档案管理制度78765.doc

档案员岗位责任制一.认真学习档案法及有关规定和业务知识，不断提高业务水平。二.负责本单位各类文件材料的收集、整理和归档工作，做好各类档案的分类，保管期限划分，编目工作。保证案卷质量达到规范要求。 三.负责档案的保管借阅工作。按照借阅制度做好档案利用服务工作，认真填写利用效果登记。严格执行“八防”措施，做好温湿度记录和分析，确保档案安全。四.编制档案检索工具，编纂档案资料，搞好档案利用工作。五对本单位各职能部门的档案工作进行有效的监督和指导，提高档案工作质量。六.认真负责年终文件的清退工作，需当年销毁的文件，必须按保密规定登记并负责监销。七.完成领导交办的其它各项工作任务。档案利用制度一.为方便查询和利用，档案人员必须熟悉室藏档案情况，编制必要的检索工具（案卷目录、案卷文件目录、归档文件目录、著录卡、全宗介绍等），以保证快捷准确高效的服务。二.凡查阅档案必须持本机关、团体的介绍信或身份证，验明身份，对不宜查阅的机密性档案不予提供利用。三.查阅档案必须履行查阅手续，填写查阅登记，经批准后方可提供利用，较珍贵的档案应提供副本。四.档案一般应在档案室查阅不准借出，如有特殊需要，须经主管领导批准方可，借出后按期归还，期间仍需要使用的，需办理延期借阅手续。五.利用者必须爱护档案，查阅时不准勾画、涂改、剪裁、撕折和污损，要保证档案的完好无损，如使用期间出现污损案卷事故，由借阅人员承担责任，并负责给予修复补救。对情节严重的，按档案法有关规定追究法律责任。六.查阅完毕的档案须经档案人员认真检查，完好无损方可在借阅登记上注销，同时填写利用效果登记，利用效果显著的要写书面材料反馈给档案室，档案人员做好利用登记整理工作。档案资料保管制度档案（资料）保管工作的目的是维护档案（资料）的本来历史面目，保证它的完整、安全，最大限度地延长其寿命。一.根据保存档案（资料）的数量，配备适应工作需要的专用库房和符合国家标准的柜架及各种档案装具（包括盒、卷皮、各种目录等），对于特殊载体的档案提供专门装具，以保证其信息的完整。二.档案库房要适应防护要求，配备防盗、防光、防火、防水、防高温、防尘、防有害气体、防有害生物等设施设备。三.档案库房内严禁吸烟、会客，严禁存放易燃、易爆或其它杂物，严禁私自安装各种电器设备。四.档案库房应保持适宜的温湿度（即温度1424，相对湿度4560%）库房内箱柜排列整齐，间隔合理，清洁卫生。五.档案工作人员按要求进行档案（资料）的管理，定期检查温湿度，并进行温湿度的观测记录与分析，发现问题及时进行控制与调节，必要时向分管领导汇报，采取有效措施。六.经常检查档案室配备的各种设备，进行必要的维护保养，以保证使用时不出现故障。七.档案实行专人管理，无关人员免进，工作人员下班时锁好门窗档案柜，关闭电源。八.机关值班保卫工作人员要把档案库房作为防火防盗的重点，以保证档案的绝对安全。档案保密制度一、加强领导，建立健全保密工作组织，落实责任，发现问题，及时处理。二、未经原确定密级的机关、单位或上级机关批准，不得复制和摘抄密级档案。三、不允许与无关人员谈论档案机密，不得在通信、公用电话、会客及外事活动中涉及档案内容，透露密级档案信息。不得携带档案和记有档案机密的材料游览公共场所、探亲访友。四、凡需查阅的档案原则上要在阅览室或指定地点查阅，需借出者要经主管领导批准，履行借阅手续方可借出。五、在文件的归档鉴定整理过程中，必须保证档案内容不泄露，无关人员不得介入，离开档案室时，必须对正在鉴定整理的档案加以妥善清理保管，离开时要关好门窗，认真检查后方可离开。六、非档案工作人员不得私自进入档案库房。七、档案工作人员必须做到不失密、泄密，一旦发现问题，要立即上报主管领导部门。对违背保密规定造成失密者，依照档案法保密法的规定追究其行政或刑事责任。档案资料统计制度为切实加强档案资料的统计工作，使统计数据及时准确地揭示档案工作的基本情况和规律，特制定本制度。一、统计范围：主管部门和业务部门发给档案室的各种统计报表、室藏的档案数量、保管期限、收进移出、提供利用人次卷次，利用效果、档案销毁、鉴定、保管情况、档案人员基本情况等。二、统计要求：档案工作人员要随时掌握档案工作所需要的各种统计数据，客观、公正、及时、准确地上报各种统计数据。三、统计质量：要求做到帐物相符，数字准确可靠，如实反映档案工作基本情况，不得拒保报、虚报。