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工作分析的技术与方法 教学内容 什么是工作分析为什么要做工作分析如何进行工作分析 工作分析 jobanalysis 是什么 工作分析又称职位分析 是对组织中某个岗位的工作内容和任职资格进行描述和研究的过程 工作分析要回答两个基本问题 这个岗位是干什么的 这个岗位的工作应该由谁来干 工作分析包括两方面内容 教学内容 什么是工作分析为什么要做工作分析如何进行工作分析 工作分析的用途 员工工作的依据人力资源管理工作的依据科学管理 公平管理的需要管理的规范化与职业化的需要 在下列情况下组织需要进行工作分析 建立一个新的组织 新的组织由于目标分解 组织设计和人员招聘需要进行工作分析 由于战略调整 业务发展 使工作内容 工作性质发生变化 需要进行工作分析 企业由于技术创新 劳动生产率提高 重新进行定岗定员 需要进行工作分析 工作分析是人力资源管理的基础 工作分析结果的具体应用 1 人力资源规划方面分析人力资源供需情况 需要情况 供给情况 确定人力资源库 企业到底有哪些人员 目前状况如何 执行人力资源计划 短缺情况下怎么办 过剩情况下怎么办 工作分析结果的具体应用 续 2 甄选录用方面保证人与工作的匹配 帮助企业确定需要什么样的人 也帮助应聘者确定自己是否适合这一工作测验甄选效度的依据 是否招聘了企业所需要的人 职业生涯发展路径 使得员工明白可以晋升的途径和相应要求 3 培训开发方面培训需求分析 明确各个职位对技能 知识的要求 分析员工不足培训内容确定 培训方案 培训计划确定的依据职业生涯发展评价和指南 员工职业生涯咨询 工作分析结果的具体应用 续 4 绩效管理方面 有助于确定业绩评价的准则和标准明确每个人的具体工作任务业绩改善指导工作 工作分析结果的具体应用 续 5 薪酬管理方面 工作评价 职务价值评价的依据 确定报酬因素 职务技能 教育水平 安全安隐患 责任大小 比如海氏职务分析表工作分类 确定工资类别等级工作价值的比较 便于员工将实际工作成果与目标相比较 工作分析结果的具体应用 续 教学内容 什么是工作分析为什么要做工作分析如何进行工作分析 工作分析的过程 明确调查目的 工作分析的目的决定了工作分析的侧重点 决定了在进行工作分析的过程中需要获得哪些信息 以及使用什么样的方法获得信息 工作分析 新组织 招聘 绩效考核 薪资体系 目的是分解组织的职能 重点是确定工作权限 职责和关联关系 重点是对任职者的要求 包括能力 人格知识 经验等 目的是确定绩效考核的标准 侧重点是衡量每一项工作任务的标准 任职者完成每一项工作任务时的时间 质量 数量等方面的因素 不仅要有描述性信息 还要有定量的信息 对职位进行量化评估 确定每一个岗位的相对价值 收集组织相关信息 组织结构图 工作流程图 过去的工作说明书等 工作分析实施 收集工作分析信息 工作内容的信息工作条件的信息工作资格的信息 工作任职者上司工作分析专家 访谈法问卷法观察法员工日志工作分析的其他工具和资源 收集信息的方法 工作信息来源 工作内容的信息工作任务和责任工作过程和程序工作方式提供的产品或服务个人职责工作标准 工作条件的信息报告关系工作条件和环境工作日程安排薪酬和福利 工作资格的信息个人因素 性格 兴趣 爱好所需的学历 专业和其他培训工作经验所需的知识 技能和能力其他身体和心理要求 工作分析信息的内容 一些基本概念 任务为达到某种目的所从事的一系列活动 可以由一个或多个不可再分解的工作要素组成 职责一系列相关的任务可以组成一项职责 它包括在本职工作中所承担的若干项任务组成的活动以及应承担的责任 职位满足一个人满负荷工作量的一项或多项职责的集合 有三个特征 职位的饱和性 该职位的工作内容可能是同一项 也可能是不同工作内容的集合 职位和人一一对应 岗位一个组织中完全相同的职位构成岗位 可能一个岗位一个职位 也可能多个职位 工作分析信息的来源 工作分析专家最客观公正 保持信息的一致性 可以选择不同的分析方式价格昂贵 对组织缺乏了解 可能忽略某些无形的方面主管对所要分析的工作的无形的方面具有全面而深入的了解 收集信息的速度也比较快首先要对主管进行工作分析的培训 对主观也是时间上的负担 某些情况下难以保证信息的客观性 任职者对工作最熟悉 