物业客服培训资料.doc

1、仪容仪表行为规范1. 目的1) 本程序为了规范仪容仪表行为的要求，以确保为顾客提供服务时，建立良好的第一印象，宣传企业形象。2.适应范围1）适用于客服中心所有工作人员3.内容3.1仪容仪表3.1.1面部a) 保持面容清洁，容光焕发，神采奕奕。b) 男员工要求每天刮胡须，不得留胡须。c) 女员工化淡妆,不允许浓妆艳抹。d) 每天早起刷牙以保持口腔清洁，不吃有异味的食物3.1.2发型a) 常洗，保持整洁，不能有头屑b) 男员工不留大鬓角，发跟不过后衣领；3.1.3手部a) 时刻保持清洁，经常修剪指甲，不允许留长指甲，不得涂指甲油。b) 上岗时摘除戒指等饰物，3.1.4着装a) 穿着统一制服、戴工牌上岗，制服要求干净、整洁、无折皱b) 外衣钮扣须全部扣上，不得敞开c) 穿衬衣的第二粒钮扣须扣上d) 外衣和衬衣领口，不得显露个人衣物及个人物品e) 外衣衣袋不得多装物品，显得鼓起f) 非因工作需要，不得在社区外穿着工装g) 不允许当众整理、穿脱衣服3.1.5鞋袜a) 上岗时要求统一穿黑色皮鞋，女员工穿着肉色丝袜，男员工袜子与鞋颜色和谐。b) 夏季不允许穿凉鞋上岗。3.2仪态3.2.1肩平、头正、两眼平视前方、挺胸、收腹；坐须姿态端正，不得翘二郎腿，不得将腿搭在座椅扶手上，不得盘腿，不得穿拖鞋。3.2.2工作时间，身体不得东歪西倒，前倾后靠，不得伸懒腰、驼背、背手、插兜、耸肩、抓头、抓痒、挖耳、抠鼻孔、敲桌子或玩弄其他物品。3.2.3行走要迅速，但不得跑步，不得二人搭脖、挽手而行，与客人相遇应靠边而走，不得从二人中间穿行。与宾客同时进出（如电梯门），应让宾客先行，请人让路要讲对不起，不得横冲直撞，粗俗无礼。3.2.4公共场所和办公室内不得哼歌曲、吹口哨、不得谈笑、大声说话、喊叫、乱丢乱碰物品，发出不必要声响。咳嗽、打喷嚏时应转身向后，并说对不起。3.2.5不得当众整理个人衣物。不得将任何物件夹于腋下。3.2.6工作时间办公室内不得抽烟、吃东西、喝功夫茶、茶水，不准看报聊天。3.2.7不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向。3.3表情3.3.1微笑，是员工最起码应有的表情。3.3.2面对住户应表现出热情、亲切、真实、友好，做到精神振奋，情绪饱满，不卑不亢。3.3.3和住户交谈时应眼望对方，频频点头表示在意，用心倾听，不得东张西望、心不正焉。3.3.4在为客人服务时不得流露出厌烦、冷谈、愤怒、僵硬、紧张和恐惧的表情，不得扭捏作态、做鬼脸、吐舌、眨眼。3.3.5员工在服务、工作、打电话和与客人交谈时，如有客人走近，应立即示意，以表示已注意他（她）的来临。不得无所表示，等客人先开口。3.3.6要注意自我控制，随时注意自己的言行举动。3.4言谈3.4.1声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免客人听不太清楚。3.4.2不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。3.4.3三人以上对话，要用相互都懂的语言，提倡讲普通话。3.4.4不得模仿他人的语言语调和谈话，不开过份的玩笑。3.4.5不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦客人。3.4.6要注意称呼客人姓氏，未知姓氏之前，要称呼“先生”或“女士”。3.4.7指第三者时不能讲“他”，应称“那位先生”或“那位女士”。