（工商管理专业论文）某玻璃深加工企业采购管理研究.pdf

论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外， 本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。 对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式 标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 学位做作者獬藩乞 日期：2 0 1 0 年，月刍 - - - h 学位论文使用授权声明 本人完全了解中山大学有关保留、使用学位论文的规定，即： 学校有权保留学位论文并向国家主管部门或其指定机构送交论文 的电子版和纸质版，有权将学位论文用于非赢利目的的少量复制并 允许论文进入学校图书馆、院系资料室被查阅，有权将学位论文的 内容编入有关数据库进行检索，可以采用复印、缩印或其他方法保 存学位论文。 学位论文作者签名：察磊 导师签名：丑如切 日期：2 0 1 0 年矿f l z z - - h日期：2 0 1 0 年歹月2 2 日 论文题目：某玻璃深加工企业采购管理研究 专业：工商管理 硕士生：蔡亮 指导教师：王夏阳 摘要 采购作为制造型企业运营的重要组部分，其效率直接关系到企业的利润 空间及经营状况，而现实中仍然有较多企业对采购商务活动的理解停留在采 购即“买东西 “低成本 的误区。如何针对现代企业的实际运作情况现状建 立合理且可逐渐改善的采购与供应商管理系统，实现利润的最大化，对每个 企业运营来说都应是重点关注的问题。 本论文阐述采购与供应商管理的基本概念及发展趋势。并针对企业采购 与供应商管理的现状，探讨了发展采购供应战略，使企业各方面资源得到最 有效配置，使采购变得高效。本论文将通过某玻璃深加工企业采购管理及供 应商管理为案例，发现现实运作中存在的问题，同时对这些问题进行分析， 并试图提出解决办法。 通过建立有效的采购及供应商管理策略及框架，建立涵盖大部分采购和 供应商活动的采购流程。 论文的研究结果可对玻璃深加工行业的企业采购及供应商管理提供一定 的参考及借鉴作用。 关键词：采购管理，供应商管理，玻璃深加工企业 t i t l e ：p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t o fa g l a s sp r o c e s s i n g c 0 m p a n y -， m a j o r m b a n a m e ：c a il i a n g s u p e r v i s o r ：w a n gx i “h g a b s t r a c t p u r c h a s i n gm a n a g e m e n ti st h ei m p o r t a n tp a r to fb u s i n e s so p e r a t i o n , w h e t h e r i t se f f i c i e n c yd i r e c t l yl i n kt ob u s i n e s sm a r g i na n do p e r a t i n gs t a t u s i nv i e wo ft h e r e a l i t yt h ep u r c h a s i n gs t a yi nt h ej u n i o rp h a s ei nm a n yc o m p a n y , 廿l e yt h o u g h t p u r c h a s i n gm e a n s b u yt h i n g s ” l o wp r i c e ”h o wt oe s t a b l i s ht h ep u r c h a s i n ga n d s u p p l i e rm a n a g e m e n ts y s t e ms u i t t h ec u r r e n tc o m p a n ya n di ti sw o r k a b l ea n d c o n t i n u o u si m p r o v e m e n t , a r c h i v e dm a x i m u mp r o f i t t h ec o n t e n to ft h e s i si n t r o d u c e dt h ec o n c e p ta n dt r e n da b o u tp u r c h a s i n g m a n a g e m e n ta n ds u p p l i e rm a n a g e m e n t a c c o r d i n gt ot h e c u r r e n ts i t u a t i o no f p u r c h a s i n ga n ds u p p l i e rm a n a g o n e n t , d i s c u s s i n gt h ep u r c h a s i