行政制度汇编(司机).doc

行政管理制度手册 Ver 1 0 1 行政企划部行政部管理制度目录行政企划部行政部管理制度目录 实施说明实施说明 1 第一节第一节 组织架构组织架构 2 第二节第二节 部门职能 工作目标及职责部门职能 工作目标及职责 3 第三节第三节 岗位说明书岗位说明书 5 第四节第四节 员工行为规范员工行为规范 10 第五节第五节 保密管理制度保密管理制度 13 第六节第六节 公司会议制度公司会议制度 16 第七节第七节 公文管理制度公文管理制度 20 第八节第八节公司车辆管理制度公司车辆管理制度 28 第九节第九节 司机管理制度司机管理制度 38 第十节第十节 办公用品管理规定办公用品管理规定 44 第十一节第十一节 使用出租车管理办法使用出租车管理办法 46 第十二节第十二节 保洁人员管理制度保洁人员管理制度 47 第十三节第十三节 差旅费管理办法差旅费管理办法 50 第十四节第十四节 信息化管理制度信息化管理制度 52 第十五节第十五节 办公设备维修管理办法办公设备维修管理办法 55 第十六节第十六节 办公资源合理利用制度办公资源合理利用制度 57 行政管理制度手册 Ver 1 0 1 行政管理制度手册 实施说明 第一条第一条为使集团的办公工作实现规范化 程序化 制度化 进一步加强管理和协调 明 确办公程序 提高办公效率 保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展 特制定本制 度 第二条第二条中美宏凯亿投资 集团 有限公司所有部门应严格贯彻执行 第三条第三条集团之前所制定制度如遇与本制度不一致时 请以本制度为准 第四条第四条所列制度根据集团实际发展需要及工作情况为符合其有效性 将不断完善 第五条第五条各子公司在执行时可根据实际情况对制度本身 流程及表单进行适当的修改 修 改后报集团总裁办备案 第六条第六条本制度自发布之日起执行 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 2 页 共 58 页 第一节 组织架构 中美宏凯亿投资 集团 有限公司 总 裁 办 法 务 部 财 务 部 行 政 企 划 部 集 团 直 属 公 司 行 政 经 理 企 划 经 理 外 勤 主 管 行 政 司 机 内 勤 主 管 内 勤 助 理 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 3 页 共 58 页 第二节 行政部门职能 工作目标及职责 一 行政部门职能一 行政部门职能 行政部作为公司的综合事务管理部门 其主要职能是为整个公司的运转提供资源支持和后 勤保障 具体体现在以下 5 个方面 1 参谋职能 行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的 参谋 和 助手 更应在 公司经营理念 管理策略 公司精神 企业文化及用人政策等重大问题方面有自己的见解 从 而真正成为上级领导不可或缺的 高级参谋 2 沟通协调 行政部不仅要与公司领导沟通 还要与各部门之间充分沟通 以便清晰传达 公司的政策和上级领导的意见 保证高效地完成任务 3 行政事务处理 行政部承担着文书资料管理 办公自动化 接待等事务的处理工作 4 后勤保障 行政部担负着车辆管理 总务后勤管理 安全保卫管理等行政工作 5 监督控制 制定公司的行政管理相关制度 并对相关制度的执行情况进行检查 监督与 控制 二 行政部门工作目标二 行政部门工作目标 1 积极配合公司领导进行决策的制定 落实与督办工作 起到良好的辅助作用 2 沟通 协调公司各部门之间的工作 起到良好的枢纽作用 3 做好公司内外信息的收集 处理工作 起到良好的参谋作用 4 做好会议 出差 放假 清洁卫生等事务的管理工作 为公司营造良好的工作环境起 到良好的管理作用 5 树立公司的良好形象 起到窗口和辐射作用 三 行政部门工作职责三 行政部门工作职责 1 部门建设 行政系统的制度建设及落实工作 行政系统的机构设置及行政部人员定编及 业务管理工作 对行政系统的队伍建设 技能培训 考核评估 督查监管工作 2 费用管理 考核公司行政费用支出预算计划的执行情况 并按公司规定执行奖惩 考核 措施 负责审批公司行政预算外费用 3 日常办公事务管理 公司各种日常办公事务的计划 组织 协调与控制 会议的组织 协调 会议内容的记录与传达 4 办公物品及设备 固定资产管理 负责制定办公物品及设备 固定资产的采购 保管 发放与使用制度 负责办公物品及设备的采购事 办公物品的保管 发放 使用 办公设备的 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 4 页 共 58 页 日常保养与故障维修 5 文书资料的管理 文书 公文的起草 收取 传达与处理 做好文书资料以及内部信息 的保密工作 6 车辆管理 办公车辆的调度管理 安排车辆年检 定期保养 日常维修等 对司机人员 进行安全驾驶教育 考勤等日常管理 7 人事日常事务管理 员工考勤 出勤统计 报表 分析等人事管理工作 对员工生活福 利 安全保健 卫生等方面的管理 组织员工开展各种形式的活动 8 后勤保障事务管理 公司财产 员工安全管理 维持公司水 电等动力系统的正常运行 及相关设施维修 公司日常安全保卫及消防管理 9 涉外事务管理 来客接待事宜管理 包括前台接待 客人来访登记与迎送等 公司对外 宣传 公关联系 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 