秘书协调工作ppt课件.ppt

1 督查的种类 1 直接督查与间接督查 2 普遍督查和重点督查 3 分级督查和归口督查 4 分阶段督查和连续督查2 重点督查课题主要采取哪些类型 3 眉山某大型国有企业发生污染 哪些部门参与督查 知识点回顾 1 第二节督查工作 督查工作的程序 一 立项 二 交办 三 承办 四 催办 五 反馈 2 第二节督查工作 督查工作的方法1 领导督查与专业队伍督查结合法2 自办 转办与组织协办结合法3 催办与帮办结合法4 督查与调研结合法 3 导入 案例导入 五一国际劳动节快到了 安装公司办公室主任交给刚参加工作不久的秘书小陈出黑板报的任务 但是由于小陈既不会画画也不会写美术字 为此从另一办公室现选调了一位美术功底较好的小杨负责版面排版工作 小陈专门负责组稿 改稿工作 小杨是美术科班出身 画画 写美术字驾轻就熟 在小陈面前有点骄傲 根本不把她放在眼里 眼看着五一劳动节快到了 小陈的组稿和改稿工作基本上完成了 可是小杨还慢悠悠地未见动静 小陈催他 他却说 别着急 弄得小陈不是如何是好 陈秘书如何处理此事 会说会写会做事会做人 4 导入 会说会写会做事会做人 陈秘书有如下的几种方法来处理此事 你会选择哪一种 说说理由 1 小陈将小杨不愿合作的事直接告诉办公室主任 并向主任表明责任不在自己 由主任去处理 2 和小杨摊牌 告诉他 你到底愿不愿意干 不干我找别人去 3 凭自己的关系 另外请一个人来帮忙 不去求小杨 如期把黑板报搞好 如果以上几种方法都不是你所选择的 你还有什么更好的选择 也说说理由 5 导入 会说会写会做事会做人 陈秘书还有处理此事的一种方法 如下 抱着与人为善的态度 采取委婉地劝说方式 启发他与自己合作 1 晓之以理 说明出黑板报是公司每逢节假日前一项重要工作 不如期完成 既影响宣传工作 也在领导那交不了差 俩人都会有麻烦 2 动之以情 赞赏小杨的美术功底 说和有才华的人合作既是自己的荣幸 也是向对方学习的机会 说明自己是职场新人 前辈可否对自己多包容和照顾 理由 以工作为重 但也不能为此事就此得罪同事 能协调的尽量协调 但一定要注意协调的策略和方法 6 主要内容 秘书协调工作的概念秘书协调的内容秘书协调的原则和方法 7 一 秘书协调工作概述 1 协调的含义协调 协商 沟通 调和 调解 调节等 秘书机构在自己的职权范围内 或在领导的授权下 调节各级组织 各类人员 各项工作之间的关系 促使各种公务活动趋向同步化与和谐化 秩序化与科学化 以实现组织的整体目标 这个协调的过程就是协调工作 8 南方冶金设计院张院长与王副院长 长期以来因工作上的矛盾 两人之间隔阂越来越大 院长办公室李秘书看在眼里急在心里 总想方设法在其间进行协调 但收效甚微 分歧与矛盾依然存在 双方都认为 是对方故意给自己过不去 有一天张院长病了 住进了医院 李秘书长认为调解的机会到来了 当天李秘书就到医院看望张院长 他把带来的礼品放在张院长的床头 我是代表王副院长来看你的 今天听说你生病了 王副院长就约我和他一齐来看望你 谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了 省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目 临别前 王副院长再三叮咛要你好好休息 单位上的事情他会妥善处理 处理不了的他会给你联系 一定请你放心 张院长听了以后十分感动 过了一段时间 王副院长的爱人病了 李秘书到医院看望 又买了礼品放到床头 而后对王副院的爱人说 我是受张院长委托来的 张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你 临时人事部门有个急事 硬把他拉走了 张院长要我转达他对你的问候 并祝愿你早日恢复健康 事后王副院长十分感动 责怪自己过去错怪了张院长 讨论1 这样的协调方法是否恰当 讨论2 秘书协调工作有什么特点 9 第一节督查和协调概述 3 协调工作的特点 p263 1 主动性 2 约束性 主要指对领导授权的协调 3 灵活性 4 时效性 10 南方冶金设计院张院长与王副院长 长期以来因工作上的矛盾 两人之间隔阂越来越大 院长办公室李秘书看在眼里急在心里 总想方设法在其间进行协调 但收效甚微 分歧与矛盾依然存在 双方都认为 是对方故意给自己过不去 有一天张院长病了 住进了医院 李秘书长认为调解的机会到来了 当天李秘书就到医院看望张院长 他把带来的礼品放在张院长的床头 我是代表王副院长来看你的 今天听说你生病了 王副院长就约我和他一齐来看望你 谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了 