3.4.8暂时离开面对的客人，一律讲“请稍候”，如果离开时间较长，回来后要讲“对不起，让您久等”。不得一言不发就开始服务。3.4.9当为客人完成一项服务后应主动询问是否还有其他事需要帮助。说话要注意艺术，多用敬语，注意“请”、“谢”字不离口，具体按本手册文明礼貌用语规定要求办。3.5其他3.5.1在岗位上，不得打私人电话、传私人电话，家人有急事来电，应从速简洁结束通话，他人接听，只代为记录。3.5.2不准用办公电话拨打信息台，凡各部门（管理处）电话所发生的信息费，均由电话所在办公人员分摊，从个人工资中扣除。 2、 接待现场环境管理1、目的1）规范小区客户服务中心管理2. 适应范围 1）适用于客户服务中心。3. 内容3.1环境卫生管理的范围3.1.1环境卫生管理包括以下几个方面n 现场温度管理n 灯光管理n 内外卫生管理3.1.2现场室内温度管理3.1.3温度控制标准及要求。n 接待现场应具备温度控制设备，如：空调等。n 室内温度高于26度，须开启空调。n 室内经常通风，保持室内空气流通 3.1.4室内温度控制实施n 需要开启空调的季节，接待客服每天检查2次现场温度，确定是否需开启空调及空调的控制温度。n 空调开启时间内，保持大厅玻璃门关闭。n 客户服务中心管理员每日对现场温度控制设备进行一次检查，并将检查结果记录在客户服务中心工作日检表中。n 设备检查发现不合格，可由维修工整改，并做好记录。3.2灯光管理3.2.1灯光种类 照明灯3.2.2室内灯光管理：1) 每日8:3018：00,由接待助理负责开启接待台日光灯；2) 下班时关闭全部照明灯光。3) 阴雨天时，接待客服人员应根据可视度状况开关灯光。4) 管理员每日对现场灯光进行一次检查，并将检查现象记录在客户服务中心工作日检表中。5) 灯光检查发现不合格，可由维修工整改，并做好记录。3.3室内卫生管理3.3.1室内环境卫生的范围内部卫生，包括：地面、桌椅、接待台、玻璃墙、资料架、公开栏、伞架、卷帘、空调、植物等。3.3.2环境卫生环境规范及标准1) 地面保持干净，不得有污迹。桌椅、资料架、伞架、垃圾桶按规定位置摆放，整齐划一。2) 资料架资料陈列整齐、有序，即时补充资料；3) 资料夹摆放整齐划一，用完后及时放回原位，不等乱摆放于桌面。4) 接待台面、桌面保持整洁，无杂物，用过的水杯及时丢入垃圾桶，不得遗留于桌面。5) 电话保持清洁卫生，摆放整齐、话筒每月更换一次消毒膜。6) 禁止吸烟，如发现客人在现场吸烟，应婉言劝阻。3.3.3清洁卫生检查1) 管理员每日对现场环境卫生进行一次检查，并将检查现象记录在客户服务中心工作日检表中。2) 对清洁检查发现的不合格的，可由管理员要求相关人员整改，并将整改结果记录在客户服务中心工作日检表中。4.质量记录：4.1客户服务中心工作日检表4.2 排班表 3、客户资料管理规定0. 目的1） 小区业主/用户的资料管理。2. 适应范围1）适用于小区业主/用户的档案管理。3. 内容3.1 业主资料的收集3.1.1 由客户服务中心负责。3.1.2 在业主办理入伙、装修手续时，收集有关资料。3.1.3入伙资料包括入伙资料确认表、入伙通知书、房屋租赁（购房）合同复印件、经办人（负责人）身份证复印件、营业执照复印件、税务登记证复印件、授权委托书、业主公约、区域防火责任书、住户宣言书、收楼声明书、签领钥匙登记表、委托代收费合同、业主/住户情况登记表等。