5 页 共 58 页 第三节 岗位说明书 一 行政经理岗位说明书一 行政经理岗位说明书 岗位名称岗位名称行政经理所属部门所属部门行政企划部工作类型工作类型行政类 直接上级直接上级行政企划总监定编人数定编人数 1 工资职级范围工资职级范围 工作描述工作描述 全面负责行政部的各项工作 根据总部领导下达的工作任务和指示要求 制订公司行政后勤系 统的中长期发展规划及年度工作计划 审核各单位上报的行政费用支出预算计划 并结合行政系统 的实际工作状况 完善对行政系统的制度建设工作 工作内容工作内容 部门 内部管理 1 根据领导下达的工作任务和指示要求 制订公司行政系统的中长期发展规划及 年度工作计划 2 结合行政系统的实际工作状况 实施对行政系统的制度建设工作 使得行政系 统在开展工作时有法可依 有理可据 3 负责本部门员工的配备 选拔工作 4 配合人力资源部组织部门技能培训 指导下属人员的工作 规章制度 1 组织制定各项行政管理的有关规章制度 经总裁批准后贯彻执行 2 对各项行政管理规章制度的执行情况进行监督 检查和指导 3 定期组织对各项制度进行修正和完善 会议安排 与 接待管理 1 负责行政会议和例会的组织工作 参加或列席会议 指定人员做好会议记录和 会议内容的传达工作 2 根据总裁或总经理的指示 编排工作活动日程表 负责重大活动的组织和接待 工作管理 所辖部门管理 1 负责指导 管理 监督分管部门人员的业务及工作 使其不断提高工作效率 2 负责分管部门员工的培训 考核 日常考勤等工作 行政费用控制 1 结合行政部的实际工作状况 对行政费用支出预算计划系统建章立制 2 负责编制公司年度行政费用预算并监督实施 3 按照公司年度费用预算 严格控制各项行政费用支出 人事日常事务 1 员工考勤 出勤统计 报表 分析等人事管理工作 2 负责对本部门员工工作进行综合考评 并提出人事任免建议 3 配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核 任职资格任职资格 本科以上学历 中文 行政管理等相关专业 3 年以上同岗位工作经验 较强的公文写作能力 人际沟通能力 协调能力 计划能力 组织能力及语言表达能力 熟练使用电脑办公软件 综合素质良好 户口 性别不限 年龄 30 50 岁 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 6 页 共 58 页 二 行政主管岗位说明书二 行政主管岗位说明书 岗位名称岗位名称行政内勤主管所属部门所属部门行政企划部工作类型工作类型行政类 直接上级直接上级行政经理定编人数定编人数 1 工资职级范围工资职级范围 工作描述工作描述 协助部门经理 负责公司固定资产 低值易耗品 办公用品 汽车油料 办公家具 维修 物料的管理工作 并草拟相关制度 工作内容工作内容 协助编制 行政管理制度 1 编制公司各项行政管理制度并报领导审批后组织执行 2 对公司各公司的行政管理工作进行检查与监督 行政性财产物资 管理 1 制定固定资产 低值易耗品管理制度 2 组织编制公司行政性财产 物资的采购计划及预算 严格控制行政办公 经费的支出 3 依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表 统一协调 并安排人 员购买 4 监督保存及发放 维修管理工作组织 5 对公司行政性财产物资进行登记 造册 定期进行盘点 内外关系协调 1 安排办公会议及其他各种日常会议 协调各部门工作 上传下达 协助 相关部门开展相关重大活动 2 协调与政府有关主管部门和与行业有关管理机构 协会 商会及其他有 关公司的关系 并代表公司出席各种会议 3 妥善安排外来人员的来访与接待工作 文书档案管理 1 制定公司的文件管理制度 根据管理制度制定年度文件编码 并组织相 关人员对公司文件 档案进行建档 保管 2 草拟 审核公司的重要文稿 包括工作计划和总结报告 3 及时处理重要来往公文 电 信函 督促 检查领导批示 审核和修改 以公司名义签发的有关文件 清洁绿化管理 1 定期或不定期对公司清洁工作进行检查 发现问题及时解决 保证良好 的办公环境 2 对办公区域的绿化工作指导 检查 发现问题及时纠正 任职资格任职资格 行政管理等相关专业专科以上学历 2 年以上同行业 相关职位工作经验 具有较为丰富的行政工作经验 有较强的组织 协调 沟通能力 良好的团队协作精神 为人诚实可靠 品行端正 具有亲和力 较强的独立工作能力和公 关能力 户口 性别不限 年龄在 25 30 岁之间 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 7 页 共 58 页 三 行政内勤助理岗位说明书三 行政内勤助理岗位说明书 岗位名称岗位名称行政助理所属部门所属部门行政企划部工作类型工作类型行政类 直接上级直接上级行政内勤主管定编人数定编人数 1 工资职级范围工资职级范围 工作描述工作描述 为配合行政内勤主管工作 保证公司通讯畅通 在行政内勤主管的指导下 按照公司有关 制度规定 协助行政部工作 工作内容工作内容 通讯设施管理 1 确保电话线申请及时 2 确保通讯设备正常使用 无安全隐患 3 根据要求及时调整 维修 网络管理 1 网络的日常维护 2 出现问题时维修及时 有效 无法及时维修时给出合理解释 3 协助基础工程进行布线 电脑维护 维修 1 协助各部门进行电脑日常维护 2 对出现的各类电脑问题能及时解决 3 对无法解决的给出合理解释 物品的采购 1 在合格供应商内选择采购厂家 2 按审批单购买物品 3 