《word文档操作》PPT课件.ppt

Word邮件合并功能,中文Word2003及其应用,重点：创建主文档创建或打开数据源主文档和数据源的合并难点：主文档和数据源的合并,重点与难点,项目任务：邀请函的制作,使用邮件合并功能创建一批的“邀请函”创建或打开主文档创建或打开数据源主文档和数据源的合并,任务描述,在实际工作中，经常会遇到这种情况：批量处理日常报表和信件。这些报表和信件主要内容基本相同，只是具体数据稍微不同。利用Word提供的邮件合并功能，可以减少重复工作，提高效率。,Word之邮件合并,所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有部分属性不同的一系列文档。,？,什么是邮件合并？,邮件合并的相关概念,主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的相同部分的文档。数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。,主文档（相同部分）,数据源（不同部分）,合并文档（结果）,邮件合并通常包含以下四个步骤:,（1）打开或创建主文档,（2）创建或打开数据源,（3）在主文档中插入合并域,（4）将数据合并到主文档中执行合并,1.1创建与编辑主文档,（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文档为主文档)。（2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。（3）选择“工具”“邮件与信函”“邮件合并”项（如图1-1所示）。,图1-1“邮件合并”对话框,1.2创建或打开数据源,1、新建立数据源,图1-3“创建新数据源”对话框,2、打开数据源,如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如Word表格文件、Excel数据文件或者Access数据文件。,3选取数据源,4、编辑邮件合并收件人,1.3插入合并域,方法一：在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮。插入的合并域自动用号括起来（图1-6所示）。方法二：对点右边对话框中的“其他项目”。,3.8.4,邮件合并工具栏,单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏,打开数据源,插入域,查看合并数据,合并到新文档,1.4将数据合并到主文档,方法一：点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。方法二：完成合并。,在WORD中制作“邀请函”,邀请一般是一种集体行为，一次要生成上百甚至更多的“邀请函”。利用“word”中的邮件合并命令实现。,在WORD中怎样制作“邀请函”,你对邀请函了解吗?,邀请函做样板.doc,邀请函的概念,邀请函是在联谊或友好交往中邀请有关朋友、合作伙伴到约定地方赴会或参加活动的文书。邀请函除了请对方赴约或赴会之外，有时还向邀请者交代需要做的相关事情，具有诚恳请求的性质。,邀请函的结构与写法,标题：首页上端居中定上“邀请函”称呼：在标题下空一行顶格定收文单位名称或个人姓名及其称谓。正文：应写清楚在什么时间、什么地点、召开什么会议或举行什么活动，并表示邀请对方参加的意愿，同时，交代清楚要求对方要做的事项。结语：表示希望与敬意。签署：在邀请函的末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，并签上年月日。,邀请函的写作重点要求,态度诚恳、热情，使对方感到邀请者的诚意。要交代清楚有关的时间、地点和事项。,邀请函与请柬在使用上的差别,一般来说，隆重的礼仪场合多用请柬，而参加学术研讨会、纪念会、订货会多用邀请函，一般的会议发通知即可。,图1-10邮件合并结果（第1页）,请大家完成任务,打开主文档：邀请函主文档.doc操作方法：查看文件：邀请函的制件过程.doc样版文件：邀请函做好的样板.