n gs t r a t e g y , t r yt o i n t e g r a t ef i n n s s o u k 怎a n dd e p l o ye f f e c t i v e l y i l l u s t r a t e db yc e r t a i ng l a s s p r o c e s s i n gc o m p a n y , t r yt od e t e c t i n gt h ep r o b l e m si nc u r r e n to p e r a t i o na n da n a l y z e t h e m , i s s u et h es o l u t i o n e s t a b l i s h i n gt h ep r o c e d u r ei n c l u d ea l lc o n t e n to f p u r c h a s i n g a n ds u p p l i e rm a n a g e m e n tb y p r o g r a mp u r c h a s i n g s t r a t e g y a n d p u r c h a s i n gf r a m e t h er e s u l to fs t u d ym a yh a v ev a l u ef o rr e f e r e n c ef o rt h o s eg l a s sp r o c e s s i n g c o m p a n y o np u r c h a s i n gm a n a g e m e n ta n ds u p p l i e rm a n a g e m e n l k e yw o r d s ：p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t , s u p p l i e r sm a n a g e m e n t , g l 锻p r o c e s s i n g l l i i i 目录 摘要i a b s t r a c t i i 目录l v 第1 章绪论1 1 1 论文研究目的1 1 2 论文内容、思路及结构1 第2 章文献综述3 2 1 采购管理及企业采购管理现状3 2 2 现代采购管理的趋势5 第3 章g s s 公司采购管理现状7 3 1g s s 公司背景介绍7 3 2g s s 公司采购管理现状8 第4 章g s s 公司采购管理现存的主要问题及分析1 5 4 1 采购管理面临的主要问题1 5 4 2 采购管理主要问题成因分析2 2 第5 章g s s 公司采购管理的优化研究2 5 5 1 采购设置、流程规范化、人力管理2 5 5 2 采购分类管理2 9 5 3 供应商管理体系3 4 5 4 年度采购策略报告3 9 第6 章结论4 1 参考文献4 2 附录4 4 后记4 9 i v 1 1 论文研究目的 第1 章绪论 本论文在研究企业采购管理的基础上，结合某玻璃深加工行业g s s 公司 的实证研究，发现现存于采购管理及供应商管理中的一些问题，并尝试给 出解决建议及方案，使该类型企业能够开展有效的采购及供应商管理。提 高采购管理及供应管理的绩效进而提高企业的经营效率。研究内容将对同 类型玻璃深加工企业的建立及提高采购管理及供应商管理提供一定的参考 和借鉴之用。 采购管理和供应商管理是现代企业经营的活动的不同阶段，同时存在， 相辅相成，不可分割而单独成立。借助提高采购管理坏节的效率，进行挖 掘实现企业的价值。采购管理是企业经营的新利润增长点，调整直接物料 采购成本及综合成本。确保在恰当时间、恰当地点、恰当的数量、恰当的 质量提供恰当的物料及服务。 g s s 公司作为国内玻璃深加工企业的领导者，基于采购管理及供应商管 理的原理，通过对其企业经营流程的梳理，了解企业经营特点行业特点的 同时，作为案例进行分析，发现问题。具备一定的业内企业的普遍性，值 得研究，并试图提出改善方案，进而促进企业提升采购管理的效率及综合 成本控制。 1 2 论文内容、思路及结构 本文主要以某玻璃深加工企业g s s 公司的采购管理及供应商管理为研究对 象，结合现代采购与供应商管理的发展趋势，发现及探讨g s s 公司实际采购管理 运作中的具体问题，并试图给出解决方案，同时分别在采购功能、流程、供应商 管理等方面进行了分析及研究。 本论文主要分四部分： 第一部分( 第2 章) ，阐述了采购管理及供应商管理的概念，我国目前企业 采购管理的现状及发展趋势，介绍了采购及供应商管理流程，及其在企业运营中 的重要性，同时分析了现代企业采购及供应商管理的现状及存在问题。 第二部分( 第3 章) ，详细的介绍g s s 公司目前的采购管理及供应商管理现 状。针对g s s 公司经营的现实状况和行业特点进行了系统的概述。 第三部分( 第4 章) ，梳理6 s s 公司的采购管理及供应商管理流程、实施、 考核等方面的状况，列举出6 s s 公司在采购管理方面存在的问题，并对相关问题 系统地进行成因分析。 