省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目 临别前 王副院长再三叮咛要你好好休息 单位上的事情他会妥善处理 处理不了的他会给你联系 一定请你放心 张院长听了以后十分感动 过了一段时间 王副院长的爱人病了 李秘书到医院看望 又买了礼品放到床头 而后对王副院的爱人说 我是受张院长委托来的 张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你 临时人事部门有个急事 硬把他拉走了 张院长要我转达他对你的问候 并祝愿你早日恢复健康 事后王副院长十分感动 责怪自己过去错怪了张院长 讨论3 为什么协调是秘书的一项重要工作 11 第一节督查和协调概述 二 协调工作的意义 p266 1 统一思想行动 保证政令畅通的前提2 形成系统合力 提高工作效率的关键3 理顺各方关系 化解内部矛盾的基础思考 秘书需要协调哪些事情 12 第三节协调工作 一 协调工作的内容 p278 一 政策协调政策协调就是在制定 贯彻政策过程中的协调 秘书的协调内容 1 制定政策时的辅助工作 收集信息等2 贯彻政策中的解释 协调案例 市征收局召开协调会再讲征收政策 13 14 第三节协调工作 一 协调工作的内容 二 计划协调计划协调是在制订和执行发展计划和行政工作计划时所进行的协调工作 计划协调包括以下两个主要环节 一是计划制订环节的协调 二是计划实施环节的协调 案例 援藏干部人才选派计划协调会在成都召开 15 第三节协调工作 一 协调工作的内容 三 关系协调1 上下级关系的协调2 左右关系的协调3 领导集体间关系的协调4 人际关系的协调 16 有一天 党委书记把工会秘书小张叫到办公室 问道 听办公室的同志说 就差你们工会的学习计划没有报上来 刚才打电话找你们的工会主席也找不到 上次常委扩大会议工会主席也没有出席 你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改 小张心想 工会主席最近因为儿子出差 小孙子患病住院 没有参加上次会议 也没有及时报学习计划 小张在书记面前不便解释 只好回去向工会主席汇报 党委书记批评我们工作拖拉 还说上次没有参加会议 计划也没交 工会主席听了以后心中十分不快 我小孙子住院一个多星期的 我也向党委办公室老李同志请了假 怎么党委书记迄今还不知道 他太官僚了 讨论 你是小张 你会怎么说 17 分析与对策本案例提出了一个问题 秘书应该怎样 上传下达 有些人认为秘书的工作只不过是 学学舌 跑跑腿 秘书的这种 学舌 就是向下传达领导的指示 向上汇报下级情况 不论是 上传 还是 下达 都要忠实 准确 客观 全面 但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢 答案是否定的 秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评 结果是工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪 一定程度上影响了领导意图的贯彻执行 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤 他可以向工会主席说 书记问你上次怎么没有出席会议 显然他不知道你已经向党委办公室请了假 你有机会可以向他说明一下 至于书记催交的工作计划 听说就差我们了 这几天我会抓紧时间把计划定下来 这样的工作方法才真正是秘书应该做到的工作方法 它既传达了书记的意见 又不至于加深误解 激化矛盾 这就是所谓的 过滤术 18 一笑置之不作解释 一 某市教育局秘书科王科长正在办公室批阅文件 本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部杨某走了进来 说要找局长 王科长先热情地招呼他坐下 然后敲开局长办公室的门 请示局长 局长正忙于局里的工作 无法见杨某 说 告诉他我不在 王科长回办公室对杨某 领导不在办公室 你先回去 有什么事我可以代为转告 杨某离开了秘书科 一个多小时后 王科长起身去档案室 在走廊竟看见局长与杨某在卫生间门口握手寒暄并听杨某说 刚才王科长说你不在办公室 哪里 我一直在啊 局长毫不迟疑地回答 王科长顿感一阵冰凉 19 一笑置之不作解释 二 原来杨某走出秘书科后并未离开 在走廊内来回走动 刚巧碰上局长上卫生间 急忙抢上前去打招呼 这才有了刚才的一幕 事后杨某逢人就说王科长欺上瞒下 品质太低 没有资格当科长 王科长有口难辩 刚开始感到很委屈 后来一想 当领导这样做也是出于无奈 当秘书的应注意维护领导的形象 否则将给工作造成不良影响 