借款和费用报销及审批程序制度.doc

借款和费用报销及审批程序制度总 则1、为完善公司费用报销制度，严格控制费用支出，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司实际情况制定本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、业务招待费、通讯费、办公用品费、设备维护修理费及其他费用等。3、本制度适用于公司总经理及以下所有人员。 备用金借支程序 4、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。5、需申请备用金人员，按审批权限向相关部门报批后，可在财务部预支一定数额的备用金。6、借支人申请备用金需填写借款单，按第12条规定权限审批后交财务部复核，出纳根据复核后的支出凭证，支付借支人备用金。借支人在借支凭证上签字确认已收备用金。借支2000元以上金额较大的备用金时，应提前一天申请。7、厂内汽车司机可申请定额备用金，即可预支因公务需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。其他需定额备用金人员经财务部确认后方可申请。8、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。跨月时，所有个人借支的备用金都必须结清归还。逾期未还，出纳应一次或分次从工资中扣回。9、借款人报销费用时退还借款单，出纳按报销金额与借款单的差额多退少补。 费用报销程序 10、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填写公司统一印制的支出凭证，按第12条规定权限审批后交财务部复核，出纳根据复核后的记账凭证支付报销人报销款或结清原预借备用金。报销人领取报销款项时，确认金额无误后在报销凭证上签字。11、对原始票据的要求：、所有票据必须是合法取得的正式发票。除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据。收据（财政票据除外）及白条不予报销。公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；、原始票据粘贴时请依照财务要求，在粘贴票据的纸张上成梯形、工整地将内容相同的票据粘在一起。原始票据内容按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，归类进行粘贴；、实际报销金额以财务审核的金额为准；、不符合上述要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。审批权限12、按照公司2008年9月11日发布的文件编号为QAD-QP-03新组织架构图所分布的权限、由副总经理主管的厂务各部门发生的备用金借支和费用中，材料采购及资产设备购置价值在1000元及以下部分、其他各项费用在500元及以下部分，由经副理确认，协理审核，主管副总经理核准，财务部复核后，方可在出纳处报帐；、其他部门及超出上面第(1)条限额的备用金借支和费用的报销中，材料采购及资产设备购置在20000元及以下、其他费用在2000元及以下部分，由部门经副理、协理确认，主管副总经理审核（如属于），总经理核准，财务部经理复核后，到财务部出纳报帐；、超出上面第(2)条规定限额的备用金借支和费用的报销，按第款规定权限报财务部经理复核后,还需报董事长审批；、副总经理的费用报销由总经理核准,财务部复核后，报董事长审批；总经理的费用报销需董事长审批。差旅费报销标准13、出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴。14、公司员工出差应履行报批手续，填写公出单, 报销时应附经门卫签字的公出单。未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。 15、公司各部门应控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期。逾期出差应向上一级主管负责人报告。16、员工因工在外误餐，按中餐或晚餐每人每餐15元的标准给予补贴，已在食堂退伙的中餐补6元、晚餐补9元。外出联系工作，乘坐公交车辆，应按实报销。如有特殊情况，事先经部门经理同意方可乘坐出租车辆，报销时在发票上写明出发地、目的地及事由。17、出差外地费用的报销标准如下：职 务交 通 工 具住宿补贴伙 食 补 贴市内交通费用备 注总经理、副总经理及以上人员飞机、火车硬软卧、海轮一等舱400元以内65元/人/天70元以内/人出差机票需董事长核准协理、厂长飞机、火车硬软卧、海轮二等舱300元以内60元/人/天70元以内/人出差机票需总经理核准经理、副经理课长、副课长主办业务人员飞机、火车硬卧、海轮三等舱250元以内50元/人/天40元以内/人出差机票需总经理核准工程师、文员、业务人员飞机、火车硬卧、海轮四等舱200元以内45元/人/天40元以内/人出差机票需总经理核准 其他人员飞机、火车硬卧、海轮四等舱150元以内30元/人/天30元以内出差机票需总经理核准注：以上标准以实际发生金额报销，超限部分由差出人员自行承担，不给予报销。（1）、如自行解决住宿，按标准40%计算给予个人补贴；（2）、出差期间因私人事务产生的费用由出差人员自行承担；（3）、每日市内交通费用不得超过标准，应以实际票据报销。多人同行发生的费用不可重复报销；（4）、期间产生的电话费、邮递费及其它费用可实报实销，但金额在50元以上需事先报备厂长级别以上主管。（5）、业务人员出差招待客户，在报销与客户同乘、同餐的费用时不得同时再报销交通费补贴及伙食费补贴。业务招待费标准18、业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。19、各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐。如需宴请，须事先填写“业务招待费申请单”向总经理申请，经批准后，限额接待。业务招待费申请单应注明日期、事由、金额、人数等相关事项，报销时，经办人必须将原“业务招待费申请单”附在支出凭证后面，作为报销依据之一。20、因特殊工作需要，赠送有关部门人员或客户礼品等，须经总经理同意后执行，个人不得私自赠送礼品，否则公司不予报销。21、招待费发票背面须由经办人写明日期和招待事由。若发票开具为“礼品”、“食品”、“用品”等，需附商家提供所购物品的明细清单（即电脑小票），否则一律不予报销。办公费标准22、办公费是指办公用品及其他办公物料等项目的支出。公司办公费统一由管理部指定专人进行控制与管理。各部门年初应编制预算，在预算限额内使用，超支不报。23、各部门申请购置办公用品时，须事先填制物品申购单，注明用途、数量、规格型号。管理部需查明是否可调节使用再确定是否购买，报总经理审批后执行。 汽车费用标准24、由司机驾驶的公务车辆凭“派车申请单”所记录的时间、起止地点、里程予以报销油费和路费，未经登记用车的费用不予报销。员工因公务需用车，应事先向管理部提出申请，填写“派车申请单”。因公被罚的各项交通罚款及违章费用，公司按发生费用总额的50%给予报销。其他各项费用25、手机费、电话费（含传真费、网络使用费）、广告费、培训费、工资福利费、会务费等费用的报销按实际情况及审批权限视具体情况执行。费用报销责任界定26、费用报销责任(1)、报销人的责任：报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销；(2)、部门负责人的责任：负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否合理且控制在标准范围之内。对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完整性负责；(3)、财务审核人员的责任：负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合公司有关标准。审查报销项目审批手续的完整性。报销标准以及金额的准确性的复核。 报销票据是合法、合理。白条或收据一律不予接收。罚则27、报销单据所提供的票据必须真实，严禁弄虚作假。对发现并查实的虚假发票，以贪污行为通报处理，并处以不低于500元的罚