第四部分( 第5 章) ，结合前面两个章节的内容，以其为基础，针对发现的 问题尝试提出解决优化的建议及方案。 2 第2 章文献综述 2 1 采购管理及企业采购管理现状 采购，针对企业的商务采购活动即根据需求提出采购计划、审核、执行、谈 判、控制，最终签订合同并监控整个过程。“采购是指以最能满足企业要求的形 式，为经营和主要及辅助业务活动，提供从外部引入产品、技术、服务、信息的 活动。 ( 范维尔，2 0 0 0 ) 其操作原则为使用最合理的成本，在合适的时间和地 点，向合适供应商，以商品交易的形式进行公正的购买活动，从而满足公司生存 及发展的需要。采购管理是现代企业的新商业经营利润增长点，在经营过程中， 处于协调采购物料直接成本与综合成本。彼得德鲁克曾经说过：“商业中获益 于独立性的最大的潜在机会，就存在于生产企业与其供应商之间。这是所剩的赢 取竞争优势最大的未开发领域一没有什么领域象该领域一样如此地被人忽略 当前中国处于市场经济环境下，企业在外部大环境下，竞争压力不断增加 经营成本成为企业持续经营发展的重要影响因素，现实中，企业对采购的关注及 重视程度均未有达到一定的高度，采购职能被忽视，采购部门只是一个普通的职 能部门，负责经营的一般事务性工作，管理层对市场营销部门及事务的关注程度 大大的超过对采购的关注。 针对供应链环境下的采购管理及供应商管理，我国在研究及企业实践方面起 步晚，同时鉴于国内的大部分企业的经营管理运营水平的现状，采购管理方面的 工作规范化程度不高。同时由于同行业各个企业间竞争压力和运作成本的增加， 多数的企业与供应商之间的关系处于非良性状态，未能达到战略合作伙伴的状 态。企业通常将供应链作为概念去炒作将经营的压力和成本由强势企业压向下游 和上游企业，而未能真实的从整个供应链条的价值去考虑。显现出的主要问题： 1 没有配合企业经营战略的采购及供应链战略。从采购管理的角度出发， 企业没有具备能够配合企业经营战略发展的采购系统及供应商，说明其运营水平 3 仍然处于较低的层面。形成的原因受到方面因素影响，主要由于目前国内大部分 企业的经营状况决定。产品主要以低附加值的产品为主，品牌及技术性、创新性 不高等原因。这样的状况对企业进一步的发展将在未来的一段时间形成经营的重 大瓶颈。 2 供应商管理方面，缺乏分级分类管理。对待企业供应商采取相同的管理 方法及评估方法，势必造成公司运营上效率不高、成本增加。无法有效管理庞大 供应商系统，无法形成真正的战略合作伙伴关系。供应商的选择评估缺乏系统性 和科学性的方式方法。大部分企业处于传动的一般采购关系状态，注重短期效应 及目标。而同时开始从供应链角度管理的企业，沿用传统的供应商评价体系，过 于注重价格、质量的评估因素。没有综合方面的评估评价体系和标准，没有根据 特定的物料和所处的供应链特性来设计实施方法和指标，如再加入人为主观的评 价因素，使得供应商的管理水平很难提升。在选择供应商的时候，没有历史数据 可使用，同时缺失对市场状况的分析。获取供应商信息渠道有限。 3 响应能力差。采购部门与企业管理脱节，未能针对企业的经营状况产品 线，甚至特点的生产设备，充分快速了解生产需求等信息，缺乏主动性，运营链 条的协调性差。同时针对供应商方面，双方信息沟通缺乏及时反馈，当市场需求 变化情况下，无法及时跟进修改订单，相应不能及时同步，导致库存增加。 4 采购成本的精细分析，采购物料分类。通常来说企业采购成本的8 0 部 分集中在2 0 的物料上，针对物料的分类管理，是十分必要的。而很多企业未对 经营所需的物料进行合理分类，不区分物料的对生产经营的不同属性，加大了企 业经营生产与采购的协调难度。致使采购员工总是忙于日常繁琐的日常操作中， 无法体现应有的效率和绩效。 5 采购组织机构和流程规范性。伴随企业经营规模不断扩大，涉及领域的 不断扩大，初期的统一采购转变为各个经营分公司子公司独立采购。这样的情况 也存在现实的企业经营操作影响，各分公司子公司独立核算，对统一采购不满成 为普遍现象之一，集中采购的弊端显现。但同时分散的采购未能实现集中采购整 体利益的最大化，没有了价格、质量、售后服务和供应商管理的优势。同时还有 集团采购部门过分干涉各公司的具体采购工作，导致无法有效的执行采购活动。 集团采购部们定位不清晰，物料划分无清晰标准。负责采购战略的部门与操作部 门分工不够清晰，员工大部分时间处理事务性工作，与相关部门沟通协调不顺畅， 4 无法发挥采购活动的绩效。采购部门、员工、供应商未能充分参与新产品的前期 开发过程，这样对产品上线生产过程中，造成了许多不确定因素，包括物料质量、 供应周期等，严重影响了生产和公司经营活动。同时大部分企业确实重要的采购 流程设计，如年度招投标策略、流程规范，年度采购策略等。由于没有较完善的 体系，导致采购需求的分析和供应商管理问题，成本和库存上升且经常出现临 时性紧急采购现象，没有回旋的余地，采购管理成为空话。 6 采购绩效评估。针对采购模块，经营企业的激励体系不科学，其工作目 标以保证生产为主，仅以采购不影响生产进度为考核标准，造成很多情况下库存 的增加，在提高了直接成本之外导致了管理难度的增加。应对采购指定系统的绩 效评估体系，考核因素包含价格、交货、生产能力、库存水平、质量、服务等进 行综合考核。