3.1.4装修资料包括装修资料确认表、装修申请表、装修公司营业执照/税务登记证/资制证书、装修图纸、装修通知书/审批表、装修协议书、治安责任书、承诺书、装修工人情况登记表、回收的装修工人临时出入证、违章记录等。3.2 业主/租户资料的整理、归档3.2.1各业主的入伙资料、装修资料收集齐全后，客户管理员负责按统一标准装订整理后放入资料袋中，并按栋号、房号进行编号并打印标签，贴于资料袋左上角。资料待要求干净、整洁、无破损。3.2.2业主入伙、装修资料统一存放于业主档案柜中，每个档案柜抽屉上表明所存放资料的栋号、楼层/房号，做到清楚准确一目了然、便于查找。3.2.3每个业主建立一个资料夹，统一贴栋号、房号标签，入伙、装修资料袋归档于资料夹中。3.2.4租户资料包括：房屋租赁合同、租户身份证、深圳市暂住证复印件、租户情况登记表等。3.2.5业主/租户资料整理后，由客户管理员负责统一保管。3.3 业主资料电子文档的建立和管理3.3.1客户管理员在业主入伙前，负责在思源物业管理软件下，提前生成房产资料，为入伙后尽早建立业主资料电子文档做好准备。3.3.2业主入伙时，每天将当日入伙的业主资料，包括业主家庭成员资料，输入到思源物业管理软件中的客户管理中。3.4档案的清理、销毁、更新工作3.4.1客户管理员对各业主/租户的档案资料每年次年初进行系统整理，归档工作。 4、钥匙管理规定0. 目的1）规范小区钥匙管理2. 适应范围1）适应小区客户管理员负责钥匙的接管、编号、入库、借用等工作。3. 内容3.1 房屋和设备验收后，由各施工方制定责任人统一将钥匙交客户服务部管理员接管，并做好钥匙移交记录。3.2 接管钥匙必须100%试用合格，并分门别类做好标识，核对数量，将同属一房号的钥匙用钥匙扣拴在一起。3.3 客户管理员查验初设标识后抽查10%以上，以检验使用可靠性。抽查结果合格率100%。3.4 逐套登记后，统一标识入柜管理。3.5 借出时严格办理登记手续,无工作需要任何人不得以私人名义借出。3.6 标识：3.6.1 钥匙分类后，将钥匙按每套房，公共门窗按单元和楼层，设备层按设备分门别类。3.6.2 将分类的钥匙贴上规范的标签，标签纸上注明楼号或设施名，设备房名称。3.6.3 钥匙柜内按楼号、楼层、房号由小到大的次序，从左到右，从上到下依次做好标识系统。栋号用醒目的颜色标识标在每栋栋首；栋与栋之间标识分明，易于识别。3.6.4 将钥匙对号入座，挂放顺序按栋号、楼层号、房号依此挂放。要求一目了然。3.7 发放：3.7.1 钥匙发放a) 入伙时负责钥匙签领的工作人员验证业主入伙缴费证明后，由业主签领钥匙，并详细登记后将钥匙签领单归入入伙档案。b) 对遗留工程整改钥匙应有明确的标识，在做好登记的同时，给业主留取借用整改钥c) 匙回执，并要求业主凭回执领回钥匙。3.7.2 公共门窗，设备房钥匙a) 设施设备房移交给工程部，一套由工程人员使用保管，一套留工程部备用。b) 公共门窗，设备房钥匙未经物业公司总经理同意，任何人不得私自配置钥匙。c) 因工作需要借用钥匙应在“钥匙领用登记表”上登记。3.8 借用：3.8.1 看房借用钥匙a) 钥匙管理员确认借用人（业主）身份后方可办理借用手续。b) 钥匙管理员安排陪同业主看房，并请钥匙借用人填写钥匙领用登记表。3.8.2 工程整改借用钥匙a) 本单位工作人员借用钥匙应填写钥匙领用登记表。b) 外来工作人员只可借用TM电子钥匙进行施工操作，并保证归还期限。4 相关记录：4.1钥匙领用登记表 5、家居维修作业程序0. 目的1） 规范小区家居维修作业2. 适应范围1）适用于小区一般的委托家居维修工作。