OOS-OOT处理规程---副本.doc

1 目的：1.1制订详尽的工作程序，保证在检验工作中出现的超标、超常结果得到全面分析和正确处理，以符合法规和质量标准要求。同时保证检验数据可靠，避免误判及检验纠纷。1.2调查超标、超常检验结果出现的原因，采取预防措施，防止再次出现。1.3将各类超标、超常检验结果报告公司高级管理层，以提供质量改进的决策依据。2 适用范围：2.1本程序适用质检中心所有检验岗位出现的超标、超常检验结果。2.2本程序也同时适用于江苏万年长药业合同供应商，根据江苏万年长药业GLP要求，其所属质量保证部检验岗位出现的超标、超常检验结果。3 职责：质检中心经理：负责组织偏差调查，对OOS/OOT结果审核，组织培训防止OOS/OOT结果产生。检验组组长：负责调查OOS/OOT结果检验员：负责报告OOS/OOT结果4 规定：4.1定义：4.1.1超标检验结果（OOS-Out of Specification）：指检验结果超出标准的规定范围。当两份平行测试榈检验结果一份合格、另一份不合格时，不得将其平均，应视为超标。4.1.2超常检验结果（OOT-Out of Trend）：指检验结果虽符合标准规定，但同此类检品历史上典型的检验结果不一致。例如：一成分含量历史上典型值为98.0103.0%，但此次测定结果为96.8%或97.1%，应构成一次超常检验结果。4.1.3原样复验：指仍采用初始的样品再进行检验。4.1.4重取样复验：指重新取样进行检验。4.1.5实验室偏差：指由于任何与检验过程相关的因素所引起的检验结果偏差。包括取样、样品容器、存放条件、检验操作、计算过程等问题引起的偏差。4.1.6非实验室偏差：指在排除实验室偏差以外的由于其它任何因素所引起的检验结果偏差。该类偏差可以分为以下两种：4.1.6.1非生产工艺偏差：系指因操作工未按程序操作、设备故障或用错料等原因引起的检验结果偏差。4.1.6.2生产工艺偏差：指因生产工艺本身缺陷引起的检验结果偏差，就是人员操作、环境、设备和物料完全正确也不可避免。4.2超标、超常检验结果处理程序：4.2.1报告及调查 当检验员发现任何超标或超常检验结果时，应如实记录，并立即向质量中心经理（或主管）报告。未经允许，不得擅自进行复验。由质检中心经理（或主管）安排按所附调查表内容进行调查。另外，当质检中心经理（或主管）或复验对某一合格结果产生质疑时，也可安排进行相应调查。首先执行基本项目调查表调查，再根据具体情况执行其它相应专业的调查表（如：微生物超标，执行微生物超标、超常检验结果调查表），根据调查表逐项调查，由调查人填写调查记录，取得初步结论，根据后续程序进行处理。若调查发现初检样品有误或样品本身不具代表性时，执行重取样复验。按初检取样范围重新取样后按初检验样次检验（一份），以该检验结果发报告即可，同时注明问题发生的原因。4.2.2原样复验 经过以上调查可得出初步结论，当发现存在非取样原因的实验室偏差或不能排队存在实验室偏差可能性时，执行原样复验。如调查发现确有实验室偏差时，仅安排该检验员排队偏差后自行复验（必要时平行两份），以复验结果发报告即可；如调查未发现确切的偏差原因并且不能排除存在实验室偏差可能性时，按后续种类样品的复验样次进行原样复验。超常检验结果若未查出问题或疑问，可根据同行其它样品检验情况及历史数据决定是否进行原样复验。4.2.2.1化学检验：4.2.2.1.1产品：重要项目（如含量）检验员自复（平行两份），另外由室主任指定两名富有经验的检验员进行他复（每人平行两份），所获取的八份检验结果（包括初验两份），按下页插图所示流程进行判定：（注：他复1结果同样超标，可省去复2，直接判定为超标。） 超标、超常检验结果处理流程图当出现未列入图示流程的情况时，需进一步分析、查找原因后进行确定。此时可附带一份已知含量（合格）的样品同行复验，以期找出问题所在。含量均匀度、溶出度应根据药典标准进行判定和复验。4.2.2.1.2其它项目（相关物质、性状、鉴别、干失（水分）等）：检验员自复（一份），另外由质检中心经理（或主管）指定一名富有经验的检验的检验员进行他复（一份），处理原则同上（略去他复2）。4.2.2.1.3稳定性样品：首次发现超标或超常检验结果，应进行完整的调查和必要的复验以得出明确结论。但当此类情况以前曾经出现过，而且已经明确得出调查结论的，则仅进行相应调查，若未查出任何问题或疑问，不须进行自复或他复，在备注出原因后即可直接发报告。4.2.2.1.4原辅料：检验员自复一份，另外由质检中心经理（或主管）指定一名富有经验的检验员进行他复（一份），处理原则同上。