报表时字迹工整，一律用碳素笔或毛笔写书写，不得涂改。四、统计时间：按各种报表要求上的时间及时填报，不得延误。 文件材料归档制度为进一步加强机关档案管理工作，确保文件材料的完整与安全，按照档案管理的有关规定，结合本单位实际，特制定文件材料归档制度一、归档范围凡反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文字材料均属归档范围。1. 上级党委、政府及部门文件和会议的主要材料；2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件。3.上级机关领导视察本机关工作时重要讲话、题词、照片及有特殊保存价值的录音、录像等材料。4.本机关的请示和上级机关的批复文件。5.本机关日常工作活动形成的工作计划、总结、报告。6.本机关汇总的统计报表和统计分析资料。7.本机关召开的各种会议材料8.本机关领导人政务活动形成的重要文件、电报、电话记录，以及从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。9.本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用信件及其组织简则、人员编制文件材料。10.本机关制订的工作条例、制度等文件材料。11.本机关的组织沿革、大事记、各种专题汇编等。12.干部职工的任免、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册，报表及职工干部的转正、定级、调资、奖惩、离职退休、离休、抚恤、死亡等资料。13.干部、工人的转移工资、行政、党团组织介绍信的存根。14.本机关财产、物质、档案等的交接凭证清册。15.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的法规性文件。16.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。17.同级机关的非隶属机关与机关领导，协调工作的重要往来文件。二、归档时间次年三月份收集整理，六月末归档完毕。三、归档要求必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值便于保管和利用。1.归档文件齐全完整，分类准确。2.文件材料，保管期限划分准确。3.件装订整齐美观，装订材料符合要求。4.归档章填写工整，字迹材料符合要求。4.编制归档文件目录等检索工具。四、归档份数归档文件一式一份。五、归档手续归档手续完备，交接双方清点无误，交接凭据一式二份，交接双方各留一份，以备查考。 档案鉴定制度1.根据国家档案局关于文书档案保管期限的规定及其他规定，编制本单位档案保管期限表，合理地划分档案保管期限。2.成立档案鉴定小组，对已超过保管期限的档案，应进行定期鉴定，并依法对档案进行开放鉴定。3.鉴定小组成员应熟悉鉴定的原则和办法，坚持历史唯物主义的观点，全面分析文件材料的历史价值，准确地确定档案保存价值，提出鉴定、整理意见。4.鉴定工作结束后，要做出鉴定工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导人批注后，予以销毁，并做好销毁调整档案的卷数统计。5.销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失泄密，监销人要在销毁清册上签字。6.科技档案和各类专门档案的鉴定要同时按照其主管部门和档案部门的有关规定进行。安全保卫工作制度一、建立机关安全、保卫工作组织，加强领导、经常对干部职工进行安全保卫基本知识的教育，制定措施，明确责任，发现问题及时解决。二、档案库房、财会室及网络中心等要害部位要注意安全保卫。文件、印鉴、现款、贵重物品严格保管，明确责任，尽职尽责，确保机关安全。三、要采取可行的防范技术，确保档案网络信息的安全。四、下班时关好门、窗，特别注意防火、防盗，确保机关安全。五、值班值宿人员要坚守岗位，按时交接班，做好值班记录，不准擅离职守，发现情况及时报告。六、高度重视消防工作，及时排除所属范围内的火灾隐患。消防设备要完备，固定位置，不准随意挪动，定期检查其使用性能。