3、 内容3.1客户服务中心工作人员接到电话、口头或书面维修请求项目，在有偿服务跟踪记录单上清楚记录，填写工程维修单，交物业管理中心工程部安排维修人员跟进维修。3.2维修人员接到维修任务后，应及时根据与客户约定时间上门维修。有偿维修根据维修内容及便民服务一览表中“工程维修有偿服务”确定收费标准，并把应收费数量填入“工程维修单”上的服务费栏内；无明确规定的，根据维修内容所需的材料和人工，向住户报出预算价格，并声明在维修结束后，按实际发生费用计价。并告知业户维修不收现金的制度。3.3在住户同意所报价格后，开始维修；如住户有异议，交由工程维修部值班领导进行解释。3.4维修人员到现场后，因材料或其它原因而不能即时修复，维修人员应婉转礼貌的向业户解释。如因业户自己原因不方便即时维修的应主动与业户预约好下一次上门服务的时间，并及时上报客户服务中心及工程维修主管，以便作进一步的协调跟进。3.5维修可能影响周边住户正常生活的，进行解释。3.6维修可能影响室内外卫生的，采取预防措施；维修完毕，将卫生打扫干净。3.7维修过程中，不能吸烟、闲聊，或从事其它与维修无关的事情。3.8维修结束后业户签署意见及姓名后，应由维修负责人及工程主管签字后将维修单交回客服中心。 3.9客户服务中心每天对维修单完成结果回访业户，对回访情况进行记录，并跟进有关业户反馈的意见，不合格的报维修主管处理。3.10维修主管每天检查值班记录本，了解维修跟进情况，督促维修工作正常进行。3.11工程部维修主管每天17:30将当日完成的维修单（存根联）交客户服务中心管理员，并沟通当日未完成单情况，由客户服务中心管理员做好相关记录。3.12客户服务中心安排每天19:0022:00，对所有当日报修客户进行回访，并对回访情况进行记录和跟进，对当日未完成的维修，向报修客户解释原因及进展情况。3.13每星期三为结单日，由客户服务部客户管理员汇总维修记录，交工程部主管。3.14客户服务中心前台管理员将本周未返回的工程维修单汇总，填写未返回维修单记录表，转交工程部维修主管，工程部于星期五填写未返回原因后转到前台。3.15每月1日上午，客户服务中心前台管理员将已完成的维修单移交客户管理员，由客户管理员将存根联统一按维修单编号装订存档，有偿服务维修财务联交财务部记帐收费。4. 相关文件及记录4.1有偿服务跟踪记录单4.2工程维修单4.1留言条4.4公共设施报修跟踪记录单4.5未返回工程维修单记录表 6、家居清洁服务程序1、目的1）规范小区家居清洁管理。2、适应范围1）适用于观海台小区内住户的家居清洁服务。3、内容3.1客户服务中心接受住户委托清洁服务申请时，在有偿服务跟踪记录表上进行登记，并填写家居清洁服务派工单，将单转交环境部主管，环境部在接到单后，根据单上的预约时间上门服务。3.2清洁服务人员上门服务应穿公司统一制服，佩戴工卡，携带家居清洁服务派工单及完备的服务工具，按住户要求的预约时间，准时到达工作现场。3.3如确定无人在家时，清洁服务人员填写留言条贴于住户入户门上，并立即将单和留言条回执交回环境部主管。环境部主管将情况反映给客户服务中心，由客户服务中心前台工作人员电话联系住户，是否另约时间或取消服务，并将结果告知环境部主管。3.4进入住户家中后，按工作流程保质保量完成工作。环境部主管或班长不定期抽查服务现场情况，确保服务质量。3.5如住户提出范围以外的服务要求，服务人员应礼貌解释，说：“对不起，这项要求不在我们服务范围内，如果您的确需要这项服务，我要向主管汇报一下，请您稍等，好吗？”