会议组织工作流程.doc

会议组织工作流程 文件编号：ABZ-BG-013会议组织工作流程1目的 本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）会议组织工作的流程及控制要点，旨在规范会议组织工作，明确会务工作人员的职责，确保会务前期筹划严谨，会务执行过程合理，会务服务体系完善。2适用范围 本文件适用于本行会议组织工作。3定义、缩写与分类3.1定义会议：是指一种有组织地商讨和决定某些事项的临时性集体活动。包括会议时间、会议议题、会议主办者、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素。会议组织工作：是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的准备到善后的一系列具体工作。3.2缩写无3.3分类1）会议根据其规模大小，分为：小型会议和大型会议：a)小型会议：是指参会人员30人以下（包括30人）的会议；b)大型会议：是指参会人员超过30人的会议。2）会议根据其有无固定召开时间和频率，分为定期会议和不定期会议：a)定期会议：是指定期举行，不可轻易取消或延后的会议；b)不定期会议：是指因突发问题急待解决而临时召开的会议。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责主管领导1）审批会议通知，提出明确要求并督促综合办公部门落实；2）审签会议纪要，监督相关部门落实。综合办公部门/主任岗1）审核会议通知，安排综合办公部门工作人员做好会务服务、后勤保障等工作；2）审核会议纪要的完整性、准确性。综合办公部门/督查督办岗做好会议决议的督办工作。综合办公部门/后勤服务岗按会议要求布置会场；安排食宿；接送会议代表。综合办公部门/文秘岗1）草拟和发布会议通知；2）撰写会议材料，协助做好会场服务，负责会议记录；3）整理会议记录，撰写会议纪要并报领导审批；4）印发会议纪要等。5原则与基本规定5.1原则1）充分准备原则。综合办公部门接到通知后，要弄清会议的目的和要求，领会领导或组织者的意图，策划并拟定会议方案，按方案落实责任人，做到任务到人、责任明确，会议设施、用品要配备齐全，并进行使用检查。2）服务周到原则。会议组织工作应提倡“以人为本”的服务理念，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施，要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法，探索和研究人性化服务、细致服务的方法和措施，不断提高服务水平。3）严密组织原则。为保证会议的顺利进行，每一项会议组织程序都要环环相扣。要强调统一指挥，防止多头指挥。综合办公部门要加强检查，及时发现问题，堵塞漏洞。4）确保安全原则。会议组织人员要严格遵守、贯彻、执行会议有关安全保卫的规章制度和工作规程，防止危害与会人员事故的发生；要确保与会人员的财产安全，提醒与会人员妥善保管好自己的物品；要严格执行食品卫生安全法，防止食物中毒；要事前对参与会议的驾驶人员进行安全教育，明确任务和行车要求，并做好车辆的安全检查。5）厉行节约原则。会议服务要坚持厉行节约，反对铺张浪费行为，严格按会议标准筹备会议，严禁突破会议预算安排就餐和住宿。6）保密原则。保密工作贯穿于相关会议的全过程，在会议组织的每个阶段和环节都要注意保守机密。5.2基本规定1）会议组织工作由本行综合办公部门归口管理。综合办公部门根据工作安排或领导要求，起草会议通知并发布。会议通知应明确会议时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安排、会议代表接送等要点。2）会议召开前，综合办公部门应提前查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设施是否运行正常。3）由综合办公部门统一负责提前安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员和车辆，做好后勤保障服务。4）综合办公部门应会同相关部门认真组织会议材料，并将会议资料提前送至各参会领导。会议召开时负责安排会议签到，分发会议材料，并认真做好会议记录。会议记录包括的内容有：会议召开的日期、地点、主持人姓名、出席会议的人员、会议议程、发言要点、每一决议事项的表决方式和结果等。5）对有决策事项的会议，综合办公部门应负责形成会议纪要。会议纪要主要内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、会议议题和讨论情况、会议决定、参加和列席人员、记录人员等。6）会议纪要应及时送达相关领导和机构，并存档备查。一般情况下，董事会、监事会会议纪要报党委备案；行务会、行长办公会会议纪要报董事会、监事会和党委备案；党委会会议纪要随时备上级党组织检查。7）综合办公部门负责会议决策事项的督办，并将督办结果及时向相关领导反馈，以利于本行工作更好地开展。8）本行会议组织工作应同时做到以下几点： a)明确责任，分工协作。