采购部管理制度-最新版本.doc

.采购部规章制度一、 概述采购部在公司的统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理的采购各部门所需的物料。确保公司经营正常运行及项目按时顺利完成。 二、 组织结构总经理 总经理助理 采购主管 库管采购专员三、 采购部管理制度（一） 总则为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。（二） 采购部职责及管理制度：一、 采购部工作职能：1.采购职能1.制订采购政策及制度。2.制订采购计划与预算。3.明确采购人员的任务和完成目标。4.完成公司采购指标，适时适量供应物料。2.执行职能1.执行公司的采购理念和相关政策。2.执行公司下达的采购任务。3.选择与评估供应商。4.确定合理的库存量，并对库存量进行实时监控。5.采购谈判管理。6.签订采购合同。7.执行对需求部门所提采购需求的审核、对合同执行的管控、对发起人付款计划的审核。3.采购管理职能1采购部组织结构设计与调整。2.采购人员的招聘与培训管理。3.采购绩效考核管理。4.采购成本、库存成本管理。5.审核需求部门的需求，明确采购合同的条款。6.审核发起部门的付款计划。7.审核合同的签订。8.审核采购价格的确认。9.审核供应商的管理。4.采购支持职能1.为业务部、技术部、工程部提供最新的用料规格、性能、价格、供应商等资料。2.为工程部适时、适量、适质地提供物料。3.协助工程部、库管进行物料验收。4.为业务部、预算部提供材料成本，协助业务部制定产品价格。5.为业务部、预算部提供采购成本信息，寻找降低采购成本的方法。6.为财务部提供付款计划，合理控制资金流转。二、采购部工作职责：1.制订采购计划1.编制年、月采购计划。2.编制采购预算。3.分析采购需求。 2.市场调查1.调查采购市场，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、运输情况等。2.寻求新材料，为改良产品寻找替代品。3.收集相关政策、法规。4.调查和掌握供应渠道。5.撰写调查报告。3.供应商管理1.正确开发与选择供应商。2.供应商的评估，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估。3.对供应商进行考核，以作为管理供应商的依据。4.与供应商洽谈，建立供应商档案。5开发新供应商，进行寻价、比价功能。不断寻求替代物料与降低采购价格。6.建立记好的供应商合作关系。保证物料的及时供应。4.库存管理1.进行物料验收入库、保管和发货。2.确定合理的库存量，降低库存成本。3.呆料与废料的预防与处理4.与财务交接单据。5.组织采购1.根据物料需求，组织并实施采购计划。2.采购谈判管理包括确定价格，交货期及付款方式等相关条件。3.询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。4.起草完整的采购合同并进行合同评审。5采购订单的制订、发放、跟进及保存。6.采购付款的申请及付款。7.物料品质管理。6部门协作管理1.向业务部提供新产品的询价、比价并开发新供应商。2.向工程部提供所需求物料的供应，保证工程进度的实施。3.向预算部提供所询物料的最新、最低采购成本，以满足成本核算要求。4.向财务部提供完整的票据、单据等资料信息，完善财务制度要求。5.完成公司其它需要采购部协作事宜。四、 采购工作制度及流程：需求申请需求单审批接收询价比价议价商务谈判确定供应商合同审批合同签订合同执行物料接收交验入库(附：采购流程图改.docx)1、 物料需求申请：（流程：申请人需求部门审核采购部）相关表格：项目用需求单库存采购申请单1.