公文规范与写作要领(ppt 42页)

1,公文處理流程與製作,高雄市立鳳林國中幹事包承艷(資料來源:侯科長),2,高雄市政府人事處電腦公文系統操作流程,創簽稿操作流程,有來文操作流程流程.doc,3,簽及函稿的撰擬,公文夾之使用須與夾內文書性質相稱：最速件紅色卷宗速件藍色卷宗普通件白色卷宗,4,公文自收文（創稿）、會核、會簽、呈判至發文（存查），應依時限辦理，處理時限規定如次：一般公文:(除限期公文外，均應扣除例假日及國定假日，以實際工作日計算)（1）最速件：一天。(2）速件：三天。（3）普通件：六天。（4）限期公文：依文內期限辦理。（5）會稿會辦案件：按傳遞速別卷宗最速件：一小時、速件：二小時、普通件：四小時之時限辦理。,5,公文規範,壹、公文的種類一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。五、公告：各機關對公眾或特定對象宣布周知時使用。六、其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。,6,公文規範,一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。二、函：各機關處理公務有下列情形之時使用：（一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。（三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。（四）民眾與機關間之申請答復時。,7,公文規範,三、書函：公務還在磋商、諮詢階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性。但適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，對行政效率提升有助益。（一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。（二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用（三）政府機關答復簡單案情時使用。（四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用,8,公文規範,書函的結構及作法：（一）書函文字、用語均比照函。（二）書函的結構實務上可視需要採三段式主旨、說明、辦法或條例式，但對上級機關首長行文宜採三段式。,9,公文規範,書函與函之區別（一）使用時機公務已達成熟階段時使用函；尚在磋商試探階段時使用書函。（二）受文對象函受文者大都為機關，對個人亦可；書函受文者大都為個人，對機關亦可。（三）行文系統函行文系統需受層級限制；書函則可直接行文，不受層限制。（四）署名用印函因受行文系統之不同蓋用機關首長職章或簽字章；書函蓋機關條戳。,10,公文規範,四、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需其他機關處理者，得另行檢送。五、簽：承辦員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。六、開會通知單：召集會議時使用。,11,公文規範,貳、公文處理之對象一、機關與人民。二、機關與人民團體。三、機關與機關涉及政府機關組織層級體制行政系統。參、公文行文系統之種類一、上行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。一各機關對總統有所呈請或報告時所使用之呈。二下級機關對上級機關有所陳請或報告時，或承辦員對長官之簽、報告。二、平行文：無組織法上之隸屬關係，其同級機關或非同級機關間相互往來之公文書。一總統與立法院、監察院間所使用之咨。二同級機關或不相隸屬機關間公文之往復。三人民與機關間之申請答復時。三、下行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。一各機關公布法規、任免、獎懲官員，總統、軍事機關部隊發布命令所屬用之令。二上級機關對下級機關有所指示時。,12,公文規範,肆、行文系統判定標準一以行文機關間之隸屬關係判斷：即以是否有指揮監督關係判定，例如直轄市政府隸屬於行政院，則行政院與直轄市政府間為上、下行文關係；高雄市各中等以下學校隸屬於高雄市政府教育局，則高雄市政府教育局與本市各中等以下學校間為上、下行文關係。又如行政院以外的各部會與直轄市政府間，因雙方並無隸屬關係，則應以平行文處理。二以主管業務督導關係判定：如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政部亦可指揮各地警察及消防機關。,13,公文規範,伍、公文用印與簽署一、公文用印規格公文必須具有法定的格式，舉凡機關公文的文別、用紙、行款、簽名、蓋章及用印等均必須依據文書處理手冊之規定辦理，說明如下：一發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約、證券、匾額及其他依法規定應加蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。二呈：用機關首長職銜、姓名、蓋職章。三函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章；平行文及下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用函時比照上行文規定辦理。,14,公文規範,四書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文蓋用機關或承辦單位條戳。五機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由機關首長署名，蓋分層負責授權章或機關條戳。六機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長請假出國，發文用印均以實際發文日期為準，亦即首長批示之公文至首長請假出國後始送發文，除署首長姓名，註明不能視事理由外，由代行人附署職銜、姓名，加註代行兩字後發文。,15,公文規範,陸、簽核版面規範公文簽擬分三面向：擬辦、會辦、決行。文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並於職名章下方註明8碼時間上排月日，下排時分。層次決行以國字小寫為之。代為決行章蓋在職名章下方。決行者批示意見應在職名章上方。