总账子系统出纳及账簿管理

出纳管理,资金日报表,现金和银行存款日记账,支票管理,3.4出纳管理,一、支票管理,为了加强企业的银行支票管理，出纳人员通常需要建立支票登记簿，以便详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报销情况等。只有在初始设置的“选项”中已选择“支票控制”，并在结算方式设置中已设置“票据结算”标志，在“会计科目”中已指定为银行账的科目才能使用支票登记簿。当出纳签字的凭证涉及银行科目时，系统要求输入支票登记信息。当出纳签字凭证涉及多个银行科目时，系统要求逐一输入支票登记信息，以便分别建立相应的支票登记簿。,3.4出纳管理,当支票登记簿中的报销日期为空时，表示该支票未报销。已报销的支票不能修改。当支票业务发生后，经办人持原始单据(如发票)到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证。当输入该凭证时，系统要求输入该支票的结算方式和支票号，在输入完该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该支票即为已报销。【例3.12】登录支票信息：1月25日，开出转账支票一张，金额178900元用于支购买客货两用汽车和手提电脑（支票号1239）。,3.4出纳管理,二、现金和银行存款日记账,现金和银行存款日记账与普通科目明细账是有区别的，在日记账中要有日合计数，而在明细账中不要求有日合计数，日记账只能按日期和凭证号排序，而明细账可以按其他条件排序。在出纳管理下，现金日记账和银行存款日记账是两个不同的子菜单，其输出的内容不同，但其功能相同。在进行现金和银行存款日记账查询时，首先要进行查询条件选择，然后输出相应的日记账，其主要格式包括：金额式日记账和外币日记账（即复币式日记账），通过该功能可输出某一天的现金、银行存款日记账，还可输出任意一个会计月份的现金、银行存款日记账。,3.4出纳管理,二、库存现金和银行存款日记账,三、网络课程制作特色,1.查询日记账,可在“我的账簿”中选择已保存的查询条件，或设置新的查询条件进行查询。若要查看“包括未记账凭证”的日记账，可选中“包括未记账凭证”选项。如果本月尚未结账，查看时显示“当前合计”、“当前累计”。如果本月结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。双击某行或将光标定在某行上，可以联查相应的凭证总账。【例3.13】查询蓝梦公司2004年1月份的银行日记账。,3.4出纳管理,二、现金和银行存款日记账,三、网络课程制作特色,2.打印日记账,使用打印功能，可打印正式现金日记账、银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账，要每天登记，做到日清月结，同时还要定期将打印输出的活页账页装订成册。如果业务较多要每天打印输出，如果每天业务较少也可按旬打印输出。,3.4出纳管理,三、资金日报表,资金日报表是反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表，在企业货币资金管理中占据重要位置。该功能用于查询某日现金及银行存款科目的发生额及余额。在查询之前，首先要输入资金日报的查询条件，然后根据输入的查询条件输出资金日报。在输入查询条件时，如果选择多级查询，可以在一张资金日报表上看到所有资金发生的明细情况。,3.4出纳管理,在资金日报表查询中，提供今日共借、今日共贷、今日余额、借方笔数、贷方笔数、昨日余额的合计数，并按币种进行合计，每个币种一行，合计以末级科目的金额计算。【例3.14】查询蓝梦公司2004年1月5日的资金日报表。,3.4出纳管理,基本会计核算账簿管理,明细账,总账和科目发生额与余额表,账簿查询工具,3.5账簿管理,辅助核算账簿管理,往来管理部门管理项目管理,一、账簿查询工具,账簿查询工具可将企业常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。以明细账为例，如果要查询生产成本科目的月份明细账，则需进行以下操作：选择“明细账”选项，选择原材料科目下的起始科目和终止科目，选择“包含未记账凭证”的选项，选择“确定”功能。