各部门所需物料请购均必须填写项目用需求单，并按流程完成审批，如只通过电话或纸条形式提出，采购部可拒绝采购。2.需求单内容须填写完整，若信息不全无法采购的，采购部可拒收需求单。（如：项目部提需求单，项目经理须对需求物料的品名、规格、品牌、单位、需求数量、要求到货时间进行详细填写；并对此项目的客户名称、施工地点、开工日期、竣工日期、项目方案简介（施工内容）、对物料的使用、质量、包装等要求、付款方式、与甲方账期等详细说明，以此作为采购与供应商谈判依据）。3.所有需求单均应有需求部门审核和采购部审核后，采购人员方能接收。如因特殊情况有紧急采购的，需求人不能按流程审批，可先发邮件给采购部。先安排采购，后尽快补完手续。（发起人在发送邮件时应同时抄送需求部门经理、采购主管、采购专员、库管4人）。4.需求部门负责人要对需求单中物料内容和项目概述进行确认，并保证信息的完整性。对所提需求物料的准确性、项目概述内容的真实性负责。5.库管常用物料建立最低库存量。低于库存量时产生需求，由库管按库存采购申请单格式填写，经采购主管审核后采购。2、需求单接收、询价比价议价及商务谈判： (流程：需求单接收库管确认数量询比议价主管审核谈判合同起草)相关表格：询价单比价单预算报价单1.采购部接到需求单后，应在第一时间与库管确认库存数量并给库管留存一份需求单，确定最终采购数量后在进行采购。如不用采购，应由采购通知需求部门有库存，可以领用。2.采购专员应充分了解所提物料的品名、规格、质量要求及其他特殊要求。如不明处应与需求部门进行详细沟通，明确物料的要求。保证一次采购合格率100%。3.采购部应向供应商详细说明物料品名、规格、质量要求、数量、交货日期、交货地点、付款方式及质保条件等事宜。若无法按需求日采购回公司须与需求部门沟通协商，避免耽误工期。4.同种产品供应商至少对比三家，做三方比价单并需报价方盖章将询价比价结果作成产品价格对比表并汇报领导，并表明意见，请领导审批。5.采购部就合同技术指标和技术条件、设备图纸、交货时间地点等与项目经理确认。6.采购部负责就采购价格与供应商进行谈判并起草采购合同。7.对于劳务施工项目，应由工程部进行主导，提供至少3家施工方信息和报价。由工程部主导、采购部、预算员参与进行评审，确定施工方。7.1市场部应与业主对项目施工内容进行确认，并与工程部交底，由工程部与施工方进行施工交底。7.2工程部应对施工方案中的工程项及工程量进行审核并确认。7.3预算部应对施工方提供的报价明细进行审核，并与项目经理进行沟通确认。7.4采购部起草合同，与法务沟通，与施工方谈判，双方签订合同。采购专员同时在T6系统中生成采购订单。3、合同评审、签署、归档（流程：合同起草发起人意见需求部门审核采购部审核法务审核财务部审核总经理审批采购部行政盖章）相关表格采购合同模板采购订单合同审批单合同执行台账用章申请表权限审批单1.采购部根据需求单内容起草合同，合同模板应严格按公司法务模板进行，由采购部进行合同审批流程。同时在系统中录入采购订单。合同编号应与系统中的采购订单号保持一致。（年度合同除外）2.合同审批时应附带相对应的需求单，根据合同审批单各部门审批内容由相关人员对合同进行评审，并在合同审批表上进行签字确认并批复建议：2.1发起人应对此合同的签订原因、签订合同的重要性、物料的简要说明等进行描述。2.2需求部门重点把握合同项目名称与内部立项表、图纸名称的准确性和一致性、是否与需求单内容一致、所订物料性能及质量是否能满足需求部门要求、付款条件是否与项目要求保持一致、到货日期是否能满足项目进度等，注明是否同意。2.3采购部应对合同价格的合理性、签约方资质证明复印件加盖公章是否齐全真实、写明签署该合同的必要性，注明是否同意。2.4法务人员应把控分析合同条款风险性及预防措施控制，注明是否同意。2.5财务部应对合同付款金额、付款期限及付款方式是否合理，票据是否符合财务制度要求，注明是否同意。