉城市圈内的项目武汉市常驻现场的郊区或远城区项目武汉市不驻现场的城区项目、公司总部注：武汉城市圈城市指孝感、咸宁、仙桃、天门、潜江、黄石、鄂州、黄冈。第四条 本办法适用于公司、分公司、各部门和各项目监理部。已与公司签订费用包干聘用合同的员工不采用本办法的有关津贴标准，但应遵守其他有关规定。二、基本程序与制度第五条 公司费用控制实行“事先计划（预算或申报）、公司批准、部门审核、及时报销”的管理原则。本规定范围和标准内的日常开支和已经批准的预算开支，由分公司负责人、部门负责人、总监（含受委托的总监代表，下同）同意或安排即可执行；其他支出应按本规定相应的审批程序申报批准后方可执行。未经批准的计划外支出公司不予报销。第六条 武汉地区以外项目监理部的现场费用由项目部总监审核签字后，现场兼职财务人员予以报销。并由兼职财务人员每月汇总报销凭证和相关资料，报公司财务部，公司财务部报总经理或授权的相关负责人审批后入帐，未经批准的费用项目由公司财务部与项目监理部兼职财务人员核对退回处理。第七条 公司所在地项目由项目部总监审核签字后，报总经理或授权的负责人审批后到公司财务部报销。1、分公司的费用由分公司负责人审核签字。2、项目管理及招标代理与造价咨询事业部的费用由负责人审核签字。3、公司职能部门的费用由部门负责人审核签字后，报总经理审批。4、公司副总经理的费用由总经理审核签字，总经理的费用由授权的副总经理签字。第八条 为满足现场日常工作和生活需要，公司为各项目监理部设立项目备用金，备用金额度由项目部向财务申报。1、项目备用金由公司财务部指定的项目监理部兼职财务人员负责管理。项目备用金只能用于项目监理部办公和生活开支，不得外借或挪作他用；2、项目部兼职财务人员应在每月末填写项目部费用统计表（附表一）与公司财务部及时对账，不得延误；3、项目部兼职财务人员的确定、更换及财务工作交接必须报公司财务部批准；项目部总监原则上不兼职财务管理工作；项目部总监及兼职财务人员对公司下拨的备用金负责。4、为方便工作，总监、司机、厨师可保留不超过500元的个人备用金。第九条 公司各部门不设备用金。各部门工作人员因工作需要直接向公司财务部申请备用金。个人备用金控制额度为一般500元，营销人员1000元，部门负责人2000元，总（副总）经理5000元。第十条 员工出差时可办理差旅费借款。营销人员和公司总（副总）经理可借款不超过10000元（不含投标保证金等）；其他人员视路程和时间可借款1000-5000元；员工外出办理专项事务时，因需要可按批准的计划额度为限单独借款；第十一条 员工出差或办事后应一周内报销费用和还款；原则上前款不报，后款不借。报销时应一事一单一报，不得多项费用混合报销。第十二条 公司财务部和项目监理部兼职财务人员应加强备用金的管理。项目部备用金至少每月核对一次；个人备用金应每年结清一次；个人因岗位变动时备用金应及时结清。第十三条 项目监理部各项支出当月发生，当月报销，并当月统计上报。因各种原因不能及时报销和统计的，报销和统计时间最多延长一个月，否则延期或停止汇项目备用金。第十四条 费用发生的经办人（报销人）报销时应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上，完整规范填写相应的类别并在原始单证背面及报销粘贴单报销人处签字，并对报销凭证的真实性负责；综合费用应附商家开具的原始清单（项目部自行打印或手写无效），不符合要求的报销单财务有权不予报销。属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签署代领人姓名并注明代字；由一人代领多人的，须逐个签名。第十五条 部门负责人和总监应审核报销凭证的真实性和合法性，并在报销凭证背面签字。