4.2.2.1.5包装材料检验：对于重要项目、严复缺陷按照化学检验原料原样复验原则进行。4.2.2.1.6微生物检验：因微生物检验结果偏差涉及的可能环节较多，且污染通常呈不均匀态。因而不易查出确切的污染环节。往往需要根据具体情况将原样与重新限样（开原包装或新开包装）同时复验进行分析判断（通常各一份）。4.3处理程序：完成调查和原样复验后，分以下两类情况处理：4.3.1实验室偏差/超标检验结果：QC以不符合事件处理单形式通知QA，按照不符合事件管理程序流程进行处理。4.3.2超常检验结果：QC以超常事件处理单形式通知QA，参照不符合事件管理程序流程进行处理。4.4调查文件的归档及存放：QC将完成的处理单分类编号，登记相应台帐，然后复印一份，原件随该检品检验报告存档，复印件则留存QA以备回顾分析之用。应定期（一到两年）进行汇总分析，提交报告至管理层供参考使用。 5附表: 附表一、OOS/OOT调查表-基本项目REC-QC-029-00附表二、OOS/OOT调查表-薄层色谱检验法REC-QC-030-00附表三、OOS/OOT调查表-紫外、可见分光光度法REC-QC-031-00附表四、OOS/OOT调查表-高效液相色谱法REC-QC-032-00附表五、OOS/OOT调查表-滴定法包括卡氏水分滴定REC-QC-033-00附表六、OOS/OOT调查表-其它检验方法REC-QC-034-00附表七、超标、超常检验结果调查表-气相色谱法REC-QC-035-00附表八、超常事件处理单REC-QC-036-00附表九、超常事件处理台帐REC-QC-037-00OOS/OOT 调查表-基本项目调查起始日期Date： 编号No.：样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品检查1.核对样品的品名、编码、批号或入库序号是否正确？2.核对样品的外观是否正常？3.是否按照规定程序进行取样（取样开桶/箱的数量、取样洁净环境等）？4.取样操作是否无偏差因素？（污染、混淆、受潮、引入异物等）Y NY NY NY N标准/计量1.所使用的检验标准是否现行版本？2.是否标准翻译或打印错误？3.有效数字的取舍是否正确？4.是否有数字抄写错误(检查原始记录)？5.计算是否正确？6.是否严格按标准进行操作？7.是否符合相关的实验室技术管理规范要求？Y NY NY NY NY NY NY N标准品/用品1. 对照品、标准品、正片、色卡、比色液等是否正确？2. 以上标准用品是否在效期内？3. 标准或对照品溶液是否配制正确（称样量、稀释等）且在有效期内？4. 使用的试剂、培养基、缓冲液、色谱柱、滤膜、滤纸或其它试验用品是否正确（型号、规格等级、厂家等）？5. 使用以上试验用品是否在有效期内？Y NY NY NY NY N调查项目Investigation Items结 论Consequence仪器1. 是否使用正确的仪器（型号、精度等）和玻璃仪器（定量瓶、移液管等）？2. 仪器设备是否在校验有效期内并处于正常状态？3. 所使用的检验仪器设备及其参数设置是否正确？4. 所用仪器自检和使用中是否正常？5. 使用计量器具时工作状态是否正确（如：天平是否水平）？Y NY NY NY NY N人员1. 取样及检验人员是否经过培训认证合格后上岗？2. 检验员对此检品是否有足够的检验经验？Y NY N调查项目Investigation Items结 论Consequence其它1. 平行或同期其它检品是否正常？是否无类似情况？2. 该异常情况是否不影响其它检品？3. 检品生产工艺是否未变？所用原料是否未变化？4. 依据年度回顾表判断该结果是否正常？Y NY NY NY N操作 依据各专业附表进行调整（见后续附表、包装材料检验则仅进行基本项目调查）。OOS/OOT调查表-薄层色谱检查法样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.是否使用正确的薄层板？（正相、反相、规格、原度等）2.点样针是否不存在可能的交叉污染？3.供试品称量是否正确？4.加入试剂及次序是否正确？5.加入试剂量、浓度及配制是否正确？6.转移及定量稀释或定容是否规范？7.展开剂配制是否准确？8.必要时对照溶液是否按要求临时新配？9.点样是否正确？（点样量、点样直径等）10.是否在必要时同行空白溶剂试验确保无干扰？11.展开剂混溶是否良好？