会议组织工作繁琐、具体，要求分工明确，落实到人，并根据各自责任，在任务有交叉时搞好协作，注意衔接点的相互配合和补位，绝不能出现推诿、扯皮，更不能出现任务遗漏。b)统一要求，规范管理。应注意在会标、标志、文件等方面统一要求，规范格式。c)规范着装，礼貌待人。会务工作人员服饰装束要庄重、整洁、大方，言谈举止要文明、热情、稳重。d)严肃纪律，文明会风。倡导文明会风，严肃会议纪律，会前应提前进入会场，会议期间应关闭手机，领导讲话时禁止离开会场或在会场中走动，会场严禁抽烟，必要时可作为会场纪律在会议指南中明确提出。6流程描述与控制要求阶段环节风险点6.1会议组织环节名称 : 草拟会议通知适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 文秘岗;职责要求 : 草拟会议通知操作规范 : 根据工作安排或领导要求，由综合办公部门文秘岗草拟会议通知。会议通知应包括以下主要内容：1）会议时间、地点、参会人员；2）中心议题；3）会议其他要点，包括食宿安排、会议代表接送等。环节名称 : 审核适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 审核会议任务操作规范 : 对会议通知进行审核，确定会议组织要点是否完整，并报主管领导审批。环节名称 : 审批适用部门 : 行长;适用岗位 : 主管领导;职责要求 : 审批会议任务操作规范 : 审批会议通知，并对会议筹备工作提出明确意见。环节名称 : 发布会议通知适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 文秘岗;职责要求 : 发布会议通知操作规范 : 根据领导审批意见，综合办公部门文秘岗发布会议通知。环节名称 : 布置会场适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 布置会场操作规范 : 提前查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设施是否运行正常。特别应明确会场布置是否合理，席卡摆放是否正确，及时更换会标或电子字幕。根据需要，可在会场内适当摆放花草。环节名称 : 后勤保障适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 提供后勤保障操作规范 : 提前安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员和车辆，做好后勤保障服务。环节名称 : 会务服务适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 文秘岗;职责要求 : 提供会务服务操作规范 : 1）组织会议材料，并将会议资料提前送至各参会领导；2）安排会议签到，分发会议材料，认真做好会议记录，根据会议种类详细记载决策事项。3）会议记录包括的内容有：a）会议召开的日期、地点和主持人姓名；b）出席会议的人员；c）会议议程；d）发言要点；e）每一决议事项的表决方式和结果等。风险描述:未认真履行岗位职责,大会材料准备不充分,影响会议顺利召开,导致会议的决策和部署未及时出台和落实。风险等级:高风险控制措施:加强岗责控制，提高文字综合和处理具体事务的能力。控制部门:综合办公部门;控制岗位:主任岗;6.2会议纪要环节名称 : 整理会议纪要适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 文秘岗;职责要求 : 整理会议纪要操作规范 : 对有决策事项的会议，应形成会议纪要。会议纪要主要内容包括：1）会议名称、时间、地点、主持人；2）会议议题和讨论情况；3）会议决定；4）参加和列席人员、记录人员等。环节名称 : 审核适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 审核会议纪要操作规范 : 对会议纪要进行审核，确定会议纪要内容是否完整，是否符合保密性规定，发送单位和个人是否正确。环节名称 : 审签适用部门 : 行长;适用岗位 : 主管领导;职责要求 : 会议纪要审签操作规范 : 会议纪要形成后必须由会议召集人确认无误后签发。签发会议纪要，应确定会议纪要内容是否完整，是否符合保密性规定，发送单位和个人是否正确。环节名称 : 纪要印发适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 文秘岗;职责要求 : 印发会议纪要操作规范 : 1）印制会议纪要，及时送达相关领导和机构，并存档备查。2）一般情况下，董事会、监事会会议纪要报党委备案；行务会、行长办公会会议纪要报董事会、监事会和党委备案；党委会会议纪要随时备上级党组织检查。6.3会议决议督办环节名称 : 会议决议督办适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 督查督办岗;职责要求 : 会议决议督办操作规范 : 根据会议纪要对工作的开展情况进行督查督办，并在会议督办登记簿（附件）上详细登记。会议决议督办程序详见督办管理流程。风险描述:未认真履行督办职责,会议决议事项未及时办理和漏办,造成本行决策和工作部署贯彻落实不及时，影响工作顺利