同时不能仅仅以采购成本作为评估标准。盲目的以物料价格为目标， 实际上是总成本的增加，效率的降低。 2 2 现代采购管理的趋势 伴随现代的世界经济的发展，外部环境发生巨大变化，促使作为企业经营重 要组成部分的采购管理也发生了改变，企业运营模式向供应链、动态和企业间相 互协作的方向发展。而更多的采购信息通过互联网络的形式进行获取，变得更加 及时、全面及广泛。总体上来说，现代采购和供应商管理的发展趋势主要表现在 如下几个方面： 1 采购方式多元化 伴随现代企业经营规模的发展及外部环境的改变，处于i t 信息时代的当今 企业，传统的采购方式和概念也越发的呈现多元化的趋势。许多关键部件、物料 等，改变了以往通过各个代理商采购的渠道，直接与生产厂家订单，实现全球采 购。采购的工作也涉及到了国际贸易、金融的范畴。采购的选择更加广泛，这也 使的采购的管理及供应商管理变得更加复杂多变，增加了管理、协调的难度。 2 供应商加深与上游企业的合作深度 面对多变的市场，竞争的多元化。目前企业针对产品研发、技术创新等方面， 完全靠企业自身是不够的，企业需要具备整合各种资源的能力，进而在竞争激烈 5 的市场中提供更具竞争力的产品和服务，那么利用优秀供应商的技术研发力量、 研发能力等资源，供应双方企业共同开发共同发展是一个十分优秀的解决方案。 不断的提高研发水平，缩短新产品的开发周期。需要结合供应商的资源从后期的 简单被动供应转化为前几的参与介入产品开发过程，这样大大加快开发进程，技 术共享提高效率，而且由于前期介入减少的供应的难度和双方针对新产品的磨合 期。在供应商利用其专业优势为产品开发提供性能更佳、成本更低设计的同时， 同时供应商的产于简化了整体产品的设计，提高了新产品质量。避免了后期生产 的设计更改避免质量不稳定的因素。而对于供应商方面而言，早期的引入能使具 备技术优势的供应商进一步提高自身的开发水平，确保其领先的地位。 3 构建战略合作伙伴关系 采购管理在企业生产材料价格成本的节省之外，其与供应商建立合作联盟， 形成战略伙伴关系。进而缩短新产品推向市场的时间及成本。如克莱斯勒汽车公 司总裁罗伯特j 伊顿所讲的，同各层次的供应厂商的有效联系，为克莱斯勒公 司提高汽车价值提供了最大的机会。过去的传统采购更加倾向于一种物料对应多 个供应商，与之相对的，现代的采购管理更倾向于减少单个物料供应商数量，尝 试建立长期的合作伙伴关系。从自身企业的长期经营战略出发考虑、认识供应商， 管理供应商，期望达到双赢的局面。同时，结企业的经营阶段及行业特征进行一 定程度的纵向整合，使企业趋向与虚拟式的企业联盟发展。再则由于供应商数量 的减少，提升了管理效率。这无论对于供应物料的质量还是服务而言，均有所提 升并且更加容易达到一种协调稳定的状态。 4 战略采购体系 任何一个企业，控制与管理成本和供应均是其生存发展的基础。采购战略对 企业来说不是无关轻重的职能和角色，其是一个具备关键职能。首先战略采购是 一个全新的思考方法，其有有别于普通意义上的采购，注重及目的为企业运营的 总成本降低，而传统意义采购更加倾向于各物料的采购价格。战略采购是用于系 统的评估企业购买需求及确认内外部机会，从而减少总成本的管理方法思路。战 略采购的优势在于平衡企业内外部优势，进而降低整体成本为目的。贯穿采购流 程，实现全程管理。 6 第3 章g s s 公司采购管理现状 3 ig s s 公司背景介绍 g s s 公司隶属于g s 集团股份有限公司工程事业部，其成立于一九八四年， 企业性质为中外合资。一九九二年二月，公司a 、b 股同时在深交所上市，成为 中国最早的上市公司之一。经过二十余年的发展，集团目前资产规模已超过y1 0 0 亿元，是中国玻璃行业最具竞争力和影响力的大型企业集团。 主营业务为工程玻璃等节能建筑材料，玻璃幕墙，以低辐射镀膜玻璃，l o w - e 镀膜玻璃，及其复合的中空及夹层现代高科技绿色节能建筑材料。 公司在澳洲、中东和香港设有子公司。五大生产基地分别位于深圳、东莞、 成都、天津、吴江。公司于一九九六年即开始了节能玻璃的研发和生产，成为最 早的低辐射节能玻璃制造商，培育和引导了中国的节能玻璃市场，参与多项节能 建筑、节能产品的国家标准和行业标准和制定与修订。随着产品的不断创新和产 能的扩大，企业一直是国内最大的节能玻璃供应商。主要产品介绍： 中空玻璃： 中空玻璃是由两片或多片玻璃，用内部充满高效分子筛吸附剂的铝框间隔出 一定宽度的空间，边部再用高强度密封胶密封粘合而成的玻璃组件。根据需要可 选用普通透明玻璃、着色玻璃、热反射镀膜玻璃、l o w - e 玻璃、夹层玻璃、钢化 玻璃、热弯玻璃等作为中空玻璃的基片。中空玻璃内的密封空气，在铝框内灌充 的高效分子筛吸附剂作用下，成为导热系数很低的干燥空气，从而构成一道隔热、 隔音屏障。若在该空间中充入惰性气体，还可进一步提高产品的隔热、隔音性能。 夹层玻璃： 在玻璃之间夹上坚韧的聚乙烯醇缩丁醛( p v b ) 中间膜，经高温高压加工制 成。用透明p v b 膜制成的夹层玻璃，外观及安装使用方法与普通玻璃基本一样， 而且经久耐用。