第十六条 项目监理部兼职财务人员应保证项目备用金在总监审批及本规定的范围内使用；公司会计和项目监理部兼职财务人员应审核报销凭证的合法性和签字是否完备。对不符合本规定的费用开支、签字不完备或审批不符合规定的公司财务部和项目监理部兼职财务人员有权退回。对明显弄虚作假和违反公司财务报销制度的开支，公司财务部和项目监理部兼职财务人员均有权拒绝报销，并向公司报告。第十七条 公司总经理或授权的负责人对费用报销的最后审批负责。第十八条 公司财务总监应加强对公司财务和项目监理部财务的指导、检查和监督；财务总监有权否定严重违犯财务制度和公司章程的费用事项。第十九条 公司统计周期为上月26日至当月25日。统一发薪日为每月28日。各项目监理部应于当月26日前完成各项报销，按公司相关规定上报现场考勤表、费用统计表（附表一）、项目部补助发放汇总表（附表二）和监理月报，项目部总监对现场考勤真实性负责。第二十条 公司和各项目监理部财务应严格执行国家税法有关规定，代扣代缴应由员工自己承担的个人所得税等，员工应予支持。三、办公设施与费用第二十一条 公司应为项目监理部创造必要的办公条件和环境，保证监理业务的正常进行。第二十二条 项目监理部现场办公室原则上应依据监理合同的约定由业主提供。约定由公司解决的，公司应尽量在现场附近解决；办公面积应满足工作基本要求，原则上不低于4/人，不超过8/人。第二十三条 为开展监理业务所需的办公设施、检测测量设施、交通设施、通讯设施等，总监应根据项目具体情况和要求在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司计划控制部。计划控制部提出调配或购置计划报分管副总经理批准后实施。项目进行过程中需要添置部分设施时，应事先报分管副总经理批准，重大固定资产购置应报总经理批准。第二十四条 为开展监理业务所需的技术标准、规范、图集等，总监应根据项目具体情况和要求在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司质量与安全监督部。质量与安全监督部报请总工程师批准后统一购买和配置。外地项目部确因工作需要在当地购买的，应报质量与安全监督部批准并办理相应登记手续。第二十五条 对配置到项目监理部使用的各种设施，总监应指派人员进行专项管理，防止丢失和人为损坏。造成丢失或人为损坏的要追究有关责任人的经济责任，并按设施的原价赔偿。部门或项目部丢失或报废固定资产应向公司财务部和计划控制部提交书面报告，财务部根据提交的报告办理相关手续。第二十六条 各项目部重要设备的日常维护和修理由总监或总监指派专人负责；维护和修理的项目及费用必须得到总监的事先批准。重大维修计划（月修理费用累计在￥1200元或以上）应经公司总经理或授权的副总经理批准后统一安排实施，报销时除修理厂开具的发票并且必须附有修理厂出具盖章的维修清单，没有事先批准或维修清单的修理费财务有权不予报销。1司机应经常对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，如由于司机的不及时检查或保养造成的车辆损失全部由该车司机负责。2公司司机要熟悉车辆性能，搞好车辆维护，定期进行车辆保养，做到车容整洁，技术状况良好，保证安全文明行车。3车辆需要维修时，需预先填写车辆维修申请单，经公司领导签字同意后在指定的修理厂进行维修，未预先填写车辆维修申请单私自修理的，由司机自己承担维修费用。第二十七条 在工程现场条件确实需要、合同要求、公司条件许可的情况下，为部分项目监理部配备专用交通车。配备交通车的项目监理部应建立制度，加强对交通车使用和维护的管理。