英文书信格式规范PPT课件.ppt

Lecture8EnglishLetters,1,书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。如2001年6月（写一封信给一位校友，对度假安排提出建议）以及2002年1月（要求就本校食堂的状况给校长写一封信）。书信写作格式非常重要，格式不正确往往是很多考生失分的主要原因。,2,一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：信头(Heading)、信内地址(InsideAddress)、称呼(Salutation)、正文(Body)、结束语(ComplimentaryClose)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、副本转送(CarbonCopies)、再启(Postscript)等。,英文书信的组成部分,3,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后一行写发信日期。,信头,4,ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044PeoplesRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式),579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeoplesRepublicofChina20Aug.,2009(英式),并列式,斜列式,5,信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。,信内地址,6,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,并列式,斜列式,7,JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008,信头寄信人的地址和日期,ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000,信内地址收信人地址,DearMr.Wang,称呼,LearningfromMr.Zhou,ateacherin,正文每段开头右缩进约五个字母,Sincerelyyours,LiWei,结束语及签名正文下一、二行处,Encl:PersonalResume,8,关于称呼,不认识的人：DearSir/Madam认识但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary,9,关于结束语,写给机关、团体或不认识的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely写给长者或上级：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently朋友或亲戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend,10,信件常用称呼和落款用法,11,附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件，则应写Encls.副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙,12,并列式/齐头式/正排式这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩进，因而整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。,13,YourNameAdressPhoneDateRe:TowhatthisletterrefersCERTIFIEDMAILPERSONALRecipientsNameCompanyNameAddressAttentionRecipientsNameDear*,14,BodySincerely,SignitureEncl:cc:,15,信封的写法,WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China,寄信人姓名地址,寄件人姓名地址,Dr.WilliamJones,收件人姓名,UniversityofPittsburghPittsburgh15213,收件人地址,16,英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具体）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）。,17,1.完整一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何时需要（Whenyouneedthegoods）；（3）货物发到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）如何付款（Howpaymentwillbemade）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由,2.清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。例如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改为：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.,18,3.具体书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。例如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改为：WeconfirmourtelegramofMarch18.,4.简洁书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter改为：Weapprciateyourletter,19,5.正确英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也应准确无误。,6.谦恭语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。,7.谅解写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：原句：Wewontbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改为：Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.,20,特殊信函（1）投诉信,开头段：说明与收信人的相关性，并标明写作意图。主体段：写明投诉的原因，要展开说明。可以说具体理由，也可以说问题的具体体现方式。此外，提出你对如何改进或解决问题的建议，清楚地表明你希望问题如何得到解决。结尾段：表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈愿望，并对有关人员作出的努力表示感谢，希望尽快得到满意的答复。,21,特殊信函（1）投诉信,Dear*,_.NowIamwritingtocomplainabout_._.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_.Moreover,_.Worseofall,_.Ibelieve_.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumersAssociation.Atthesametime,Isincerelyhopethat_.Iwouldbegladtosee_andIlookforwardtoadaywhen_.,句型：IamwritingtoyoutocomplainaboutToimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething.Foranother,Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.,22,特殊信函（2）求职信,开头段：说明信息来源，并说明写作意图。主体段：介绍相关工作经历、学习经历及个人本性，以表明你可以胜任这个职位。结尾段：表示强烈的期盼，并希望尽快得到答复。,23,特殊信函（2）求职信,DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor_thatyouadvertisedin_.Iamastudent_,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,_.Ihaveafairmasteryof_.Asforexperience,_.Therefore,Iamconfidentthat_.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof_?Ihope_.Icanbereachedat_.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.,句型：Ihavereadyouradvertisementin(刊物名)of(时间)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.,24,特殊信函（3）询问信,开头段：说明写作意图，说明写这封信的目的是寻求什么样的信息或帮助。主体段：询问具体问题，强调所需信息的重要性。结尾段：表达获取信息的强烈期盼，提供联系方法以供收信人与你联系。并对有关人员表示感谢。,25,特殊信函（3）询问信,DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_.Iamastudentmajoringfor_,who_.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause_.Furthermore,_.Inmysparetime,_.Specifically,Iwouldliketo_.Ifpossible,Iwouldliketo_.Iwouldbemuchobligedtoyouif_.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.,句型：IwouldliketoinquireaboutsomeinformationonIshallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerningIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.,26,道歉信句型,ImustapologizetoyouforPleaseacceptmysincereapologyforoncemore.,感谢信句型,IamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduringMyappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.,邀请信句型,IampleasedtoinviteyourtoparticipateintobeheldformtoinIamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.,27,求学信句型,Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.,推荐信句型,Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss,tobeanidealcandidateforIfanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,pleaseletmeknow.,28,ARequestforStudyingAbroad,DearSirorMadam,IamwritinginthehopethatImayobtainanopportunitytopursuemystudyinmathematicstowardmasterdegreeinyouruniversity.MynameisWangFri,anundergraduatestudentoftheDepartmentofScience,ShandongUniversity.Nextyearinthesummer,IwillgraduateandgetmyBSdegree,IchosePrincetonUniversitybecauseitisoneofthemostoutstandinguniversitiesintheworld,especiallyinthefieldofmathematics.Undertheinstructionsoffirst-classprofessorsandinanintenseaca