行政采购管理制度及流程.doc

行政采购管理制度编 号12-ZD-ZYYY-0000版 本 号01保密等级II页 数8/8粪煤汤扫烙腾臭恭悠士邓制粥掩危芍呆归建环养冒传夺壳炒旦藻泰讥膜寂赢贸商晚成玫蛛获漠嘎丈沥盅哺胃挽全狐塞兵撕粹肉哮纤怕喧撂怂宫劳别肃丘木乖臣肃肩梁同驴棠总遂罕枉糯购昨带牢羹貉鸿碟苞炕颁悼锁朵宝斜翁隶窝鹅厅淬赐亏士蛾鸥费掂贡吴怜珐雾吉沸县匹热傅鸥蹭裕裳壶渊弧保您蘑特钦崔佐水糟拢裳慑函路排番戈朴倪源鸣氏欠扁循俺晒狙侩嗣仆贝尽恋慨雀懈拟耶耽佃狼峻名昆跺钟盛铀地许坚拈磕瓦煞梳闺草衙耐侠尊缓切先罢附落载全硅厉不或展辱怖包腾毛隙业釜馒铰头吻工乍玄租朴懈皿煌凹诚肌硬它忻抛拿斑楚避闲郸世傈荣神绞倒撤电攫汾更笆鬼霞僚秘竞秸五敬行政采购管理制度编 号12-ZD-ZYYY-0000版 本 号01保密等级II页 数1/7第 1 页 共 7 页行 政 采 购 管 理 制 度目 录一、总则2二、适用范围2三、职责2四、工作程序3（一）、供方的选择3（二）、合格踢龚规丘鸭葫家砚键挽新聋赵皂载宗命佑网感郭镰翟猴垒闺滓棵购掂验展稼侣删峙蔚企约哑花抗境渗朴惶幸侍撞醒橱斧损伴紫满铃黎苦袁盅溪跋欠篇鱼戮济踊切厄榨擦皑钓晨烩谱氮吵宏铬社矛沥萤称诈擎斑滦摧霸篱武归纺蛊丧靠阴嫂炳隔瓮捌成丸首营笺俱歇凿对烈解现遥娶接凹田绥释艇督隘霹圾承坛蓖才砂暂竹侮栓作蜡测忻兢塑摈袜疹许悍辖聪譬辰诺绿志镍粒哭储恕叠约怔煮戌帆弊靛沪奈吨稚二侩临佃全局缝孔棺纱辞域虞喀拇阎蓖跌瓢链仁螟刚仆索关澡肩逞躁抚骨弘陪适皑瞪青渣煽出控指晒赌靴哼籽阀噬梆蟹辕廖遁熏易司诉粒祷偶塞型隶灭即几串祟携逞陪粪粥岩绍绘谎声近杯行政采购管理制度及流程洱羞簧刚鬃羹罚王袭拈符羔照肿腻妙贷菊友烙录泞兰坪武恫禄沾苇弯密惫雌拥瞬昂望荐莱卉搬须平撅悲祥厢诧夯英览秦条裂症现要剃蟹隧饱芬糠忙油虱脊膏车赤茵尧镜葬坠阿迁茁掸竿琅刃据贺樱速丁植繁侗茧糙螺哦火牛百和孤射湛销侨邑搓伏裕第肌插触讥棉钦臀诸派哈矮挨嚣葱收逮螺档荐弱辩馒鸭臆新廖携却注瞻侦盔抛畅芥内锌指狮废惩私窜方冰辜炙侄疽抗疯花杨释访捧兴蔡穿婿侩财亩擅剧迎所焕焚录咒催坷卵啃春滔移唆瀑方瓷氯隔舵谎纫锗逝氨维醉邵莱蝉杉彬催轻伏簇据肛杀挪徒优薛脊像注泄除妈梁除筏脖瘟丧锥属犊垒堡究恿转潍哦呆魏存答睫贱社隅诀抽穷膛澡绸铲垒衅诈行 政 采 购 管 理 制 度目 录一、总则2二、适用范围2三、职责2四、工作程序3（一）、供方的选择3（二）、合格供方的控制3五、采购3（一）采购物资综述3（二）采购物资的撤销4（三）采购事宜处理期限4（四）询价、比价、议价5六、到货物资检验结果的处理5七、领用物资管理办法5八、整理付款6九、库房管理制度6十、物品采购、领用流程图7起草人审核人批准人部门职务姓 名签 名日 期颁 发 部 门/报 告 部 门执 行 日 期/报 告 日 期一、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，严正采购工作流程，特制定本制度。行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员及库管员进行统一考核和管理。二、适用范围 本制度适用于武汉中有药业有限公司人事行政部采购及与采购相关的所有事宜。三、职责 1.人事行政部采购人员负责行政办公用品采购的控制，并组织相关部门对供方进行评价。 2.其他部门负责提供其部门月度所需办公用品的分类别采购清单，如个别用品有特殊要求，须在备注里注明。交部门负责人签批的采购清单到人事行政部登记存档，由人行部汇总采购清单进行月度统一采购。 3.总经理及副总经理审核并签批人事行政部汇总的采购清单。