合同协调审查系统方案V1.1.doc

合同协调审查系统整体方案 V1.0修改记录日期版本修改人修改原因备注2011.10.24V1.0杨美荣初始建立 目录1引言52.背景53.产品定位64.设计理念65系统框架66、系统特点76.1安全性76.2灵活性76.3实用性76.4时效性87.产品功能87.1律师事务所的选择及在线委托87.2合同类型的选择及模板87.3工作流的定制和绑定87.4审批流转过程记录87.5网上付费和评价功能97.6合同范本及模板97.7最新法律条文修改检索97.8以多种形式进行提醒97.9对合同文件修改的痕迹保留97.10合同查询、统计和分析107.11跟踪执行和管理108.产品功能特点108.1公共的对外开放平台108.2严格的审核机制108.3信息互动和评价体系118.4网上支付功能118.5强大的范本功能118.6高度开放性和可扩展性119.系统带来的效益119.1改变时空观念，提高工作效率119.2无纸化审批，管理节约了资源129.3经验积累，知识共享129.4统一平台，方便管理1210.开发周期1211. 团队建设1312.资金预算141引言合同审查和管理是每个律师事务所的重要工作之一，每个合同的签订都需要层层把关，经过相关专业机构的审查，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审查和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。本案从合同网上协同审查和管理系统的研发背景、产品定位、设计理念、系统功能、系统结构、系统特点及其带来的效益、开发周期、团队建设、资金预算等方面进行论述，并对该系统存在的困难、未来发展趋势等进行分析。2.背景在当今法制越来越健全的社会，无论作为甲方，还是乙方，甚至丙方；无论是机关，还是企事业单位，对合同的签署、跟踪执行及其管理都十分重视。从业务部门起草合同，到最终签署，中间需要经过多个部门的审查，除此之外很多企业还选择专业律师或事务所对合同的各个条款进行专业审查。随着信息技术的发展，目前基本已经告别了传统纸质流转方式，一般采用邮件的形式进行流转，但是除了合同文件（包含正文、附件等）供阅读、修改，需要流转外；还有一份合同审批意见单，用于记录各个条款审查的意见记录，同样需要呈传，另外此过程中审查方还要跟需求方进行不断的沟通确认，需求方也需要对审查进展情况进行不断的询问。审查一份合同往往得经过一周左右的时间，若遇上相关人员出差、开会等情况，花费十天、半个月也是经常遇到的事；特别对有些办公地点比较分散的事务所来说，在流转上就必须花费大量时间。企业和事务所相关人员在合同的跟踪执行过程中需要完成大量的繁琐工作，如大量文字的阅读，逐行检查、修改批注、付款或催款、报销、发票或支票的管理等，若没有一套好的信息管理系统，即使付出了辛苦的努力，也很难保证能按时保质完成任务，有时甚至可能出现遗忘的事项。合同网上审查和管理系统将在这样的背景下应运而生，我单位将独立研发一套合同审查系统，采用公共平台的形式作为企业入口，单独开发客户端供审查方使用，审查方可以把它把它当作是办公自动化系统（OA）或电子政务系统中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，系统根据需要提供不同类别的合同模板，链接与合同有关的最新的法律法规和规定，及时有效地实施合同的起草、委托、审查、审批（签订）跟踪执行、评估、结束等一系列管理工作，并提供审查模板维护，自动校对、查询、统计、分析、更改等功能，根据需要设定预警信息，及时提醒对某个合同的关注，以加强对合同的有效管理与监控，降低沟通成本、提高工作效率以及资金的使用效益和增强顾客的满意度。3.产品定位 该系统采用自主研发形式，完全贴合实际业务，主要面向大中律师机构，系统基于成熟的J2EE标准、JAVA语言进行架构和设计，是一款产品化程度高、性能稳定、扩展性好、易用性强、支持协同办公的系统，从架构、技术、功能、应用、体验、扩展、集成等各个层面上将引领着业内同类软件产品的发展走势。 系统将完美融合客户、目标、档案、过程管理，在给用户带来高效办公方式的同时，也将给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强，将企业与事务所之间的业务进行完美对接，致力于为律师机构打造一个全方位的业务与对外交流平台。4.设计理念法律协调审查系统解决方案是基于协同管理平台而建，提供对外交流及对内管理的双重服务，通过高度模块化设计方案实现平台的高度可扩展性，强大及灵活的自定义流程可以满足不同律师机构的差异化需求以及后续的业务流程改进等平台还提供多种接口，满足与不同系统的数据对接及业务扩展，除此之外还支持多平台应用，满足移动办公室的需求。 