信息收集速度快主观性较强 收集信息的标准化程度较差 工作职责的完整性较差 可能造成员工间矛盾 如何获得工作任务信息 通过收集组织结构图 流程图 已有的或其他组织相关岗位的工作说明书了解岗位的大致工作任务 获取 主干 任务 占用时间多或该岗位的核心工作探索 枝叶 次要任务以及任务的细节从流程角度分析从占用时间角度分析从工作成果角度分析从考核的角度分析 访谈法是通过工作分析人员与工作相关人员之间进行的面对面交流 收集所有与工作有关的各种信息的工作分析方法 这是使用广泛的一种工作分析方法 访谈法适合于工作分析人员无法亲身体验 或者是不可能通过观察来了解工作内容 工作方法岗位的工作分析 面对面沟通 便于准确 深入收集信息 常与问卷法配合使用 工作分析人员事先应准备好访谈问卷 工作分析人员在访谈时应该注意倾听 避免评论 建议 工作分析方法 访谈法 访谈法的特点 优点 可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解 运用面广 能够简单而迅速地收集多方面的工作有任职者亲口讲出工作内容 具体而准确工作分析人员了解到其他方法不容易发现的情况 有助于管理者发现问题 有助于与员工沟通 缓解员工压力 缺点 需要专门的技巧费时费力员工会认为是对自己工作业绩的考核或是薪酬调整的依据 所以会夸大或弱化某些职责 访谈技巧 如何确定工作任务被访者在陈述工作任务时尽可能要求其以工作结果为导向 包括 工作活动的内容 工作过程和程序 各项工作活动占用的时间和工作结果 如何确定工作性质和职责 任职者从事工作的任务 方法 步骤是简单重复的 还是经常变化的 变化频率多大 任职者在工作中接触的信息是原始信息 还是经过加工的信息 任职者在工作中接触信息的公开程度有多大 是公开信息 还是保密信息 任职者在工作中承担的责任有多大 是仅对自己的工作负责 还是需要对整个部门或者更大范围负责 任职者在工作中是否需要制定一些计划 是个人计划 部门计划 还是公司整体计划 任职者在工作中是否常常需要做一些决定 决定的影响范围有多大 任职者在工作中的灵活性有多大 任职者直接接受哪个层次的监督 任职者直接管理和监督的人员有多少 任职者对内对外的联系范围有多大 任职者工作失误的影响程度 包括经济影响 对组织形象的影响 对他人或其他部门工作的影响 工作分析方法 问卷法 问卷法是通过事先设计好的调查问卷 向被调查人收集有关工作分析信息的方法 问卷的种类 通用问卷和专用问卷标准化问卷和非标准化问卷开放式问卷和封闭式问卷 问卷法的优缺点 优点 调查费用低 速度快 节省时间 可以在工作之余填写 不会影响工作 调查范围广泛 可用于多种目的 多种用途的职务分析调查取样量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的数据可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费较多时间 人力 物力 设计费用成本比较高 再问卷使用之前 应进行测试 以了解员工理解问卷中问题的情况 为避免误解 还经常需要工作分析人员亲自解释和说明 降低了工作效率填写调查表示有工作者单独进行的 缺乏交流与沟通 因此 被调查者可能不积极配合 不认真填写 从而影响了调查的质量 如何设计问卷明确所要收集的信息 围绕信息内容设计问题 每个问题要明确 语言应该简洁易懂 必要时可以附加说明 尽可能使用封闭式问题 这样既利于被调查者回答 又便于统计整理 分析 可以参考一些标准问卷 如PAQ FJA MPDQ 直接客观 适合对常规性和重复性工作进行分析 用于工作设计时比较适合 改变工作任务 优化工作流程要求工作活动比较外化 稳定 不适于知识类 思维性员工可能影响被观察者工作 需要准备详细的观察提纲 工作分析方法 观察法 观察法是通过直接到工作现场 针对特定对象的作业活动进行观察 收集 记录有关工作内容 工作间的相互关系 人与工作的关系以及工作环境 工作条件等信息 并用文字或图表方式记录下来 然后进行归纳总结的工作分析方法 工作分析观察提纲被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部分 观察内容 什么时候开始工作 上午工作多少时间 上午休息几次 