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摘要 随着以i n t e m e t 为代表的网络时代的到来，网络化制造将是未来制造业的发展趋 势。作为网络化协同工作的重要支持工具一一网络化协同工作环境下的办公平台，得 到了企业界的高度重视。有效支持网络化协同工作的办公平台将有助于企业降低成 本，提高产品质量和服务质量，快速组成动态联盟，从而能以更加灵活有效方式去适 应日益变化多端的市场。 本文综合分析了现代网络环境中的办公平台的特征需求、支撑技术、功能层次， 在此基础上，重点研究了工作流管理技术、办公集成技术这两项关键技术，从而提出 了完整的网络化协同工作环境下的办公平台的体系结构。在此这个统一全文的总体结 构下，本文尝试性地开发了一个试验性办公平台e o f f i c e 。该平台能够实现在分布式 组织环境下的协同办公，并能实现跨组织的工作流协作、数据交换、资源共享。 本文还创新性地提出了针对个人办公的“动态业务组件技术”观点，并给出了具 有特色的办公协作平台的结构与实现。 关键词：协同工作，工作流管理。跨组织集成，动态业务组件，办公自动化 第1 页 硕士论文网络化协同工作环境下的办公平台研究 a b s t r a c t w i t ht h ec o m i n go ft h en e t w o r ka g e r e p r e s e n t a t i v e o fi n t e m e t ，t h en e t w o r k e d m a n u f a c t u r i n g w i l lb et h ei n e v i t a b l et r e n do ft h ef u t u r em a n u f a c t u r i n g a st h ek e yt o o lf o r s u p p o r t i n g t h en e t w o r k e dc o l l a b o r a t i v ew o r ks y s t e m ，t h ep l a t f o r mo fo a i s g r e a t l y e m p h a s i z e d i n m a n u f a c t u r i n g e n t e r p r i s e i te f f e c t i v e l ys u p p o r t s t h en e t w o r k e d m a n u f a c t u r i n g ，a n di t i sb e n e f i c i a lt ot h ee n t e r p r i s er e d u c et h ec o s t ，a n di m p r o v et h e q u a l i t yo f p r o d u c e t a n ds e r v i c e f u r t h e rm o r e ，i tw i l lh e l pa l lt h em a n u f a c t u r i n ge n t e r p r i s e s b el i n i n gu pi n t ov i r t u a le n t e r p r i s e st om e e tt h ee v e r - i n c r e a s i n gc u s t o m e r sd e m a n d si na m o r ef l e x i b l ea n de f f e c t i v ew a y 也a n _ b e f o r e i nt h i sp a p e r ，b a s e do nt h ed e t a i l e d l ya n a l y s eo ft h ep a r t i c u l a rd e m a n d i n g ，k e y s u p p o r t i n gt e c h n o l o g ya n df u n c t i o a n a ll e v e l so f0 ap l a t f o r mi n n e t w o r k e dc o l l a b o r a t i v e w o r ks y s t e m ，w eb r i n gf o r w a r dao v e r a l lf r a m e t h e r ea r et w ol e g so f t h i sp l a t f o r m ，o n ei s w o r k f l o wm a n a g e m e n t s y s t e m a n da n o t h e ri s c r o s s o r g a n i z a t i o n a l o ai n t e g r a t i o n t e c h n o l o g y i n t h ee n d ，t h ea u t h o rh a st r i e dt oe s t a b l i s h e dat e s t i n gp l a t f o r mo fe - o f f i c e b y t h i sp a l a t f o r m ，w ec a nd on e t w o r k e dc o l l a b o r a t i v eo f f i c ew o r k ，a n dc a ne x c h