除特殊情况外 严格控制预算费用 4 购买及时 印刷品管理 1 负责对各部门所需的印刷品及时印刷 2 印刷单位联系 3 印刷品的定价 并在预算范围内 办公设备维护 1 各类办公设备 资产的日常维护 2 在出现故障时的维修处理 任职资格任职资格 中文 行政管理 计算机管理等相关专业专科以上学历 一年以上相关职位工作经验 执行力强 工作细致 有耐心 具有较高的综合素质 男 户口不限 年龄在 25 35 岁之间 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 8 页 共 58 页 四 行政外勤主管岗位说明书四 行政外勤主管岗位说明书 岗位名称岗位名称行政外勤主管所属部门所属部门行政企划部行政企划部工作类型工作类型行政类行政类 直接上级直接上级行政经理定编人数定编人数 1 1 工资职级范围工资职级范围 工作描述工作描述 保保证公司业务正常用车 保证公司安全运营 在行政经理的指导下 按照公司有关制度规 定 监督 指导司机工作 同时负责公司装修 维修等工程管理 工作内容工作内容 后勤保障管理 1 负责公司内部办公及生活用水 用电的管理工作 2 审批各项改善员工工作 生活条件的制度 意见 治安 消防 1 负责相关制度的建立 负责到人 2 负责公司内部治安 消防管理工作 3 根据制度及公司要求定期检查各部门 公司情况 车辆调度管理 1 行政车辆的调度 协调各部门的车辆使用 确保及时 有效 2 做好公司行政车辆的日常维护 保养及司机的日常管理工作 组织 建立公司车辆和司机档案 3 督导实施公司新购车辆选型 询价及车辆上户手续工作 4 实施公司车辆的维修保养 车辆保险理赔 年检及相关税费的审核 管理工作 5 控制交通费用 不出现断档 超支情况 6 定期对车辆卫生 使用情况进行检查 评比 7 负责编写 及时修订车辆相关的管理制度 基建工程及管理 1 负责公司及各子公司基础设施的租赁等工作 2 代表公司实施甲方的职能 对工作的建设 设计 监督等进行管理 3 按公司要求制订装修计划 4 确保与物业等相关部门联系畅通 无障碍 5 施工现场管理 确保无事故 无纠纷 6 确保施工质量符合公司要求 办公资产的调整 1 根据公司要求及时调整 2 及时通知固定资产管理人员进行资产变更 3 协助资产管理人员办理相关手续 相关费用缴纳 1 费用包括 电话费 饮水费 物业费 房租 水电等需要缴纳的费 用 以上费用包括但不限于 2 费用缴纳及时 无因此产生的工作停顿 其他事务 1 集团风水鱼的喂养无差错 2 领导临时交办的工作在规定时间内完成 任职资格任职资格 专科以上学历 3 年以上同岗位工作经验或车队管理经验 熟悉北京市交通 与交通部门有良好的社会关系 熟悉车辆结构 对车辆的保险 维修 保养等方面熟识 有较强的协调 沟通能力 熟悉办公室装修工作 良好的团队协作精神 为人诚实可靠 品行端正 男性 年龄在 27 35 岁之间 行政管理制度手册 Ver 1 0 第 9 页 共 58 页 五 司机岗位说明书五 司机岗位说明书 岗位名称岗位名称司机所属部门所属部门行政企划部工作类型工作类型行政类 直接上级直接上级行政外勤主管定编人数定编人数 4 工资职级范围工资职级范围 工作描述工作描述 根据公司各部门出车要求 履行本岗位职责 工作内容工作内容 车辆 日常使用 维修保养 1 服从车辆主管管理 按照公司对车辆管理制度的相关要求 做到安全行车 文明驾车 2 负责对本人专职驾驶车辆的车容 车况进行定期自查及维护保养工作 3 保证车辆时刻处于良好状态 按时 按规定线路出车 4 使用车辆时无违章 无事故 5 对车辆保养及时 6 时刻保证车辆卫生 7 无私自使用车辆情况发生 8 每月应保证至少 1200 公里出车里程 9 每周车辆行驶受限时应协助外勤主管处理公司事务 任职资格任职资格 高中以上学历 5 年以上同岗位工作经验 熟悉北京市交通 熟悉车辆结构 对车辆的保险 维修 保养等方面熟识 为人诚实可靠 品行端正 无重大交通交通事故记录和多次违章历史记录 男性 年龄在 30 40 岁之间 行政管理制度手册 Ver 1 0 10 第四节 员工行为规范 一 目的一 目的 1 为进一步加强办公室的管理 保证办公环境干净 整洁 舒适 提高工作质量和公司形象 特制定本规范 2 每位员工均有义务和责任广泛宣传公司的产品和服务 树立并维护公司形象 牢记个人的 言行是公司形象和利益的体现 二 二 职责职责 1 行政部负责对员工行为规范的有效性进行及时修正 对公司整体的素质提高有监督权 有 对违反相关内容的员工有处罚权 2 其他各部门应严格按此规范执行 对规范中没有明确的部分 有提醒义务 三 内容三 内容 1 品德 1 原则 诚实 责任感 协作 集体荣誉感 2 合法行事 诚实待人 谦虚谨慎 提倡团结协作的团队精神 3 与同事之间和谐相处 互相帮助 时刻维护公司的形象 2 仪表形象与着装要求 1 原则 端庄 整洁 大方 2 勤洗漱 保持身体和口腔无异味 勤洗澡 理发 指甲修剪整齐 保持清洁 保持面部 干净清爽 不油腻 男员工不留长指甲 女员工不涂抹鲜艳指甲油 3 头发梳理整齐 面部保持清洁 男士不得留胡须 长发 女士发型要求文雅大方 严禁 个性发型及浓妆艳抹 4 上班着装应大方 得体 干净 平整 如有工服应着工服 服装必须保持清洁 整齐 不能有明显的污渍和灰尘 服装不能出现开线或钮扣脱落 5 女士可佩戴得体的首饰或服饰 但不宜佩戴有声响 夸张的饰物 且不宜过多 6 遇有公司公关 庆典等重大活动时 应根据场合不同 恰当着装 3 办公秩序 1 公司周一至周五为上班时间 时间为早 9 00 至 17 