公文写作(教务处).ppt

1,公文知识与公文写作,2,关于管理,在现代社会管理：管理就是“确切地知道你要别人去干什么，并使他用最好的方法去干”。著名经济学家赫伯特西蒙教授管理即制定决策,3,公文：是管理的重要而有效的手段之一。,4,一、公文的涵义,1.文书（1）文书的含义文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。是各类公文和私文的通称。,5,（2）文书的分类,党政机关公文15种,6,2.公文公务文书的简称。,7,党政机关公文15种,现行通用公文,二、法定公文,党政机关公文：是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。党政机关公文处理工作条例（2012.4.16）,9,10,（一）公文的类别,党政机关公文15个：决议决定命令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要,12,1.按其行文方向：上行文下行文平行文2.按其时限要求：特急公文急办公文常规公文3.按其机密程度：（涉密公文）绝密公文机密公文秘密公文普通公文4.按公文处理方式划分:阅件：即阅知性公文（知道即可）；办件：交有关部门或人员即时办理的公文。5.按公文传达范围划分:发至省(军、部)级、地（师、司）级、县（团）级以及传达到广大人民群众的普发性公文4类。,（一）公文的类别,13,按其行文方向上行文：请示报告意见下行文：命令批复决定通知意见平行文:函议案意见通知通告公报公告通报决议纪要,（二）公文的特点,鲜明的政策性,法定的权威性,体式的规范性,限定的时效性,语言简明庄重,法定的制发程序,15,（三）公文的基本格式,1.公文的组成（1）份号（涉密公文）（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标志（红版头）（5）发文字号（6）签发人（上行文）（7）标题（8）主送机关（受理机关）（9）正文（10）附件说明（11）发文机关署名（12）成文日期（13）印章（14）附注（此件发至XX级）（15）附件（16）抄送机关（不抄送下级）（17）印发机关和印发日期（18）页码,16,眉首：（1）份号（涉密公文）（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标志（机关、文件）（5）发文字号（机关代字、年份、顺序号）（6）签发人（上行文）,。,17,标题,主送机关,正文,附件,主体,主体：,发文机关署名成文时间,附注,注：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文；不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。,20*年*月*日,18,标题,标题：一般不加标点符号，词义完整，排列对称,公文结构层次序数一、二、三、（小标宋体）（一）（二）（三）黑体123楷体（1）（2）（3）仿宋体,19,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,附件说明,附注：印发范围、联系对象成文日期下一行左空二字，加圆括号,20,发文机关署名：全名（与印章一致）成文日期：阿拉伯数字，一般右空四字编排。印章：用红色，不得出现空白印章。,单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,21,。,版记：（16）抄送机关（重要行文；双重领导；一般不抄送下级机关）（17）印发机关和印发日期（同级可以联合发文）（18）页码（版心外）,22,眉首,主体,主体,版记,2.公文的结构,2,中共三峡大学委员会2010年9月6日,*,20*年*月*日,23,一般不得越级，特殊情况需要越级的，要抄送被越过的机关。一般只主送一个上级机关，可同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。受双重领导机关，可向一个行文，抄送另一个领导机关。下行时，也一样，可抄送另一上级机关。一文一事，不得在报告等非请示性文件中夹带请示事项。一般不以单位负责人名义上报公文，或者向上级机关负责人报送公文。向下级机关行文，可同时抄送直接上级机关。同级机关可联合行文。,（四）行文规则,24,“公文不一定是好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”叶圣陶,三、常用公文的写作,三、常用公文写作,（一）请示向上级机关请求指示、批准事项。,1.请示的特点针对性单一性呈批性,2.请示的分类请求指示的请示请求批准的请示,26,3.请示的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，可以抄送。不越级请示，必须越级行文时，应抄送被越过上级机关）正文：（请示缘由+请示事项）结语（妥否，请批示；专此请示，请予批复）成文时间（联系人、联系方式）,4.