2.6最终按权限审批由总经理或总经理助理进行审批。3.每一笔需求单均应有采购合同及采购订单，经审批流程及审批权限批准后方可执行。4.合同审批后，需向行政部提供合同审批单申请合同章，申请加盖合同章时需根据行政部单据填写齐全。5.对于审批盖章后的合同，由采购部发与供应商进行盖章并寄回。6.对于甲、乙双方签字盖章的合同，需提交公司档案室归档，提交时填好提交登记表，以便后续查阅相关信息。4、物料及发票接收：（流程：备货交货方式确认是否合格入库接收发票登记财务交接、不合格退换货法务流程）相关表格送货单到货单入库单发票交接单对账单1.供应商按合同要求进行物料的备货，按收货地点进行发货。2.物料由供应商直发工程现场时，应由需求单中的指定收货人进行物料的验收与确认工作，经确认无误后在送货单中签字确认，返回公司时交于采购专员，采购专员接到现场送货单后，在系统中录入采购到货单，通知库管录入检验单和入库单，库管同时办理出库手续。3.物料由供应商发到公司时，采购专员在接到物料后，应第一时间通知需求人和库管进行物料的验收工作，确认是否与需求单内容相符。确认无误后，采购专员在系统中录入采购到货单，库管录入检验单和入库单，需求部门办理出库。4.采购人员应与需求部门、库管对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与需求单所列内容一致，供应商在送货时应附二联送货单。采购部留一份，库管留一份。5.供应商应提供必要的合格证、检测报告、使用说明等资料，提交采购部存档。6.物料到货验收无误后由库管办理入库手续，其中入库单有1联给采购部留存，采购专员在办理发票交接时交予财务部。7. 在验收和使用材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与需求部门进行协商处理，若不能使用应尽快与供应商协商确认退换货事宜。如造成公司损失，应提交到法务流程进行处理。8.已办理合格入库的物料，经双方核对无误后，由供应商开据相对应的发票并提交采购专员进行合同台账归档，采购专员应把相对应的需求单、送货单、入库单、发票同时交接给财务进行认证工作。并同时通知需求部门进行登记。9.需求部门在接到发票信息后，应对合同台账进行登记。以便掌握合同执行情况。5、付款计划及付款流程：（付款计划流程：项目经理作出付款计划需求部门审核采购部审核财务部审核总经理审批申请人填写付款申请单部门经理审核会计审核财务经理确认总经理审批出纳办理）相关表格付款计划表付款申请单项目结算通知单1.项目竣工后，项目经理应汇总和整理项目执行过程中的（工程项和量的确认单、初验、终验报告）、物料的使用（使用过程中是否有质量问题）、资料汇总（与施工方的相关确认单据、验收证明、竣工报告）等相关资料进行汇总，并提交采购部1份存档，并由项目经理发起项目结算通知单（由项目部提出），同时提交到市场部、财务部和采购部，市场部以此依据与业主进行结算；采购部以验收报告和项目结算通知单等资料作为给供应商进行付款依据。财务部以此作为项目回款和付款依据。采购部按照财务要求于每月20日前做出下月付款计划并进行审批通过后提交到财务部。2.工程部门负责人对项目结算通知单中的项目执行资料、验收资料等内容进行审核确认，保证项目内容的真实性。3.采购专员以项目结算通知单为依据作出付款计划并提交采购主管审核。4.采购部负责人对付款计划的发票情况（未开票不付款）、付款单价、数量、付款情况进行审核，保证付款金额的准确性。5.财务部负责人对付款计划的金额、项目内容、付款日期进行审核。6.最终由总经理或总经理助理审批同意后到付款流程执行。7.付款计划确定后由采购专员按财务要求的付款申请单格式填写相关内容，并提交部门负责人审核。8.