00 所有员工应严格遵守公司作息 时间 不迟到 不早退 不旷工 2 严格履行考勤制度 上下班必须刷卡 严禁代刷卡 行政管理制度手册 Ver 1 0 11 3 认真执行请销假制度 未经批准 不得中止工作或脱离工作岗位 4 谈话或打电话时应保持态度诚恳亲切 用语谦逊文雅 温和有礼 并控制音量 以免影 响他人工作 严禁高声喧哗或起哄 5 上班时间内不得做与工作无关的事项 如 玩电脑游戏 上网聊天 听音乐 吃零食 嚼口香糖 当众化妆 嬉戏闲谈 扎堆聊天 偷懒瞌睡 酗酒赌博等 6 上班时应保持桌面整洁 个人物品均须收入抽屉中 不得随意摆放 7 未经许可 不得擅自取用他人的物品 不得私自翻阅他人的文件 8 下班后必须关闭电脑 将桌面物品清理干净 文件全部收入柜内上锁 并将椅子推入桌 下 最后一位离开办公室的员工应关闭电灯 4 4 日常行为 谈话礼仪日常行为 谈话礼仪 1 办公区域内员工相遇要互相微笑 点头示意或轻致问候 温和有礼 创造和谐的人际气 氛 2 办公区域内员工遇到经理级以上领导时应主动微笑问好 称呼领导的姓氏和职务 3 员工在通道内短暂停留交谈的 应避让留出中间通道 不应影响他人通过 行走的员工 不要从正在交谈的二人中穿行 4 引领客人时 应走在其右前方一米处 伸平手掌指示方向 注意称呼客人的姓氏 在未 知姓名之前 应称呼先生 女士 小姐 5 办公区域内遇领导陪同客人进入办公区域参观时 所到之处员工应马上放下手中工作 立即起立表示尊重和欢迎 领导和客人经过时应微笑地说 您好 6 面对客人 领导 同事时应保持微笑 面色温和 表情谦虚 握手时应取下手套 松紧 适度 交谈时应看着对方眼睛 适当做出回应 不东张西望 不心不在焉 7 进入领导房间前应先轻敲门 得到许可后方可进入 不得擅自闯入 8 在开会时或在领导房间与领导谈话时应将手机调成静音状态 9 上班时间在办公区域行走时应保持正常速度 不得慢悠悠地踱步 拖沓或急速奔跑 10 养成使用礼貌用语的习惯 5 5 电话礼仪电话礼仪 1 原则上电话应在铃响三声内接听 用语为 您好 公司 部 2 通话过程中 语言清晰 音量适中 语言简练 时间不宜过长 态度要热情 有礼貌 有耐心 3 邻座无人时 应主动代接电话并作好记录 记录内容至少应包括对方姓名 电话号码 行政管理制度手册 Ver 1 0 12 来电时间 是否需要回复等内容 并应及时转告 4 接到来电方态度恶劣的电话时 态度应和蔼 耐心解释 无法解决时 可先将问题记录 下来再寻求解决方法 任何情况下 严禁在通话中与对方发生争执和互骂 5 如遇来电打错部门 应主动告知对方正确的电话号码 6 如遇来电打错公司 应向对方耐心解释并表示歉意 行政管理制度手册 Ver 1 0 13 第五节 保密管理制度 一 总则一 总则 1 为保守公司秘密 维护公司正当权益 特制定本制度 2 适用范围 公司所有部门及分支机构的全体员工 3 行政管理部门是公司保密工作职能部门 负责指导下属公司的保密工作 进行保密教育 调查处理失密 泄密事件 4 每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利 二 保密范围和密级确定二 保密范围和密级确定 1 公司秘密包括但不限于以下事项 1 公司重大决策中的秘密事项 2 公司尚未付诸实施的经营战略 经营方向 经营规划 经营项目及经营决策 3 公司内部掌握的合同 协议 意向书及可行性报告 主要会议记录 4 公司财务预决算报告及各类财务报表 统计报表 5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的种类信息 6 公司员工人事档案 工资性及劳务性收入 资料 7 其他经公司确定应当保密的事项 8 一般性决定 决议 通知 通告 行政管理资料等内部文件不属于保密范围 2 公司密级划分 公司信息应进行合理划分 确立密级 本公司密级一般划分为以下三个等级 1 机密 一旦泄密会使公司利益遭受严重或特别严重的损害 2 秘密 一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害 3 一般 指第 1 2 项以外的情况 3 公司密级的确定 1 公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料 公司的规划 财务报表 统计 资料 重要会议记录 公司经营情况为机密级 2 公司人事档案 合同 协议 职员工资收入 尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘 密级 3 除以上资料外的各类资料为一般级 行政管理制度手册 Ver 1 0 14 4 对属于公司秘密的文件 资料 应当依据本制度的规定标明密级 并确定保密期限 保密 期限届满 自行解密 三 保密工作的基本要求保密工作的基本要求 1 不该说的话 不要说 2 不该问的事 不要问 不该看的文件 不要看 3 不该记 摄 录 的事 不要记 摄 录 4 不得擅自携带密件外出 5 不得在公共场合谈论集团秘密 6 不得在个人通信中涉及集团秘密 7 不在不利于保密的地方放置密件 8 不得利用公用电话 明码电报 以及邮局办理秘密事项 9 发现泄密及时报告 采取补救措施 避免或减轻损害 10 客人问及公司秘密 应予以婉拒 避谈 四 保密四 保密措施措施 1 本公司实行全员保密教育和保密知识系统培训 确保公司秘密不被泄露 2 属于公司秘密的文件 资料和其他物品的制作 收发 传递 使用 复制 摘抄 保存和 销毁等工作 由主管领导委托专人执行 3 对于密级文件 资料和其他物品 