如果将这些查询条件保存成名为“原材料明细账”的“我的账簿”，那么，每次查询该科目明细账时只需选择“我的账簿”，然后再选中该账簿双击或选择“确定”功能即可。【例3.15】在“我的账簿”中增加查询原材料账簿。,3.5.1基本会计核算账簿管理,二、总账和科目发生额与余额表,三、网络课程制作特色,1.总账查询,总账查询功能不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。在输出总账时先要输入查询条件，也可将查询条件保存在“我的账簿”目录下，或直接调用“我的账簿”目录下的查询条件，按此条件或对查询条件进行必要的修改后，按设定的查询条件显示或打印账簿。【例3.16】查询蓝梦公司“1001现金”科目总账。,3.5.1基本会计核算账簿管理,二、总账和科目发生额与余额表,三、网络课程制作特色,2.科目发生额与余额表查询,科目发生额与余额表查询功能用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议采用余额表代替总账。科目发生额与余额汇总有两种方式，一种方式是按月汇总（见表3-1）；另一种方式是按条件定义汇总。,3.5.1基本会计核算账簿管理,【例3.17】查询蓝梦公司1月份的发生额及余额表。,三、明细账,明细账查询功能用于查询各账户的明细发生情况，可按查询条件定义输出明细账。在明细账中可以包含未记账凭证。明细账提供三种账簿查询类型：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，可使各级科目的数据关系一目了然。,3.5.1基本会计核算账簿管理,三、明细账,三、网络课程制作特色,1.三栏式明细账查询,查询某个科目某月份明细账；组合条件查询，可以分别选取某些条件进行组合后，按组合条件进行查询，条件有:类别、日期、凭证号、科目、摘要、结算号、发生额等。三栏式明细账一般格式见表3-2。【例3.18】查询蓝梦公司1月份的“营业费用其他费用”三栏式明细账。,3.5.1基本会计核算账簿管理,三、明细账,三、网络课程制作特色,2.多栏式明细账查询,多栏式明细账查询功能用于查询多栏式明细账。多栏账在查询之前必须先定义其输出格式，系统按定义进行查询输出。定义多栏账栏目。系统提供两种定义方式，即自动编制栏目和手动编制栏目。建议先进行自动编制再进行手动调整，可提高录入效率。,3.5.1基本会计核算账簿管理,三、网络课程制作特色,定义多栏账时一般包括以下栏目：方向，即确定栏目所选科目的分析方向，是借方分析还是贷方分析。科目，即确定栏目所对应的分析科目。栏目名称，即确定在多栏账表头中显示的栏目名称。分析方式。,3.5.1基本会计核算账簿管理,三、网络课程制作特色,输出内容。此项可在“金额”、“数量”、“外币”和空四个可选值之间选取。分析栏目前置，即将分析栏目放在余额列之前进行分析。分析栏目后置，即将分析栏目放在余额列之后进行分析。【例3.19】定义蓝梦公司应交增值税多栏式明细账格式。,3.5.1基本会计核算账簿管理,往来管理,应付款管理,应收款管理,个人往来管理,3.5.2往来管理,一、个人往来管理,个人往来是指企业内部职工或外部个人发生的往来业务。利用个人往来核算功能需先在设置会计科目时将需使用个人往来核算的科目的账类设为个人往来，有些单位如果个人往来业务不多则可不使用个人往来核算功能，而直接将个人作为科目设置，核算时同其他科目一样。使用个人往来核算功能可以完成个人往来清理、往来对账、往来明细账输出、往来余额统计和打印催款单等工作。,3.5.2往来管理,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,1.个人往来发生额与余额表,本功能用于查询个人往来科目各往来个人的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额，包括科目余额表、部门余额表、个人余额表三种查询方式。在查询时先要定义其查询条件，然后系统按查询条件进行查询。,3.5.2往来管理,三、网络课程制作特色,(1)科目发生额与余额表，用于查询某个人往来核算科目下所有个人的发生额及余额情况。