1项目监理部汽车只用于项目部员工上下班和必需的工作，不得外借他人使用和驾驶：不得用于任何人练习驾驶；非项目监理部司机不得驾驶；司机未经总监同意不得擅自出车和随意改变夜间停车地点，违反规定所造成的损失由当事人全部承担。2总监应督促司机尽量选择方便、便宜的固定加油点加油；司机加油时应要求加油站在发票上标明标号、数量、金额、加油日期，并自行在发票背面注明加油车号和里程数。项目监理部的司机应每季度、每年按照环境及职业健康安全管理体系要求上报汽车油耗台账。第二十八条 违反公司有关安全管理规定，造成重大、特大交通事故或严重后果的，对发生事故的项目部及个人，在交管部门依法处理的基础上，视交通事故责任情节（特大、重大、一般、轻微）进行内部处罚。1责任事故造成经济损失的，责任人要全部承担保险公司负担的以外部分，并根据相关规定对责任人进行处罚。2发生轻微事故（指一次造成1至2人轻伤或者财产损失不足1000元，非机动车事故不足200元的事故）负同等以上责任的，罚事故项目部500-1000元；罚事故责任人100-200元，并给予相应行政处罚。3发生一般事故（指造成1至2人重伤或者3人以上轻伤，或者财产损失不足30000元的事故）负同等以上责任的，罚事故项目部5000-10000元；罚事故责任人500-1000元，并给予相应行政处罚。4司机违章罚款应自行承担并尽快处理。拖期不处理影响公司车辆年检的，公司办公室可代为处理，所缴罚款及相关费用由财务部从驾驶人工资中扣回。第二十九条 公司指派专人负责的固定资产及价值较高的低值易耗品的询价与采购。并建立集中采购、统一管理、领用登记、项目核算的管理制度。武汉地区各项目监理部和公司总部日常办公消耗用品由公司统一购买；武汉地区以外各项目监理部日常办公消耗用品应严格按预算和规定控制标准，经总监批准后购买。由计划控制部在成立项目部时根据人员配备情况提出交财务备案，超出部分不予报销。项目部报销所购办公用品要求详见第十四条。各项目监理部应逐步建立办公用品领用登记制度。第三十条 任何人不得使用公司和各项目监理部固定电话和传真拨打私人长途电话；电话应尽量精简；工作联系应尽量使用图文传真；有条件的应尽量使用电子邮件。四、现场生活设施与生活费用第三十一条 为保证监理业务的正常开展，外地和武汉市部分有条件的项目部应常驻现场。公司应为此创造必要的生活条件和环境，保证现场员工生活的安全、卫生和方便。第三十二条 常驻现场项目部生活住房原则上由公司统一在现场就近租房解决。居住地距工程现场不应超过5公里。人均居住面积不低于10/人，不超过20/人。居住地房租以及房租中未含的卫生费、收视费、物业管理费、水电费由公司支付。项目监理部生活住房以租赁居民单元房为主；条件许可的可租赁招待所。第三十三条 为保证现场人员生活所需的生活设施如家具、家电、炊具、卧具等，总监应根据具体情况在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司计划控制部。计划控制部提出调配或购置计划报分管副总经理批准后实施。项目进行过程中需要添置生活设施时，应事先报分管副总经理批准，属于固定资产购置的应报总经理批准。第三十四条 雨衣、雨鞋、劳保鞋、手套、防护眼镜、毛巾等劳保用品由员工自行购买、使用。公司每月给予50元/人的劳保用品专项费用补贴(凭票报销)，公司不再报销劳保用品开支。总监应督促员工增强自我安全保护意识，自觉购买劳保用品，并在现场使用。其中雨衣、雨鞋、劳保鞋三项必须配备；员工不购买影响工作的，总监有权代替其购买并通知公司从其工资中扣回补贴。公司本部上班员工、厨师、专职资料员等不常下工地的人员无劳保费。第三十五条 公司为常驻现场人员支付现场生活津贴。现场生活津贴开支范围为用于解决和改善员工现场生活。