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作1.比移值同标准参考值比较是否在正常范围内？2.显色是否正确？（荧光、碘蒸气、化学喷雾显色剂）3.须分离的斑点是否分离完全？展开距离是否正确？4.斑点是否有拖尾现象？5.操作是否完全依照检验方法执行？6.薄层板是否经过必要的活化处理？7.所用试剂是否根据临时新制的要求进行操作？8.展开方式是否正确？（使用饱和或不饱和展开、有否内衬滤纸等）9.检验灵敏度是否足够？Y NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： OOS/OOT调查表-紫外/可见光分光光度法样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.称样量少于25mg的对照品是否在微量天平上称定？2.样品称定前是否搅拌均匀？3.加入试剂及次序是否正确？4.加入试剂的浓度或配制是否正确？5.加热过的溶液是否等完全冷却至室温后再稀释至刻度？6.溶液过滤后是否弃去初滤液？7.滤置烧杯中的滤液是否及时测定？是否无溶液挥发影响？8.对需要稀释的样品，稀释步骤是否正确？9.空白溶液配制是否和样品、对照品溶液使用同批试剂？Y NY NY NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作Instruments set up and operate1.测定前，紫外分光光度计是否稳定？2.自动进样器与蠕动泵开关是否打开？3.测定时，比色皿是否干净？所用比色皿光程是否合适？4.调用方法是否正确？5.方法设置是否无误？（波长、参比波长、对照品量是否未被修改）6.编辑的自动表是否合理？7.对于需要测定对照品的样品、编辑的样品表是否正确？8.对于自动进样仪器，样品管排列次序（空白、样品）是否正确？9.测定过程中，蠕动泵是否正常流出液体？10测量当中，流动池中是否无气泡或异物？11测得光谱同对照品谱是否无差异？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： OOS/OOT调查表-高效液相色谱法样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.称样量少于25mg的对照品是否在微量天平上称定？2.样品称定前是否搅拌均匀？3.供试品溶解是否摇散后再机械振摇？4.加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？5.转移及定量稀释或定容是否规范？是否无溶液挥发影响？6.内标溶液是否用同一根移液管加入？7.流动相过滤是否用正确的滤器、滤膜？是否按要求弃去初滤液？8.配制的流动相是否正确？预混流动相是否规范？9.对需要稀释的供试品溶液，稀释步骤是否正确？10.使用他人的对照品溶液是否可靠？内标溶液是否相同？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作1.Prime&Purge&Drawing是否规范？2.是否检查清洗进样器溶液？3.设置仪器参数是否正确？（流速、检测波长、流动相配比、进样量）4.是否进行监控？压强是否正常稳定？（梯度洗脱应有适当压强变化）5.基线是否足够稳定？是否无较大漂移？6.调用方法或样品组是否正确？7.QuickSet组中样品序列与自动进样器中是否对应？8.对照品、供试品色谱图与对照图谱比较是否无明显差异？9.在色谱过程中保留时间是否无漂移？10.积分方法、报告方法是否正确？11.录入数据是否正确？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： OOS/OOT调查表-滴定法（包括卡氏水分滴定）样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.供试品是否进行预混匀？2.供试品称样量是否正确？供试品是否溶解完全？3.加入试剂及次序是否正确？4.加入试剂的量、浓度及配制是否正确？5.转移及定量稀释或定容是否规范？6.热溶液是否等完全冷却到室温后再稀释至刻度？7.非水滴定及卡氏滴定所用溶剂是否为低含水试剂？8.卡氏试剂从冰箱中取出后是否放置到室温后才使用？9.高氯酸滴定液滴定盐酸盐时有否加氯化汞试液？