(2)部门发生额与余额表，用于查询某往来科目、某部门下所有个人的发生额及余额情况。(3)个人发生额与余额表，用于查询部门中，某一往来个人的各往来科目的发生额及余额情况。,3.5.2往来管理,【例3.20】查询蓝梦公司市场部的付海涛“其他应收款应收个人款”科目发生额与余额表。,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,2.个人往来总账,本功能用于查询某科目及个人各月份的发生额及余额汇总情况。,3.5.2往来管理,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,3.个人往来明细账,本功能用于查询个人往来科目，各个往来个人的往来明细账，包括科目明细账、部门明细账、个人明细账、三栏明细账、多栏明细账五种查询。【例3.21】查询蓝梦公司市场部付海涛的个人往来科目明细账。,3.5.2往来管理,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,4.个人往来清理,本功能用于对个人的借款、还款情况进行清理，能够及时了解个人借款、还款情况，清理个人借款。在进行个人往来清理时，先要定义清理条件，然后根据定义的清理条件，对个人往来数据进行清理，对两清的业务进行勾对。,3.5.2往来管理,三、网络课程制作特色,自动勾对。个人往来自动勾对是按“票号+逐笔总额”方式进行勾对的。其中，票号勾对就是对同一科目下票号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对；逐笔勾对就是在未指定票号的情况下，系统按照金额一致、方向相反的原则进行自动勾对；总额勾对是指当某个人的所有未勾对的借方发生额之和等于所有未勾对的贷方发生额之和时，系统则将这几笔业务进行自动勾对。执行本功能一般可在记账后或在期末要查询或打印往来账前进行。进行自动勾对时，系统自动将所有已结清的往来业务打上两清标志“”。,3.5.2往来管理,勾对，是指将已达账项打上已结清的标记。系统提供自动与手工勾对两种方式。,操作：执行“账表”“个人往来账”“个人往来清理”命令，打开“个人往来两清条件”对话框。,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,5.个人往来催款单,此功能用于输出个人催款单，以便及时清理个人借款。在输出个人催款单时，先定义输出条件，主要包括以下内容：(1)科目。(2)部门。(3)个人。(4)截止日期。(5)催款单信息。(6)包含已两清部分。定义完输出条件后，选择“确定”功能，即可输出个人往来催款单。,3.5.2往来管理,一、个人往来管理,三、网络课程制作特色,6.个人往来账龄分析,本功能用来对个人往来款余额的时间分布情况进行账龄分析。在输出个人往来账龄分析表时，先定义输出条件，主要包括以下内容：(1)科目，即选择需要输出的科目。该科目必须是科目字典中为“个人往来”的科目。(2)截止日期，即用来指定要查看的日期范围，其范围为从年初到截止日期。,3.5.2往来管理,三、网络课程制作特色,(3)账龄期间。可以在此设置账龄分析区间，可以直接在“天数”栏中，通过修改每个区间的天数来调整账龄区间。(4)外币账龄分析。若选择外币，则对外币进行账龄分析，若不选择外币，则对本币进行账龄分析。,3.5.2往来管理,(5)系统提供两种方式进行账龄分析，即按所有往来明细进行分析和按未两清的往来明细进行账龄分析。企业可以根据自己的需要选择。(6)条件输入完毕后，选择“确定”即可输出个人往来账龄分析表。,二、应收款管理,查询统计是应收款系统的一个重要组成部分，系统从各种角度提供统计分析功能，主要单据查询、业务账表查询、业务分析和科目账表查询四部分内容。,3.5.2往来管理,二、应收款管理,三、网络课程制作特色,1.单据查询,单据的查询包括发票、应收单、结算单和凭证的查询。通过查询已经审核的各类型应收单据的收款情况、结余情况；查询结算单的使用情况；查询在应收系统中所生成的凭证，随时能了解往来款项的核算与管理情况。【例3.22】查询蓝梦公司2004年1月份的销售发票。