必须采取以下保密措施 1 非经总经理或总裁批准 不得复制和摘抄 2 对保密材料须专门登记入册 定期清查 防止丢失和错漏 保密材料应在设备完善的保 险装置中保存 3 传递保密材料要有保密措施 传递应专送 不得办理无关事项 密件不得携入不利于保 密的场所 4 外出工作须携带保密材料 要经公司领导批准 出国工作携带保密材料的 除经公司领 导批准外 还须经政府有关部门审批 5 做好公司重要会议的保密工作 会址应选择在有利于保密的地方 严格控制无关人员进 出 严禁滥发会议文件 会后检查有无遗留材料 笔记本 6 注意在通讯和办公自动化中的保密工作 不在无保密措施的电话 传真机上传递保密材 料 7 属于公司秘密的设备或产品的研制 生产 运输 使用 保存 维修和销毁等工作 由 行政管理制度手册 Ver 1 0 15 公司指定专门部门负责执行 并采取相应的保密措施 8 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的 应当事先经总裁批准 9 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密 不准在公共场所谈论公司秘密 不准通过其他 方式泄露公司秘密 10 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时 应当立即采取补救措施并及时报 告行政部 行政部接到报告 应立即处理 4 责任与处罚 出现下列情况之一者 给予警告 并扣发 50 元以上 500 元以下的工资 1 泄露公司秘密 尚未造成严重后果或经济损失的 2 已泄露公司秘密但采取补救措施的 出现下列情况之一的 予以辞退并酌情赔偿公司经济损失的处罚 情节严重的移交司法机关处 理 1 利用职权强制他人违反保密规定的 2 故意或过失泄露公司秘密 造成严重后果或重大经济损失的 3 违反本保密制度规定 为他人窃取 刺探 收买或声音提供公司秘密的 本制度规定的泄密是指下列行为之一 1 使公司秘密被不应知悉者知悉的 2 使公司秘密超出了限定的传递范围 而不能证明未被不应知悉者知悉的 行政管理制度手册 Ver 1 0 16 第六节 公司会议制度 一 总则一 总则 1 为了规范公司会议管理 提高会议管理工作效率 杜绝会议管理中的不合理行为 特制定 本制度 2 适用范围 本制度适用于公司各级 各类会议的组织和管理 二 会议的组织二 会议的组织 1 公司级会议 公司员工大会 公司技术人员会议以及各种代表大会应报请公司最高领导批 准后 由各负责部门分别负责组织召开 2 专业会议 公司性的技术 业务综合会 如经营活动分析会 质量分析会 生产技术准备会 生产调度会 安全工作会等 由分管公司领导批准 主管业务部门负责组织 3 系统和部门工作会 各系统和部门召开的工作会 由各系统 部门领导决定召开并负责组 织 上级或外单位在公司召开的会议 一律由公司受理安排 相关部门协作做好会务工作 4 会议一般应安排在所有应会人员都能到会时举行 如无非常特殊的情况 所有被通知人员 均应准时出席 5 集团各公司应按公司的实际情况召开定期的工作例会 最长间隔不超过一个月 专业会议 按实际情况不定期召开 工作例会和有决议的会议应有会议纪要并上报集团 6 工作例会时间应报集团备案 三 会议准备三 会议准备 会议主持人 召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作 包括拟好会议议程 提案 汇 报总结提纲 发言要点 落实会场 备好座位 通知与会人员等 会议要求 1 要严格遵守会议的开始时间 2 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明 3 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员 4 主持人应当引导会议进程 以便在预定时间内得出结论 5 在必须延长会议时间时 应先取得大家的同意 6 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认 7 公司会议主要由办公例会 日常工作会议组成 行政管理制度手册 Ver 1 0 17 8 最高级会议通常情况下由总裁通知召开 就一定时期内的工作事项做出研究和决策 9 所有参会人员均需签到 每次会议必须有会议纪录 记录人由组织部门安排 记录人应具 备相应能力 并能严格保密 四 会议纪要的形成与签发四 会议纪要的形成与签发 1 公司会议纪要 决议 由指定人员整理成文 2 指定人员根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作 工作例会为会议 召开的第二天 11 点前 专业会议为第三天 11 点前送达签发 并在会议召开后三天内上报集团 3 会议纪要和决议形成后 由与会的公司领导班子成员签字确认 4 会议纪要发放时应填写 文件发放记录 并由接收人签收 5 会议纪要应分类存档 并按重要程度确定保存期限 6 会议纪要作为公司的重要文件 备忘已研究决定的事项 应发放给参加会议的全体人员 以便对照 核查 落实 行政管理制度手册 Ver 1 0 18 会议流程图 各部门负责人行政部门主持人 开始 根据工作情况 发出通知 协助会议设备 调试 有需要时 准备资料 按时参加 指定人员 整理会议纪要 签 发 各部门传阅 抄 报上一级单位或 下发下一级单位 总裁办归档 按 时上交 结束 根据会议内容 开展工作 行政管理制度手册 Ver 1 0 19 日期 Date 发至 Sent to 