a n g ew o r k f l o w i n f o r m a t i o n b u s i n e s sd a t a , a n ds h a r e dr e s o u r c e f u r t h e rm o r e ，t h ea u t h o rh a sb r i n g e do u tn e wv i e w p o i n t o fd y n a m i cb u s i n e s s c o m p o n e n t s ，a n d a p a r t i c u l a r r e s o l v e n to f c r o s s o r g a n i z a t i o n a lo a i n t e g r a t i o n k e yw o r d s ：c o l l a b o r a t i v ew o r k ，w o r k f l o wm a n a g e m e n t ，o f f i c ea u t o m a t i o n ， c r o s s - o r g a n i z a t i o n a li n t e g r a t i o n ，d y n a m i cb u s i n e s sc o m p o n e n t s 第1 i 页 y 5 7 1 3 7 3 声明 本学位论文是我在导师的指导下取得的研究成果，尽我所知，在 本学位论文中，除了加以标注和致谢的部分外，不包含其他人已经发 表或公布过的研究成果，也不包含我为获得任何教育机构的学位或学 历而使用过的材料。与我一同工作的同事对本学位论文做出的贡献均 已在论文中作了明确的说明。 研究生签名：担 沙6 “年钼哆日 学位论文使用授权声明 南京理工大学有权保存本学位论文的电子和纸质文档，可以借阅 或上网公布本学位论文的全部或部分内容，可以向有关部门或机构送 交并授权其保存、借阅或上网公布本学位论文的全部或部分内容。对 于保密论文，按保密的有关规定和程序处理。 研究生签名： 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 1 绪论 1 1 课题研究背景 2 1 世纪，人们进入了知识经济时代，制造业面临了前所未有的机遇和挑战。虚 拟企业、分散网络化制造将成为未来制造业发展的趋势，企业信息化的进程也必须适 应未来制造业发展的趋势。制造企业信息化的一个重要组成部分是企业办公自动化， 如何在虚拟企业环境下满足地理位置分散的企业的管理自动化、工作流程自动化、办 公支持多样化与柔性化对企业办公提出了严峻的挑战。同时，随着人们对工作效率的 要求提高，办公自动化予系统与其他业务应用之间的集成也是必然的趋势，这就要求 办公子系统与其他业务应用之间能够实现数据交换和协同工作。 传统的c s 结构办公系统通常只能在企业内部局域网之间实现办公自动化，现代 办公子系统，不仅要求在传统办公的基础上实现企业内部办公的自动化，而且要求企 业进一步实现整个办公资源的整合，包括：企业内部、企业之间、企业与相关社会组 织之间的办公资源。这就涉及到跨地域、跨平台的实体之间办公通讯、复杂分布式工 作流的管理与办公资源管理等新的技术问题。 南京理工大学c i m s 研究所长期以来从事网络化产品开发环境框架和使能技术 的研究，承担了“十五”国防预先研究课题，独立开发了基于w e b 的协同工作系统 e c w s ( e c o o p e r a t i v ew o r ks y s t e m ) 。e c w s 是一个具有开放体系结构、支持异地协 同的技术平台，为新一代制造企业提供基于网络的全面解决方案，它包括：e - o 伍c e 、 e c a d 、e c a m 、安全控制等子系统。 本文的研究目的就是在e c w s 的体系框架下，探索出适应网络化环境下办公要 求的办公平台e o 蚯c e ，能够以办公协作来支持动态联盟的组建。 1 2 网络化协同工作环境 1 2 1网络化协同工作的基本概念 计算机支持的协同工作( c o m p m e rs u p p o r t e dc o o p e r a t i v ew o r k ，c s c w ) 的概念 是美国m i t 的i r e ng r i e f a t d e c 的p a u lc a s h m a n 两位学者提出来的，由于c s c w 是 一个跨学科的新研究领域，涉及计算机科学、信息科学、社会学、组织理论、人类学 等多种学科，目前尚没有统一的定义。学术界普遍认可c s c w 的实质是在分布式环 第1 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 境下，利用计算机支持用户之间的交互，而不是传统的用户与计算机之间的交互【l 】。 我们暂且这样定义c s c w ：地域分散的一个群体借助计算机及其网络技术，共同协调 与协作来完成一项任务。网络化协同工作环境从本质上来说是一种基于w e b 的c s c w 系统口1 。 1 2 2网络化协同工作与办公技术 网络化协同工作是属于多学科、多领域交互作用的一个研究范畴，由计算机科学、 心理学、人类工程学、认知科学、社会学等多学科综合一起的协同工作系统主要有以 下关键支撑技术【3 ，4 ，5 ，6 】： ( 1 ) 环境技术网络技术：要实现网络化协同工作系统，网络环境是必不可 少的，企业需要具有通信的连通性，并应按照“企业网专全国网专全球网”的步骤建 立，实施企业的网络技术。