5系统框架合同网上审查和管理系统是可以大大提高工作效率，为确保系统数据安全，针对服务器端使用可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现，为了确保信息安全，防止有人冒充合法用户对合同进行审批、修改；阻止用户阅看权限范围之外的合同；防止在Internet网上审查时被别人截取。系统才有如下方式进行保障：1、通过CA认证服务器给每个合法审查人签发一个数字证书，每次登录系统时，只有通过证书验证的用户才是合法的，数字证书可存储在USB KEY上，随身携带。2、通过数字签名系统（或电子印章系统）将每个合法用户的签名制成数字签章，每次审查签署意见时附上，其他用户可在网上验证其真伪。3、通过PMI（特权管理基础设施）对用户的权限进行统一管理，当然也可通过合同网上协同审查和管理系统、数据库管理系统等多种方式统一管理。当审查方出差或分支机构进行网上协同审批时，通过VPN（虚拟专用通道）的方式建立安全线路，以保证信息不被截取。6、系统特点6.1安全性实现网上审批的前提要求是系统和信息必须是安全的尤其是网络安全更加重要，网络安全我们将采取最先进的网络安全技术进行保障；系统的安全可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现。6.2灵活性工作流程的灵活性，工作流程高度定制化具有较大的灵活性；系统还提供了灵活、简单、方便的定制、修改和绑定工具，确保在特殊情况下可顺利完成各种情况的处理；系统还提供了随组织机构变化、人员职位变化或人员调进调出等情况而涉及到的权限的变化等。6.3实用性注重系统的实用性；提供精确查询、模糊查询、组合查询、统计、分析、预警和提醒功能；对与合同相关的客户信息、合同类型进行维护、管理等；6.4时效性实现网上协同审批的主要目的之一是要提高效率，通过计算机网络、短信等多种方式，将需要办理的事务以最适当的方式传递给相关人员；若再通过GPRS、CDMA或PDA等方式连接系统，真可谓是随时随地网上办公。7.产品功能合同网上协同审查和管理系统可根据各单位规模、性质、人员素质、合同数量等因素决定其客户端功能的多少和强弱，公共部分的功能如下：7.1律师事务所的选择及在线委托公共接入平台，系统会提供多个事务所的相关介绍以及评价信息，企业用户可以根据自身情况，进行指定或在线选择，选择后按照提示提交合同以及相关需求，点击提交完成后，系统将根据事务所及合同类型自动产生合同编号，以便查询和管理。7.2合同类型的选择及模板合同有很多种类，如技术开发、技术服务、委托任务、销售、政府采购、人事劳动等。按国家技术监督局、科技部、劳动部及各省市要求，每种类型的合同都有相应的模板要求和规定可供下载和参考，合同提交完成后，根据所选律师事务所会绑定一个工作流，进入流转过程。7.3工作流的定制和绑定 由于每个律师事务所因规模、业务、人员情况均有所不同，所以其审查流程也不尽相同，系统将提供高度可定制化流程模块，包括任务环节、字段以及权限均可根据实际业务情况进行定制，业务在公共平台录入后会自动转入所选事务所流程内，进入该事务所内部流程。7.4审批流转过程记录根据绑定的工作流进行在客户端进行审查，在公共平台端的审查表内详细记录了每个环节完成时间及意见，对合同正文和附件的修改将以痕迹保留的办法进行记录，实现了事务所内客户端流程与公共平台信息查询的无缝对接。7.5网上付费和评价功能在合同提交完毕，根据律师事务所规定的收费办法，用户可以直接在该系统生产的订单上进行付费操作，每次委托任务完成，订单会跳转到评价流程，用户可以根据服务的质量对本次交易进行打分。7.6合同范本及模板系统根据合同的不同种类提供合同范本，用户还可以根据自身经验知识积累新建范本，系统可以根据范本类型与合同类型自定匹配，进行自动校对，审查人可以根据校对的初始结果就行二次审查，并提供整段文字和整行拖拽，替换等功能。7.7最新法律条文修改检索系统提供检索功能，用户可以用此功能收录法律条文修改的官网网址，系统会根据地址检索最新修改信息并显示，用户还可以维护常用的法律条款查询链接，在合同审查时可供随时调用。7.8以多种形式进行提醒当合同流转到下一个环节，首先将在该员工OA系统的待办事务区增加一条待办事务；如果此用户没有登录OA系统，系统将立即采取以下几种方式通知该用户：（1）以网络即时寻呼的方式通知，在该用户的电脑出现图标闪烁和音乐。（2）通过手机（含小灵通，下同）短信的方式发送，通过手机可完成简单的处理工作，如批示“同意”后转向下一个节点或批示“不同意”后退回；若在没看到全部内容之前暂时处理不了，只好待有机会登录系统后再处理。