虽然普通夹层玻璃并不增加玻璃的结构强度，但因其所具有的特 7 点，使之成为了公认的、真正意义上的安全玻璃并广泛用于建筑物门窗、幕培、 采光天棚、天窗、吊项、架空地面、大面积玻璃墙体、室内玻璃隔断、玻璃家具、 商店橱窗、柜台、水族馆等几乎所有使用玻璃的场合。夹层安全玻璃特点：1 保 安性；因为无法用玻璃刀对已安装的夹层玻璃实施有效切割，而且正常人用其 它工具击穿夹层玻璃耗时长、声响大。故通过切割或打碎夹层玻璃进入室内非常 困难而且容易被发现。夹层玻璃对于恶意破坏、偷盗和暴力侵入有很强的抵御 作用。2 防飓风与地震；由于夹层玻璃在破裂时或破裂后，碎片仍保留在原位 的性能，使其成为飓风区和地震区人们乐于采用的建筑材料。3 防弹、防暴性； 用多层夹层玻璃可以制造各种级别的防弹、防暴玻璃，用于需要抵御住枪弹、炸 弹和暴力攻击的地方。4 降噪性；p v b 膜对声波的阻碍作用，使夹层玻璃能有 效地阻挡声音的传播，降低噪音。一般6 m m 厚的夹层玻璃可降噪3 5 d b 左右。5 控制阳光特性；夹层玻璃( 特别是着色夹层玻璃) 能减弱太阳光的透射，从而降低 室内制冷能耗。同时可减弱太阳眩光而不致造成色彩失真。6 紫外线特性；夹 层玻璃对紫外线有极高的隔断作用( 高达9 9 以上) ，有助于避免室内贵重家具、 窗帘、陈列品或其它物品受紫外线辐射的影响。 彩釉玻璃： 彩釉钢化玻璃是将无机色釉通过辊筒( 或丝网) 印刷机印制在玻璃表面，然 后经烘干、钢化处理，将色釉永久烧结于玻璃表面而得到一种抗酸碱和安全性高 的新型玻璃材料，被广泛用于建筑装饰等行业 3 2g s s 公司采购管理现状 3 2 1g s s 公司采购与供应商基本情况 g s s 公司主要产品为以镀膜玻璃为基础的高科技绿色复合型建筑玻璃材料， 主要用于建筑幕墙。涉及物料由公司生产产品决定，g s s 公司的采购物料主要包 含：玻璃原片、生产主材、生产辅材、工具及备件、低值易耗。同时g s s 公司在 采购实体物料的同时存在采购服务的业务类型，指由于交货期或加工设备的局限 性等原因，需采购外部资源进行订单生产的采购，即外协。 8 玻璃原片为b q 级伏法玻璃，由于g s s 公司的深加工玻璃建材为国内顶级品 质，对玻璃原片要求较高，主要采购供应商为g s 集团内部采购，配备的浮法生 产线提供。这样确保的原材料的品质及供应，及后期制造成品的品质，保证色差 一致等。 生产主材，包含中空及夹层深加工玻璃建材的主要材料。如p v b 胶片， 用于中空密封的中空结构胶硅酮密封胶、铝条、分子筛及靶材等；生产辅材，包 装切磨钻耗材、彩釉耗材、中空耗材、夹层耗材及镀膜耗材，包装材料等； 工具及备件，包含用于生产设备的备件、保养维护工具及配件。专用机械备件， 专用电气备件，专用工具，专用外加工件；低值易耗，包含劳保用品，办公用品， 其它低值易耗物料。 以上物料，合格供应商为6 6 家，遍布全国各地。至2 0 0 8 年以来，为提高采 购效率及管理的需要，通过试用、甄选及招投标等形式，逐步替代供应商，扩大 本地化采购范围。同时针对个别物料供应商较多的情况，保留2 到3 家合格供应 商，在确保份额用量的前提下，提升双方业务的配合能力，及管理效率。合格外 协供应商共l l 家，由于交货期及外协的原因，供应商均距离g s s 公司较近，且 通过相关资质的验证及加工能力审核。g s s 公司2 0 0 8 年原材料采购统计： 表3 - 1g s s 公司原材料采购比例图( 2 0 0 8 年) 原片1 5 1 ，1 1 4 ，1 1 2 5 5 低值易耗2 ，6 8 5 ，4 7 0 1 工具备件6 ，6 0 7 ，6 3 8 2 生产主材 7 4 ，7 4 8 ，7 5 7 2 7 生产辅材2 5 ，0 2 2 ，8 2 1 9 外协1 2 ，2 7 5 ，0 0 6 5 资料来源：g s s 公司内部资料 3 2 2g s s 公司采购管理的业务流程及相关制度 通常物料，采购流程涉及到经营部采购与仓库，生产部，设备部，财务部等 9 相关部门，详阅附表采购流程图。略表如下： 表3 - 2 采购流程说明图 请购人 采购员仓库财务 单证请购单采购订单入库单付款单 请购单、采购订 附上询价单、合附上送货单、单( 询价单、合 备注 审批完成 同、订货单采购订单号同、订货单) 、 入库单( 送货单) 部门请购部门经营部经营部财务部 资料来源：g s s 公司内部 g s s 公司采购业务类型分为三类：由请购单触发采购行为，即请购人员 必须提交请购单方能开始采购流程；并根据实际情况提交相关请购审批报告； 由采购合同触发采购，即以在e r p 中录入合格供应商的年度采购合同，可根据需 求数量，开始采购流程，触发采购；固定资产的采购，属于合同触发，不需要在 e r p 系统中操作。 玻璃原片的采购，供应商为集团内工厂的原片采购活动，需求根据市场部的 接单情况，订单交货计划在每月底前向内部工厂提交下月的订货计划，且经 审核。在月中执行过程中需要调整计划的，由采购员根据生产计划的实施和库存 情况直接填写订货通知，并根据生产计划，近期市场情况进行复审后由采购员向 内部工厂进行采购。供应商的生产计划和自己的生产计划紧密衔接，处于提高利 用率和成本因素考虑，增加采购定尺加工、玻璃包、建筑级等类型的原片的比例。 