利用企业网实现企业内部工作小组之间的交流和并行工作， 利用全国网、全球网共享资源，实现异地设计和异地制造，及时地、最优地建立动态 联盟。 ( 2 ) 统一技术标准化技术：以集成和网络为基础的制造离不开信息的交流， 交流的前提是有统一的交流规则，这是标准化的工作。执行电子数据交换标准、产品 数据交换标准及超文本数据交换标准等，是实现网络化协同工作环境，参加跨国动态 联盟的前提。 ( 3 ) 协同技术并行工程技术：并行工程技术是对产品及相关过程( 包括制 造过程和支持过程) 进行并行、一体化设计的种系统化技术。该技术要求产品设计 人员在设计一开始就考虑产品的全生命周期( 从概念形成到产品报废) 中的所有因素， 包括质量、成本、速度、进度及用户要求等。并行工程通过组成多学科的产品开发小 组协同工作，利用各种计算机辅助工具等手段，使产品开发的各阶段既有定的时序 又能并行。同时，采用由上、下游因素共同决策产品开发各阶段工作的方式，使产品 开发的早期就能及时发现产品开发过程中的问题，从而缩短开发周期，降低成本，增 强对市场的响应敏捷度。 ( 4 ) 过程技术工作流管理技术：能够有效支持企业业务重组、业务过程集 成、项目管理和群组协同工作的工作流管理技术对于实施动态联盟具有重要的支持作 用。另外，工作流管理系统还可以作为企业间信息集成的使能工具，基于w e b 和基 于邮件方式的工作流管理系统i 叮以为企业灵活地组建动态联盟和实现信息交换发挥 重要作用。 办公技术是以上四种技术的一个自然延伸，是后两种技术最主要的应用方式。办 公技术通过各种面向实际业务应用的功能模块，把协同技术与过程技术封装在其中， 第2 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 最终实现网络化协同工作的一种方式。 1 3 网络化协同工作环境下的办公技术 1 3 1 办公自动化技术的内涵 办公自动化( o a ，o f f i c ea u t o m a t i o n ) 起源于2 0 世纪5 0 年代，并在过去2 0 年 间得到飞速发展和大规模应用，其内涵与外延也在不断的扩大。办公自动化作为一门 学科受到了越来越多的人的重视，但是至今尚未形成一个严格、统一的定义。一种较 为普遍的观点：办公自动化是以先进的科学技术、系统科学、行为科学为支柱的一门 综合技术。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合利用信息技术完成各种 办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助 决策，促进办公活动的规范化和制度化，以达到既定的目标，获取更好的效果 7 ，8 1 。 传统的企业办公模式，大部分功能主要依靠人工来完成，计算机的使用程度很低。 信息以纸张储存，靠人工来接收，处理和传递，其速度慢、效率低、消耗大，存在着 信息采集手段落后，缺乏必要的信息分析和处理系统，异地交流不方便，最主要的是 信息处理速度滞后于生产，严重制约了企业的发展，由此可见，建立现代办公系统势 在必行。作为网络化制造系统的综合办公服务平台，应以信息技术为基础，实现高效、 自动化办公环境；建立内外情报获取、分析和处理系统，为企业领导提供决策支持： 提供异地办公模式，使企业领导可以在外地通过i n t e m e t 指导公司的工作：通过自动 化办公的实施，促进企业向科学化和合理化转变，改善工作模式；节约人力，物力资 源。通过自动化办公，改善信息采集、分析、处理、交流方式及速度，减少大量的重 复劳动，节约大量的时间和资源，从而提高工作质量的效率，增强企业的竞争力。 因此办公自动化在其本质上是为了企业管理的自动化、决策和执行的高效化。办 公自动化不仅要求是在传统办公的基础上实现办公的无纸化、流程的电子化、数字化， 而更是办公流程的自动化、信息获取的方便化、协作沟通的快捷化和无障碍化。 1 3 2 办公软件的发展概述 网络环境中的办公平台，是一个不断发展的过程，是人们力争将现代科技新成果 尽快地应用与人类办公和管理的一种努力，它反映了人们对信息的渴求。从体系结构 上来说，它的应用在经历了m t ( 集中模式) 、f w ( 资源共享模式) 和c s ( 客户 服务器模式) 几个阶段，又进入了b s 结构模式阶段，并形成了三代不同类型的办公 系统9 ，1 0 , 1 ”。 第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统m i s 系统。它的最大特点是，应 第3 页 硕士论文网络化协同工作环境下的办公平台研究 用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据 的计算和统计能力。其贡献在于把i t 技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但 是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度 是有限的。 第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也 发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期 办公自动化的不足之处，以e m a i l 、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工 作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模 块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。 