七、对在安全保卫工作中有显著成绩者，要予以表扬或奖励，对玩忽职守，不负责任，造成事故或损失者要追究责任，严肃处理。八、节假日期间，由值班人员负责本机关安全保卫工作。 会计材料归档制度一、归档范围：在各项会计核算活动中直接形成的会计核算材料都应归档。1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账，固定资产卡片，辅助帐薄，其他会计帐薄。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册。三、归档要求：1.归档的会计报表、账簿、凭证的有关会计材料必须真实、准确、完整，并能系统地反映本单位经济业务活动情况。2.归档会计材料字迹必须清晰、工整，不得潦草、模糊，并要用纯黑墨水书写。3.会计报表按年报、季报、月报分别组成保管单位；会计账簿以一本为一卷（即按会计科目分别装订成卷）；会计凭证按材料形成的时间顺序，连同所附的原始凭证，按日按月整理装订成卷。4.会计材料归档应由会计部门负责人编制移交目录、清册、并按清册点交，做到帐帐相符，帐目相符，帐款相符，移交清册一式两份，交换双方签字后各执一份备查。声像材料归档制度声像档案是机关单位在工作活动中形成的特殊载体材料，是机关单位档案的重要组成部分，为确保本单位形成的录音带、录像带、照片、电子文件等声像材料的归档完整，结合声像管理的有关规定，特制定本单位声像材料归档制度。一、归档范围（一）各级领导视察检查本单位各项工作形成的照片、录音带、录像带、光盘等声像材料。（二）本单位召开的各种会议，主要包括党群会议、其它各种会议的照片、录音带、录像带、光盘等声像材料。（三）本单位开展的业务活动以及其它文体活动的声像材料。二、归档时间为确保声像材料的齐全完整，种会议、活动声像材料由拍照录制人员收集齐全，归档时间可分为两种，一是声像材料随时归档。承办部门或承办人员在活动结束后，将制作的声像材料附以文字说明，及时向档案部门进行回档。二是年终归档。主要针对一些零散产生或制作过程相对较长的材料，于年终由承办部门或承办人员整理并附文字说明后，统一向档案室回档。三、归档要求（一）各职能部门活动中形成的声像材料要认真收集、整理，填写移交登记表一式两份、一份由职能部门留存、一份随声像材料一同移交档案室。（二）声像材料移交要附文字说明（包括时间、地点、主要参加者及活动内容）文字简练，表达完整。（三）声像材料在归档前要妥善保存，做到无磨损、防尘、防光、防磁化、防污染。（四）归档的电子文件，要确保电子文件材料的真实、完整、安全和有效性。电子文件的脱机载体一般使用光盘，软磁盘不允许作为电子档案长期保存的载体。四、归档份数电子档案脱机保存二套，一套封存保管，一套供查阅使用。其它载体材料归档一套。科技文件材料归档制度为加强科技档案管理工作，确保科技档案的齐全完整，充分发挥科技档案的作用，特制定科技文件材料归档制度。一、 科技文件材料归档范围（一） 基本建设类基建档案资料是指整个建设项目从论证、审批、设计、报建、施工到建成使用全过程形成的，应当归档保存的文件材料。主要包括基建项目的立项申请和上级的批复；征用土地的申请和上级的批复及有关协议；地质勘探报告书；建筑工程图纸；报建手续的文字材料；工程招投标材料；工程预、决算材料；施工合同、拆迁协议；施工、监理检查验收记录等材料；隐蔽工程、竣工验收记录、证明书、竣工图等。 （一）仪器设备类所归文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性，能反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。在设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料。归档材料的主要内容有综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等。本单位自制仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外，其余均按设备档案要求处理。二、归档要求归档文件材料要保持科技文件材料自然规律和内在联系，保持文件的成套性和有机联系，确保材料齐全、完整、准确、系