Y NY NY NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作Instruments set up and operate1.设置仪器参数是否正确？（滴速、开始体积、终点灵敏度等等）2.滴定前是否将滴定管中溶液先排放适量以排除气泡和挥发影响？3.是否使用正确的电极？连接是否无误？4.电极探头是否完全浸入溶液中？5.搅拌是否合适？滴定是否离开电极一定距离？6.滴定曲线是否正常？7.计算时是否考虑室温变化对标准溶液浓度的影响？8.是否必要时同行空白试验？空白试验是否正常？9.滴定选用的终点是否正确？10.是否使用正确的滴定方式（电位或pH）?Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： OOS/OOT调查表-其它化学检验方法样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.供试品是否进行预混匀？2.称量瓶、坩埚及使用的蒸发器皿是否已经恒重处理？3.供试品称样量是否正确？4.加入试剂及次序是否正确？5.加入试剂的量、浓度及配制是否正确？6.转移及定量稀释或定容是否规范？7.热溶液是否等完全冷却到室温后再稀释至刻度？8.必要时对照溶液是否按要求临时新配？9.比色时使用和比色管颜色和高度是否一致？10是否在必要时同行空白校正？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作1.设置仪器参数是否正确？（温度、真空度、转速等等）2.重金属检查检查用残渣是否按规定温度炽灼？残渣是否完全灰化？3.砷盐检查需要氧化的是否进行完全？过量的双氧水是否除净？4.操作是否完全按检验方法执行？5.搅拌或混匀是否合适？6.所用试剂是否根据临时新制的要求进行操作？7.计算时是否考虑室气压变化对沸点、沸程测定的影响？8.是否必要时同行空白试验？空白试验是否正常？9.恒重称量时间是否一致与正确？是否用同一干燥器？干燥剂是否未失效？10.同行空白是否可抵销干扰?Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： 超标、超常检验结果调查表-气相色谱法样品名称： 入库序号/批号： 项目：Name Serial storage/ Batch No. Item调查项目Investigation Items结 论Consequence样品制备及前准备1.称样量少于25mg的对照品是否在微量天平上称定？2.各气源是否开启正常？是否工作正常？净化管是否工作正常？3. 加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？4. 转移及定量稀释或定容是否规范？是否无溶液挥发影响？5. 内标溶液是否用同一根移液管加入？6. 对需要稀释的供试品溶液，稀释步骤是否正确？7.对需要稀释的对照品溶液，稀释步骤是否正确？Y NY NY NY NY NY NY N仪器设置及操作1.设置仪器参数是否正确？（柱、检测器、进样口温度、载气流速、程序升温等等）2.设置自动进样器洗针溶剂是否正确？洗针次数是否足够？3.是否可以排除进样交叉污染？自动进样器针容积是否设置正确？4.色谱柱是否安装正确？柱前压是否正常？5.基线是否稳定？程序升温是否列鬼峰出现？6.调用方法和样品组是否正确？样品与录入色谱工作站的序列是否一致？7.对照品、供试品色谱与对照图谱比较是否无明显差异？8.是否必要时同行空白溶剂注样试验？空白溶剂试验是否正常？9.色谱过程保留时间是否漂移？10.积分方法、报告方法是否正确？录入数据是否无误？11.气路、隔垫是否密封严密不漏气?12.自动进样针是否畅通无阻？工作灵活？Y NY NY NY NY NY NY NY NY NY NY NY N调查结论Investigation Consequence： 实验室偏差（QC Deviation） 超标检验结果（OOS） 超常检验结果(OOT) 其它(Other)原因分析Analysis： 调查者Investigators： 日期Date： 超常事件处理单 No:Section A 由超常事件发现部门填写，不得留有空格，若不涉及，请填“NA”产品/物料/设备名称Product/material/equipments name产品/物料/设备编号Product/material/equipments code批号/入库序号Batch No./Lot No.