与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作 流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化系统建立在 企业i n t e m e t 平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理( k m ) ，使企业每 一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。 第三代o a 的核心是知识。与第二代相比，第三代o a 不仅模拟和实现了工作流 的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。 第三代o a 系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信 息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门 户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基 础是知识管理技术。 总的说来，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核 心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。 1 3 3 网络协同环境下办公自动化的特点 在网络协同环境下，办公自动化技术具有以下特点： ( 1 ) 它是一门综合的跨学科技术，主要涵盖了计算机技术、通讯技术、系统科 学和行为科学，人们称之为办公系统的四大支柱【7 1 。 ( 2 ) 它是通过人一机信息系统来实现的。涉及的用户有决策人员和执行人员； 涉及的系统维护人员有系统管理员和数据库管理员；涉及的硬件有计算机网络、各种 自动化办公设备；涉及的软件有数据库软件、办公系统建模软件、办公系统仿真软件、 工作流引擎、办公系统通信软件等等。 ( 3 ) 办公信息具有复杂、多样、信息量大、结构不明确( 结构化、非结构化、 半结构化) 等特征，包括文字、语音、图像、数据等【1 2 】。 ( 4 ) 办公自动化总的目标是：提高办事效率和质量，提供决策所需要的信息。 第4 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 对于不同的部门，办公事务可能有很大差别，但是他们总的目标是相同的。 ( 5 ) 办公系统本身属于管理信息系统的范畴，但是它又高于通常意义上的m i s ( 管理信息系统) 。它比m i s 系统更加复杂，m i s 主要为管理层提供必要的信息，而 办公系统除了提供信息之外还要对办公流程进行处理【1 3 】。 ( 6 ) 它是网络化协同工作重要实现方式。办公自动化系统与协同设计、协同制 造等一起构成了网络化协同工作的实现平台。 1 3 4 网络协同环境下办公平台的功能 在网络化协同环境下，企业日常办公事务不但众多而且已经超出了一个企业内部 的范围，不仅有本企业内部的事务，更有与协作伙伴企业之间发生的事务。因此，网 络环境下的办公服务平台与通常意义上的办公自动化系统的功能有相当的类似，但也 有显著的不同。它们都具有如下一些基本的子功能模块，如：日程安排、公文流转、 会议管理、信息发布等。由于，一个企业的办公资源要与它单位实体的办公资源要进 行有管理的互惠协作，因此外部协作是网络协同环境下办公平台的显著功能特点。 主要功能子系统的功能图1 1 ，对其中部分模块功能说明如下： 网络环境下办公平台 公 文 处 理 档 案 管 理 会 议 管 理 日 常 办 公 知 识 管 理 企 业 动 态 通 讯 管 理 个 人 设 置 图1 1 网络环境f 综合办公平台功能示意图 网 上 投 票 系 统 维 护 外 部 协 作 ( 1 ) 公文处理 完成收文管理、发文管理、公文催办督办等各项功能。系统能根据不同用户的不 同行文流程，在办公综合管理环境下自动实现收文、发文、统计查询，贯穿办公的全 部过程，对整个工作流实时跟踪和对该审核信息进行记录，并能按照有关规则，自动 报告、提供公文在处理过程中的状态。所处理的公文类型包括：会议记录、通知、公 函、各种报告等。 ( 2 ) 档案管理 完成档案维护、档案借阅、档案内部管理( 接收、转交、销毁等) 、档案检索。 第5 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 利用浏览器，就可以根据不同的档案特征属性，如：归档日期、档案编号、主题词等 进行查询与管理。同时，不同的用户都只有符合自己角色定义的权限，如：可阅读范 围、管理权限等。 ( 3 ) 会议管理 完成企业会议通知、会议筹备、会议配置、会议期间管理、会议结束整理。通过 “会议通知”向参会人发邀请；通过“会议筹备”跟踪管理整个会议筹备过程的动态 情况，如参与人员的变动、会议内容的准备等等；通过会议配置选定开会的媒体方式， 如；视频、讨论白板、音频、文字等等；“会议期间管理”主要做会议记录，参会人 员的计算机通讯管理；“会议结束整理”报告会议结果，会议记录存档。 ( 4 ) 个人设置：让用户定制自己的界面，管理个人的私人数据。 5 ) 外部协作：与外部组织进行办公业务协作，为跨组织集成提供支持。 1 3 5 办公自动化的类型划分 由于面向的业务应用对象和使用的技术不同，办公自动化平台可以划分为三种类 型 7 】= ( 1 ) 事务型：是基础层次的，包括文字处理，个人日程管理、行文管理等完成 基本的办公室事务处理和行政事物处理活动。有一个办公室内的单机系统与支持一个 机构内小范围通讯的多机系统。 ( 2 ) 管理型：为中间层次的，包括事务型，管理型是支持各种办公事务处理的 办公系统与支持管理控制的管理信息系统结合而成的办公系统。通过办公系统与其他 支持生产、设计的系统，如：c a m ( 计算机辅助制造) 、c a d ( 计算机辅助设计) 、 c a e ( 计算机辅助工程) 等的通讯协作，实现管理型办公。 ( 3 ) 决策型：它是以事务型和管理型的大量数据为基础，同时有以自有的决策 模型为支持决策或辅助决策而组成的办公系统。决策的实现逻辑是：按照不同的业务 目标以特定推理分析规则建：芷数学模型，并把模型物化为有对外数据接口的应用程 序，通过对模型输入数据提出决策结果而完成决策。在办公系统中是把这些现成决策 模型存入决策模型库，在需用的时候直接调用。 1 3 6研究网络化协同环境下办公平台的重要意义 ( 1 ) 随着新的生产模式的发展，企业的发展很大程度上取决于信息的获得与处 理能力，通过建立适应未来企业发展的办公系统，能够大幅度地提高企业工作人员的 信息获得与处理能力，提高企业管理人员的分析决策能力。 ( 2 ) 进一步提高企业内部人员的工作效率。在计算机协同技术的支持下，办公 第6 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 平台通过提供丰富的信息支持，合理的自动化工作流程管理、和主动式服务使企业工 作人员的工作效率能显著提高。 ( 4 ) 提升了企业间集成的水平，是企业能够顺利加入动态联盟，适应新的生产 模式的重要支持。 ( 5 ) 网络化协同环境下办公系统能是企业进一步改善其管理的重要手段，通过 系统的数据统计和仿真支持，帮助企业实现内部业务流程重组，消除瓶颈和低效环节， 提高企业市场响应能力。 ( 6 ) 进一步推进思想变革，良好的办公系统不仅是企业实现新的思想的手段， 也是传播新思想的工具。通过办公系统的应用，能够逐渐改变从企业管理人员到普通 业务人员的落后观念，形成一个新的企业文化，增强企业的凝聚力。 1 3 7 现状与展望 办公服务系统是信息管理系统应用最为普及的项目，研究和应用都取得长足的进 步。但目前应用的办公服务系统存在如下缺陷： 开发手段单一，系统功能受到限制； 集成化程度差； 缺乏柔性，可移植性低，不能适应变化的环境； 用户功能广度和深度不够，纳入办公系统中的业务较少，而且依然缺乏数 据统计、决策分析等深度运算支持； 缺乏可操作性，用户界面不够友好； 与企业内外部应用软件系统通信能力比较差，形成自动化孤岛。 我们还发现，现有办公系统作用范围大都是在一个企业或组织内部考虑的。由于 计算机协同工作、敏捷制造、分散网络化制造 1 4 】、动态联盟等新的概念提出，使得现 代企业的办公作用范围必然要超出单个企业的范畴，必须能快速地实现与其它企业的 办公系统实现对接，以完成一个跨组织的协作。 未来办公服务平台的技术趋势应是i n t r a n e t 与i n t e r n e t 进一步走向融合。为了顺 应这种趋势以保证办公服务的良好扩展，设计应该立足于现有的先进技术与思想，比 如设计上采用三层结构的思想、开发中使用面向对象的方式、增加系统的安全性、增 加系统的柔性和开放性等等。从系统角度上来说，应该从协同工作的办公系统向协同 发展型的办公系统发展；从作用范围来说应该从组织内的协作的办公系统向跨组织协 作的办公系统发展。 第7 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 1 4 本文与主要工作 本文主要研究了网络化协同工作环境下的办公技术，该技术主要有：系统结构的 建立、分布式工作流管理技术、办公应用模块设计技术、跨企业办公协作技术，本文 在相关技术的基础上，给出了系统的原型设计与试验性应用。本文研究的主要与组织 如图1 2 所示： 图12 文章的内容与组织结构 第8 页 硕士论文 堕竖化协同工作环境下的办公平台研究 2 网络化协同工作环境下的办公平台综合分析 2 1 网络环境下企业办公系统需求分析 网络环境下，办公系统在继续满足传统办公业务需求如：公告发布、公文处理、 邮件通知基本功能外，又现一些新的需求。 2 1 1集成需要 当今日益增长的市场竞争、市场全球化比以往任何时候都要求企业通过虚拟联盟 的形式组织起来，以便能以更加柔性和高效的方式满足快速变化的市场需求 1 5 ，”】。于 是不同的盟员企业需要集成它们各自的业务流程，以便能够增加服务与缩短交货期。 价值链的集成不仅仅是利用网络来处理企业业务：不同企业间的业务流程需要无缝集 成到一个更加高效的全局意义上的重组流程之中。而企业的办公活动也因这种要求， 需要与外部相关企业将一些办公活动进行有效协作与沟通。如：一个专门从事某类部 件设计制造的一个单位实体，以盟员的身份加入到动态联盟中，从事新产品的研发， 那么由于产品研发过程本身就是由一个初步原型逐步改进到一个成熟产品设计的过 程，其中不可避免地要与盟主以邮件、文档等多种形式多次交换产品研发意见书、商 业协定等等，为提高效率，办公系统的跨企业集成就显得十分重要。 