备件库管理系统使用注意事项.doc

备件库管理系统使用说明及注意事项备件库管理系统包括设备科子系统、备件库子系统两块组成，两者有一定的相关性，以下是软件的使用说明及注意事项。0、索引（1）设备科计划录入查询计划从开出到生效经过几道手续？计划录入时，暂存和确定有什么区别？计划中有的价格没有确定，但想提交其他项怎么办？计划录入中的打印、打印是怎么回事？可以按照库存报警来开计划吗？有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录，怎么办？为什么我开了计划，但备件子系统查不到计划呢？基础数据如何添加新的备件？开计划时，发现其名称或型号图号不规范怎么办？开计划时，找不到对应的供货商怎么办？其他库存表中的“刷新”按钮的作用是什么？我可以查询到备件库的什么数据？（1）备件库出入库保管员入库的工作流程是怎样的？没有对应的备件编码怎么办？如果单据开错了，怎么办？会计如何调整入库金额？怎么出现出入库失败？月汇总和报表“进销存”如何产生？如果查询月进销存时发现入库金额出错可否直接更改？年终盘存如何进行年终盘存操作？一、设备科 设备科的主要功能是制定备件库（含五金库、配件库、技改库、油料库）的计划，并提交计划给经运办审核，审核通过的计划即可生效，为备件库使用。此外，设备科具备备件库的库存、出入库纪录、报表等数据的查询功能。（1）计划的开出和审核计划的编号是自动顺序产生的，如无金库（W加上7位数字），允许用户修改计划编码，但最好依据系统自动产生的方式。一张计划的长度限定为20行，如规格、图号的长度过长，会打印时会自动占用到下一行，因此，实际上记录的行数 若未录完，暂存 -录完，提交给经运办 -经运办审核通过，生效。说明：计划若只是录入了一部分，但并不想提交给经运办，可选择“暂存”的方式，可以自己随意调出该计划，进行增删改操作，等到该计划录完，可以进行提交，提交经运办后，经运办才可对该批计划进行审核，审核可以修改数量、金额，并以审核后的数量、金额为准，但仍会保留设备科的原始计划纪录情况，审核后计划生效，可供备件库使用。问题：计划录入时，暂存和确定有什么区别？答：暂存并没有提交到经运办，还可以进行增删改操作，确定后，则提交给了经运办审核，自己不能再进行修改。问题：计划中有的价格没有确定，但想提交其他项怎么办？答：如果此时点击“确定”时，系统会要求删除无单价的纪录或转计划，选择“转计划”后，系统将自动将该批计划号中无单价的记录转到指定的新的计划中，此时便可以提交计划了。问题：计划录入中的打印、打印是怎么回事？答：为提供用户方便，提供了两种打印方式：对内的厂内计划打印，对外的协商传真打印。“打印”必须要该批计划确定提交后方可进行；而“打印”则可随时打印，将自动份厂家进行打印，而且只对某行画钩选项的纪录进行打印。问题：可以按照库存报警来开计划吗？答：可以，按“”按钮，将自动开开所有库存不足的物品列表，双击即可加载到计划中，要求库存准确，并且已经在库存明细表中设置好了“最小库存”值方才有效。问题： 有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录，怎么办？答：系统设置中规定一个计划不允许录入两个完全相同的备件，可以将另一个备件录入到下一个计划中来解决此问题。问题：为什么我开了计划，但备件子系统查不到计划呢？答：可能是该计划未经经运办审核，只有审核后的计划，仓库系统才可见。（2）基础数据的维护 辅料类别、编码的维护，以及各子库不同供货商的维护都属于设备科维护的范围之内，下面是详细介绍：问题：如何添加新的备件？ 答：（a）确保该备件的大类小类已经存在，在“基础数据”-“库存分类设置”中进行添加。这里大类为2位，小类为三位。选中所在所需插入子项的上一级目录再插入，如果插入大类，则选中“备件库（）”，如果插入小类，则选中其对应的大类，再点击“插入”按钮。在“插入子项”中填写名称，在“当前子项编码”中填写编码，请勿重复添加编码。（b）在存在对应的大类小类后，方可添加该备件，在“基础数据”-“备件编码明细信息”中左侧的树结构中选中备件对应的小类，“添加”按钮自动有效，点击后，将自动增加一行，并产生对应编码（双击编码允许修改编码），只需添入各个对应信息项就可完成编码的添加了，并请进行“保存”操作。问题：开计划时，发现其名称或型号图号不规范怎么办？ 答：同样需要先在“基础数据”-“备件编码明细信息”找到对应项，直接进行修改，再“保存”即可。问题：开计划时，找不到对应的供货商怎么办？ 