公司今后不再另行报销现场生活性日常开支，如食堂的各项支出、煤气、共同使用的生活用品、节假日会餐等。第三十六条 现场人员在5人以上的可聘请厨师集中开伙； 15人以上的，可再聘一临时工，工资减半。厨师和临时工工资由公司另行负担。不足5人的原则上不集中开伙，自行解决，但不得在施工方就餐。第三十七条 现场生活津贴按考勤天数计算，标准如下：1.1-3.1类地区3.2类地区开伙不开伙开伙不开伙14元18元6元8元注：现场生活津贴以考勤为基础计算，在造表时按附表二的要求并入出差补助项。聘用协议中有专门规定的人员按规定（或约定）执行。各类地区项目部中如有不在项目部住宿仅在项目部就餐的人员，按就餐情况（午餐5元、晚餐5元）具体累计计算。第三十八条 集中开伙的现场人员无特殊原因应在项目部集中就餐。经公司批准单独在外租房和就餐的按批准意见计算和发放生活津贴；未经批准且不在项目部集中就餐的不计算和发放生活津贴。项目监理部总监应组织现场人员共同制订生活津贴具体管理办法，并由项目部监理人员共同推选1-2人负责生活津贴管理；生活津贴使用情况必须每月公布，接受员工监督；员工不满意的，可向公司投诉。开伙项目部生活津贴不允许以现金形式发放；每月结余额度不宜过大，工程结束及年底不得留有余额，余款可购劳保用品发放给项目部员工。第三十九条 项目监理部生活津贴管理办法报公司备案，使用情况留存项目监理部接受公司审计，对于违规使用项目部生活津贴的当事人，公司将处以违规金额200500元的罚金。五、差旅及交通费用第四十条 员工上下班、因公出差、外出办事、享受规定的假期等，公司和项目监理部应提供交通条件、报销有关费用或给予交通补贴。不含资料员及厨师。第四十一条 差旅及交通费用开支范围为交通费（含火车票、船票、飞机票、长途汽车票、市内汽车票）、住宿费、零星杂费（如订票费、行李寄存费等）、附加保险费、补助费。第四十二条 常驻现场的监理部住宿按本规定由公司统一安排。其他出差住宿限额标准为： 住宿费限额标准（元/人天）一般地区特区120150公司人员住宿费在规定的限额标准内凭据报销。超过标准部分由总经理批准。参加各种会议，由主办单位统一安排住宿的，住宿费据实报销，并附会议通知。第四十三条 员工因公出差、享受规定的假期，可按最近线路选择乘坐火车、汽车、轮船卧铺（三等）。因各种原因确实需要乘坐飞机的或火车软卧，需事先报总经理批准签字。未经批准乘坐的，参照同程火车卧铺中铺标准报销。第四十四条 乘坐火车从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜4小时以上的，或连续乘车时间超过6小时的，可购同席硬卧票；55岁以上总监可购同席软卧票；符合乘坐卧铺没有乘坐卧铺的不给予补贴。在途期间，乘座火车按火车时刻表时间计算，连续乘车超过10小时（含10小时）的，可凭车票每满10小时，加发20元伙食补助费。第四十五条 员工因公离开武汉常驻现场或临时到常驻地以外地方工作，均为出差。员工出差期间不分途中和住勤，按如下标准给予出差补助：（元/人天）1.1类地区1.2类地区2.1类地区2.2类地区3.1类地区35353025101、1.12.1类地区中特别偏僻或条件特别艰苦的项目部，经申报批准，可按项目部或按人月给予一定特殊补贴，补贴标准最高不超过400元/人月。具体项目部和标准的审定由计划控制部负责。2、聘用协议中有专门规定的人员按规定(或约定)执行。第四十六条 员工往返出发地、目的地与车站（机场）之间的交通费凭票报销。每从出发地到目的地一趟，乘坐飞机的不超过60元；其他不超过30元。公司和项目部派车接送的不允许报销交通费。第四十七条 员工休假，公司只报销项目所在地至武汉的往返路费。