跨组织信息集成是一个十分复杂的问题：一方面不同企业本身的办公系统在硬件 结构和软件构成方面一般都是互不兼容的，另一方面各个企业自己保留的办公系统往 往又是证明了的对本企业管理是行之有效的优势手段，不希望受到干涉。 与此同时，企业内部的业务流程也变得更加复杂。企业内部各子系统如：协同设 计、p d m 、e r p 、项目管理、办公自动化等之间的互相依赖程度更加提高，这就要求 办公子系统不仅仅满足对本身包括邮件、公文、公告、通知等方面的信息进行有效管 理和发布；同时还要求获取其他业务应用系统中的信息，以便能提供统计和决策功能。 在此基础上，要求能够实现在已有的不同业务子系统之间进行信息传递和交互，以便 相互配合，从而进行协同工作。如：部门主管发出通知要求项目负责人把最近一周的 工程进度、工程质量、存在的问题、不同员工的表现，以详细的报告在规定时间内送 到主管办公室，以便对部门内部人事、资源等进行调整和对部门发展目标进行规划。 因为企业传统上不同的应用业务系统是相互独立的，那么项目负责人需要做通过项目 管理获得工程进度的详细数据、通过办公子系统来查询组员的各种工程报告单、通过 管理信息系统来查询员工考勤记录等工作才能完成这一报告。当实现企业内部业务予 薷9 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 系统之后，也许项目负责人只需要通过在系统中定制一个自己喜欢的格式的界面之 后，系统就能自动地为他提供一个完美的报表。 2 1 2可靠性和系统科学性需求 可靠性，指办公系统在规定时间内完成规定任务的能力。当计算机发展到今天， 计算机几乎在国民经济、人们生活中的每一个角落都占据着不可替代的重要地位，人 们对计算机已经十分依赖，然而计算机的程序都是人来编写的，限于人的知识范围、 能力水平不可能对每个潜在失误都能预见到，尤其当软件所面临对象的活动模型变得 十分复杂时更是如此。另一方面，当今经济的主要形式是社会化的大生产，企业主要 以办公自动化系统在业务层面把员工组织到一起进行协同工作，如果办公系统出现软 件错误、多种冲突等异常，必然会影响到企业的正常运转，如果异常出现在那些非常 的重要环节往往会给企业造成严重的损失。 办公系统的开发，也是一个比较复杂的系统工程，各个企业都有各自的特点，如： 经济能力、目前的企业计算机应用水平、所从事的具体行业、人员文化程度、企业规 章制度等等多种因素的影响。不能仅只从软件技术的先进程度，开发所利用工具平台 的先进性来评判，更簧从整个系统的科学性，是否最好地、低成本地满足用户需求来 评判。尤其是在现代生产条件下，企业的组织模型逐渐将由面向功能的树状组织模型 过渡到面向过程的网络化的组织模型。在面向过程的管理中，一个过程中完成不同功 能的环节之间的协调过程远比功能部门组织结构下要复杂【1 。”，因此新一代的办公系统 必须科学地解决面向过程管理模式带来的复杂性。仿真是个很好解决办法，通过对 各种办公流程进行模拟能够预先失误，从而大大减少这种失误造成的影响。 当今的办公自动化软件最主要的开发方式是利用i b m 公司l o t u s 群件平台或者 m i e r o s o f t 公司的e x c h a n g e 群件平台上进行开发。的确，这些软件已经有很多较好的 使用记录，但是也有相当的不足，主要体现在缺少概念框架和理论模型的支持，在运 行控制、意外情况处理不够i l8 1 。例如：l o t u sn o t e s 在流程权限管理和路由控制方面 很粗糙。除了用口令进行文件夹的存取操作外。没有任何工具进行复杂控制。 2 1 3 安全性需求 企业内部办公系统中的数掘是企业非常重要的商业秘密，因为它涉及到企业几乎 的全部活动内容，因此不能被盗窃也不能被破坏。网络环境下企业办公平台因为它所 涉及的范围更加广泛，安全管理难度加大，必须有一套良好的安全策略应用于网络环 境下的办公平台【1 9 , 5 3 。 第i o 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 2 1 4 面向协同发展知识管理需求 现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要 提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。快速有效地获得知识是企业 创造力的源泉，也是企业提高核心竞争力的途径。知识管理可以帮助企业解决知识共 享和再利用的问题【2 n ”】。办公系统实施知识管理工程的意义在于：他能帮助企业发现 潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。知识管理意味着 在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错 误和重复工作。从而改变员工在企业知识获取上的被动地位，让员工能够主动地去获 取知识，提高了工作效率也提高了企业的创造能力。 2 1 5 人性化需求 人性化是指软件最大限度地从用户使用的实际情况考虑，让软件具有易用性，服 务主动性。人性化对办公系统来说是尤其重要的，因为办公系统是企业人员日常接触 最频繁的应用软件。如果在设计软件的时候，对用户的意图理解不够，让使用变得麻 烦，多次重复之后，必然让用户对使用此软件感到厌烦，进而将影响企业的管理效率 与质量以及员工的身心健康。 