长城物业集团档案管理作业指导书.doc

10 适用范围适用于分公司及管理处各类档案的立卷及归档管理。20管理规程21 档案管理方案规定了分公司档案的分类原则、分类方法、类目设置、文件材料归档范围和保管期限。22档案分类原则是以分公司的部分档案为对象，依据本公司的职业特点，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理。221本公司档案共计16个一级类目，以阿拉伯数字代替。即：1、党群工作类 （代号01）2、行政管理类 （代号02）3、经营管理类 （代号03）4、基本建设类 （代号04）5、设备仪器类 （代号05）6、会计档案类 （代号06）7、人事档案类 （代号07）8、特殊载体档案类 （代号08）9、实物档案类 （代号09）10、经济合同档案类 （代号10）11、内部审计档案类 （代号11）12、法律诉讼档案类 （代号12）13、直属企业产权档案类 （代号13）14、财务管理档案类 （代号14）15、开发业务档案类 （代号15） 16、房产档案类 （代号16） 222本公司档案二级类目的设置方法如下：1、党群工作、行政管理、经营管理类等文书档案的二级类目，按年度保管期限职能/问题/机构的方法设置，以件为单位进行； 2、基本建设类的二级类目，按工程性质或建设项目设置； 3、设备仪器类的二级类目，按设备仪器的种类或型号设置； 4、会计档案类的二级类目，按会计赁证、会计帐簿，财务报告（会计报表和文字分析）及其他分别设置；5、人事档案类的二级类目，按人员（干部、职员等）分别设置；6、特殊载体类的二级类目，按照片底片、录音录像、磁盘、光盘等不同载体形式分别设置；7、实物档案类的二级类目，按荣誉类、题字题词类、纪念品类、证照类、印鉴类及其他分别设置；8、经济合同档案类的二级类目，按经济合同、协议书按类别年度保管期限设置；9、内部审计档案类的二级类目，按经济效益审计、离任审计、内部控制审计、重大投资项目审计、工程审计和专项审计等分别设置；10、法律诉讼类的二级类目，按年度案件设置；11、直属企业产权档案类的二级类目，按年度直属企业名称设置；12、财务管理、开发业务档案类的二级类目，按年度保管期限职能/问题/机构的方法设置，以件为单位进行；13、房产档案类的二级类目，按（一证一档）即一本房产证对应一份档案。2 3 档案的存档231 存档时，应当按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。232 档案目录格式分为档案的卷内目录格式见卷内目录及档案案卷目录格式见 案卷目录。2 33 案卷的厚度一般15CM5CM，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。2 4 档案的整理和保管241 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行；公司总部归档文件整理见公司档案分类、归档范围、保管期限表。 2411归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。2412分年度：将归档文件按其形成年度分开；分保管期限：将同一年度的归档文件按永久（长期）、短期二种保管期限分开。2413归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。2414同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。2415编号：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，若无代号，无需填定；年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；保管期限：归档文件的保管期限；件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号；编制件号，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。2416归档文件应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。档案盒应采用无酸纸制作，正确无误按照档案盒封面要求填写各项内容。2417严格执行档案清理和整理制度，实行半年大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。2 42 档案室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。2 43 半年对档案材料的数量和保管情况必须进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。2 44档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。245档案室的一切设施设备任何人未经许可不得随意使用及翻动。2 5 档案的借阅：见文件保密管理作业指导书。26 档案的销毁261 档案达到规定的保存期限后，对失效的，没有保存价值的档案要进行销毁。262 档案销毁前要认真鉴定，由档案员负责清理达到保存期限的档案，经档案存入部门的负责人同意后，并经相应的行政事务部门审批后方可销毁。同时要登记造册，填写档案销毁记录表，才予以销毁。263 C级及其以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止的失密，严禁将档案作为废品直接处理。27 分公司档案271 分公司的档案由分公司指定人员或者行政事务部专人负责管理。档案管理员根据档案的性质、内容，对档案进行分类编号，填写图纸资料归档收集表，并按档案分类编号，将档案放置在相应的位置。272分公司以公司档案分类、归档范围、保管期限表作为范本，根据本公司的特点制定与之相适应的北京分公司档案分类、归档范围、保管期限表。归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。273分公司职员借阅档案必须征得相应部门经理的同意。借阅档案资料时，必须填写档案借阅登记表，并限期（时）归还。274分公司到期档案的销毁，由分公司行政事务部负责清理达到保存期限的档案，经分公司行政事务部负责人同意后，填写档案销毁记录表，并予以销毁。28管理处档案281 管理处的档案由管理处文员负责管理；档案管理员根据档案的性质、内容，对档案进行分类编号，填写图纸资料归档收集表，并按档案分类编号，将档案放置在相应的位置。282各管理处应根据本管理处的特性，制订管理处档案分类、归档范围、保管期限表。参考资料：管理处档案分类、归档范围、保管期限表。283 管理处主管级职员可根据工作需要，随时借阅档案，但不得将档案资料用作与工作无关的其它用途；其他级职员，需借阅档案必须征得相应主管的同意。职员借阅档案资料，必须填写档案借阅登记表，并限期（时）归还。284管理处档案的销毁，由管理处文员负责清理达到保存期限的档案，经管理处负责人同意后，填写档案销毁记录表，并予以销毁。30需要特别管理的档案及管理要求31劳动人事档案311 配备专门的劳动人事档案柜，可上锁保管，由分公司人力资源部门直接进行管理。312 材料归档。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 313检查核对。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。314 统计。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。 人事档案材料收集补充情况。 档案整理情况。档案保管情况。利用情况。 库房设备情况。 人事档案工作人员情况。315职员劳动人事档案的借阅应严格控制，一般情况下不得借阅和复印。分公司总经理、人力资源部经理、授权的人力资源主管，可根据需要查阅职员劳动人事档案，其他职员不得查阅。有特殊情况需查阅时，必须有人力资源部经理或授权的人力资源主管在场监督。316 劳动人事档案的销毁按照有关规定执行。32财务档案 321 分公司的财务档案由分公司财务部门直接进行管理，配备专门的档案柜，上锁保管。322财务档案应严格按照会计基础工作规范化的要求进行管理。323财务档案除非上级财务、审计部门、有关执法部门外，一般不得借阅，非财务人员也不得查阅，有特殊情况需查阅时，必须有财务稽核部经理或授权的财务人员同意，并由财务人员代为查阅。3 3合同文书参见合同管理作业指导书34工程图纸资料档案编号规则及类别代码参见体系文件编号作业指导书，并填写工程图纸资料案卷目录。4 0档案的监控41公司文件和档案的密级度分为A、B、C、D四级。分级规则见信息传递编码作业指导书。42文件材料在处理完毕后，应由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件进行整理，定期移交给公司（分公司）档案机构或档案人员集中保管。421分公司各管理处应当于每年1月30日前将上年度档案的汇总情况上报分公司行政事务部门或人员；上报内容包括上年度档案管理的数量，电子版的案卷目录及档案统计数量表，数量表内容如下：序号内容数量（盒）1秩序维护档案2客服中心档案3行政档案4维修档案5其他档案422分公司要求所属管理处移交上年度相关档案资料，管理处应当及时移交给分公司行政事务部门或人员，移交时间不超过当年4月底。特殊情况可适当延长移交时