档案分类规范.doc

.档案分类规范第一条 为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行企业档案分类规则，结合公司实际情况，制定本规范。第二条 公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。第三条 一级类目的设置：（一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条 二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设置。三级类目按所属单项内容设置。（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。第五条 全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。第六条 类目标识的构成：（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04依次标识；（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字0199 标识；（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“ ”隔开。案卷号（或件号）与其它代号之间，一律使用连接号“”相连。第七条 档号的结构：（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。第八条 各类档案的档号标识方法与标识示例如下：（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX件号年度保管期限一级类目全宗号例：106 01 01 2015 013第13 件2015年永久党群管理类公司办公室（二）产品类档案的档号结构与标识为：XXX 05 XX XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：107（04） 04 02 012第12 卷石油化工产品产品类监察部（分析化验）（三）科研类档案的档号结构与标识为：XXX 05 XX XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：201（01） 05 03 002第2 卷石油化工科研类生产车间（天然气制氢）（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：XXX 06 XX XX XXX案卷号阶段代号项目代号基本建设类全宗号例：202（02） 06 26 43 006第6 卷竣工图消防水池基本建设类动力车间（公用工程）1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：XXX 06 XX XXX案卷号项目代号基本建设类全宗号例：301（02） 06 12 007 第7 卷变配电所基本建设类机电仪车间（电气）2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：XXX 06 XX XX XXX案卷号技改技措次数原项目代号基本建设类全宗号例：202（01） 06 05 61 006第6卷第一次技改技措液化气球罐基本建设类动力车间（油品）3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编号由各单位档案部门确定。（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：XXX 07 XX XXX案卷号二级类目设备仪器类全宗号例：201（01） 07 01 005第5 卷炉设备仪器类生产车间（天然气制氢装置）（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：XXX 08 XX XX . XXXXXXX案卷号年度财务部门代号二级类目会计类全宗号其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。例：104 08 01 01 2015 016第16 卷2015 年财务部办公室凭证会计档案类公司财务部（七）干部员工档案类的档号结构与标识为：XX XX XX XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：106 09 01 015第15 卷干部档案干部员工档案类公司办公室（八）礼品类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX件号年度二级类目一级类目全宗号例:106 13 01 2015 013第13 件2015 年金属礼品类公司办公室（九）声像类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XX XXXX XXX盘号年度三级类目二级类目一级类目全宗号例：106 14 01 01 2015 013第13 盘2015年新闻录像带录像带声像类公司办公室（十）荣誉类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX件号年度二级类目一级类目全宗号例：106 15 01 2015 009第9 件2015 年奖杯荣誉类公司办公室（十一）印章类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX枚号年度二级类目一级类目全宗号例：106 16 01 2015 010第10 枚2015 年党群工作印章类公司办公室（十二）照片类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX序号年度二级类目一级类目全宗号例：106 17 01 2015 002第2 张2015 年党群工作照片类公司办公室（十三）光盘类档案的档号结构与标识为：XXX XX XX XXXX XXX盘号年度二级类目一级类目全宗号例：106 18 01 2015 006第6 盘2015 年图像光盘光盘类公司办公室第九条 件号、案卷号的编制：（一）件号，是指文件的排列顺序号。党群管理类、行政管理类和教育工作类档案的“件号”，是结合二级类目和年度进行编制的，即同一大类同一保管期限和年度下的文件，按文件归档的先后顺序从“001”开始标注文件号。（二）案卷号，是指案卷的排列顺序号。产品、科研、设备、基本建设等类档案的“案卷号”，是对档案号中最小一级类目下的所有案卷依次进行排列。如：产品类档案号中最小一级类目是二级类目，则其下面的所有案卷从“001”开始排列案卷号；会计档案类档案的“案卷号”，是在二级类目下，对同一财务部门的所有案卷跨年度地从“001”开始排列；干部员工档案类的“案卷号”，是在二级类目下从“001”开始排列。