供应商为集团外工厂的原片采购活动，询价在货比三家基础上，原片生产厂家优 先的原则。根据订单的具体情况充分考虑各供应商的价格、质量、交货期、付款 条件等综合因素后确定供应商。所有集团外的原片采购都必需填写申请报告，报 告详细描述采购原因、采购价格、帐期等，经理复审、并送总经理部批准后，再 进行具体的采购。此外采购员也需要根据市场部反馈的原片使用信息，如有批量 性、持续供货的原片品种，签署年度供货协仪可以得到价格折扣和提升服务质量 的，要与此原片供货厂家签供货协议。原片采购员负责跟踪控制整个采购过程， 1 0 原片到货后采购员和库管员应详细将到货箱票和采购单进行检查核对，确认无误 后办理入库手续。原片采购员在完成相应的采购活动过程中，同时将相关信息输 入g s s 公司e r p 系统。 生产主材采购，即主要大宗材料( 指企业每个月生产过程中都将使用到的材 料) 的采购，采购员严格根据采购周期、日平均消耗量、库存情况及最小订货量 等因素确定采购数量及采购日期，每月2 日前必须将本月主要材料采购计划报部 门审批；采购员在每季度第一个月的十日前下本季度的计划需求量，供应商根据 最低库存量和计划需求量进行补货，以保证我司的正常生产。每月底库管员提供 本月所使用的大宗物料数量交给采购员，采购员再以对账单的形式通知各供应商 我司本月的实际使用量，双方确认后，供应商根据我司的的实际使用量进行开发 票和结算。对于非常规原材料( 为具体订单而准备的主要材料) 的采购，采购员 根据市场部提供的销售合同的需求量来确定采购总量。供货厂家遵循货比三家， 生产厂家优先的原则，获取报价资料审批，将指定的供应商加入合格供方一览 表中。并根据交货计划填写订货计划单，经审批后，下达订货通知单。采购员 负责跟踪控制整个采购过程以及库存情况，并随时根据生产的变化情况提醒供应 商补货。大宗原材料到货后由库管员和质检员对外观、型号、规格、数量，有效 期等常规项目进行检查后一同办理入库手续。 设备专用件的采购( 专用件：特定厂家生产、作用单一、代理销售点不多的 配件总称) ，设备专用件由设备部工程师或专门负责人根据我司仓库库存情况和 具体设备维修需要，向专用件供应商或专用件厂家询价，并获取书面报价( 要求 货比三家、生产厂家优先) 后填写料牢件请购单，请购单需详细注明物品名称、 规格、数量、型号及需要的交货时间并附询价单，经审批后进行采购；此外，请 购部门请购指定品牌，价格较高的配件时，如找到有价格相对便宜，质量并无明 显差异的替代品时，同样需提供书面的请购报告，并报批。与正常的维修周期严 重不符的配件请购，必须提供相关事故说明，以及损失评估单后请购，并由相关 领导审批；采购员在接到专用件请购单后进行商务处理( 再次压价、签署购销合 同及安排预付款等等) ；专用件到货后由设备部责任工程师验收，验收合格后与 采购员一同办理专用件入库手续，并在入库单上签字确认。采购员负责办理设备 专用件采购的付款工作，事后付款单据中包括请购单、采购单、询价单、入库单、 合同、发票、金额较大的还有请购报告以及合同会签单，单据齐全方能办理付款 事宜。预付款必须要有请购单、采购单、询价单、合同、金额较大的还有请购报 告以及合同会签单，采购员负责追回预付款的发票，与相关单据一起交财务消账。 外协加工件的采购，外协加工件由设备部和生产部工程师根据具体设备维修 和生产需要，绘制加工件图纸后填写外协加工零件申请单，申请单需详细注 明物品名称、规格、型号及需要的交货时间并附加工图纸，批准后询价，再反馈 设备部和生产部核价后，转呈总经理部审批，再通知外协加工厂加工，原则上所 有外协加工件必需先申请后加工，特殊紧急的先加工情况，由请购部门注明“紧 急采购 和“补单 字样；外协加工厂的选择，必须能够满足设备部和生产部的 一般加工要求和服务，再通过一系列的加工比价以后，填写外协加工厂的情况表， 报批后作为g s s 合格的外协加工厂；采购员在充分考虑价格、加工质量、交货期 等问题后选择外协加工厂加工。加工件到货后由设备部和生产部申请人验收。 回 图3 - i 入库流程 1 2 资料来源：g s s 公司内部 靶材的采购，靶材的采购先由设备部工程师根据具体生产需要，填写专用件 请购单，请购单需详细注明需采购靶材名称、规格、数量及需要的交货时间并估 价，经批准后采购；贵重靶材的采购，采购员必须通过网上查询报价，打印出来， 填写贵重靶材价格申请单，审批后方能购买 g s s 公司辅助材料、通用备品备件的采购，已设最低库存量的，由库管员根 据最低库存量和库存情况适时、适量的填写请购单。请购单由采购主任 根据生产计划、近期市场情况进行审批采购；未设最低库存量的，由请购部门先 去仓库核对库存，有库存的按正常手续领用，没有库存或只有少量库存确实需采 购的则填写请购单，经审核批准后， g s s 公司固定资产指使用期限一年以上，单位价值较高，并且其价值可以单 独计量的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他的设备、器具、工具。公 司的固定资产主要包括车辆、办公设备( 包括电脑、打印机等设备) 、房屋建筑 物等。规定不同的固定资产由不同的部门管理：机器设备由设备部负责；房屋建 筑由工程部负责：车辆由总经办的车队负责；电脑设备由设备部电脑工程师负责； 除电脑外的其他办公设备由总经办负责。