文档编辑,用好替换效率高.doc

文档编辑，用好替换效率高来源： 编辑： 日期：12-08-31 18:01:23 朋友小王在单位无论是电脑维护还是文档编辑，都可以说是把好手，可一次偶然的机遇让小王知道了什么是“人外有人，天外有天”。前几天小王去上级部门办事，看到人家的文档编辑那水平才叫高，只见人家鼠标轻点，键盘轻敲，文档格式瞬时就变了样，甚至还能让文字变成图片，真让人有点不可思议，人家究竟是怎么操作的呢？经过请教得知，那是利用文档的查找与替换功能，使文档的编辑效率大大提高。 一、文字格式轻松设置 在编辑长编文档时，有时为了将某一词语突出显示，需要将这些词语统一设置为某一字体、字号及颜色等。但整篇文档中，该词语数目如果太多，如果一个一个地手动设置、修改即容易错漏，且工作量也大，怎么办？那就试试Word中的“替换”功能吧！ 首先是在“开始”选项卡下，执行“编辑替换”命令，在打开的“查找与替换”对话框中，在“查找内容”框中输入需要突出显示的词语，然后在“替换为”框中再次输入一次，之后在左下角单击“格式”，选择“字体”，然后在打开的“查找字体”对话框中设置好字体的颜色、字形、字号等格式，单击“确定”按钮返回到“查找和替 换”对话框，在“替换为”下方的格式后面就可以看到设置好的格式了，单击“全部替换”按钮即可实现批量更改字体、字号以及文字的颜色了。 二、试卷填空一键搞定 有次去一位做老师的朋友那里去办事，看到朋友在制作试卷，当朋友在录入试卷中填空题时，为了预留出填写内容的空位，只见朋友在键盘中不停地按下空格键，然后再将空格选中设置下划线，非常麻烦。其实啊，我们完全可以不必这样，只需轻松设置，一键就可以输出下划线。 首先是在Word中按下空格键输入一定的空格，然后用鼠标将其选中，在“开始”选项卡下的“字体”功能区中单击“下划线”按钮，将我们输入的空格设置为下划线。再单击“文件选项”命令，然后在打开的“选项”对话框中单击“校对”，之后在右侧单击“自动更正选项”，在随后打开的“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡下，在“键入时自动替换”区中的“替换”框中输入“填空”，然后再单击“添加”，待添加完成后，点击“确定”即可。 这样，以后我们在试卷中需要输入填空的下划线时，只需输入“填空”二字，即可自动替换为下划线了。如果此时我们只需要“填空”二字，并不需要下划线时，只需我们在键盘中按下Ctrl+Z键进行撤销，Word中的下划线即可又变回“填空”二字了。 三、文字轻松变成图片 前几天有位朋友问，说是其单位刚刚与其它公司合并，并更改了单位名称与标识，现在是需要将前段时间起草的文件中单位名称替换为新公司的logo，可保存的文件中有几十页之多，问有没有简单、快捷点的办法替换？ 首先是在电脑中打开新公司的logo并选中，然后打开要替换的文件，先用鼠标选中公司名称，在“开始”选项卡下单击“编辑替换”命令，在打开的“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡下，单击“特殊格式剪切板内容”，然后点击“全部替换”即可。这样所有查找的内容就会替换为新公司的logo了。四、复制的网文档轻松整理 我们在日常的文档编辑过程中，经常会引用一些网络内容。其次就是在工作中，我们也会在网上搜索一些常用的资料，并下载保存到电脑中备用。每当我们将资料下载或复制、粘贴后，你就会发现在文档中有很多空格和空行，如果单靠手动来删除这些空格与空行，既费时又费力，怎么办？那就试试查找与替换吧！ 首先是在“开始”选项卡下单击“编辑替换”命令，在打开的“查找与替换”对话框中，先将鼠标定位到“查找内容”框中，然后单击“特殊格式”，选择“段落标记”（输入两个段落标记），接着再将鼠标定位到“替换为”对话框中，再次单击“特殊格式”，选择“段落标记”，最后单击“全部替换”即可。待替换完成后，再设置一下段落格式即可。 五、快速输入单位地址 我们在日常编辑Excel表格时，经常会遇到重复输入单位地址的问题，比如某某县（区）某某乡（镇或街道）等。虽说Excel也有单元格记忆键输入功能，可有时非但不能提高效率反而会增添麻烦，此时你不妨试试用替换功能。比如在Excel中我们需要输入某某县（区）某某乡（镇或街道）某某号时，我们可以输入县（区）的第一字母代替县（区），在乡（镇或街道）位置中输入乡（镇或街道）的第一个字母，然后再输入某某号即可。待Excel编辑完成后，在“开始”选项卡下单击“查找和替换查找”命令，然后在打开的“查找和替换”对话框中的“查找内容”中输入县（区）的第一字母，在“替换为”框中输入我们要替换的“县（区）”名称，最后单击“全部替换”即可（如图5）。接着再次单击“查找和替换查找”命令，然后在打开的“查找和替换”对话框中的“查找内容”中依次输入乡（镇或街道）的第一个字母，在“替换为”框中输入要替换的乡（