证照借用管理制度及规程.doc

.证照借用管理制度及规程精选范本第一章 总则第一条 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，明确证照保管人的职责，特制订本制度。第二章 范围第二条 本制度适用因办理公司业务（不包含个人原因）需借阅、借用、复印证照资料时。第三章 制度规定第三条 证照类型证照包括：营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证正副本、章程，开户许可证，信用代码证，刻章卡。第四条 证照保管公司设保管人1名，目前保管人为人力资源部组织发展专员，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下：1. 建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。2. 负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。3. 负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。4. 严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。5. 严格监控交接转移手续。第四章 证照借用流程1. 角色职责角色职责申请人提出证照借用申请、借用证照、归还证照；部门负责人证照借用的初步审批；CEO证照借用的审批；组织发展专员负责所有证照的保管以及相关工作。表-1角色职责表2. 流程图图-1 证照借用流程图3. 进入准则公司员工因公司业务需要必须借阅、借用、复印证照资料时，则进入此规程。4. 输入无。5. 活动描述1) 提交申请证照借用人通过邮件形式向部门负责人提交证照借用申请，并抄送给人力资源部组织发展专员，申请中需写明申请理由、拟用证照资料名称、件数、归还期限、需要使用证照原件还是复印件及复印的份数。2) 审批部门负责人根据申请原因审批证照的使用，若审批通过，则转交申请邮件给CEO进行审批，抄送组织发展专员；若审批不通过，则说明理由退回给申请人。3) 审批CEO审批证照借用邮件，若审批通过，则由组织发展专员准备办理相关手续；若审批不通过，则流程结束。4) 登记并办理借用手续组织发展专员依据CEO的审批意见进行办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。一般情况下公司仅借用证照复印件，组织发展专员需要在复印件上标注此证照复印件仅限于某种用途，申请人不得用于申请事项外的其他事件的字样。组织发展专员必须如实登记所有证照借用、借阅、复印等情况到证照借用登记表，双方确认签字。5) 借用证照办理好借用登记手续后，申请人可借用证照。6) 归还证照证照借用完毕后，需按时交还给组织发展专员。申请人与组织发展专员均需在证照借用登记表中归还栏签字。凡借阅、借用证照资料，原则上最晚在次日必须归还，组织发展专员负责跟进提醒。7) 证照归档申请人归还证照后，组织发展专员需要及时将证照归档。6. 输出证照申请（邮件）证照借用登记表.xlst7. 退出准则借用人归还证照资料后保管人完成归档，整个事件结束。第五章 责任1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不严格，导致证照及重要文件资料遗失的，由保管人承担补办费用及相关法律责任；2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料遗失、滥用的，由借用、借阅人承担补办费用及相关法律责任；3. 如因保管人主观