g s s 公司的固定资产采购必须由请购人 员编写申请购买报告，且报告逐级审批到总经理处，总经理签字后采购员方可购 买。经过货比三家，采购员选择性价比最优的供应商，然后签订购销合同。到货 使用部门相关请购人员进行验收，验收合格后填写固定资产验收单。验收单上需 注明资产规格型号、建造单位即供应商、数量、原始价值、使用部门及资产具体 落实到哪个工序等，待使用部门经理签字后固定资产验收单即完成。部分固定资 产由于涉及金额较大，通常分三次付款。第一部分预付一定比例货款( 一般为 3 0 ) ：第二部分则在使用部门正常使用产品一段周期后，付大部分的余款；第三 部分为货款的5 ，作为质量保证金。确保采购物品的质量同时规避管理经营风 险。 3 2 3g s s 公司采购物料分类和供应商评审、管理和甄选方式 根据g s s 公司经营生产的特点及现状，对供应商实行分类，根据生产所用原 1 3 材料的分类进行，按照玻璃原片、生产主材、生产辅材、工具及备件、低值易耗 分类。大宗材料供应商的选择，除原片外，大宗材料( 包括p v b 、中空胶、中空 铝条、分子筛、丁基胶等) 供应商必须经过公开招标，选择合格供应商，对于新 增加的供应商，其产品必须试用合格才能批量采购，并按照招标时承诺的采购份 额进行采购。经过招标确认的供应商，要签订年度采购合同，非特殊原因原则上 合同期内价格不得变化，如有变化必须按照合同管理办法补充规定进行评审 并签订补充协议；包装材料及其它经常性采购供应商的选择，具备招标条件的( 如 木材、p e 膜、珍珠棉、泡沫条、气体、印刷品、标准五金件等) 要经过公开招 标，签订年度采购合同，按照合同规定份额采购：零星采购供应商的选择，除通 过招标的形式确定年度供应商的材料采购，其它零星采购或提供零星服务的供应 商通过比价即可确定供应商；没有特殊质量要求的材料采购，只要对供应商的资 格进行确认，产品质量可以满足我司要求，付款条件、价格合适即可采购 g s s 公司针对供应商的评价，公司层面形成供应商评价委员会，成员有各相 关部门经理，负责对供应商进行年度评价工作。各月份供应商的评价由采购人员 根据供应商的交货及时性、价格合理性、产品质量等对供应商进行评价。 供应商的分类及评价制度方面，根据采购物品的金额及重要性把供应商分为 主要供应商( 如大宗材料供应商、外协供应商) 、一般供应商( 如包装材料供应 商、常用五金件、常用电器件、常用劳保用品、磨轮、钻头、除膜轮、气体等) 和零星采购供应商。主要供应商与一般供应商列入合格供应商名录，并填写 供应商基本情况调查表；零星采购供应商不列入供应商名录，不做等级评价。 对合格供应商的评价分为季度评价与年度评价，季度评价由采购人员直接评价， 采购主管批准，对供应商的年度评价由供应商评价委员会评价，由采购部门汇总 评价结果。把年度评价结果要书面通知供应商，季度评价根据具体情况书面或口 头通知供应商。年度评价不合格的供应商自动取消下年度的供货资格，但下年度 招标没有中标的供应商也自动取消其供货资格。 在供应商档案的建立方面，仅对主要供应商和一般供应商建立供应商档案， 供应商档案包括供应商基本情况调查表、供应商季度评价表、供应商年度 等级评价表、营业执照、企业代码证、营业执照以及供应商获得的主要 资格证书等。 1 4 第4 章g s s 公司采购管理现存的主要问题及分析 4 1 采购管理面临的主要问题 4 1 1 采购管理混乱，未形成有效监管 g s s 公司的采购情况已在上面有过详细介绍，可以看出现有的采购流程存在 较多的不合理之处。目前公司相关的采购体系文件仅有四份：供应商的选择与 评价制度，采购管理规定，外协操作规程，采购管理及审批制度， 合同 管理办法及补充说明。以上程序文件很明显是不足以对g s s 公司采购管理的 全部活动涵盖的，且个别文件中内容重叠，描述不清。部分文件起草日过久，文 件未有更新，没有达到其该有的作用。 除以上描述的g s s 公司采购现状存在的问题，同时实际运作中存在一个重大 问题，即全部采购均未有采购计划的制定，审核，实施，跟踪。这样的状态很难 确保一个良好的采购活动。采购计划是维持企业正常运营，应在何时购入何种物 料以及订购的数量进行科学的预计，其目的： ( 1 ) 预计物料采购需用的数量与时间，避免供应中断，影响运营。 ( 2 ) 避免采购物料库存过多，积压资金。 ( 3 ) 使采购部门事先准备，选择有利时机购入商品和物料。 ( 4 ) 确立物料合理消耗标准，控制采购物料成本。 采购计划( 预算) ，是属于生产销售计划中的一部分，也是公司年度计划与 目标的一部分。通常，销售部门的计划( 即销售收入预算) 是公司年度营业计划 的起点，然后生产销售计划才随之确定。而生产销售计划则包括采购预算( 直 接原料商品采购成本) 、直接人工预算及制造销售费用预算。由此可见，采购 预算是采购部门为配合年度的销售预测或采货数量，对所需求的原料、物料、零 1 5 件等的数量及成本做出的详细计划，以利整个企业目标的达成。采购计划( 预算) 虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其 他部门的配合。 