项目 Project 主题 Subject 出席人员 Attendee 地点 Address 序序 PrefacePreface 会议摘录会议摘录 AbstractAbstract 发言人发言人 SpokesmanSpokesman 行政管理制度手册 Ver 1 0 20 第七节 公文管理制度 一 总则一 总则 为提高本公司的工作效率 切实减少公司文件在流通过程中的各种拖延 充分发挥文件在各项 工作中的指导作用 特制定本制度 二 本公司文件种类二 本公司文件种类 1 请示 请上级指示和批准 用 请示 2 报告 向上级机关汇报工作 反映情况 用 报告 3 指示 对下级机关布置工作 阐明工作 活动的指导原则 用 指示 4 布告 公告 通告 对公众公布应当遵守或周知的事项 用 布告 向国内外宣布重大事 件 用 公告 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件 用 通告 5 批复 答复请示事项 用 批复 6 通知 传达上级的指示 要求下级办理或者知悉的事项 批转下级的公文或转发上级 同 级和不相隶属单位的公文 用 通知 7 通报 表扬好人好事 批评错误行为 传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项 用 通报 8 决定 决议 对某些问题或者重大行动做出安排 用 决定 经过会议讨论通过 要求贯 彻执行的事项 用 决议 9 函 平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作 向有关主管部门请示批准等询问和答复 问题 用 函 10 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神 要求有关单位共同遵守执行的 用 会议纪要 三 文件等级划分三 文件等级划分 1 机密 最高级别保密文件 由报告人直接送主管领导 2 秘密 指不宜向无关人员透露内容的文件 3 一般 指非机密 秘密的文件 4 特急 随到随办 5 紧急 指必须在二个工作日内处理完毕的文件 6 一般 指应当在三个工作日内处理完毕的文件 四 行文规范四 行文规范 行政管理制度手册 Ver 1 0 21 1 中美宏凯亿投资 集团 有限公司简称为 中美集团 所有公司公文由档案负责人统一规 范文号 2 集团及子公司各部门的请示 汇报等文件 对外函件 内部发文等文件的编写 1 文件开头须有 中美宏凯亿投资 集团 有限公司 隶书 小一号字的文头 下有上细 下粗 4 5 磅双直线 或使用公司发文纸 2 文件题目 关于 的 黑体 小三号字 3 的含义为 文件内容的性质 如请示 说明 汇报等 4 文件正文使用宋体 小四号字 行距为 1 5 倍 页边距上下为 2 5 厘米 左右为 2 5 厘 米 页码居中 5 文号格式 集团简称 代称 字 所在年号 第 第 N 次发文 号 例 1 中美集团 财 字 2010 第 011 号 含义 中美宏凯亿投资 集团 有限公司财务部在 2010 年发出的第 11 份文件 例 2 中美集团 阀门 字 2010 第 3 号 含义 中美宏凯亿投资 集团 有限公司子公司中美宏凯威阀门制造有限公司在 2010 年发出的第 3 份文件 集团及子公司简称一览表集团及子公司简称一览表 部门名称代称代称 中美宏凯亿投资 集团 有限公司中美集团中美集团 总裁办公室总办总办 人事部人人 行政部行行 财务部财财 集团总部 法务部法法 中美宏凯威阀门制造有限公司阀门阀门 中美宏凯威国际拍卖 北京 有限公司拍卖拍卖 中美宏凯星国际传媒 北京 有限公司传媒传媒 中美宏凯星网络科技 北京 有限公司网络网络 中美宏凯亿国际担保有限公司担保担保 子公司 中美宏凯亿国际电气有限公司电气电气 注 如有新公司或新部门成立 则取最代表其性质的文字为简称 公司取两字 部门 取一字 分公司则为主公司代称与地点合称 如电气公司在福建的分公司 则称之为 电 气福建 3 签发人 发文及会议纪要一律由集团总裁或相关授权领导亲手签名 各部门上报文件一律 由发起部门的负责人亲手签名 行政管理制度手册 Ver 1 0 22 4 文件落款应包括发起公司名称及部门名称 5 底款 为抄报 抄送 归档三行 需要时报送另一个上级部门的 用 抄报 对同级或下 级则用 抄送 归档部门应为行政管理部门 6 文件印章 加印在发文日期中间 采用压年盖月方式 7 页数 使用页脚中 第 N 页 共 N 页 形式 居中 8 表格制作时 页边距 行距 字号等可根据内容自行设定 但应在装订或打印不出现缺失 现象为准 字体仍使用文件规定字体 9 公文的内容要求一文一事 绝对真实 并具有较强针对性 且行文有条理 准确 五 印装格式 五 印装格式 1 文件均采用横书横排 2 单面印刷可在上端装订 双面印刷在左面装订 3 装订可用线装 钉装 胶粘办法 4 必要时可使用专用装订机构 六 文件的署名六 文件的署名 1 对内文件 如果是一般往来文件 只需主管署名 如果是单纯的上报文件或者不涉及各部 门且内容不重要的文件 只需部门署名 如果是重要文件 按责任范围由总裁 副总裁 或者署有 关部门的主管姓名与职务 2 对外文件 如责任状 政府许可申请书 回执 公告等重要文书 一律署总裁或总经理职 务与姓名 如果是总裁或总经理委托事项可由指名责任者署名 七 文件制作注意事项七 文件制作注意事项 1 文件必须简明扼要 一事一议 语言措辞力求准确规范 2 可行可不行的坚决不行文 减少行文数量 提高行文权威性和质量 3 减少联合行文 避免联合行文过程中时间延误和扯皮 4 