部门经理审核完后，提交到财务会计进行确认：核对付款申请单与付款计划中的付款内容、项目内容、付款金额、付款方式、付款信息等。如果此合同是初次付款，采购专员在提交财务前应先由合同归档部门进行合同确认。9.会计确认无误后交于财务经理审核、总经理或总经理助理审批，无误后交于财务出纳办理付款。6、关于公司新开发项目询价流程：（流程：需求部门工程部作方案采购部、预算员采购询价比价议价、预算员对工程量进行报价交于预算员汇总预算员编制报价单总经理审批预算员提交需求部门）相关表格：新开发市场询价申请单询价议价单预算报价单6.1公司有新开发的项目需要公司进行报价时，须由需求部门填写新开发市场询价申请单，发与工程部，由工程部先期作出方案并交于采购部和预算员。6.2工程部在接到申请单后，应先明确需求询价工程的技术服务要求、施工要求、质量要求等，以便进行工程方案的拟定。6.3采购部在接到申请单后，应先明确需求询价产品的相关信息，以便寻找合适供应商进行沟通，进行询价、比价、议价流程。6.4预算员在接到申请单后，应先明确需求工程量及人工工时，以便进行价格核算。6.5其它相关部门进行配合工作。6.5采购部对于价格信息进行审核后提交于预算员，由预算员进行成本价格的汇总分析，按公司统一对业主报价单格式进行填写，并交于总经理审批。6.6总经理批准后由预算员交于需求部门，需求部门接到报价单后与业主进行沟通确认工作。6.7各部门在新项目询价过程中一定要注意业主信息的保密工作。增加项目保护意识。五、关于审批权限的确定：根据导出的年度采购数据分析了各阶段金额出现比例。授权金额最高上限为20，000元人民币。合同签订权限审批单付款合同需求部门经理采购部经理财务部经理总经理助理总经理金额20000元20000元金额年度合同（须附报价单）说明：为提高公司办公效率，特制定此采购作业签订权限审批表。1、单笔采购作业及订单金额小于或等于20000元，最终于总经理助理审批后盖章可执行；2、单笔采购作业及订单大于20000元及年度合同，最终由总经理审批方可执行。总经理助理：总经理：六、供应商管理规定1.新供应商开发需求1.1当出现下列情况时，供应商管理人员进行新供应商开发：1） 新产品设计、产品更改需要增加新的供方时；2） 量产产品由于成本压力、公司策略需要开发新的供方时；3） 现有供方因出现以下情况，产品供应发生困难或存在潜在危机时:l 发生产品质量事故l 3次及以上不能及时交付产品l 现有的工艺手段已不能满足公司技术文件所规定的规范l 其供货价格已明显失去竞争优势l 售后服务态度恶劣等4） 因内部自制加工能力受限，需委外协作或采购时。1.2设备类及临时性固定资产类采购，供应商不纳入供应商开发流程。2.供应商资料收集2.1技术相关部门制定采购物资技术标准，根据其对最终产品性能的影响程度，将采购物资分为如下三类：1） 重要物资：直接影响最终产品的寿命、性能，可能导致顾客投诉物资为“A类物资”，包括相关外协加工物资等。2） 一般物资：对产品质量有重要影响的物资为“B类物资”。3） 辅助物资：包装材料以及生产过程中起辅助作用的物资为“C类物资”。2.2根据采购物资分类标准，进行供方及采购物资分类：1） A类物资：直接构成产品，对产品的质量有重大影响的。2） B类物资：直接构成产品，对产品的质量有一定的影响。3） C类物资：不直接构成产品，对产品的质量基本没有影响的。3.供方信息来源主要有以下几个途径：1） 现有合格供方；2） 相关部门、及有关人员推荐；3） 通过各种媒体收集的相关企业信息；4） 企业自荐；5） 通过公开招录而获取的相关企业信息；6） 顾客指定的供应商；7） 其他途径。4.