除了在审批过程系统可自动提醒外，在合同跟踪执行和管理时，如催款或付款、报销、验收等阶段，只要设定时间，系统将以多种方式通知相关用户。7.9对合同文件修改的痕迹保留痕迹保留功能在整个系统中是一个非常基本但又极其重要的功能，只要有痕迹保留，下列问题才能解决：（1）记录并识别每次的修改内容，确保发生异议时能分清责任，保持了原来纸质审批过程的笔迹鉴别功能。（2）解决了繁琐的电子文件修改和校对困难。在合同流转过程中，各个环节都可能对合同文件进行修改，对重要内容的修改还需要不止一次的校对工作。（3）根据用户需要，可选择某次或多次的修改痕迹进行显示。7.10合同查询、统计和分析为便于查找合同，给领导决策提供依据，系统具有查询、统计和分析等功能。合同委托方可以根据委托后自动生成的编号，对合同的审查情况进行实时跟踪，受顾方可以使用客户端对大量的合同数据进行分类查询和统计，便于对审查工作和审查人员的考核。7.11跟踪执行和管理根据合同内容及要求，系统将后续需要完成的工作在适当的时间提醒相关人员，合同委托方亦可对后续工作进行监督、检查。合同审查费用及进度和质量管理是系统中两个很重要的功能，它们关系到合同审查功能能否按要求顺利完成，当然也需要甲方、乙方的协同管理。8.产品功能特点 8.1公共的对外开放平台该系统突破了原有的私有模式，律师机构无需安全任何服务器，就可以实现流程自动化，它不再是单纯的内部管理系统，采用共有云模式，实现公共平台与私有客户端的组合，所有企业均可以通过公共平台提交审核申请，统一了入口，保障了数据格式的相对一致性，公共平台与机构内部客户端完美对接，可时时进行状态同步和信息显示。8.2严格的审核机制所有想使用该平台的律师机构必须进行严格的审核，包括资质和证书以及信用评价等，只有符合标准的机构才能在该平台上注册，为企业省去了审查机构情况的一系列手续，企业可以在此放心选择。8.3信息互动和评价体系各律师机构经过内容审核可以通过内部系统或手动向该平台发布最新的事务所信息或活动宣传，使企业可以随时了解事务所的相关政策和制度变更，企业也可以通过平台与事务所直接对话，并对订单的完成情况进行公正客观的评价。8.4网上支付功能企业通过网上支付功能给事务所付费，可以省去很多繁琐的支付环节，大大方便了企业用户，通过对付费情况的历史保持，使得在出现纠纷时可以提供清晰的记录。8.5强大的范本功能系统针对不同的合同类型提供了标准范本和自定义范本维护功能，用户可以根据自身知识和经验积累在系统上维护个性化范本，系统会根本范本完成合同的初始校对，并显示差异部分，审查人员可以使用专业修改工具，对整行或整段文字就行拖拽等操作，不但大大提高了审查效率和质量，还完成了知识积累，也降低人员专业水平、工作习惯以及外界因素干扰而导致的审查质量参差不齐。8.6高度开放性和可扩展性 系统采用平台+应用的模式进行开发，将各项应用进行高度模块化，合同审查只是其中一个模块，后续可以根据用户需要集成律师机构的各项管控功能，形成一个可与公共平台完美对接的企业内部管理系统，以规范化，自动化、标准化的流程支撑律师机构的日常管理。9.系统带来的效益9.1改变时空观念，提高工作效率合同网上协同审查和管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、付费等待时间，实现了智能化的提醒和在线沟通服务；该系统与其他相关业务系统通过信息共享、交换等方式，为合同审查过程提供依据，为财务部门付款、收款提供依据，从而提高整体办公效率。9.2无纸化审批，管理节约了资源合同网上协同审查和管理系统为合同的提交、审查、跟踪执行、付费等一系列管理工作提供数据输入、处理平台，在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。9.3经验积累，知识共享合同网上协同审查和管理系统为合同的审查等一系列的技术支持，强大的范本维护功能，可以将个人知识及审查过程中经验积累起来，减少因人员问题和工作习惯导致的审查质量参差不齐，大大缩短了审查所需时间，提供工作效率，并提供专业的修改比对工具，使得审查修改工作变更更加轻松。9.4统一平台，方便管理合同网上协同审查和管理系统为企业与律师机构之前提供了统一的业务处理和信息交流平台，达到了业务范围公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅合同处理情况，不受合同管理人员是否能联系上的影响，并配备了各种通知和提醒及沟通功能，提高了沟通效率。10.开发周期 项目分三期开发，具体情况见下表一期项目名称：法律审核系统项