（三）印章、声像、光盘、荣誉、礼品、照片等类档案的枚号（或盘号、件号和序号），按二级类目对其下面的所有档案跨年度地从“001”开始排列。第十条 案卷的排架：（一）档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。（二）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案，分别按大类、保管期限、年度排架，即把同一大类的案卷按永久、30年、10 年分排，再将同一保管期限的案卷按年度排列。（三）产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。其中基本建设类的图纸案卷，按专业顺序排列（见附件2）。（四）会计档案类档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和工资奖金表分别排架。（五）干部员工档案类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类档案，分别按大类、二级类目排架。（六）底图对应其蓝图整理顺序，单独平放排列。第十一条 本规范适用于临沂沂河石化有限公司、沂河集团分公司。第十二条 本办法由公司办公室、财务部负责解释。第十四条 本办法自下文之日起施行。附件1：公司档案分类表一、二、三级类目代号 一、二、三级类目名称01 党群管理类01.01 永久01.02 30 年01.03 10 年02 行政管理类02.01 永久02.02 30 年02.03 10 年04 产品类04.01 石油产品04.01.01 燃料04.01.02 溶剂与化工原料04.01.03 润滑剂04.01.04 沥青04.01.05 焦04.01.06 其它04.02 石油化工产品04.02.01 基本有机化工04.02.02 合成树脂与塑料04.02.03 合成橡胶与合成胶乳04.02.04 氮肥04.02.05 其它04.03 精细石化产品04.03.01 催化剂04.03.02 石油添加剂04.03.03 合成材料助剂04.03.04 表面活性剂04.03.05 水处理剂04.03.06 其它04.04 石油化工机械产品04.05 其它05 科研类05.01 基本理论05.02 石油炼制05.03 石油化工05.04 精细石油化工05.05 分析测试05.06 仪表自动化05.07 高分子材料05.08 环境保护05.09 树脂加工应用05.10 其它06 基本建设类06.项目代号 二级类目项目代号由公司综合管理部统一排定。06.项目代号.阶段号 三级类目阶段号及内容如下:阶段号 阶段内容1 前期准备阶段11 工程前期文件12 工程管理文件13 工程设计基础资料14 其它2 涉外部分21 合同谈判22 设计审查23 设备检验24 外籍人员现场服务25 其它3 设计阶段31 总体设计32 初步设计33 最终设计、技术设计、设计专利34 施工图设计、最终版施工图35 设计标准、规范36 其它4 竣工验收41 竣工验收材料42 交工文件43 竣工图纸44 监理文件45 声像材料46 其它5 生产技术准备51 生产技术准备52 试车阶段53 其它6 技改技措07 设备仪器类07.01 炉07.01.01 加热炉07.01.02 转化炉07.01.03 燃烧炉（硫磺）07.01.04 重沸炉07.01.05 热载体炉07.01.06 其它07.02 塔07.02.01 板式塔07.02.02 填料塔07.02.03 焦炭塔07.02.04 干燥塔07.02.05 冷却塔07.02.06 吸附塔07.02.07 其它07.03 反应设备07.04 贮罐07.04.01 金属贮罐07.04.02 非金属贮罐07.04.03 球形罐07.04.04 气柜07.04.05 其它07.05 换热设备07.05.01 管壳式换热器07.05.02 套管式换热器07.05.03 水浸式换热器07.05.04 喷淋式换热器07.05.05 回转（蛇管）式换热器07.05.06 板式换热器07.05.07 板翅式换热器07.05.08 管翅式换热器07.05.09 废热锅炉07.05.10 其它07.06 石油化工机械07.07 橡胶与塑料机械07.08 化纤机械07.09 通用机械07.09.01 泵07.09.02 压缩机07.09.03 鼓风机07.09.04 冰机07.09.05 阀门07.09.06 减变速器07.09.07 其它07.10 动力设备07.10.01 工业锅炉07.10.02 汽轮机07.10.03 蒸汽机07.10.04 内燃机07.10.05 电动机（100 千瓦及以上）07.10.06 交直流发电机07.10.07 变压器（100 千伏安及以上）07.10.08 开关柜07.10.09 其它07.11 仪器、仪表07.11.01 测量仪表07.11.02 控制仪表07.11.03 检测仪表07.11.04 计算机07.11.05 其它07.12 机修设备07.13 起重运输与施工机械07.14 其它08 会计档案类08.01 会计凭证08.01.01 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证08.01.02 公积金凭证08.01.03 企业补充保险08.01.04 增值税抵扣税款凭证08.01.05 涉外凭证08.01.06 其它08.02 会计帐薄08.02.01 总帐08.02.02 日记帐08.02.03 银行对帐单08.02.04 明细帐08.02.05 固定资产卡片08.02.06 辅助帐薄08.02.07 涉外会计帐薄08.02.08 其它08.03 会计报表08.03.01 年度会计报表（决算）08.03.02 月、季会计报表08.03.03 财务快报08.03.04 其它08.04 工资奖金表08.04.01 工资表08.04.02 奖金表08.04.03 独生子女表08.04.04 保健表08.04.05 其它08.05 其它08.05.01 会计档案移交清册08.05.02 会计档案清册08.05.03 会计档案销毁清册09 干部员工档案类09.01 干部档案09.02 工人档案09.03 健康档案10 教育工作类10.1 基础教育(中小学)10.2 中等教育10.03 高等教育10.03.01 综合事务10.03.02 教学管理10.03.03 学藉管理10.03.04 学生毕业与分配10.03.05 公司干部职工培训10.03.06 教职工进修与培训10.03.07 教学科研10.03.08 教学设备仪器10.03.09 其它11 医疗卫生类12 商业服务类13 礼品类13.01 金属13.02 玉质13.03 瓷质13.04 木质13.05 其它14 声像类14.01 录像带14.01.01 新闻录像带14.01.02 专题录像带14.02 录音带14.02.01 党群工作14.02.02 行政工作14.03 数字磁带(盘)14.03.01 数字磁带14.03.02 数字磁盘15 荣誉类15.01 奖杯15.02 奖牌15.03 奖旗15.04 奖状15.05 题词15.06 证