提高软件人性化的措施有多种，作者这里列举出部分措施： ( 1 ) 主动服务 主动服务，在我们日常用到的软件如：中文之星的“智能狂拼”汉字输入工具， 就能很好地揣摩学习用户的意图，主动将用户最可能想输入的字显示出来，省略了繁 杂的用户选字时间。同样的思想也应该在办公软件中得到很好的体现，尽量避免用户 做繁杂或无序的工作，尽可能提供柔性、并具有智能学习的路径选择与目标主动提示 服务功能。如：电子邮件地址主动显示、主动提示应用业务模板、主动启用应用工具、 主动工作路径提示等。 ( 2 ) 应用模板 应用模板就是把常用的应用逻辑与文档格式信息编写成框架模板文件，用户在需 要的时候复制一个模板，在模板中添加一些字段( 参数) 的值，就可以完成一个具有 特定意义的文档。办公系统中会产生大量公文，以及工作流程文件，其中有很多类型 的文件格式、应用逻辑都是近似的甚至完全雷同，因此用模板来解决各种文件产生的 复杂性问题是一个很好的办法。应用模板还有另外的好处：它可以规范化企业文档的 产生并有助于企业规范化管理：提高工作人员的工作效率；方便文件的档案管理。 ( 3 ) 系统美化 第1 1 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 美是人类的共同爱好。研究表明：美化的工具有利于员工提高的工作效率，并有 利于员工的身心健康。很遗憾的是目前很多办公软件商及很多企业决策者并没有认真 考虑到这一点，国内有名的创新o a 、w e b o f f i c e 在工作界面上都存在字体不够美观、 版面色彩单一或者不够柔和、整体美感不足的问题，而且界面固定、不允许用户拥有 自己喜爱的界面，长时间使用这样的工具可能会使人厌烦；同时从整个系统的角度来 看也存在协调性不足、思想性不够的问题。总的说来，绝大多数办公软件商考虑得最 多的是如何在功能上完善的问题，而没有把软件当成一件“艺术品”来看待。功能最 完善、技术最先进的软件不一定是最好的软件，只有用户最喜欢的软件才是最好的软 件。不可否认一方面：人都有技术专长，软件设计人员很难同时也一个美学家；另一 方面：从美学上考虑系统的设计会增加软件开发的成本，短时间内会减少企业的盈利。 但是从发展看必须增加办公软件的美学性，才请b 符合人类普遍追求的价值目标，也才 能最终赢得市场。作者提出了一些增加办公软件美学性的方法： 系统设计上由软件系统设计师设计出系统功能框架，再邀请美学专家进行系统结 构的美化设计与各个功能模块的美化设计，并对每个模块设计出不同的界面风格让用 户选择，或允许用户在使用的时候自定义界面( 包括图片、颜色、字体、比例等) 。 再让用户代表参与评判，这个过程可能需要两者相互多次协商。软件设计师再按照系 统设计师与美学专家共同设计的方案进行设计。 除了让办公软件完成自己的功能，并提供用户喜欢的接口界面外，还应该使企业 能够以办公软件为工具巧妙地宣传企业文化，使员工增加对企业的亲近感、激励员工 的意志、培养团队精神，从而完成办公软件人性化、思想化的提升。 ( 4 ) 多媒体化 “多媒体”指信息以图像、图片、声音、动画等多种方式表现。“多媒体”能极 大地提高人们信息获取的速度和质量，而速度和质量本身在我们这个时代企业追求的 目标，因此新一代的网络环境下的办公系统，必须尽可能地提供支持多媒体的办公方 式，才能符合企业的发展目标。 多媒体化实际上就是要利用多媒体，把用户从呆板的文字图片界面里解放出来， 用图像、声音、动画等多种工具为用户创造一个更加轻松、有效率的工作平台。从某 种角度上来说，多媒体化也是系统美化工作的一部分。可以尝试的多媒体化在办公如： 声音电子邮件、动画界面、视频会议等。 2 2 办公平台的支撑技术分析 网络环境下办公平台的需求分析为我们描述了网络环境下办公平台的一些重要 特征需求，而其支撑技术则为我们提供了实现的基础，本节将对这些基础技术进行探 第1 2 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 讨。 2 2 1 建模技术 建模技术从来都是解决复杂对象研究的首要技术。网络环境下办公平台的业务对 象是面向现代企业的，它服务于制造企业。而制造企业是一个十分复杂的结构体，企 业办公平台在实施上可能会取决于企业规模和能力、在资源上取决于企业的资源状 态、在信息系统的建设上取决于企业的信息分布体系与基础网络设施、在作用形式上 取决于企业规章制度与工作习惯等等，这一切决定自动化办公平台也是一个复杂对 象。所以，办公平台的建模技术也是在我们解决企业办公时要利用的主要支撑技术。 建模的方法通常有两种【l7 】：基于功能的建模和基于过程的建模。基于功能的模型 是把一个系统分成若干个功能单元或者功能子单元，在这些单元基础之上来建立系统 的模型。基于功能的建模方法特点是：有良好的通用性，但缺乏丰富的语言描述能力； 功能分解方法严格的递阶关系容易形成自动化孤岛，且不方便不同组织之间的交流。 基于过程的建模方法是一种更加有效和自然的建模方法。它使用过程把系统的活动链 接起来。在这种方法中，基于过程的控制流、信息流可以得到有效的集成，能对过程 从开始到结束进行完整地建模而无需考虑组织的边界。这些过程由基本的活动组成， 每个活动是过程中的一个执行步骤。基于过程的建模方法的优点是能够更好地支持企 业集成，更能够描述企业的业务过程和适应企业的组织变化。 建模工具有很多种，制造企业中常用的功能建模工具最具代表性的是i d e f 、 c i m - o s a 、g r a i 网络。