行文分清主次 提高行文针对性 减轻行文对象单位负担 5 不轻易越级行文 八 发文管理八 发文管理 1 发文办理一般包括拟稿 核稿 签发 用印 登记 发送 原件归档等程序 2 拟稿 草拟文稿必须从全公司角度出发 做到情况确实 观点鲜明 条理清楚 层次分明 文字简练 标点符号正确 并应详细写明发送范围 份数和密级 3 发文部门拟稿后 交行政管理部门核稿 凡以集团或公司名义发出的公文 函件及用集团 行政管理制度手册 Ver 1 0 23 或公司印章的 行政管理部门对内容和文字有权审核 并负有把关责任 对涂改不清 文字错漏严 重 内容不妥 格式不符的文稿应退回重新拟稿 4 核稿后填写 发文审批单 发文的密级按 保密工作条例 有关规定确定执行 如为联合 发文则需要双方部门负责人签字确认 同时发文部门应注明文件传达范围 5 签发 有关领导审批签发 明确签署意见 姓名 日期 集团正式文件须经总裁签发 公 司正式文件须经总经理签发 遇紧急事项 总裁 总经理均可由行政管理部门请示用印后补办审批 手续 凡涉及资金转移 联营参股 股权变化 下设机构等重要事宜的 均须报总裁签发 6 编号 按相关制度统一编制 7 用印 取得编号后可依据 发文审批单 在核稿完毕无误 规范的文件上统一用印 8 印发 经领导批准签发后的文稿由行政部统一打印 依据 发文审批单 上印制文件份数 如页数较多时 也可使用电子版文件 但需在发文编号本上注明接收人及传输方式 9 填写 发文编号本 行政部门统一填写集团的 发文编号本 如文件传达范围为全体员 工 则可直接发文给部门或公司专职收文人员 如为指定传达范围 则必须由本人签字接收 九 收文管理九 收文管理 1 收文办理一般包括签收登记 分发传阅 收回存档 销毁等程序 2 公文签收应由专人负责 签收时须对来件严格检查 明确无误后方可签字 3 指名或亲启文件 密级文件原则上由责任者或当事者自行处理 其他人不得擅自启封 如 果某主管在职务上有权替代来件所指名者 不受本条规定的约束 4 收文拆封后应对文件进行认真清点 填写 收文处理单 5 一般函 电等公文 分别由前台秘书直接分转处理 6 为加速文件运转 秘书应在当天或第 2 天将文件送到承办部门 如关系到 2 个以上业务部 门 应按指示次序依次传阅 最迟不得超过 2 天 特殊情况例外 7 由行政主管负责对公文进行审阅 回答 批办以及其他必须处理 或者由其指定下属对文 件进行具体处理 并将意见填写在 收文处理单 上 8 如果遇到重要或异常事项 必须及时与上级主管取得联系 按上级指示办理 各种有关联 的事项 必须与各部门商议后方能予以处置 9 结办 已答复发文单位 有处理意见的文件 或传阅部门均已签字确认后 视为结办 由 行政部门统一归档 10 行政秘书对文件负有催办 检查 督促的责任 承办部门接到文件 函电应立即指定专人 办理 不得将文件压放 分散 行政管理制度手册 Ver 1 0 24 十 文书的归档与保存十 文书的归档与保存 参照 档案管理制度 执行 十一 文件的借阅与销毁十一 文件的借阅与销毁 参照 档案管理制度 执行 行政管理制度手册 Ver 1 0 25 发文流程 发文部门主管主管领导财务部门发文部门 开始 拟稿 核稿 填写 发文审 批单 审核签发 见 发文审批 单 签字后 用印 通过通过 登记下发 未通过 未通过 结束 收文流程 行政主管相关部门及人员收文人 开始 收文 填写 收文 处理单 签署意见阅示 填写 收文登记 表 归档 结束 行政管理制度手册 Ver 1 0 26 发文登记表发文登记表 序号序号日期日期文件编号文件编号标题或主题标题或主题签收人签收人 发文审批会签单 保密等级 绝密 机密 秘密 传递等级 特急 紧急 一般 文件标题 发文编号 印制份数 发文部门 拟 稿 人 负 责 人 附件名称 主送 抄报 抄送 相关部门负责人会签意见 签发 行政管理制度手册 Ver 1 0 27 收文登记表 序号序号日期日期来文单位来文单位文件编号文件编号标题或主题标题或主题签收人签收人 收文处理单 保密等级 绝密 机密 秘密 传递等级 特急 紧急 一般 发文单位签发人 文件主题 收文时间年 月 日 时 分收文人 主管意见 签字 日期 相 关 部 门 或 人 员 意 见 归档人归档日期 行政管理制度手册 Ver 1 0 28 第八节 公司车辆管理制度 一 总则一 总则 1 公司公务车的证照办理及稽核等事务统一由行政部负责管理 由行政主管指派专人负 责驾驶 维修 检验 清洁等工作 2 本公司员工因公用车事前向行政主管申请派车 行政主管根据业务的重要性顺序派车 不按规定申请者 不得派车 3 每辆车应设置车辆行驶记录表 在使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记 载是否相符 使用后应记载行驶里程 时间 地点 用途等 行政部每月抽查一次 发现记载 不实 不全或未记载者应呈报主管 并对相关责任人提出批评 对不听劝阻 屡教屡犯者应给 予处分 并停止其借用资格 4 每辆车设置车辆使用记录表 由行政部于每次加油及维修保养时记录 以了解车辆受控 状况 每月初连同行驶记录表一起交行政部稽核 二 建立车辆技术档案二 建立车辆技术档案 1 车辆技术档案主要记载车辆的来源 投产日期 车辆原值 基本配置 技术性能 逐年 行驶里程 修理的次数和间隔里程 车辆调动 改装 改造 停驶 复驶 封存 机损等情况 以及燃料 轮胎的消耗 节约或浪费 数量等 2 车辆技术档案资料登记范围 1 车辆调动 牌照变更 停驶 封存 改装 改造 车损以及司机变更等事宜 2 车损事故处理结案后 