有效会议组织ppt课件.ppt

有效会议的组织 1 据权威统计 在我国 一个单位的领导一年80 的时间在开会 约有40 的参加上级部门领导会议 40 参加本部门会议 我国每天召开的会议在240万个 全国的每年的会议经费达到35亿元 2 会议就是一群人聚集在一起讨论 争论或进行决策 3 会议功能 讨论和交换意见 分析和解决问题 传达讯息 激励士气 4 流程图 会议主持与记录 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 会议室 汇报人员 用餐 娱乐 住宿保障工作 人员离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 返回公司 设备归还 报销 会务总结 结束 人员确认 住宿 交通 N Y 5 会务细节表 6 7 会议前 8 问题 1 这次的会议真的有必要吗 问题 2 是否有其他方法取代这次的会议 明确的目标 9 会议时间 长度 地点 若非紧急会议 早上9点到10点 下午2点到3点 是最佳开会时间 此段时间是一天中精神最好 工作最佳时间 除非有必要 开会时间尽量不要超过1小时 会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇出的地方 否则很容易分散注意力 10 当大家都清楚为什么要开这个会议 更好的准备与配合 讨论更加集中 讨论更容易控制 11 问题 3 谁应该出席会议 问题 4 谁做什么 明确的对象与任务 12 会前准备工作 按顺序 议题及参会人员范围的确定会议场所的选定会议通知的起草申报会议预算人员确认 主持人 记录人 设备准备预定会议室车辆安排会务通知议程PPT制作食品的采买指导服务员工作会议场地布置与熟悉 13 会议议程 何时 何地举行 谁会出席 议题的先后次序 议题的时间分配 具体的工作分配 14 15 会议中 16 会中工作 按顺序 会议室保障汇报人员的保障用餐的保障娱乐的保障住宿的保障 17 原则1 如果你是会议参加者 要准时到场 原则2 如果你是主持会议 不仅自己要准时到场 还要按时开会 18 给与会者建议 1 发言要组织2 适时发言3 一次只讨论一个问题4 口齿清晰 陈述有力5 让证据说话6 仔细倾听他人的发言7 避免不当的肢体语言 19 原则3 在会议上 只有一个人有权随时发言 原则4 由会议主持人决定由谁来发言 20 一般会议进行程序 a 主持人介绍出席者与拟定规则b 复准与检讨前期议案c 报告事项d 讨论事项e 其他事项 21 主持人的任务 安排好记录后开始会议并进入议程 如果有必要 介绍与会者 订立规则 鼓励与会者发表意见 22 主持人的任务 确保讨论不偏离论题以及掌控时间 必要时清楚的总结会议 做最终发言并提炼出结论 23 错误的位置分配 24 错误的位置分配 25 26 27 正确的位置 28 29 30 会后中工作 按顺序 离会车辆安排退房设备整理结帐设备归还费用报销会务总结 31 会议总结应具备的项目 a 会议名称及会次b 会议时间 地点c 出席姓名及人数d 列席人 请假人 主席 记录者姓名e 报告事项f 讨论事项 表决方法及结果g 其他事项h 下次会议时间 32 会议总结必须是 准确的客观的简洁的可理解的有条理的 33 会间的组织服务 1 签到2 安排就座3 做好会议记录和录音4 会场服务 34 会场服务 转接电话突发状况建议休息协助上司掌握 控制会议进程 35 会议的善后处理 1 会场清理2 印发会议记录3 资金4 会议的总结工作 36 会场清理 安排与会人员的离会会议文件的回收 立卷 归档 37 会议的几大问题1 不守时 2 离题 闲聊3 无结论4 缺乏议程设计5 低效率的主持人6 与会者心不在焉7 与会者未注备开会资料8 会议无记录 38 会议的分类有 A 联络型会议B 汇报型C 解决问题型和达成协议型D 问答式E 教育 演讲型 39 富于实效的会议之一 40 闭塞的见解 新观点 新希望 41 结束语 会议是管理者进行有效管理的一个重要工具 切记 会议成败的关键不在于那几十分钟 而在于会前准备和会后落实 42 一案例分析案例1 一次重要的报告会 办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作 小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后 还事先调试了一番 觉得效果不错 小刘放心地做其他的事情去了 会议结束后 主任要小刘把录音整理出来 小刘打开录音机 前几分钟听起来还不错 但越听越不清晰了 到后来竟然完全是一片噪声 报告自然是没有整理出来 小刘应怎样总结教训呢 案例2 一次重要的国际会议 十多个国家的领导人在一起聚会 因为组织者的疏忽 在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排 结果在这一重要国际会议的 全家福 中 竟找不到这两位女性领导人的影像 引起两国舆论的指责 案例3 某校召开一次表彰大会 对全校七 八个先进集体 数十名先进个人 颁发锦旗和奖状 当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后 有几名同学当即发现奖状上的名字不对 转头向领导更换和相互交换 一时间领奖台上竟乱糟糟 好似集贸市场 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致 分析案例中的问题所在 并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题 43 以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致 分析案例中的问题所在 并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题 小组讨论 44 案例二 FOXCONNidpbg事业群 准备召开一次人力资源菁英沙龙大会 分享人资工作成功经验 届时