请示应注意的问题,一文一事,不越级,通畅明了,不多头,事前请示,28,4.请示应注意的问题,申请不是公文文种申请书属于专用书信文书,29,（二）批复,答复下级机关请示事项。属下行文。一种针对请示的批答文件，专门解决请示问题的专用文件。批复的组成：标题：发文机关名称+批复意见+事由+文种主送机关：报送请示的机关正文：批复依据（收悉）+批复内容+结语落款：发文机关时间,30,（二）批复,（三）报告向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。,1.报告的特点,2.报告的分类,表达的陈述性,综合报告,专题报告,定期报告,不定期报告,行文的单向性,工作报告,情况报告,建议报告,3.报告的结构、内容和写法,首部,标题,主送机关（可以一个，也可多个）,发文机关+事由+文种,事由+文种,正文,开头（交待缘由、目的、意义、依据）,主体（陈述说明报告事项）,结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）,情况报告工作汇报,报告：法定公文报告汇报：事务公文情况报告：工作情况介绍，主要成绩，经验体会，存在问题，努力的方向及措施。问题报告：问题状况、来龙去脉、分析问题产生的原因、说明其后果，提出解决问题的方法、措施。,34,4.请示与报告的区别,5.写报告应注意的问题,材料真实主旨鲜明结构清晰防止错用文种,36,（四)决定对重要事项作出安排和部署、奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,指挥性决定：即对重要事项或重大行动做出安排的决定。知照性决定：是指对某些问题做出安排，知照下级及有关各方，起到通知、关照和依据作用。奖惩性决定：用于表彰有关单位和人员，或处分犯错误的人员。,决定的种类,37,指挥性决定：即对重要事项或重大行动做出安排的决定。,38,知照性决定：是指对某些问题做出安排，知照下级及有关各方，起到通知、关照和依据作用。,39,奖惩性决定：用于表彰有关单位和人员，或处分犯错误的人员。,40,（五)通知发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（任免人员）,使用范围最广使用频率最高,.通知的特点,41,.通知的分类,批转、转发、颁发性通知指示性通知传达政策、布置工作事务性通知具体事项如会议通知任免通知,42,.通知的结构、内容和写法,标题,发文机关事由文种事由文种文种,正文,通知的缘由根据通知事项执行要求（一般写法）,结语,特此通知单位年月日,43,通知范例,标题,主送机关,缘由,通知事项执行要求,结语,颁发性通知,44,45,（六)通报,通报的组成：标题机关+事由+文种国务院关于*情况的通报事由+文种、文种正文缘由+事项+结尾（事项介绍事实、进行分析、得出结论经验结尾标明态度和决定）落款日期,用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。多属下行文。,将经验教训、工作情况、典型事例告知相关单位个人。引以为鉴、了解情况、相互协调、增强透明度,46,通报的种类：表彰性通报批评性通报传达性（情况）通报注意事项：时效性事迹的典型性、代表性材料的真实可靠,47,表彰性通报,讲述事迹,总结特点号召学习,48,批评性通报,揭示真相,阐明性质,引以为戒,提出批评,49,传达性通报,情况说明,问题分析,下步工作,50,（七)函,函的种类：商询（邀请）函答复函知照函函的组成：标题、主送机关、正文（发函或复函）、落款注意事项：一函一事言简意赅谦和得体复函的主送机关，要与发函机关一致,不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。平行文。,51,（八）会议记要记载会议主要情况和议定事项。具有纪实性、述要性和指导性。（法定公务文书）（不加盖公章）1.类别：决议性会议纪要：一般是工作会议纪要，是会议就一些问题经过讨论后形成的统一意见，具有指导工作的作用。通报性会议纪要：主要是传达精神、通报情况，让有关单位和人员知道。,52,标题：*会议纪要正文：会议概况*主语是会议议定事项会议决定,中共市委常委会议纪要年号时间：年月日下午至日地点：市委主楼218会议室主持人：出席：、列席：、议定事项会议认真学习了省委年月日关于进一步统一认识，坚决搞好治理整顿的通知，对我市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论，进一步统一了思想，明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。会议认为，半年来我市在贯彻中央治理整顿方针的过程中，态度坚决，工作扎实，初见成效，但对成绩不能估计过高，要看到思想认识的差距和治理整顿任务的艰巨，要按照中央精神，进一步统一思想，认真抓好治理整顿的各项工作。