第一次休息从 到 第二次休息从 到 工作流程及时间 工作环境的温度 工作环境的噪音 如何通过观察法收集信息 要注意工作行为样板的代表性 观察前要有详细的观察提纲和行为标准 观测内容应全面 包括工作任务 使用设备 工作时间 上下级关系 体能要求 工作环境 选择合适的观测位置 既要能够全面观测到被观察人的全部行为 又要尽量避免对被观察着的注意力和行为的影响和干扰 确定观察时刻 可选用瞬间观测法 定时观测技术 观察力求结构化 员工记录法 员工利用工作日志记录工作任务和工作过程省时方便 但是使用范围较小任职者有时夸大工作任务 影响信息准确性 工作分析的工具与资源职务分析问卷PAQ职业信息网络管理职位描述问卷功能性职务分析资源 职务分析问卷调查法PAQ 信息投入 脑力过程 工作产出 同他人的关系 工作环境 其他特点 PAQ PositionAnalysisQuestionnaire 是工作分析中应用最广泛 同时也是研究最为透彻的工具之一 它是由美国普渡大学的心理学家麦考密克 E J McCormick 于1972年提出的一种适用性很强的数量化职位分析方法 PAQ包括6个部分194个项目 其中187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征 工作元素 另外7项涉及薪酬问题 PAQ给出了每一项目的定义和相应的等级代码 管理岗位描述问卷法MPDQ 产品 市场和财务计划与其他组织单位和个人之间的相互协调内部事务控制产品和服务责任公众和顾客关系高级咨询行为自主性 财务计划的批准职能服务监督复杂性和压力高级财务职责广义的人力资源职责 该方法是由托纳 W W Tornow 和平托 P R Pinto 于1976年专为管理职位而设计的工作分析方法 它适应了管理人员非程序化工作的特点 通过与管理人员主要职责密切相关的13个方面208个问题对管理人员进行问卷调查 以收集工作分析的信息 功能性职务分析FJA 功能工作分析法 FunctionalJobAnalysis FJA 又可称为职能性位分析法 它是美国培训与职业服务中心 U S TrainingandEmploymentService 开发的一种以工作为中心的职位分析方法 它是以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心 列出加以收集与分析的信息类别 使用标准化的陈述和术语来描述工作内容 FJA的理论依据 FJA依据的是共同的人与工作关系理论 这一理论认为所有工作都涉及到职位任职者与数据 人 事三者的关系 通过职位任职者与数据 人 事发生关系时的工作行为 可以反映工作的特征 工作的目的和人员的职能 数据 人 事三个关键性要素的定义 数据 指与人 事相关的信息 知识 概念 可以通过观察 调查 想像 思考分析获得 具体包括数字 符号 思想 概念 口语等 人 指人或者有独立意义的动作 这些动作在工作中的作用相当于人 事 指人控制无生命物质的活动特征 这些活动的性质可以用物质本身的特征反映出来 数据 指与人 事相关的信息 知识 概念 可以通过观察 调查 想像 思考分析获得 具体包括数字 符号 思想 概念 口语等 数据是员工工作时依靠的智力资源 人 指人或者有独立意义的动作 这些动作在工作中的作用相当于人 人是员工工作时依靠的人际资源 事 指人控制无生命物质的活动特征 这些活动的性质可以用物质本身的特征反映出来 事是员工工作时依靠的物质资源 FJA职能定义 FJA职能等级 0 综合1 协调2 分析3 编辑4 计算5 抄写6 比较 0 辅导1 协商2 告知3 监督4 转移5 说服6 演讲 以动作示意7 服务8 指导 帮助 0 安装1 精确工作2 操作 控制3 驾驶 操纵4 熟练操纵5 护理6 供给 卸载7 处理 行为的难度越大 所需的能力越高 也就说明了任职者的职能等级越高 职业名词字典 美国劳工部根据功能性职业分析的结果编制了 职业名词词典 166 267 018 职务分析 另一个职务名称 人事分析员为推动组织的人事 执行和管理职能 收集 分析和准备与职位有关的信息 通过听取高层意见 决定工作分析的类型 范围和目的 研究目前的组织职位资料 编撰整理各种分布的报告 组织架构图 业务流程图以及其他工作分析所需毕竟信息 