3.7工作完毕，请住户检查清洁、物品等确认无误后，要求住户在家居清洁服务派工单上签署意见并签名。服务人员不允许直接收取住户的现金。3.8清洁服务人员将完成的家居清洁服务派工单交客户服务中心前台（22:00之前完成的单必须当日交回；22:00之后完成的单，必须于次日10:00之前交回。）客户服务中心前台工作人员接到单后，前台管理员对不满意的单应立即对住户进行回访，协同环境部主管及时跟进并做好记录。3.9每月30（31）日，客户服务中心前台管理员将当月完成的家居清洁服务派工单移交客户管理员，由客户服务中心客户管理员填写家政服务记录表，连同家居清洁服务派工单存根联一起按统一编号存档。财务联交财务部记帐收费。4、相关文件及记录4.1有偿服务跟踪记录4.2留言条4.3家居清洁服务派工单4.4钟点工加班登记表7、客户意见处理工作流程图1、目的1） 规范小区客户意见处理2.适应范围1）适用于高卫物业下属各小区客户中心服务人员电话、面谈 客户邮件 其它部门转交意见单按服务规范进行接待 当日收取并填写 电话、面谈 客户意见处理单 当日已有标准答案的问题回复能即时处理的问题处理当日无标准的问题或不能即时处理的意见填写意见处理单上报主任助理1个工作日内 当日转签相关部门当日安排处理 书面回复客户服务中心一个工作日内 经主管签署并回复客户跟踪处理结果 填写完整意见处理单存档每月30日前填写完整意见处理单存档8、 资料室管理规定1、资料室保持整洁，资料架、档案柜摆放整齐、规范。2、资料室钥匙由客户服务中心（客户）管理员和前台工作人员保管。3、资料室文件要求分类存放，标识清楚准确，便于查找。4、各类资料文件按规定的时间及保密级别由（客户）管理员统一存放，过期的资料文件报客户服务中心部门经理审批后以作废处理。5、 料文件借阅不得超过一天，对借阅时间需超过一天或公司以外借阅的资料文件须报客户服务中心批准，借阅资料不得复印。6、 客户）管理员每季度对资料室文件检查一遍，确保资料的完整性。7、 其他工作人员未经允许，禁止进入资料室。8、 资料室温度高于26度，须开启空调；室内经常通风，保持室内空气流通。9、空置房管理规定1. 目的1） 规范小区空置房管理。2、适应范围1）适用与观海台小区空置房管理。3内容3.1验收3.1.1工程部对发展商或委托管理方交付的空置房进行验收。验收项目包括：主体结构、屋面与地面、装修、电气、水系统、消防、卫生间、附属工程等。3.1.2验收项目出现不合格项，由工程部与发展商(或委托方)商定维修事宜。3.1.3验收合格，工程部负责人与发展商(或委托方)在物业接管验收表上签字并存档。3.2巡查3.2.1工程部定期对空置房的主体结构、屋面与地面、电气、水系统、卫生间、消防、附属工程等项目进行巡查。3.2.2发现问题，属保修期内，及时与发展商联系，协助解决；不属保修项目应及时安排维修, 做好记录。3.3清洁3.3.1保洁队负责安排空置房的清洁卫生工作。3.3.2定期清洁空置房, 清洁项目有房内天面、地板、墙面及其设施, 卫生间、窗户等，并透换空气, 保持空置房内干净、整洁、清新。3.4售楼看房3.4.1当发展商售楼处需带领顾客看房时, 房管员做好钥匙领用记录。2.2 管理服务费收取2.2.1 空置房的管理服务费按深圳市政府有关文件执行。3.5空置房统计3.5.1客户服务中心每月核对空置房变化情况,负责每月空置房统计。4、 关文件及记录4.1物业接管验收表 4.2钥匙领用登记表 4.3空置房统计表 1.1 二次装修流程图1.