会议决定：一、在省委传达中央工作会议精神后，召开市委工作会议，通过传达中央工作会议精神，分析我市治理整顿形势和任务，提高认识，统一思想、动员广大党员一心一意搞好治理整顿。会议定于4月底召开，由市委办公室做好会议筹备工作。二、听取了同志关于年庆振兴立动竞赛表彰大会准备工作的汇报，原则同意“立功办”提出的大会方案及召开时间，原则同意市级劳模及文明单位的名单，责成“立功办”根据市委常委意见进行调整，并做好大会准备工作。对有些需进一步研究的问题由“立功办”再作准备，向书记办公会汇报。,53,会议记录会记记录是记载会议主要情况指准确、如实记录会议组织情况和会议内容的一种事务文书。会议记录作用：1依据作用2素材作用3备忘作用会议记录的特点1真实性2原始形态性3完整性,54,会议记要与会议记录会议纪要的精髓在要，是对记录综合归纳的在加工、提炼过程。提其要而记之，求其质而录之，择其实而书之。会议记录的重点在录，记原话、原意、原语气。不加工，不概括。,55,会议记录,时间：地点：主持人：出席人：缺席人：记录人：会议议题：会议讲话：会议讨论：会议决议：会议遗留问题：注意：一是要如实反映会议的精神和议程；二是对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；三是讨论中的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记。,56,（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。,种类：指导性意见建议性意见（弹性问题）征询性意见,特点：内容的参考性行文的多样性性质的多变性,结构：标题主送机关正文缘由+意见内容+结束语,57,（十）命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（十一）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十二）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（十五）公报适用于公布重要决定或者重大事项，,58,按其行文方向上行文：请示报告意见下行文：命令批复决定通知意见平行文:函意见议案（其他：决议通告通报公告公报）纪要,59,1.标题不规范准确、简要、概括；除法规、规章的名称可用书名号外，一般不用其它标点符号。排版于正中央，换行时保持词语的完整。,2.文种误用主要表现在报告和请示的错混用、错用，滥用文种。,四、公文常见问题与错误,3.多头、越级送,5.数字运用混乱公文中出现的数字除一些固定的词组、惯用语如：五一节、三农、十七大、七八岁，成文时间等外，一般情况，用阿拉伯数字。,4.公文结构层次不明一、二、三、（一）（二）（三）123（1）（2）（3）,（小标宋体）黑体楷体仿宋体,6.公文组成要素不全标题不合适（行文单位+事由+文种）如关于*的规划、关于*的总结上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。成文日期不正确或不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。,61,五、公文处理,1.发文处理程序起草、初审、会签、核稿、登记、签发、缮印、盖章、核发、归档2.收文处理程序签收、登记、拟办、批办、承办、督办、归档、整理,62,六、事务文书,（一）事务文书是指法定公文以外的，在国家机关、企事业单位、社会团体日常行政事务中经常并大量使用的公务文书。事务文书通常具有贯彻政策、沟通信息、总结经验、探究问题、宣传教育、指导工作等作用。,63,事务文书和法定公文,法定公文-它是党政机关在处理公务活动中形成的具有权威性和法定效力的正式公文事务文书-它是单位或个人在日常公务活动中使用的具有很强实用性和惯用格式的公文。区别：1.法定公文具有法定效力，而事务文书不具备法定效力；2.法定公文有法定的规范格式，事务文书的格式是习惯格式或者叫惯用格式，没有法的规定性；3.法定公文的制文程序是严格的，事务文书的制作没有严格的程序。特别提示：事务文书不是正式公文，不具备法定效力。但是如果把它作为正式公文的附件的格式，即有法定效力。,64,例文,65,事务文书的种类,计划总结类如计划、总结、述职报告等宣传报道类如简报、调查报告等规章制度类如章程、规则、制度、准则、公约会议类如开幕词、闭幕词、领导讲话稿、会议记录等（又可分为：决策类、规章类、会议类、考核类）,66,如何写计划,礼记中庸：凡事预则立，不预则废。,67,1.计划的含义计划是人们为指导未来行动而拟定的目标和做出的安排。具体讲，就是办理任何事情，做任何事情，完成一项任务之前，对数量、质量提出一定要求，对时间规定一定时限，对做好工作采取一定措施，并把这些要求、时限、措施写成书面材料，这就是计划。