,16,17,公文規範,機密檔案歸檔時，承辦員應使用專用封套裝封，並於封口處加蓋職名章，封面依規定格式詳實填註。辦畢案件應於日內依序彙齊，併同歸檔清單送檔案室歸檔。,18,公文規範範例,19,公文共同格式一般公文用語,20,公文共同格式一般公文用語,21,公文共同格式一般公文用語,22,公文共同格式一般公文用語,23,公文共同格式一般公文用語,24,公文共同格式一般公文用語,25,公文製作要領,函的製作重點1.主旨（何事？）（不可分項）要把握主要意旨簡述，最後再加期望語。2.說明（為何？）：（可以分項）A.先敘明創稿或復文或轉文。B.再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結）C.視主旨之訴求，增加相關之說明。D.檢視相關之附件（超過一項要編號標示用見出紙）。3.辦法（應如何做？）：（可以分項）,26,公文寫作要領,分段款式一主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則。二說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用經過、原因等其他名稱。三辦法：為簽之重點，須擬具體意見供裁示，例如有甲、乙、丙數案供裁示時，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用陳核、請示等。或向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用建議請求、擬辦、核示事項等其他名稱。,27,公文寫作要領,一般原則一應力求簡文句少而意義足；淺不用奇字、奧字、僻典；明不為隱語誇張、諷刺；確時間數字精確真實，亦即語意肯定、用詞堅定內容清晰、完整、簡潔、具體、精確。二注意雙方身分上行文應謙謹有度，平行文應卑亢合宜，下行文應詞婉義正。三文句應正確使用標點符號，使句讀清楚，便於閱讀，免除誤解。四文內避免層層套敘來文，僅摘述要點。五應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。六段落要分明採三段活用式之結構，各段陳述清楚。,28,公文寫作要領,寫作要求正確避免錯誤、遺漏、主題偏差及主觀清晰文意清楚、肯定簡明用語簡鍊，詞句曉暢，主題鮮明迅速自蒐集分析結論務必保握時效整潔文稿保持整潔，字體字型一致一致用語、結構格式、數字用法均應一致完整對案情全盤深入瞭解，應考慮機關與單位之協調，擬具周詳具體、適切可行意見供核,29,公文寫作要領,各段規格一每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號：。二主旨一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。三說明、辦法如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫；如分項條列，應另縮格書寫為一、二、三.，一二三.1、2、3、.，123.。四說明、辦法中，其分項條例內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。,30,簽及函稿的撰擬,一、簽之意義：簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之依據，亦即機關組織下級對上級之報告，屬上行文。二、簽的結構及作法：簽為機關內部之文書，不必填列發文機關，直接以文別為首，其製作應於首行首格書寫，以20號字標楷體書寫靠左對齊。（一）視案情之複雜情形，可分為三段式（主旨、說明、擬辦）、二段式（主旨、說明或主旨、擬辦）和一段式（主旨）等三種格式。（二）會辦單位較多時，應用簽稿會核單或影印分會，再彙整成綜簽方式辦理（三）簽辦時如能先與各單位充分溝通可減少歧見，增進行政效率。（四）署名：機關內部單位主管或人員向其機關長官之簽：署名於簽末最後一行，蓋承辦員之職名章，並於職名章下方簽押時間，以明責任。如12月6日15時簽押為12061500,31,簽及函稿的撰擬,二、簽擬原則：力求簡明扼要：切記講該講的，不該講的不要講亦即（一）必須讓長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用、經費負擔等。（二）以附件附陳有關資料，以減少簽之篇幅。（三）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。（四）正確巧妙使用按語一段的起頭，如關於、查；轉接詞如案經、嗣經、爰。（五）有關機關意見或相關規定，以摘錄重點或敘明即可。（六）正確使用標點符號。（七）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。,32,簽及函稿的撰擬,一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用1先簽後稿訂定、修正、廢止法規案件。有關政策性或重大興革案件。牽涉較廣會商未獲結論案件。擬提決策會議討論案件。,33,2簽稿併陳文稿內容須另為說明或對以往處理情形需酌加析述之案件。依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。須限時辦發不及先行請示之案件。,簽及函稿的撰擬,34,簽及函稿的撰擬,3以稿代簽為一般案情簡單，或例行性承轉之案件。,35,簽及函稿的撰擬,二、款式：1先簽後稿：簽應按主旨、說明、擬辦三段式辦理。2簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。,36,簽及函稿的撰擬,機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員擬辦（簽、創稿）。訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。,37,簽及函稿的撰擬,有附件在說明段敘述附件名稱及份數。文稿增刪修改過多者，應送還原承辦員清稿，並將原稿附於清稿後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會核簽。須以副本分行者，應在副本右方列明，如需附本收受者有作為時，應在說明段敘明。,38,簽及函稿的撰擬,文稿頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。以稿代簽之公文，承辦員應在原來文件適當位置簽註如另稿字樣，另在行文稿面左上方註明以稿代簽。簽稿並