,3.5.2往来管理,二、应收款管理,三、网络课程制作特色,2.业务账表查询,进行业务账表查询，可以进行总账、明细账和对账单的查询，并能实现总账明细账单据的查询。通过总账及明细账查询，可以查看客户、客户分类、地区分类、部门、业务员、存货、存货分类在一定期间所发生的应收、收款余额及明细情况。【例3.23】查询蓝梦公司2004年1月份的付海涛业务余额表。,3.5.2往来管理,二、应收款管理,三、网络课程制作特色,3.账龄分析,账龄分析是在设置账龄区间基础上，按客户、存货、业务员、部门或单据的应收款余额进行分析，包括应收款账龄分析、收款账龄分析和欠款账龄分析。在此，主要介绍按应收款进行账龄分析的方法。【例3.24】对蓝梦公司的应收款进行账龄分析。,3.5.2往来管理,操作：执行“账表管理”“统计分析”“应收账龄分析”命令，打开“应收账龄分析”过滤条件对话框。输入过滤条件后，单击“过滤”按钮，进入应收账龄分析查询结果列表窗口。,三、应付款管理,应付款统计分析主要包括单据查询、业务账表查询、科目账表查询和账龄分析四部分内容。,3.5.2往来管理,三、应付款管理,三、网络课程制作特色,1.单据查询,通过查询已经审核的各类型应付单据的付款、结余情况；结算单的结算情况；系统所生成的凭证，随时能了解往来款项的核算与管理情况。【例3.25】查询蓝梦公司的应付款结算单。,3.5.2往来管理,三、应付款管理,三、网络课程制作特色,2.业务账表查询,进行业务账表查询，可以查看供应商、供应商分类、地区分类、部门、业务员、供应商总公司、主管业务员、主管部门在一定月份期间所发生的应收、收款以及余额情况。想要进一步了解指定科目下各往来供应商的总账及明细账情况，可使用科目账表查询。【例3.26】查询蓝梦公司“应付账款2121”下各往来供应商的明细账。,3.5.2往来管理,三、应付款管理,三、网络课程制作特色,3.账龄分析,账龄分析是在设置账龄区间基础上，可按供应商、存货、业务员、部门或单据的应付款余额进行分析。它既可以进行应付款的账龄分析，也可以进行预付款的账龄分析。,3.5.2往来管理,部门管理,部门收支分析表,部门明细账,部门总账,3.5.3部门管理,（1）同手工方式一样将部门作为明细科目来设置：,3.5.3部门管理,（2）不将部门作为明细科目设置，即采用本系统提供的部门核算功能，在会计科目设置中，对部门核算的科目选择“部门核算”选项：,3.5.3部门管理,（1）方法同手工记账方式相同，其缺点是按部门进行统计不便，如统计某部门的费用情况等。适用于部门和按部门核算的科目不多的单位，也适用于希望同手工记账方式保持相同的单位。（2）方法适用于部门和部门核算科目较多的单位或管理要求较高的单位。在总账系统中，只要进行了准确的部门核算与管理设置，系统就可自动生成部门核算与管理的数据。,3.5.3部门管理,一、部门总账,部门总账功能可根据指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目下指定期间内各部门的期初余额、借贷方发生额及期末余额，也可根据指定的部门和会计期间，输出该部门下指定期间内对应各个部门核算科目的期初余额、借贷方发生额及期末余额。【例3.27】查询蓝梦公司市场部的部门总账。,3.5.3部门管理,二、部门明细账,部门明细账功能可根据指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目在指定期间内分部门的明细账，也可根据指定的部门和会计期间，输出该部门在指定期间内对应各个部门核算科目的明细账，还可通过指定部门核算科目及部门和会计期间，输出该科月该部门下指定期间内的明细账。部门明细账的具体格式有金额式、原币金额式、数量金额式和原币数量式四种。【例3.28】查询蓝梦公司市场部的部门多栏式明细账。,3.5.3部门管理,三、部门收支分析表,为了加强对各部门收支情况的管理和业绩的考核，系统提供部门收支情况分析功能，可对所有部门及其核算科目的计划指标数、发生额、余额按部门或科目进行分析。在进行统计分析时，系统将科目、部门的期初、借方、贷方、余额一一列出，并与计划指标数进行比较分析。【例3.29】生成蓝梦公司的部门收支分析表。,3.5.3部门管理,项目管理,项目发生额与余额统计表,项目明