4 1 2 采购材料合理分类问题 g s s 公司仅将物料分类为玻璃原片、生产主材、生产辅材、工具及备件、低 值易耗。这种分类方法明显是比较粗放的，仅仅以采购物料的功能来区分并以此 进行分类。按功能分存在较多弊端，应当按四象限分类方法对采购物料进行分类 管理，同时在采购操作上也应该进行分类，区分战略性采购和操作性采购。原片 作为采购资金最大一部分，应为工作重点，但实际中，由于绝大部分原片材料来 源于集体内部公司，故未予以足够的重视及关注。 四象限分类法的采购战略，将采购物品分为关键物品、瓶颈物品、常规物品 和杠杆物品。企业在进行采购时，可根据不同的产品采取不同的采购策略。对于 采购来说，对产品进行分类就显得至关重要了。在采购物品四象限模型中，根据 采购的年购买量和采购产品的风险和采购机会对采购物品进行分类的方法。 高 风 险 低 风 险 图4 - 1 四象限物料分类表 根据公司运营采购的年度采购量大小以及采购物品对采购方的风险高低可 以将采购物品分别归入四象限，分为以下四类：( 1 ) 常规物品，指采购风险小， 企业每年的采购量也很小的产品。常规物品通常有很多的供应商和种类，而且产 1 6 品都已标准化，采购风险低。企业每年的购买常规物品的数量和金额很小，每个 企业每年的购买额只占供应商销售额的很小比例。( 2 ) 瓶颈物品，指采购风险大， 而企业每年需求量不大，但又不可或缺的产品。能供给瓶颈物品的供应商数量较 少，产品多是非标准化的，因此采购风险很高。而企业每年的采购额较小，企业 每年的购买瓶颈物品的数量和金额很小。( 3 ) 关键物品，指采购风险较大，企业 采购量很大的产品。这种产品一般是非标准化的，只有很少的供应商可供选择， 较难找到的替代产品或供应商，因此对采购商的风险很高，而每年采购数量和金 额很大。( 4 ) 杠杆物品，指采购风险小，但企业每年的采购量很大的产品。杠杆 物品通常有很多可供使用的供应商，产品也已标准化，采购风险低。 表4 - 1 四象限物料属性 常规物料杠杆物料瓶颈物料关键物料 风险低低高高 采购机会大大 小 小 标准化标准化标准化多数为非标准化多数非标准化 供应商数量 多多少少 对供应商吸引力小大小大 结合g s s 公司的行业特点及物料采购的实际情况，可按照上面的方法进行初 步分类。 1 常规物料：将g s s 公司低值易耗产品列入该类型物料中，例如纤维板、 泡沫条、保护服装等，如表4 2 所示。物料的标准化程度较高，可替代性较强。 选取供应商主要考虑其提供产品的质量及服务稳定性等方面因素。 表4 - 2 低值易耗品类物料 2 瓶颈物品：将产生使用的工具及生产设备的备件归入此类别。针对标准 化尤其是生产设备的备件，对其要求极高，专用设备专用耗材及备件，基本无替 代性，同时其产品质量直接影响到生产，风险大。大部分设备为进口设备采购周 1 7 期长，且非不具备随时可获得性。例如专用齿轮、穿带轮、电器开关等零配件。 同时存在部分配件，原厂并无生产只能通过多年合作的供应商对该类设备及行业 十分熟悉，通过自己加工的方式获得物料配件。 表4 - 3 工具备件类物料 3 关键物料：g s s 公司的专用产生辅料归入该类物料。该类产品年度的采 购量大，标准化程度不高。例如釉料，没有统一的行业标准，定版的信息完全取 决于客户的认可，且同一工程必须采用同样的釉料及调色方案。可替代性差，非 质量的问题。 表4 - 4 专用生产类辅料 4 杠杆物料：将专用生产材料列入杠杆类物料中。其中大部分产品标准化 较高，且每年度采购的数量巨大。供应商数量有限，采购时不仅考虑质量稳定性， 同时生产能力、售后服务、及时性等因素需在考虑之中。 表4 - 5 专用生产类物料 4 1 3 采购供应商有效管理及评估 g s s 公司对供应商的管理还有相关规定，但内容涵盖面较小，仅对供应商进 行简单的评审，季度及年度的评审。未对供应商进行分级分类，同时在实际日常 工作中，体系文件中规定的相关评审及甄选工作并未予做到位，通常是敷衍了事， 并未有真正从供应商的供应服务状况、产品质量、反映速度等方面进行认真评审。 例如，供应商管理中普遍应用的年度评估，虽g s s 公司明文写入管理规定，但经 查找纸面资料，仅存有2 0 0 7 年、2 0 0 8 年资料，且未全部涵盖理应纳入评审名单 的供应商，同时存在评审内容不全，数据不全的现象。没有定期举行供应商会议， 进行对日常期间内操作的回顾与总结，总是在产品发生问题的时候，才紧急的找 到供应商，采取或直接拒收或罚款的处理手段，过于粗暴。这样也使得供应商产 生逆反心理，不利于供需双方的良性合作关系。 4 1 4 采购工程师专业素养不足及员工有效激励问题 g s s 公司采购管理的体系程序文件未有针对采购管理员的培训及素质要求 1 9 进行明确的定义。则现实中采购员专业素养不足，技能参差不齐，这样的状况很 难保证日常的采购活动做到高效及进一步提升采购管理绩效。而采购工程师作为 日常采购活动的直接参与人员，对其技能素质的要求是较高的。下表通过统计数 据显示出作为采购工程师其素质及技能的要求： 表4 6 典型采购人员的培训要求 采购总工厂采战略采前期采后期采品