需填报损修情况和处理结果 3 车辆运行情况记录 4 车辆保修情况的记录和车辆保修技术数据 由承修厂负责填记在保修技术卡片上 重 点写清保养类型 日期 间隔里程 重大技术情况等 三 车辆的保养三 车辆的保养 1 车辆保养是一项维护性作业 应做到 1 要坚持 预防为主 的原则 依照车辆机件技术变化的情况 在机件变坏之前做好保 养工作 2 要根据不同运行条件 不同磨损情况 从实际出发 及时 高效地保养各部件 3 要保证保养质量 坚持 质量第一 的原则 加强质量检验使保养达到预期标准 4 车辆保养工作要有计划有领导地进行 要按月编制保养计划 按车况分清缓急 有秩 行政管理制度手册 Ver 1 0 29 序地进行保养 5 要处理好使用和保养的关系 克服 重使用 轻保养 的思想 及时 有计划地安排 保养和检修 以保证车辆的完好率 进而提高车辆的使用率 6 每年 11 月 15 日前未使用防冻液的车辆必须更换防冻液 7 车辆所作的内部清洗 上光上腊等其它车辆美容项目限三个月一次 公务车除外 2 车辆的三极保养制度 1 一级保养的作业项目和技术规范 一级保养以润滑 紧固为中心 其主要内容包括检查车辆外露部位的螺栓 螺母 给规定 润滑部位加注滑脂 检查各总成内润滑油平面 加添润滑油 清洗各个空气滤清器 排除发现 的故障 经一级保养后 汽车应达到车容整洁 装备齐全 连接牢固 三滤畅通 不漏油 不漏水 不漏气 不漏电 油嘴齐全 润滑良好 2 二级保养的作业项目和技术规范 二级保养以检查 调整为中心 二级保养除执行一级保养的作业项目以外 还要检查 调 整发动机 底盘及电器设备的工作状况 并完成一些附加小修项目 3 三级保养的作业项目和技术规范 三级保养以总成解体 清洗 检查 清除隐患为中心 改善车辆技术状况 并做好技术鉴 定 四 车辆的维修四 车辆的维修 1 有计划 及时地修复车辆 是保证车辆完好率的重要措施 其目的就是及时消除故障 修复损伤 恢复车辆的使用性能 保证车辆正常安全地运行 2 公司所有车辆须在统一 专业的维修厂 指定维修厂 进行修理 3 按照不同的对象和不同的作业范围 汽车修理分为汽车大修 总成大修 汽车小修和零 件修理 种 1 汽车大修 新车或经过大修后的汽车 行驶一定里程后机件会严重磨损 技术性能下 降 经过技术鉴定 应对各总成进行一次恢复性的修理 以恢复汽车的动力性 经济性 坚固 性和原有配置状态 使汽车的技术状况和运行性能达到规定的技术要求 延长汽车的使用寿命 2 总成大修 总成经过一定使用里程后 其基础件和主要零件会破裂 磨损 变形 需 要拆散进行彻底修理 以恢复其技术性能 行政管理制度手册 Ver 1 0 30 3 汽车小修 汽车小修是一种运行性的修理 主要是消除汽车在运行中发生的临时故障 和局部损伤 有些按自然磨损规律或根据总成的外部征象能预先估计的小修项目 可集中组织 有计划性的小修作业 结合相应的一 二 三级保养进行 4 零件修理 零件修理是指对磨损 变形或损伤而不能继续使用的零件的修理 它是节 约原材料 降低保养费的一项重要措施 零件修理应考虑到可靠性和经济性的原则 五 车辆报废五 车辆报废 1 车辆必须具备下列条件之一 才准予报废 1 车辆经长期使用后 性能低劣 车身 发动机均严格损坏 确实不能继续使用的车辆 或虽然可以修复 但大修费超过同类新车购置费 1 2 以上 不符合经济原则 并已提完折旧的 车辆 2 车型老旧 经长期使用后 车身 发动机严重损坏 配件供应无法解决 无法修复的 车辆 3 因意外事故 如翻车 撞车 烧毁等 主要总成及零 部件部分损坏 无修复价值的 车辆 1 4 进口车辆 车型特殊 同型车数量很少 经长期使用后 主要零件严重损坏 4S 无配 件 无法更换 2 报废车辆必须完整地将车送交废 旧车辆收购部门 3 车辆报废按固定资产处置流程办理 六 车辆安全管理六 车辆安全管理 1 加强对车辆安全管理工作组织领导 制定具体措施 并指定专人负责 2 车辆安全负责人员要定期对司机进行事故预防教育 运用正反两方面的事例 反复讲明 事故的危害性和事故预防的重要性 3 要宣传和定期组织全体人员学习国家安全法规 尤其要对司机进行交通法律教育 使他 们谙熟并自觉遵守交通规则 自觉做到思想集中不麻痹 谨慎行车不急躁 中速行车不冒险 礼让三先 让小车先行 客车先行 重车先行 不抢道 不开斗气车 不开 英雄 车 不酒 后开车 以增强事故预防的自觉性 4 定期进行安全检查活动 5 定期总结安全管理经验 坚持每月一小结 每月一大结 年终全面总结 七 车辆费用报销七 车辆费用报销 1 车辆使用的相关费用 应在年度预算中体现 应包括油费 保养 维修 装饰 内饰 行政管理制度手册 Ver 1 0 31 车船 养路 保险 年检等 2 保养费 根据车型车况 在核定的公里数内到指定维修厂进行保养 费用由公司全额负 担 3 维修费 凡属车辆正常磨损 配件自然老化造成的维修 费用公司全额承担 因驾驶员 维护保养不善造成机件损坏的 或由于自身责任发生交通事故致使车辆损坏的 所发生费用由 其个人承担 并给予相应行政处罚 如不是车辆的专职司机 而私自驾驶公务车发生交通事故 致使车辆损坏的 所发生的一切费用由责任人全额承担 同时 公司将给予相应行政处罚 4 保险费 公司全额负担 5 车船税 养路费及年检验车费 公司全额负担 6 所有车辆因工作需要更换使用者时 交接完毕后 公司规定必须进行整体检修一次 费 用公司全额负担 7 其他费用以凭证 单据和相关凭证予以报销 8 车辆缴纳各项费用及办理各项手续应明确责任人 1 专车 由专车司机或配发车辆部门人员负责各项手续的办理 2 公务车 由该车辆责任司机 特