供应商管理人员根据新供应商开发需求对供应商资料进行收集，编制供应商调查表，包含以下内容：1） 营业执照副本、税务登记证副本、一般纳税人资格证； 2） 企业简介（企业宣传材料）；3） 公司及各个部门负责人和总经理联系方式；4） 质量体系证书；5） 生产能力、技术水平、产品结构； 6） 公司生产设备、检验设备明细；7） 第三方出具的产品质量报告；8） 给其他厂家配套证明，其他配套方授予的优秀证书； 9） 有关质量保证、质量改进方面的证明文件。5.确定潜在供应商5.1供应商负责填写供应商调查表，供应商管理人员根据供应商调查表对供应商资料进行评价，确定潜在供应商。5.2潜在供方选择原则1） 始终贯彻公开评审、多部门参与的原则；2） 在研发能力、质量保证能力满足要求的前提下，坚持价格低者优先的原则；3） 根据实际需要，遵循地域就近，服务上乘，信誉可靠等原则。5.3准入标准1） 有较强的生产能力；2） 已建立有效的质量管理体系；3） 有较强的产品开发和可靠性试验能力；4） 有完善的技术服务体系，能及时提供优质服务；5） 具有一定行业知名度和良好信誉。6.供应商评价6.1技术/工程/采购人员根据供应商资料、样品检验结果、审核结果对供应商进行评价。6.2供应商评价项目包括：1） 供应商的生产能力；2） 供应商的价格；3） 供应商可接受的付款周期；4） 供应商的技术水平；5） 供应商质量管理体系水平；6） 质量保证能力；7） 供货能力。7.报价7.1供应商管理人员根据评价结果通知通过评价的潜在供方报价，所选择的供应商需要按照公司要求的报价方式进行报价。7.2供应商对产品报价时，应提供完整的价格细分资料（单价、成本构成等）。（视具体情况而定）。7.3采购人员负责填写产品价格对比表。7.4报价审批产品价格对比表由采购部负责人进行审批。7.5必要时采购部可组织工程部相关人员对供应商现场进行实地考察，并填写供应商现场评审报告，最终确定由哪家供应商进行样品试制。并填写样品评审表。7.6如果供应商连续2次样品检验不合格，可取消其供应商资格。7.7样品检验合格后，工程部应对样品进行封存。供应商管理人员可填写新供应商建立申请表并经采购部主管确认后在系统中建立合格供应商信息。8.供方业绩评价8.1供应商评审可以通过以下过程绩效指标对主要供应商的供货绩效进行日常监控与管理，并建立供应商交付业绩统计表1) 价格、2）品质、3）交期、4）综合配合度。8.2供应商管理人员收集各部门关于供应商供货物资的质量表现，以供方评审表的形式促进供应商改进其制造过程的业绩。1) 工程部反馈所收集的生产使用过程的供货物资的质量表现。2) 库管汇总到货检验情况、进厂检验合格率。3) 采购部统计供方的交付及时性、价格调整等。8.3评审结果1) 从质量、成本、交付、服务等几个方面，并结合第三方认证办法，做到公平、公正、公开，对供方业绩进行评价；采用定量打分的方式（满分100分），由供应商管理人员根据评价结果对供方按优秀（A级）、良好（B级）、合格（C级）、基本合格（D级）、不合格（E级）进行分级排序，实行等级管理。2) 依据评价得分对供方等级划分AE级等级ABCD分值A8584B7069C6059 D8.4评价后处理方案1) 针对A级供应商，更新合格供方名录，调整其供货份额且新产品配套、财务结算等方面予以优先；2) 针对B级供应商，暂停供货，要求其进行整改，并提交整改报告，供应商管理人员负责对整改情况进行验证，必要时可安排综合小组进行现场审核，如果验证通过则保留其供货资格，如果验证未通过，取消其合格供方资格，保留资料；3) 针对C/D级供应商，直接取消其合格供方资格，保留资料。8.5资料归档采购人员对各阶段工作资料进行收集和归档，确保过程资料的完整。七、 库房管理规定：1.物料收货及报检：1.1采购应提前通知库管货物到达时间，以便库管合理安排时间。供应商在送货时应附送货单，物料和单据到库管后，库管应及时安排收货工作。1.2库管收货时应先检验物料的包装情况，确认是否有损坏。如有损坏，应第一时间通知采购到现场。