面向过程的建模方法最具代表性的有p e t r i 、活动网络图、 c p m 方法等方法【5 ，”j 。 办公平台是一个非常复杂的平台，由于其复杂性我们必须把它用功能建模的方法 进行功能分解，但是办公业务又有明显的流程特性，所以作者对办公平台的研究上采 取了功能分解法和流程分解法相结合的办法，在后面其它章节将有多处涉及或应用。 2 2 2 工作流技术 工作流技术口2 1 是实现自动化办公的核心技术，办公系统包含大量的工作流应用。 它通过工作流引擎把用建好的工作流程模型实例化以后，按照一定的执行规则如： e c a 规则推动系列办公活动的执行，从而实现办公过程的自动化。我们将在第三章 对其进行详细阐述。 2 2 3 计算机网络技术 计算机网络技术是自动化办公的主要支撑技术，它是自动化办公平台的通讯基 第1 3 页 硕士论文 网络化协同工作环境下的办公平台研究 础。正是因为计算机网络技术才使得办公系统不仅仅局限在小小的办公室，而能超越 地域、国界、甚至语言。 自动化办公需要网络技术中下列技术的支持： 电子邮件技术，在办公系统中常用的消息传递工具。 w w w ( w b r l d w i d ew e b ) 技术，从技术上讲w w w 是一个支持交互式访问的 分布式超媒体信息场，它通过超文本传输协议( h y p e r t e x t t r a n s p o r tp r o t o c o l ，h t t p ) 允许不同平台的用户通过浏览器发出请求，然后服务器返回该项。正是这个巨大的优 点实现了不同平台的用户可咀远距离信息传递，并实现了应用逻辑与客户端相分离的 b s 技术。 虚拟专用网络( v p n ) ，其核心是利用隧道技术( 一种网络传输协议，将其他 协议产生的数据报文封装在它自己的报文中，在网络中传输的技术) ，将内部网络的 数据加密封装后，透过虚拟的公网隧道进行传输，从而防止敏感数据的被窃。网络用 户通过i n t e m e t 等公用网络建立v p n ，就如同通过自己的专用网络建立内部网络一样， 享有较高的安全性、优先性、可靠性和可管理性。 快速网络技术，利用千兆以太网、a t m 网等网络技术实现大量办公数据通讯， 有力地支持视频会议、语音会议这类大量消耗网络资源的办公业务。 网络安全技术，利用现有成熟的访问控制、数据加密、防火墙等技术保证企业 办公系统及其数据的安全，保守企业秘密【2 3 1 。网络环境下的企业办公系统及其数据是 企业的生命线，如果它们受到破坏将给企业带来巨大的损失。 2 2 4数据库与文档管理技术 数据库与文档管理技术是办公平台最重要的基础支撑技术之一，数据是企业的生 命，是各种生产经营管理活动所依据的基础。因此对各种数据的安全保存和有效管理 是非常重要的。企业正常生产经营活动中，经常大量产生各种文档，如：w o r d 文档、 c a d 文档、p r o t e l 文档、影像等等。这些文档大多都是非常重要的数据且复杂非结构 化，因此需要一整套文档管理技术来实现文档的分类管理、版本管理、安全控制等。 现有主流大中型企业数据库o r a c l e 、d b 2 、s q ls e r v e r 都提供了良好的安全备份、日 志管理、非结构化文档存储功能2 4 ，2 5 ，2 酣，尤其是它们提供了丰富的函数、过程、触发 器可以开发主动数据库，为基于数据库的工作流引擎开发奠定了重要基础。 2 2 5x m l 文档技术 x m l ( e x t e n s i b l e m a r k u pl a n g u a g e ) ，即可扩展标记语言【2 7 】，它是用来描述一类 称为x m l 文档的数据对象，同时也部分第描述了处理这些数据对象的计算机程序行 第1 4 页 硕士论文 网络化协n i 作环境下的办公平台研究 为。x m l 是s g m l ( 标准通用标记语言r l s o8 8 7 9 1 ) 针对应用的一个子集。 x m l 文档由称为实体的存储单元组成，实体包含结息数据或为解析或未解析数 据。解析数据由字符组成，其中一些字符组成数据，另外一些字符组成标记。标记中 包含了对文档存储格式( s t o r a g el a y o u t ) 和逻辑结构的描述。x m l 提供了一种机制 用于约束存储格式和逻辑结构。称为x m l 处理器的软件模块用于读取x m l 文档， 存取其中的内容和结构1 2 8 , 2 9 1 。 x m l 特点： ( 1 ) 可以直接在因特网中使用； ( 2 ) 支持大量不同的应用； ( 3 ) 与s g m l 兼容； ( 4 ) 处理x m l 文档的程序容易编写； ( 5 ) x m l 文档清晰明了，可读性强； ( 6 ) x m l 设计正式而且简单； ( 7 ) x m l 文档易于创建。 基于以上特点，x m l 可以把数据从表现形式中解放出来，使数据可以多次重复 使用。这样就使得x m l 文档能为不同的应用服务。因此，x m l 可以充当公共传输 工具，以中性格式进行数据传输。此外，x m l 还可以处理各种数据类型，包括文本、 图像和声音，并可以由用户进行扩展来处理特殊类型的数据。目前许多主流数据库厂 商都把x m l 支持结合到产品中，或者提供可以在其数据库中使用x m l 的工具，这 进一步增加了x m l 用于数据转化的实用性。 2 2 6标准化与重构技术 标准化和重构技术，也是一个先进的办公软件的必备特征。办公软件是一种服务 软件，在效率上应该尽可能地帮助用户提高工作的效率，而不是增加用户的烦恼。举 例来说我们的图形化办公