所以 他从不对人解释此事 听到议论 也一笑置之 讨论 为协调上下关系 王科长该怎么办 20 他为什么不受欢迎 宏利公司办公室的刘秘书带着搜集先进个人典型材料的任务去分公司时 受到了分公司领导和员工的热情接待 他有点陶醉了 他要的材料要分公司的秘书给他写 同时 对下面工作中存在的一些问题 他也表示不满 回来后 马上向总经理反映了分公司的情况 可是 当他再次来到分公司时 领导和员工却对他敬而远之 甚至有些冷漠 刘秘书有些莫明其妙 他认为向领导如实反映下面的情况 是秘书的责任 为什么会造成这样的结果呢 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说会写会做事会做人 21 协调的方法 刘秘书带着搜集材料的目的下基层后 有如下方案可选择 1 只搜集先进个人典型材料 对其他问题一概不问 2 除搜集典型材料外 也附带了解其它问题 回来后将下面存在的一切问题均反映给领导 3 完成自己的任务外 了解到基层其它问题时 发表自己见解 甚至指手划脚 回来后 又向领导 报忧 4 搜集的先进个人典型材料 自己动手写稿 发现下面问题后 与基层干部商量 介绍其它单位好的做法 回来后 一般性问题不再 报忧 重大问题在向领导汇报时 也要讲清基层同志的态度和所采取的措施 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说会写会做事会做人 22 第三节协调工作 一 协调工作的内容 三 关系协调1 上下级关系的协调2 左右关系的协调 内部与外部 3 领导集体间关系的协调4 人际关系的协调 23 案情介绍 某公司正处在成长期 业务不断拓展 市场部提出急需增加人手 公司决定招聘一批市场营销人员 人力资源部按照职位说明书的描述进行招聘准备工作 开展了一系列的招聘活动 在面试之前 人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试 可市场部的人实在太忙了 即使是管理人员也难得在公司露面 用手机联系上他们后的回答是 我们哪里顾得上这些事啊 面试是人力资源部的事 叫我们干什么呀 所招聘的人员到位一段时间后 市场部管理人员开始抱怨 人力资源部招聘来的人不好用 不适合干市场 安排的指标任务完不成 究竟要什么样的人 从你们那里听不到一点意见 面试也不参加 人力资源部的人觉得也很委屈 想要什么样的人 你们自己最清楚 招聘过程不参与 不配合 人来了 又抱怨我们 思考 问题到底出在哪里呢 如何处理人力资源部门和业务部门的关系 使招聘更有效呢 24 分析 1 这里要解决一个关键的协调认识问题 招聘 选人不是人力资源部一个单位的事情 人力资源部门也应该将企业招聘流程写入公司的管理制度中去 使招聘工作规范化 制度化 避免因选人的尺度 标准及沟通等问题影响企业的正常用人 2 人力资源部要和市场部进行充分的沟通 了解招聘职位的关键胜任特征 譬如说人力资源部如果和市场部人员充分沟通 确定好市场营销人员的关键胜任特征为 具有结果导向 主动积极 自信 具有强烈的客户服务意识等 再在甄选方法上下功夫 把符合上述胜任特征的人选拔出来 市场部就会比较满意了 3 是市场部对招聘工作存在误区 该案例反映了一个普遍存在的现象 即业务部门往往会忽略他们在人员管理上的责任和义务 认为只要是人的事情都由人力资源管理部门负责 25 第三节协调工作 一 协调工作的内容 三 关系协调1 上下级关系的协调2 左右关系的协调3 领导集体间关系的协调4 人际关系的协调 26 案例 秘书如何协调领导关系 1 某县领导班子调整 新上任的县委书记是某综合大学生物系毕业生 做过十年中学教师 未免有些书生气 新官上任三把火 县委书记上任的第一件大事是制定农业发展规划 一天上午 县委书记主持会议 讨论农业发展规划 分管农业的副县长和县委书记看法不一 争执起来 副县长是工农干部出身 直筒子脾气 一言不和火气就大 说县委书记是书生意气 纸上谈兵 县委书记反过来说他是不懂科学 瞎指挥 副县长下不了台 站起身来拍了下桌子说 这个会我不开了 拿起公文包就走出会议室 这一走 县委书记更难堪了 说 像什么样子 叫秘书把副县长给追回来 秘书快步下楼 副县长已坐上了自己的车 秘书上去一把拉住 说 副县长 你不能走 书记请你上去开会 副县长正在火头上 不但不停 反而放大嗓门 我就不上去 看他把我怎么办 秘书一看 暂时是劝不住了 便低声问 那你上哪儿去呢 副县长和这位秘书已一起工作了四 五年 平时关系也较好 便恢复了常态说 我上某乡去检查工作 又不是去玩的 说罢一拍司机肩膀 开车 秘书如何协调领导关系 2 秘书一路从楼梯上去 一路在想 如果如实汇报 势必火上加油 加深书记和副县长之间的矛盾 