采购应先与供应商进行沟通确认后是否决定开箱验收。送货单必须有采购提供的采购订单号及项目编号，否则拒绝收货。1.3库管人员负责确认送货单的数量和实物，如不符由采购人员联系供应商处理，并由库管人员在送货单签字确认实收数量。1.4采购人员对已直发到施工现场的物料，采购专员接到现场送货单后，在系统中录入采购到货单，通知库管录入检验单和入库单，库管同时办理出库手续。1.5库管确定送检单反馈给采购人员，合格的办理入库手续。对不合格物料进行不合格品处理。不合格物料绝对不允许入库。1.6库管原则上当天送来的物料当天处理完毕，如有特殊最迟不得超过2天。1.7库管对已入库的物料进行分区分类摆放，不得随意堆放。对于项目用料，原则上按项目名称归类存放，并明确标识内容。物料卡1.8库管对不合格的物料放在指定的退货区，由采购与供应商确定退货。2.物料出库：2.1库管的物料出库依据是需求部门提供的需求单，并由需求部门审批确认。2.2库管把所出库之物料备好，并与领料单确认后，由领料相关人签名确认后方可让物料出库。领料时，非库管管理人员不能进入库房（特殊情况除外）。2.3库管出库物料的原则是同一物料做到先进先出。2.4库管无权给没有办理相关手续的物料出库。如须紧急领用物料，需求部门应填写紧急放行物料申请表，并经采购部主管审批后库管方可放行。物料放行后，需求部门应在2日内补齐相关手续，否则不予办理其它领用工作。3.不合格品物料的处理：3.1库管或工程人员对采购来的不良物料需要及时通知采购部，填写不合格品处置记录，不合格品先暂放库房并进行不合格品标识。3.2库管负责统计和管理不合格品，填写不合格品统计表，于每天上报采购专员和采购部负责人。3.3采购人员接到不合格品处置记录后，应及时与供应商联系处理方式，解决不合格品问题。（原则上应在2天之内处理完成，视具体情况而定）4.不合格品处理：4. 1 采购人员经与需求部门确认后，不影响正常使用情况下，可以办理让步接收，在不合格品处置记录中填写处置情况，交与库管办理入库手续；并通知供应商进行整改。4.2如物料确认不可使用，采购人员应与供应商联系，及时办理退、换货手续，应保证不能影响工程进度。5.物料报废：5.1报废原因：5.1.1库管的：1）变质的（生锈、霉变、虫啃、鼠咬等）； 2）超过使用寿命的；3）已不再使用的（呆滞物料）； 5.1.2使用过程中的：1）因无法维修或无维修价值的； 2）使用过程中人为损坏的，确认无法再用的；5.1.3其它部门：1）因业主更改升级而造成报废的；2）已购买，但工程部、市场部更改滞后，经协调无法退回的；3）己购物料，在使用时发现为不良，经采购人员与供应商协商不可退换的；5）在发货运输中损坏退回的； 6） 现场退回已无法使用的。5.2物料报废流程：5.2.1库管人员统计库存所需报废的物料，由相关责任部门出具呆、废物料处理申请表，由工程部出具检测结果、采购部核准后，呈报公司总经理审批予以报废；5.2.2物料报废注意事项：所有已办理报废手续的物料归库管保管；（需要区别分开库存物料报废、来料不良品的物料，并且分开保管）。6.库房物料管理：6.1库管人员应对物料的品质进行维护：物料在包装、收货、点数、入库、搬运、摆放、归位、储存、发货过程中遵守安全原则，做到防损、防水、防蛀、防晒等安全措施。6.2物料的储存保管，以物料的属性、特点和用途规划设置库管，并根据库管的条件划区分工。同类物料存放。重货及体积大的物料落地堆放，轻货或周转量小的物料用货架存放。6.3物料堆放的原则：根据物料特点，必须做到过目有数，检点方便，成行成列，文明堆齐。6.4 对于库房内的物料，相对照应有物料卡，内容明确。库管应保持物料的正确标识，对于错误标识及时更正。6.5当月物料的单据、账目由库管把电子档和手工单据于次月1日汇总一同交到财务。存档单据由其分类保管好