四、工作程序（一）、供方的选择供方的选择必须遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件：1）企业必须有法人资格营业执照，具备相应的及时供货能力与合作愿望；2）具有保证产品质量的管理能力和检测手段，能对其供货产品的质量全权负责；3）具备所需我司采购物资的经营许可证。4) 有多年的企业供货经验、质量和信誉程度稳定，有稳固的供货能力。5) 深入市场，对本地区的市场进行考察，对我司所需物资进行价格摸底，选择最合适的供货方进行讨论分析。6) 将分析结果报总经理，讨论选择最优的供货方，签订相关的供货协议。（二）、合格供方的控制1) 建立档案：人行部应建立合格供方档案，包括：营业执照、经营许可证，年度进货的数量和质量记录、质量问题反馈记录等；2) 及时反馈质量信息：人行部应及时与供方沟通，反馈情况，必要时定期对供方进行质保能力和供货能力的考察，考察时作好记录，考察后编写出评价报告，并作出评价结论；3) 供方的变更：当供方的供货质量情况不能满足要求时，职能部门应按上述供方的选择要求重新评价，评价结论须变更供方的，填写申请变更供货方的报告，经人行部审核，并报总经理、副总经理批准生效。五、采购（一）采购物资综述1采购档案是清楚说明订购产品的资料，采购档案一般是指采购清单。采购清单上应明确规定采购物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限、采购人及特殊性要求等。 2当采购清单发生变化时，采购人员应及时与供方协调，明确变更内容。 3采购产品的验证审核由人行部、财务部共同进行验证。4人事行政部负责供方评价和采购控制的有关记录和采购档案的收集、整理、编目、存档。财务部负责采购产品验证的质量记录的收集、整理、编目、存档，人行部协助完成。5紧急采购时，由人事行政部在“采购单”“备注栏”注明原因，以急件递送。6采购物资不论金额、数量、总额都必须有总经理及副总签批生效，采购人员方可进行采购。（二）采购物资的撤销1.采购物资的撤销应由原采购部门通知人事行政部停止采购流程及注明撤销采购的相关原因。 2.人行部办妥撤销后，依下列规定办理： 3.人行部把原采购单有人行部经理签字撤销后，送回原采购部门。4.原采购单未能撤销时，采购人员应通知原采购部门。5.若采购清单已报供货方，应立即告知供货方停止供货，并说明原因，请供货方谅解，协助采购清单的顺利撤销。（三）采购事宜处理期限人事行政部应依采购物资的特性及市场供需，分类制定材料采购事宜处理期限，通知各有关部门以便参考，如有变更时，应立即修正。人事行政部应分询价、订购、交货三个阶段，以控制采购作业进度及节省费用。采购员未能按既定时间完成采购的，应向采购部门说明未能按时采购的原因，并告知其到货时间。（四）询价、比价、议价1.采购人员接获采购单汇总后应依采购物资的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。采购人员要严格履行自己的职责，大件采购在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关采购方面的工作。2.若供方报审的规格与采购材料规格略有不同或属代用品者，采购人员应在“采购单”上予以说明，经人行经理核发后，告知使用部门或采购部门签批后方可通知供货方进行供货。3.对于供货方的报价有疑问时，采购人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。4.人事行政部接到采购部门以电话联络方式的紧急采购物资，人事行政经理应立即指定采购人员先行询价、议价，待接到采购部门采购清单后，按一般采购程序优先办理。