目的2） 规范小区业主二次装修2、适应范围1）适用于高卫物业下属各小区二次装修3、内容业 主 装修申请 装修延期申请 装修竣工验收申请 客户服务中心 接收装修申请 通知业主 签约 办理装修工人临时出入证 审批 预约验收时间 3个工作日内工程维修部 审批 竣工验收审批 财 务 部 交费 业主退押金、交税 (业主退押金、交税10个工作日后)1. 2接听电话服务标准2. 目的1） 规范小区工作人员的接听电话服务标准 3. 适应范围1）高卫物业下属各小区客户中心服务人员3. 内容3.1 个人准备：1、建立专业的整体形象 2、声调愉快亲切 3、咬字清楚，发音准确（使用标准的普通话） 4、经常保持神采奕奕5、经常保持笑容及有涵养的态度 6、坐姿、站姿规范 7、准备好值班记录薄和笔 8、准备好工作资料3.2打招呼目的步 骤语 言身体语言及行动避 免提供快捷的服务电话铃响三声内接听立刻放下手中的工作继续自己的工作，没有理会电话铃声给来电者留下良好的第一印象问候，清楚道出公司或管理处名称您好！（高卫物业/某某管理处）面带微笑说话清晰没精打采冷漠的语调提供专业的客户服务礼貌地询问来电者的目的请问有什么可以帮到您？询问语气乐于助人、友善的语言只说：“什么事呀”3.3接受查询目 的步 骤语 言身体语言及行动避 免了解来电者的需求仔细聆听，不时作出回应嗯！嗯！耐心地聆听急不可待一言不发提供专业的服务礼貌地询问来电者的资料请问您的房号？ 请问您贵姓？ 请问请的联系电话？ 请问是哪个地方漏水？语气温和及肯定有礼貌地询问不耐烦说话速度太快重要的内容简洁地覆述一遍主卫天花的排污管处渗水 5栋8B是AB的B 对吗？即时记录重点事项不做记录，没有交代3.4处理查询目 的步 骤语 言身体语言及行动避 免迅速提供需要让来电者了解你的处理结果回复来电者李小姐，我们将尽快安排维修人员去您家里检修。有礼貌地交代不作交代需要来电者短暂等待时请客人稍侯。再次与客户通话时表示致歉陈先生，这个问题我需要问一下我的同事，请您稍后 对不起，陈先生，让您久等了用手轻轻盖住电话，与同事小声交谈让客户听到你的交谈对来电者提出的问题不能即时回答时，询问来电者是否方便留下联系电话陈先生，您的问题我需要查询一下，是否方便留下您的联系电话，等一会儿，我再打电话回答您！有礼貌地询问 记下客户的联系电话，稍后再打电话给客户。让客户等候的时间过长。 不负责任地随便承诺客户，却不作回复。3.5道别目 的步 骤语 言身体语言及行动避 免与来电者建立长远的关系了解来电者的其他需求向来电者表示谢意请问还有什么可以帮到您吗？张小姐，请问还有什么问题吗？谢谢！有需要请随时打电话给我们。好，谢谢您的电话，再见！主动及诚恳地提供协助 待来电者挂线后，再放下电话催促来电者挂线的语气 没有诚意1. 3物品放行流程1.目的1） 规范小区物品放行管理2.适用范围1） 用于高卫物业下属各小区物品搬离小区时的管理。3.,内容3.1所有大件物品搬出小区时，需到客户服务中心开据放行条；3.2客户服务中心工作人员核实业主身份后，在物品放行条上详细填写放行物品的名称及数量，并请业主签名确认。如业主不能前来办理放行条，而有非业主人员代办理时，须电话联系业主确认放行内容，查阅并复印代办人身份证留存，并请业主尽快前来补签名。3.3 放行条盖章后，“存根联”留底，“客户联”交客户，客户服务中心工作人员在物品放行条记录单上做好记录。3.4如非业主搬家时，须通知财务部核查拖欠费情况，确认无拖欠费后方可放行。3.5住户凭放行条出入小区，门岗安管员须根据物品放行条上开出的物品及数量认真检查核对，确认无误后放行，同时在放行条上签名，填写放行时间，并回收放行条，在物品放行登记上做好相关记录。