批量文档.doc

4.7 批量文档本节要点：1、创建信封 2、制作标签 3、邮件合并4.7.1 创建信封要创建中国邮政标准信封，请执行下列操作：1. 单击【工具】菜单，指向【信函与邮件】，再单击【中文信封向导】；2. 单击【下一步】或【样式】，选择信封的样式和尺寸，或输入所购信封的尺寸；3. 单击【下一步】或【生成选项】，选择【生成单个信封】和【打印邮政编码边框】；4. 单击【下一步】或【收信人信息】，如果要将信封作为主文档，请输入代表收信人地址、姓名的占位信息；如果只用于个别函件，可以直接输入真实信息；5. 单击【下一步】或【寄信人信息】，输入寄信人信息；6. 单击【完成】按钮。4.7.2 制作标签标签用于制作不干胶贴、地址条、卡片和名片等。要制作标签，请执行下列操作：1. 单击【工具】菜单，指向【信函与邮件】，再单击【信封和标签】；2. 在【信封和标签】对话框的【标签】选项卡中选择下列操作：u 若需要，请在【地址】框中编辑标签文本。u 要设置文本格式，请在右键菜单中单击【字体】，完成修改后单击【确定】按钮。u 若需要，请单击【选项】，选择打印机类型和标签类型，也可以单击【详细信息】设置标签的格式，单击【新建标签】可以按照需要创建自己的标签。u 选择【全页为相同标签】或【单个标签】。提示：可以在信封或标签中插入图形或艺术字，但添加的位置不要与其他信息重叠。提示：信封和标签均可以作为邮件合并的主文档。4.7.3 邮件合并*不带照片的邮件合并*要使用【邮件合并】创建批量中文标准信封，请执行下列操作：1. 创建或打开单个中文标准信封，作为主文档；2. 打开“邮件合并”工具栏；3. 单击【打开数据源】按钮，在【选取数据源】对话框中查找并确定要有用的数据源文件，本例用Excel表格作为数据源；4. 单击工具栏的【插入域】，其中列出了数据源中所有可用的域（数据源表格的列标题）：5. 单击【邮政编码】，再单击【插入】，或双击【邮政编码】，将邮政编码域插入信封的相应位置；6. 同样再将【详细地址】及姓名域插入信封合适的位置；7. 若要稳妥，请单击工具栏的【查看合并数据】按钮，预览合并后的效果；8. 单击工具栏的【合并到新文档】按钮。提示：也可以使用【邮件合并】任务窗格完成上述操作。练习：4.8练习01（录取通知书）、4.8练习02（收缴通知）、4.8练习03（问卷调查）*带照片的邮件合并*实例讲解：4.8练习04（校卡制作）1、素材的准备主要是指照片，为方便起见，照片文件统一存放至桌面的相片文件夹，路径：“C:Documents and SettingsAdministrator桌面相片”，命名建议用数字。2、建立数据库（即Excel文件）在Excel数据表中必须专门有一列用于存放照片路径，格式如下，其余数据不再详述。注意：图片路径里“C:Documents and SettingsAdministrator桌面相片1.jpg”里的单反斜杠“”全部双反斜杠“”。3、创建校卡模板规格：纸张32开（18.4厘米*13厘米），横向。4、插入域5、插入照片（重点）方法：1、“插入”“域”在“域名”处选择“Includepicture”2、在“域属性”文件名中，填任意字符数字，简单就好，比如“1”。3、单击未显示的图片，SHIFT+F9，出现域代码 INCLUDEPICTURE 1 * MERGEFORMAT ，选中域代码中的“1”，插入“照片”域，代码“* MERGEFORMAT”代表保留照片原格式，可以不改。4、完成后按F9测试显示图片