员工到其他地方休假仅限其户口所在地，往返路费按不超过往返武汉费用标准核报；对非规定往返地的路费不予报销。本人确因工作需要不探亲，经总监同意并报公司分管经理批准，家属可到现场探亲，公司只报销武汉至现场一人次往返路费无交通补助。家属在项目监理部探亲住宿时间不超过15天；在项目监理部以外的住宿费自理。第四十八条 没有配备交通车的外地项目监理部，需要配备自行车的，经公司同意给予配置。员工交通补贴按每月凭票限50元报销，不再报销其他交通费用。为保证工作联系发生的交通费按不超过300元对项目监理部凭票报销，由总监控制使用，不再报销其他交通费。配备交通车的项目监理部应加强交通车的管理和使用，不再报销项目部交通费。第四十九条 在公司总部和3.2类地区项目部上班的员工出勤率在50%以上的，每月发放交通补贴150元（凭票）。3.1类项目部员工回家路费与交通补贴合并按80元/人月凭票报销。第五十条 为保证工作联系发生的交通费，武汉地区项目部按不超过200元对项目监理部包干（凭票），由总监控制使用，不再报销其他交通费。第五十一条 公司总部员工因公办事的，可向公司申请派车。公司派车实行“远程优先、急事优先、营销优先”原则，提前申请，统一安排。公司无车时，距离10公里以内应乘坐公共汽车，10公里以外凭派车主管人员签署的证明可以乘坐和报销出租车费；费用实行一事一报，实报实销；未经签署的不得报销。第五十二条 公司员工在出差期间需兼办私事的，事前应征得总经理或总经理授权的副总经理同意。因办私事多开销的费用由出差人自己承担；延长时间不超过2天。第五十三条 每年6月26日至9月25日对项目监理部人员按出勤天数发放降温费，发放标准为8 元/天。专职资料员与厨师无降温费。六、通讯设施与通讯费用第五十四条 通迅费报销按岗位设制限额，采用实名制，一人一机一号。具体按照通讯报销限额，根据每月通讯话费单据、按一个季度据实累计结算报销。不含聘用合同中已明确不报通讯费的人员。通讯费报销单据必须为通讯公司打印含话费明细单的发票，发票张数齐全，单据不全的只能按打印票据月数计算报销。如因岗位调动不能打印出当月话费发票，当月话费可凭预存单据报销，但不能以话费单余额报销。第五十五条 各岗位报销限额标准如下：部门岗位金额备注管理岗位总经理、副总经理每季1500元总（副总）工程师、总经济师、营销部门负责人、分公司经理每季1200元部门负责人、分公司副经理、营销经理每季900元部门主管、营销助理每季600元其他管理人员、司机每季450元外地项目监理部总监、独立总监代表每季900元现场固定电话月使用费控制在250元以内（含网费）非独立总监代表每季600元监理人员、司机每季300元内业及文档管理人员每季240元武汉地区项目监理部总监、及独立总监代表每季600元武汉工地原则上不再设现场固定电话。非独立总监代表每季450元监理人员每季240元第五十六条 所有报销通讯话费的电话号码（含变更号码）须及时递交所在部门登记存鉴，各部门汇总报公司计划控制部。各部门按季填写通讯话费报销汇总表（附表三），按季度集中报销。所有报销电话费的电话必须坚持每日正常开机。所有职务岗位、司机：7：00-23：00其他岗位：8：00-22：00没有正当理由，不能正常开机通讯者经部门领导确认，取消报销资格。公司将对相关岗位实施不定期监察考核。七、项目部营销费用报销规定第五十七条 项目部营销费用包括：宴请客人（含工作餐）、食品、烟酒、纪念品、外出考察等。项目部营销费用的开支必须贯彻“勤俭节约、反对铺张浪费”的原则。公司年度的招待费用要控制在年度预算范围内。业务招待费须采取“一事一报”的方式。第五十八条 公司需要的纪念品、礼品统一由办公室负责定制、购买，严格按照规定领取、使用。公司营销部可自主决定一些必要的应酬