答：可在“基础数据”-“供货商基础信息”中进行添加，注意添加的时候，要选择正确的子仓库。（3）其他问题：库存表中的“刷新”按钮的作用是什么？答：可以即时查到最新的各个备件“月平均消耗”，该指标是根据月消耗报表自动产生的。问题：我可以查询到备件库的什么数据？答：包括到所有的货记载、入库单、出库单，以及备件库所有对应的报表。二、备件库备件库下属五金、配件、油料、技改四个子库，保管员根据所设置的权限不同，只能对各自子库的进行出入库的业务，此权限的设置由会计来做。根据职责不同，备件库设有三个权限：会计、出入库保管、出库保管。其各自职责是：会计：对入库单进行审核，只可以修改入库单的金额，产生月进销存及当月的月消耗报表，同时负责对年终盘存的新库存导入到系统中。出入库保管：负责备件的到货记载、备件的入库、备件的出库业务，以及年终的估价入库以及盘存。出库保管：负责备件的出库、年终的盘存。（1）出入库业务问题：保管员备件的入库工作流程是怎样的？答：保管员包括备件的入库、出库两大类。（a）首先当货物到了时，确保有该备件的编码和对应的供货商，如果没有，则要求设备科添加.（b）进行到货记载，“到货记载”-“到货记载录入”，先选择供货商，双击数据窗口选择对应备件，录入数量，退出该录入界面时请记得“确认”保存。（c）开入库单，当对应备件已经有计划时，便可以开入库单，但首先需要到货记载。操作办法如下：选择供货单位，就会把该供货商的所有到货记载显示出来如果到货记载过多，用户可以双击入库单区域，在弹出的窗口中查找想入库的备件双击想要的备件，那么这个备件的未用完的到货记载就会显示出来。用户双击选择一个到货记载，那么这个备件的基础信息，如备件名称，规格，图号就会被添加到入库单中，同时，这个备件相关的计划也会显示出来。用户再双击计划，就可以把计划号，计划单价等信息自动添加到入库单中。默认只显示未用完的到货记载，如果用户想使用已用完的到货记载（例如冲红），那么，可以点“显示全部到货记载”，把想要的备件的全部到货记载显示出来。默认用户双击某个到货记载，会把这个备件所有的计划列出来，包括已用完的计划。用户可以点“显示未用完计划”，只把未用完的计划列出来。在入库完毕后，请点击“确认”后，整个入库就大功告成了。问题：没有对应的备件编码怎么办？答：找设备科，将对应的供货商编码、备件编码添加后，方可进行其他操作。问题：如果单据开错了，怎么办？答：只能采用冲红的方式，对原有单据或，某条记录进行反开负数，进行冲红操作。问题：会计如何调整入库金额？答：在“入库单查询”中，以会计身份登陆时，即可对单据明细信息中的“金额”、“税率”两项数据进行修改，单价将“金额”的修改情况自动调整，修改完毕后，请点击“更改”保存修改的信息。系统将自动同步更改对应该月的进销存数据（如果产生）、库存金额。问题：怎么出现出入库失败？答：可能是因为网络原因，连接不上服务器，请再次尝试，如果情形一样，请联系有关部门。（2）月报表和汇总数据每月月末，可产生对应的月消耗报表、进销存数据，月消耗报表可以随时产生，反映备件在某月的消耗情况，而月进销存则只能在特定的时间段产生，下面是相关详细信息。问题：进销存表的产生？答：只能在该月的最后一天产生这个月的进销存，或者在下个月的前5天产生上个月的进销存数据。产生办法为：在“库存管理”-“创建月进销存数据”进行，如不成功，则可能是所处的时间不正确。产生的具体月份以登陆的日期为基准，如果是登陆的身份是本月最后一天，则产生的是当月进销存数据，同理为上个月的进销存数据。问题：如果查询月进销存时发现入库金额出错可否直接更改？答：在这个查询“月进销存”窗口中，可以查询到各个仓库的备件的月进销存数据情况。用户设置查询条件查询进销存情况。同时，对于有入库记录的备件记录，用户可以双击该条记录，系统会弹出一个窗口，列出这个辅料在这个月的入库单，允许修改金额。用户双击入库单列表中的一行，那么这张入库单中的这个备件就会在下方的明细表中显示出来，用户可以修改它的“金额”，“税率”，然后点“更改”，来保存修改。（3）年终盘存问题：如何进行年终盘存操作？答：年终盘存时，要求用户应该停止录入一切入库单，出库单，到货记载。所有入库，出库，到货记载均作为下一年业务。（a）估价入库，系统提供了估价入库的功能，可以对未开入库单的所有到货记载按供货商列出，系统将自动搜寻所有与之相关单价添入，如果实在未找到的则为空，用户如同开入库单一样，估价入库的会以特殊标记标出。（b）盘存，系统支持一段时间的盘存，只需要添入货位，便可支持pos机的