对职务进行观察 对员工和主管人事的领导进行访谈从而确定职位和员工数量需求 分析各种职位数据 如职位对工人体力 脑力及培训的需要 制定有关的书面文档 工作说明书 工作规范以及职业发展路线 运用已经制定的工作分析信息评价和改善招聘 选拔 培训 业绩评价以及其他相关的人事活动实际采用的方法和技术 根据有关指南对职位进行分类 从而符合国家有关机构对职位分类的规定 166 267 018 166 职位代码267 任职者对数据 人 事的责任 2 数据分析 6 演讲 7 处理事情018 表示承担相同责任 做出相同程度判断的职位群 职业名词词典范例2 183 137 010 职务名称 经理 备选名称 机构经理 地区经理 部门经理 工厂经理对产业组织的某分厂或其在某指定区域的生产 分销和营销工作进行指导 根据由产业组织经理制定的政策 原则和程序 协调生产 分销 库存管理和销售活动 与顾客和行业代表商议 对评估和激励改善 扩展地区服务的可能性 开发有效利用机器 人力和原材料的方法 评估并修改生产成本 质量及库存控制计划 以保持分支机构盈利 通过评估竞争地位及开发新市场 采用销售辅助手段 广告 促销项目及相关领域的服务 来计划和指导销售工作 指导入事工作 指导会计工作 向资方提出预算计划 根据管理区域名称的不同可能被命名为行政区域经理 任何行业 本地经理 任何行业 地区经理 任何行业 的名称 职业信息网络 经历要求培训工作经历资格证书 员工特征能力兴趣工作方式 工作要求基本技能跨职能技能通用知识教育状况 职位要求一般的工作活动工作氛围组织的氛围 职位情况职位知识职位技能工作任务机器 工具和设备 职业特征劳动力市场信息职业前景工资 工作分析结果 工作描述 jobdescription 也称工作说明 指用书面形式对组织中各种岗位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境所作的统一要求 工作规范 jobrequirement 任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件 工作描述 工作说明 的必要内容 工作识别工作名称 所在部门或地区 岗位级别 报告关系 工作概述 工作职责 关于工作名称 要接近工作内容的性质 并能把一项工作与其他工作区分开来 如证券分析师 外汇交易员 应能够较准确地反映出主要工作职责 如肉品检验员 图书管理员 应指明任职者有组织等级制度下的相关等级 如高级工程师 工程师 助理工程师 技术员美国 职业名称词典 搜集了二十多万种职业信息 为工作名称和工作职责的标准化提供了依据 关于工作概述 工作概述应对工作性质和任务的高度概括和简要描述 工作概述和工作的职责的描述应使用主动语态 现在时态 动宾结构 通常包括工作的依据 工作概述的写法 工作依据 工作行动 工作对象 工作目标 销售经理 根据公司的销售战略 利用和调动销售资源 管理销售过程 销售组织 关系 开拓和维护市场 促进公司销售目标的实现 工作概述范例 人事经理 协助人事总监制定人事政策和人事管理程序 负责人事管理工作的实施和日常人事工作的监控 注册护士 负责病人从入院到出院或转院期间的全部护理工作 海外事务副总裁 根据董事会与总裁办公会的战略规划 辅助总裁全面负责海外销售业务 出纳 收进和支出资金 并保存资金的记录和财务交易中的可转让票据 工作职责的描述 行动方式 行动对象 职责目标 制定 执行和监控 以确保本部门年度费用与公司的经营计划和预算保持一致 工作职责 部门费用控制 本部门年度费用预算 职务描述的常用动词针对制度 方案 计划等文件 编制 制定 拟订 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护 管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估思考行为研究 分析 评估 发展 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释 提供 协助 职务描述的常用动词 续 上级行为许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定管理行为达到 评估 控制 协调 确