3.6 治安队队长每日下午5:30前与客户服务中心管理员核对放行条，由客户服务部管理员负责相关记录装订存档。3.7客户服务中心负责物品放行条的填写和存档3.8安管部负责放行物品的核查、记录4.相关文件及记录4.1物品放行条4.2物品放行条记录单4.3物品放行登记1.4值班管理制度1. 目的1） 规范小区值班管理2. 适应范围适用于小区客户服务中心前台的值班管理。3. 内容3.1 前台值班人员由客户服务中心管理员和接待助理按排班表进行。值班时间为8：0023：00。 值班员须坚守岗位，不得擅离。3.3 值班时发生、发现问题，要即时解决，疑难问题值班人员应报告客户服务主管决定处理措施，重大问题交管理处主任处理，并视情况向上级领导报告。3.4 值班人员应认真填写信息记录表。并按事情轻重缓急，及时通知相关人员妥善处理。3.5 值班记录供限于内部工作人员翻阅使用，工作人员必须为记录的资料保密。3.6 交接班时，交班值班员应将处理结果及遗留问题告知移交接班值班员，并在信息记录表上做好移交工作记录。一般情况下不得把本班未解决的问题移交下班。3.7 当值接班人有权向当值人提出咨询，交接班时，需查看记录，跟进未完成事项。3.8 值班管理员应随时跟踪与业户有关的重大事宜，并将涉及同一时间内频繁发生的同类事宜以书面形式呈交上级主管。3.9 接班人逾时未到岗接班，值班人不得离岗。3.10 客户服务主管每日检查当日值班记录和跟踪有关事件的处理情况。按照客户服务中心工作日检表做好相关记录，并继续跟进未完成的工作。3.11 客户服务经理每周至少抽查一次信息记录。3.12 有事需请假或调休，值班人员须向提前一天向客户服务主管说明并得到批准，经批准的缺值由客户服务主管安排替值或换值。任何值班人员不得擅自安排替值/换值班。3.13 逾时接班或不接班的，按迟到或旷工处理。4. 相关记录及附件4.1排班表4.2信息记录表4.3客户服务中心工作日检表1.5入伙办理1.目的3） 规范小区入伙办理2、适应范围1） 适用于高卫物业下属各小区入伙办理。序号步 骤工作程序语言及行动1岗前准备1 准备入伙物品：1.1 业主入伙档案袋：业主公约、业主公约签约页、区域防火责任书、住宅使用说明书及质量保证书、装修指南、单元图纸社区服务中心服务联络卡、住户宣言、委托银行代收费合同、收楼声明书、业主情况登记表、开户表格等。1.2 备用资料单元设施验收确认表、整改项目表、签领钥匙表1.3 钥匙（入户门、铝合金门、信箱、奶箱等）1.4 内部文件夹1.5 办公用品：固定笔架、签字笔、剪刀、双面胶、订书机、复印机、复印纸、胶水、写字板、试电笔、水桶等。2工作人员按仪容仪表规范上岗，准备迎接业主。2引导接待1接待组、签约组工作人员站立入口处随时准备迎接客人的到来。2客人到来后，安排签到、引导办理入伙手续。3当客人太多不能立即安排办理手续时，安排稍候。按先来后到依此安排办理手续。4接受咨询。1面带微笑，规范的坐姿、站姿。2当客人走近时，迎上前说：“您好！请问是来办理入伙手续的吗？”3邀请式手势引导就座“请坐。”。4为等候的客人斟水。3查验资料 1请业主出示入伙通知书、身份证或护照原件并查验。2收楼声明书原件、业主身份证复印件2份、委托代收费银行存折复印件1份存档。3在入伙资料确认表确认已查验资料。 1面带微笑向业主询问：“您好！请出示一下您的入伙通知书、身份证原件。”双手接下客人资料、证件说：“谢谢！”2查验后双