发现人Initiator发现日期Date of discovery发现时间Time(HH:MM)班次shift发现地点Where? 年 月 日_：_在什么过程Which process?受影响的部分Portion Affected总量Total quantity全部 部分：All Parted:_超常事件的种类Out of trend CategoriesIPC缺陷 外来异物 潜在的污染 包装缺陷 校验/预防维修Critical IPC Defect Foreign material Potential of contamination Packaging Defect Calibration/Prevent Maintenance Maintaince混淆 有计划偏差 过程修改 过期物料/设备 人员失误Confuse Planed Deviation Process Modification Required Expired Material/Equipment Personnel Error性状 文件记录缺陷 设备故障/过程中断Aspect Documention& Record Defect Equipments Failure/ Process Interrupled环境 其它 Environment Other超常事件描述：OOT description： 发现人： 日期： Initiator: Date:应急处理措施：Quick Fix Action: 签字： 日期： Signature: Date:可能的原因：Probable Causes:发现部门主管： 日期：Department supervisor: Date:Section B 现场QA人员填写 QA on site filling产品/物料/设备处理：Product/Material/Equipment Disposition: 产品 物料定义为“暂控”状态，用手工标签及SAP控制； 设备暂停使用。Product Material affected placed on HOLD, Use both label and SAPsystem; The Equipment was stopped to use. QA现场人员签字： 日期： QA on site signature: Date:Section C 相关部门意见： 评价潜在的影响和进行风险评估；召开会议，得到一致意见。 Comments Related Department: Evaluating Potential & Risk Assessment,hold meeting to get consisent decision相关部门：Involved Department:质量保证部 质检中心 技术部 一车间 供销部 QA QC Technique One Dept Supply and marketing工程部 安全环保部 生产部Engineering EHS Produce决定是否继续制造/包装 是 否Decision to continue Manufacturing yes No指定的QA调查员：Assigned QA investigator经理签字： 日期： 经理签字： 日期：Manager 1: Date: Manager 2: Date:经理签字： 日期： 经理签字： 日期：Manager 3: Date: Manager 4: Date:经理签字： 日期： 经理签字： 日期：Manager 5: Date: Manager 6: Date:经理签字： 日期： QA经理签字： 日期：Manager 7; Date: QA Manager: Date:Section D 调查： 同时调查相关的批次产品/物料的分析，具有同样原因和同产品的其它偏差。 Investigation Include other Affected Batch No./Material Assay,and other Ans with the same root cause/product:产品/物料/设备名称Product/material/equipments name产品/物料/设备编号Product/material/equipments code批号/入库序号Batch No./Lot No.在什么过程Which process?受影响的部分Portion Affected总量Total quantity全部 部分：All Parted:_文件复核结果Documentati