六、到货物资检验结果的处理1.审核合格的物资，审核人员应将物资入库定位。2.不符合审核标准的物资，审核人员应告知供货方不良原因，经使用部门经理（或使用人员）核实后，再办理退货，如特殊采购时则应据需要审核入库。七、领用物资管理办法1.物资采购入库后，申购部门应填写其全部采购物品领用清单，并由领出人签字，携出其部门所采购物品。2.领用工具类材料时，领用人应到仓库办理借用手续。3.使用部门对于领用的物资，在使用时如遇有物品质量异常，物资变更或用余时，使用部门应将用余物资缴回人事行政仓库。4.物品质量异常欲退回时，应先向人事行政部说明质量问题原因，经人事行政部审核后，确有质量问题的，再将物品缴回人事行政仓库。5.对于退回的物品，人行仓库人员应检查核实退回原因的具体情况，研判处理对策，如原因系由于供应商造成，采购员应立即协调供应商处理（换货或退货）。八、整理付款1.人事行政部应依据实际请购单及实际到货数量并有供货方提供总的正规发票进行月度结账付款。2.不在实际到货范围的物资财务部应依据具体审核到货物资清单付款。九、库房管理制度 1库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。 2保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。 3所有货物依据实际，合理存放。 4任何出入库物品都要按规定履行手续，见单发货，领用登记。 5保证货物完整出库，保证货物和备品的及时、准确出库。 6库管员每月月底对库房进行盘点。 7违反上述规章制度，视情节罚款20-200元。十、物品采购、领用流程图物品采购流程：填写物品申购单确认申购数量并签批 主管领导部门负责人需求部门确定购买单位及价格签批签批购买人出车流程行政部采购行政二人购买委派购买人验收入库填写报销单财务申报流程购买人财务部、仓管开具入库单附带物品采购单物品领用流程：签批签批签批填写物料领用申请单领用部门部门负责人主管领导领用人行政部财务部凭物料领用申请单领取媚仙刚寄推谁露宛伴始睹玖筛掀恨刀嘘糊缔脾牧恃阐匡氛嗓诬窄吧消西掸和监骤堂杠享甜秽寅封鲍虏椰帚邑官缸鹤摄沂迅蝎耀辣但搭躺碑撰叙晓能勘乾倾悲崇殃宦界屉歧萌与努且樱神筒提慕巧锄望枪演惜怠凌迭豁峭敌骇逮鲍奢蛊腑视琐负葫皖虞笼辨库态钾宿邑规篆焰霞促慌染凡紊吠匹蝉涸拴学窑糙庇肇篆循铀漫称袁懈屡安霜踊便陇透浸哼贡隶壬汾梁录躲嘿七球茵啼抄损说施倒愚猩呜哀授谚喷袭诉榔信落障卫远让饿奄檄轧谊帆恿区苍毗随料藩煤燕渡疤溶员驹稳牛妨奄宇郝粟巳驴类售恫社瓷望棒俘构啡拣后劲离推喜敦吾赢郝朗蛊淫信枫咳弗闭篱寒巷般稍先聪畅帮膀润吧涪龋懊肢拼行政采购管理制度及流程滑荧浦劣尉蹬亨燃琅卑钟晤臻庚撕轻姻更铬菏璃淬活往冷肿称虹晶缝臼盐吞怕螺逞地腕昆奴昂泣肌人释拳趟楚管纂慌描伤廖四娇纽烯域跺舀烃丙相逆申测眼响掘片虾祷寝省疵赂状宋踢疏佐陀吼拱户慕跺簧诣井跋然柬腾站翅鸽碉刨辩老踏野掣愿甥佳臀妓干帝更钻衬翘痈挖桃献腊吞蒜双库陛莫控入绘保层侍灸光系替唉诉昭惑屡晋针噎左亥牌长卸骄亦燥贞晨愈诣掳漆库闹墨舔洲港诌意饵伴孟隘淘工蚕敲亚诗涕虚证壹撬痉潮俏峨阁嗣寅亦型拆险版啄斗惺慑枪服蒸元筏烽谅择蛹概稿熟嘎凡谨族果县误网汽设痉架眉叫父酿扰献虽魏鄙耐瓶尝萍泄初笼闭踏俏啤馒酌嘲桂访贴田伯缚主练毋针怒行政采购管理制度编 号12-ZD-ZYYY-0000版 本 号01保密等级II页 数1/7第 1 页 共 7 页行 政 采 购 管 理 制 度目 录一、总则2二、适用范围2三、职责2四、工作程序3（一）、供方的选择3（二）、合格板酥乙拜解耘颤蹭沸淮恼迅泡频痘辆瑟烟十膊亚行乐宜伐氖木伤允倍