,68,WHAT做什么工作目标、任务（具体明确、胸有全局）HOW怎么做采取的措施、策略、办法（措施得当、切实可行）WHO谁来做工作分工、职责（职责明确、安排合理）WHEN何时做工作进程、完成期限,四要素：四个W,69,2.计划的特点,针对性,预见性,可行性,约束性,70,变个人驱动系统驱动个人驱动1.督促作用2.提示作用3.理清思路的作用4.备忘录与备案的作用系统驱动,通过工作计划变被动等事做自动自发式做事,71,3.计划的类型：包括规划、纲要、重点、要点、打算、设想、计划、安排、方案等许多具体类型。规则、纲要：时间长，内容较广泛，提出一个总的设想的侧重于奋斗目标要点、重点：上级对下级下达的工作安排或重要任务，适用于概括地提出下阶段的重点设想、打算：意在表示计划还欠成熟安排：准备短期完成的一些具体任务计划：时间较长(半年至五年以内)，内容较具体的方案：对某项工作作了精心的部署，全面的计划，定出具体的目的要求、方式方法、具体进度等,72,4.计划的结构、内容和写法,标题：,计划的标题一般有三种写法：一是由计划单位名称、计划时限、计划内容、计划名称四要素组成的完整式标题，如电力公司年人才引进工作计划。二是省略式，即视实际需要省略某些标题要素，有的省略时限，如学院方案；有的省略单位，如2005年工会工作要点；有的省略单位和时限，如电力检修工作计划；凡省略单位的标题必须在正文后署名。三是公文式，即由发文机关名称、事由、文种组成。如公司关于年工作的部署。,73,标题,开头,主体,结尾,尾部,依据+目的+文种承启语为此，特制订本计划,1.做什么任务目标2.怎么做措施（政策保证组织保证具体措施）3.何时做实施步骤（阶段）4.做到何种程度具体要求,强调要求提出希望鼓舞干劲,制定单位名称制定日期,结构把文章的架子搭起来结构图：,提示：若计划尚不成熟或未经批准，则在标题后或正下方注明其成熟度，如“草案”、“讨论稿”字样，并加上圆括号。,74,主体内容表述方式并列式：把工作事项逐项列出，分项编写（适合大型综合性计划，如学校及各部门的年度工作要点）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施、步骤依次展开编写（适用于单项计划，如我们的一些活动方案）阶段式：按工作阶段或时间顺序编写（适用于阶段性明显的工作，如项目计划）图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写（单独或作为附件均可，如方案等）,4.计划的结构、内容和写法,75,方案时间跨度较短，事项细致，对有关任务、步骤、要求具体。,76,5.写计划注意的问题,领会贯彻党的方针、政策，并做为定计划指导思想结合本单位实际，任务指标不要过高过低，方法和措施要具体可行突出重点，以点带面,注意的一些问题1.忌目标不明确2.忌条理不清晰3.忌假大空、忌长篇大论、忌长句论述,77,如何写总结,（一)总结的含义和目的总结是机关、企事业单位和个人对过去一段工作、学习或者思想情况加以回顾，进行分析评价、判明得失，用以更好地指导今后工作的一种常用文书。也称总结报告、小结、回顾等,78,如何写总结,计划是解决“做什么”和“怎么做”的问题，总结是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，总结要以计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律，就是：计划实践总结再计划再实践再总结总结目的：摸索事物发展规律，做好今后工作总结的过程实际就是：反思的过程、宣传的过程、提振士气的过程,79,（二）总结的种类一般常见的写作类型为：综合性总结、专题性总结、小结综合性总结对本单位、本部门在一定时期内的整个工作状况进行综合概括和全面反映，使用综合总结。如年度总结、季度总结等。专题总结对某一方面的工作或工作中的某一问题做单项总结，使用专题总结。它侧重于总结经验，具体阐释工作做法、效果及认识体会，因此又称经验总结。小结适用于内容较单纯、情况较简单、时间较短、范围较小的事情。如班组工作小结、个人学习小结等。经常做小结是管理人员提高思想水平、思维能力和文字能力的重要途径。,80,（三）总结的写作技巧1.主题：一般就是总结的中心内容，常在标题中有体现标题：总结的标题有单标题和双标题两种。单标题又分为公文式和文章式。象大学年党政工作总结就是公文式的；股份制企业走上成功之路就是文章式的。双标题是文章式+公文式，象强化安全意识提高生产效益市印刷厂安全工作总结、坚持党的领导促进文艺繁荣省三年来文艺工作回顾就是双标题。,81,标题,开头,主体,结尾,概括工作的基本情况，交待总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想,1.回顾完成工作情况（内容、措施、方法、成绩）2.提炼工作中的经验体会3.指出存在的不足之处4.今后努力的方向,简明说明今后工作的打算,2.结构：,3.内容：相关材料的全面收集、整理、分析、整合。表述方式：层进式