考虑结果决定还是设法 圆 过去 必要时自己承担点责任 走进会议室 会场气氛紧张 书记一言不发 等着回话 问 秘书该怎么办 秘书如何协调领导关系 3 秘书悄悄走到书记身边 低声说 我没赶上 不过我知道他去了哪儿 下午能把他找回来 书记听了没赶上 也不能怪秘书 上午的会就不欢而散 书记宣布下午两点继续开会 秘书如何协调领导关系 3 中午 秘书顾不上吃饭 给乡里打电话 找到副县长说 书记是新干部 你是老干部 老干部要帮助新干部 扶上马还得送一程 还说 刚才书记已经说了 他刚才对副县长不够尊重 要我代表他向你道歉 请你下午两点来开会 等等 副县长原就有些后悔 一听秘书这么说 气也就消了 答应下午准时回来 秘书打完电话 这才买了饭菜 端到正在吃饭的书记身边 对书记说 刚才副县长打电话来 上午是乡里有重要的事 所以他急于去处理一下 下午仍赶回来开会 书记不响 秘书又说 副县长是工农干部出身 土生土长的 当年搞过土改 当过民兵连长 后来从乡长提拔上来 多年分管农业 对工作忠心耿耿 但脾气暴些 书记要多谅解他 云云 书记听了 气也消了 下午两点 继续开会 气氛明显好转 讨论也顺利进行 秘书如何协调领导关系 4 打抱不平 的王秘书王秘书进入总经理办公室时 总经理和副总经理正在激烈争论 王秘书听了一会儿后 当场附和了副总经理的意见 引起了总经理的不悦 思考 秘书该如何协调领导间的关系 秘书协调领导间关系时的注意事项1 对领导不分远近高低 都要做好服务工作 2 请示工作时 一定要按领导的分工对口请示 不要多头请示 也不要越级请示 3 不参与领导成员之间的个人矛盾 第三节协调工作 一 协调工作的内容 四 事务协调事务协调是指根据领导的意图 对各单位 各部门之间及单位内部就有关公文制发 会议安排 工作和生活保障以及行政管理等事宜的协调 34 实践训练 课堂讨论简略谈谈自己在成长过程中的一段协调的经历 协调父母 兄弟姐妹 同学朋友或师生之间的矛盾 说说协调的过程 和你运用的方法 或许 不经意间 你会发现 原来自己曾经协调过 原来自己拥有这种潜质 会说会写会做事会做人 35 第三节协调工作 二 协调工作的程序 一 调研分析 当事人 知情者 目击者等 二 拟订方案 包括协调事项 目的 负责人 程序安排 方式方法等 三 组织实施 原则性 灵活性 四 评估总结 36 协调的方法 某公司由国有企业改造成以私营资本为主的股份制公司后 公司董事长兼总经理采取了一系列措施进行改革 如实行分配制度改革 下岗分流举措等 改革在公司内部引起了轩然大波 一些个人利益被触动者由不满开始聚众闹事 一天 总经理外出公差 公司办公室秘书刘林在总经办值班 门外一片喧哗 有群众阻在门口 要求见总经理讨要一个说法 此时 刘秘书应该怎么办 讨论 协调过程中 应坚持什么原则 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说会写会做事会做人 37 协调的方法 刘秘书可采用如下方法予以协调 1 调查研究 弄清闹事缘由 一为固定工资被打破 绩效工资与工作业绩挂钩 收入大为减少 二为被下岗分流 大锅饭体制被打破 2 局部利益服从全局利益 从大处宣讲国企改革是国家改革的重要举措和政策 大势所趋 从小处着手解释企业股份制改造是企业摆脱困境的唯一出路 只有改革 企业和员工才有出路 公司出台一系列政策的必要性 3 平等协商 要以真诚对待群众 在力所能及范围内帮他们解决困难 如站在群众角度 了解他们目前的困境和苦衷 对确有困难的员工情况予以登记 如实上报 在公司实施改革政策时给予一定的帮助和扶持 使他们度过难关 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说会写会做事会做人 38 第三节协调工作 三 协调工作的原则和方法 一 协调工作的原则1 调查研究原则2 服从全局原则3 统一协调原则 明确协调负责人 建立协调联动机制 4 分级负责原则5 平等协商原则 39 第三节协调工作 三 协调工作的原则和方法 二 协调工作的方法1 个别协调 即单独与矛盾的一方进行交谈 了解情况 做思想工作 适用一般人际关系协调 协调的初步阶段 有私密性 2 文件协调 较重大 长远的协调 其结果可用正式文件形式 如会议纪要 情况通报 协议书等 下达 要求各方遵照执行 3 会议协调 在摸清情况 沟通双方并有了解决矛盾的初步方案之后 秘书可以建议召开协调性会议 让双方坐在一起 共同商量解决的办法 可深入了解 交流 40 第三节协调工作 三 协调工作的原则和方法 二 协调工作的方法 4 信息交流法将有价值的信息汇报递送给有关领导和部门 增强彼此理解 5 机构协调法设立临时的跨部门的协调机构 解决涉及部门多 利益分歧大的